赋能e-HR，提升HR工作效力

文/魏欣

人力资源信息化建设已经是一个大家非常熟悉的话题，绝大多数企业业已跨过了员工信息手动填写纸质存档的阶段，进入到无纸化电子化信息的管理阶段。人力资源相关的信息系统也日趋成熟，国内外有很多软件企业，人力资源服务商都研发了成熟度很高的产品。

根据人力资源工作的不同模块、不同场景进行细分，现有的人力资源相关产品专注于招聘服务、人才盘点、员工培训、考勤管理等等，随着人力资源领域的发展，有些综合性的产品还实现了各模块、各场景之间的数据打通，建立了面向员工、人力资源部门、管理者等不同对象的视角和功能，建立了更加完善的人力资源管理系统，这类产品就是我们统称的e-HR软件。

e-HR 的运行基础

e-HR 软件，可以极大地提高人力资源部门的工作效率，同时也可以提升员工的满意度，拓展员工和人力资源部门、员工和企业管理者之间的沟通渠道。企业管理者也可以通过数据呈现，获得更及时、准确和更多维度的人力资源相关数据信息，为企业的经营管理决策提供依据。这类综合性的e-HR软件，往往都有较高的理论基础和管理体系的成熟度做支撑，能够在企业还没有关注到的一些维度上，提供补充甚至预警，赋能企业的日常人力资源管理工作。

但同时，不论是垂直聚焦在单一模块，还是综合性系统性的e-HR 软件，所有软件功能的实现都是以后台预先设定规则为前提的。只有明确了规则，才能通过编写程序来实现功能。所以，工作的结果呈现都是要先建立规则或者标准，这个是没有办法由软件系统来取代的。虽然近年来人工智能技术发展迅猛，在某种程度上甚至可以像人类一样完成写诗、作曲、编程等等创造性的工作，但这一系列动作也都是通过大量地、反复地学习人类的行为而模仿出来的，这也是人工智能不能完全取代人的根本原因。

e-HR 在企业管理实践中的基本应用

回过头来再看，人力资源部门的日常工作其实都是和人相关的工作。大部分是具有不确定性的，是没有客观量化的规则的，但这些工作中又充满了需要判断、决策的节点。这些决策往往牵一发而动全身，非常考验人力资源部门的逻辑思考能力和通盘的全局视角。作为信息化工具的使用者，恐怕我们也需要有更多元的思考维度，掌握较好的系统性的思考能力，才能充分运用e-HR 软件这样的信息化工具，深挖它的价值，来助力人力资源部门的工作。所以，可以引入多维度的思维模式，通过维度的升级来制定规则或者帮我们做出选择。

比如，运用软件来设置劳动合同到期提醒，但是e-HR 软件没有办法帮我们决定应该设置提前多久提醒，是否与该名员工续签，续签多久，续签的岗位待遇是否有变化。这是一个人力资源部门日常工作中都会遇到的场景，虽然是一个员工关系方面的问题，但回答这些问题，要考虑《劳动合同法》规定的续签时间节点，取决于企业内部审批授权的流程长短，取决于该岗位的设置是否有变化、员工的绩效表现是否达标、对员工主观上稳定性的判断、员工未来的成长性等等贯通人力资源管理全流程的因素，这些因素相互之间有关联又没有从属关系，怎么在分散的因素中做出科学合理的判断呢？

不妨先思考第一个问题，应该提前多久做出员工劳动合同到期的提醒？因为提醒之后，人力资源部门的工作就是续签终止的相关操作：该续签的尽快续签，不续签的依法终止及该进行补偿的如数补偿等。一般的做法，我们罗列出劳动合同到期需要提前1个月和员工发出续签邀约、公司内部的OA 审批流程一般需要2 周、需要参考岗位编制预算每个季度回顾一次以及员工绩效每月考评成绩等信息。所以整合了法律法规的要求和内部管理的流程后，我们可以做出如下结论，理论上至少需要提前1.5个月触发到期提醒，同时需要关联出最近一个周期的员工绩效成绩和该岗位编制的回顾情况，并启动续签审批流程。考虑到假期等可能导致审批滞后等人为因素，实际操作中我们可能会提前2 个月触发到期提醒。如下图所示：

至此，第一个问题得出了回答，我们运用了最常用的线性思维，提炼所有因素的共性维度—时长，e-HR 软件就可以按照所需时长这个单一维度进行统筹整合，得到了最终的决策结果。之所以说线性思维是最常用的，一方面是我们人类的大脑对于单一信息的处理更为快速，同时也更易于信息化，把这类问题的处理交给计算机软件。

再代入第二个问题，是否与该员工续签劳动合同呢？同样，我们可以罗列出影响因素是员工的绩效表现以及员工的稳定性判断。把这两个因素进行影响力大小排序，似乎没有前一个问题那么容易，这个时候线性单一维度的思考方式就不能很好地解决问题了，我们需要引入二维矩阵化的思考模型。画一个横纵的坐标轴，横向代表绩效表现，纵向代表稳定性，再把员工在这两个维度的情况进行评估，很容易就可以在坐标轴中找到对应的位置。这时候，我们只要选择坐标轴中靠近右上位置的员工即可。所以，能不能让e-HR 系统帮我们直接作出选择呢？笔者认为，只要设定好规则就是可以实现的，如下图所示：

同时，我们也会发现，两个维度不能线性关联的时候，就会出现博弈的情况。

升维思考，赋能e-HR 运行逻辑

双赢或者双输是最好做决定的，也是容易通过e-HR 软件实现的决策功能；一赢一输的局面，我们如何取舍呢？哪种选择更有利于企业员工队伍的稳定和发展呢？这个时候，左上和右下区域的员工，就让e-HR 软件犯难了，因为确实是不好做出的选择。爱因斯坦曾经说过，我们的问题不能在产生问题的维度得到解决，实际上一定要上升一个维度、要改变一个维度才能解决问题。人力资源部门的日常工作，往往也是在由很多影响因素相关联的情况下做分析判断的。这时，不妨把日常的工作思路植入到e-HR 软件的运行逻辑中，给e-HR 软件引入一个新的维度来看看，比如企业对既有业绩有更高的要求，那么我们就选择业绩好的员工。这样一来，在原有的二维矩阵的思维方式基础上，引入第三个补充维度，让e-HR 系统完成升维思考，这道题也有了答案，如下图所示：

通过这样的逻辑参数设置，可以充分发挥e-HR 软件的数据处理能力。快速、完整、准确地做出结果，并发挥信息平台的优势，同时推送至不同的审批人进行流程处理。这样不但提高了工作效率，还能够非常有效地把我们人力资源工作者从日常的表格事务工作中解放出来，有时间和精力去做更多的与人沟通的、有创造性的工作。

e-HR 应用于复合型问题的处理

同样的逻辑设置，我们还可以运用到员工薪酬调整的方案设计和测算之中。实际工作中，由于时间、行业波动、岗位调整等因素，往往出现岗位给企业创造的价值和岗位薪酬不能完全匹配的情况，员工绩效不能通过薪酬得到正向的体现，一些岗位的薪酬放在市场上横向比较非常缺乏竞争力。所以，我们通常会在每年进行1 到2 次调薪，来纠正和补充由各种原因造成的薪酬误差，从而更精准地稳定和激励员工。

通过e-HR 软件的薪酬相关功能，可以得到一些结论，比如员工的历史调薪时间、调薪幅度、纳入调薪名单的员工比例、调薪周期等等；也可以通过导入一些数据，比对出目前的员工薪酬是否高于市场水平或者是否有竞争力；也可以调用其他功能的数据，比对员工的业绩表现情况、培训效果等等。但是，如何决定员工是否调薪、调薪幅度呢？

我们都知道，薪酬设计应该遵循“3P 理论”，即岗位（position）、绩效（performance）和薪酬（pay）。需要解决的是薪酬与企业内部的一致性、外部的竞争性以及员工的贡献程度的复合问题。所以，我们的薪酬设计应该是对价值高的岗位赋予高薪酬，对绩效表现好的员工赋予高激励，对缺乏市场竞争力的薪酬水平赋予高增长。

同时，我们还要面临一个现实问题，就是调薪预算是根据企业的应收能力来测算和划拨的，所以总是一个非常有限的数字，那么，在有限的调薪预算下，如何充分发挥调薪的作用，尽可能地遵循薪酬管理的“3P 理论”呢？这就需要进行大量的数据比对、测算和分析，才能拿出最终的调薪方案。如果这个过程中能够充分地运用好e-HR 软件强大的数据处理能力，那将会起到事半功倍的效果。

借鉴员工劳动合同续签的思路，我们把“3P 理论”的三个管理维度代入到矩阵的模型中来，只要设定了调薪的总预算，设定了绩效、岗位价值、市场竞争力的参数，每个人的调薪幅度是确定的，而且还可以随着参数或者总预算的变动而变化，可以非常直观地展现出来，供企业决策者理解和审批。

那么这个复合型的问题，我们就可以简化为四个步骤来完成：

第一步，确定岗位价值。通过岗位价值评估，来确定每个岗位在企业中的价值贡献，从而来确定对应的岗位薪酬水平。

第二步，确定市场竞争力。通过行业薪酬调研，可以比对出我们每个岗位在市场上同等岗位中的薪酬水平。

第三步，确定绩效表现。通过在过去一定时间内的绩效表现，排序出每个员工的实际业绩贡献。

第四步，是直接体现调薪理念的关键一步。同一岗位上，为绩效表现好的员工多调薪；同一岗位同等绩效表现，为原工资缺乏市场竞争力的员工多调薪。

确定了以上四步，我们可以参考前边员工劳动合同续签的思路，也画出一个矩阵来，同时为每一个岗位上的每一个员工，配置上调薪的预算比例。如下表所示：

如果再直观一些来体现我们的调薪设计理念，那就是一个类指数函数的趋势，兼顾了同一个岗位下的员工业绩表现和现有薪酬市场竞争力的双维度考量，如下图所示：

有了这样的参数做支撑，e-HR 软件就可以很好地进行数据梳理，帮我们匹配到每个员工的调薪比例，从而完成整个调薪方案的测算。我们也可以通过软件的计算功能快速地做出多个版本的测算数据，为调薪决策提供扎实的依据。

用好e-HR 软件，确实能够帮助我们减少错误、疏漏，提高工作效率。各个功能模块之间的数据调用和处理，还能帮助我们很好地建立思考的联系、扩宽我们的工作思路。但同时我们也应该意识到，好用的工具，都应该是有思考能力的，是能够落实我们的工作思路的，是需要使用者和软件开发者共同努力的。只有使用者不断地钻研理论，贴合业务需要，了解企业经营发展，将HR 的思维植入e-HR软件，才能更好地为人力资源管理服务，才能提高人力资源日常工作的效率，赋能人力资源管理工作。