基于HRP一体化管理的全面预算精细化管理研究与设计

尚 浩 汪火明 周莉莉 熊志刚

华中科技大学同济医学院附属同济医院 湖北武汉 430030

1 引言

为了满足对优质医疗日益增长的需求,近年来医院的发展步入高速车道,建设同品质分院区,促进优质医疗资源扩容以及均衡布局;建设科研院区和产业园区,加强医疗领域科研、创新以及成果转化能力;建设国家重大公共卫生中心,提升应对重大公共卫生事件能力;建设国际互联网医院、“一带一路”远程医疗,扩大服务范围,为“一带一路”沿线医疗合作提供新动能。医院高速发展的同时,运营成本、资本支出逐渐加大,给医院的全面预算管理带来巨大挑战,迫切的需要实行预算精细化、智能化管理,全面落实预算监管和考核力度[1-6]。

2 全面预算精细化管理的目标

医院近年高速发展的同时,运营成本、资本支出逐渐加大,需要对全部收入、全成本纳入预算管理,进行全面管控[7]。针对药品、卫生材料费用等运营成本,需要预算分解到三级预算单元,利用管理+信息化相结合的手段,逐步引导临床科室降低成本收入占比。针对资本性支出项目,支出金额大、跨越周期长的特点,不仅要加强业务全流程合规控制,也需要各业务流程信息上互联互通,让管理层可以从医院和项目视角,掌握医院总体资金安排和项目最新进展。其次对预算执行过程实行“事前引导、事中管控”,提供系统级引导,让预算执行全过程标准化、规范化、精细化和透明化。最后做好预算分析和考核,保证预算分析和考核正反馈、反馈结果再应用的良性循环。

3 全面预算精细化管理系统设计

预算管理系统是医院HRP体系的业务基础和数据支撑,包含预算编制预审批、预算执行控制、预算调整和追加、预算分析报告以及预算考核与监督5大模块。如图1所示,预算管理系统对外提供预算查询、预算执行、预算冻结/解冻等标准接口,封装后以Web服务的形式通过Ensemble集成平台与其它业务系统、OA审批系统,进行集成对接,保证各业务互联互通,完成信息共享、数据实时同步,大大降低了业务系统的复杂性和耦合性,具有支持不同网络、不同协议、不同系统应用集成和数据继承优势[8-9]。

图1 基于HRP一体化的预算管理体系

3.1 预算编制与审批模块

3.1.1 预算编制 通过系统参数配置预算编制的年度,并配置哪些预算单元有权限进行预算申报。结合系统提供的前三年预算数据分析报表,归口预算单元根据医院战略规划、项目规划,申报项目预算、年度预算、战略预算以及政府采购预算,已加入项目库的预算项目可以批量新增,新申报预算项目可以手动新增[10]。归口预算单元申报完成后由2位负责人双签确认提交,其中项目预算、年度预算汇总至财务审批,战略预算汇总至党办审批,政府采购预算汇总至招标办审批。

3.1.2 预算审批 支持预算项目进行逐个审核,可以标记审核通过、退回和拒绝,也可以整体回退归口预算单元修改。初审完成之后,进入复审阶段,全院所有预算项目调整之后,可以整体另存版本,再次编辑时可以任意选择一个版本进行编辑,支持新增预算项目。预算预批复阶段,在复审版本中选择一个版本批量预批复,同时也支持单个预算项目的预批复,确保预算正式批复之前业务系统有预算项目可用。预算正式批复阶段,在复审版本中选择一个版本正式批复。从预算申报到预算正式批复,每一条预算项目的任何改动记录,都会保存日志,方便溯源。

3.2 预算执行控制模块

预算执行精细化管控,要求严格管理及控制医院所有资金支出,包含多维度预算管控、项目预算闭环管控以及预算执行路径管控。

3.2.1 多维度预算管控模块 归口管理预算执行情况管控,更多地是预算执行过程中事前、事中管控;预算单元预算执行情况管控,可以辅助归口预算执行管控,管理和控制医院资金支出和成本控制。系统提供多维度预算管控模块,使用预算三级分解+分期控制联合管控,智能引导预算单元进行成本控制,达到控制医院成本收入占比的目的[11]。

本模块提供了预算KPI指标建立,以及三级预算动态调整以及闭环反馈机制的功能,可以通过参数来选择对预算项目实时精准管控,或者事后预警+管控。

建立预算KPI指标:针对药品、卫生材料等全院公用支出预算,结合近三年各预算单元执行数,将归口预算总数按一定比例分解到三级预算单元,同时还可继续细分到不同的周期,如:月度、季度、半年或特定周期,每个周期内指定预算执行数,最后再结合总量、累计、当期控制等控制方式,限制周期内的执行数。三级预算动态调整以及闭环反馈:三级预算单元实时掌握药品、卫生材料等支出预算已执行情况,及时调整预算使用计划。如果三级预算需要调整,由三级预算单元发起调整申请,到归口管理部门审批和预算管理办审核执行。

3.2.2 项目预算闭环管控模块 资本性支出项目周期长,往往会跨越多个预算年度,严格管理及控制医院资金支出,提高了资金使用效率,预算系统提供项目预算闭环管控模块,让决策层和管理层可以从医院和项目视角,掌握医院总体资金安排,项目最新进展,同时保证项目预算专款专用,严格管理及控制医院资金支出[12]。

以设备购置类项目预算闭环管控为例,预算系统基于预算项目编码、采购计划号等信息,通过ensemble集成平台完成与设备采购系统、招标系统、审计系统、合同管理系统、资产系统和核心财务系统等业务系统对接。预算系统预算批复之后,各系统通过预算查询接口,查询到可用预算项目列表,采购管理系统启动采购,调用预算冻结接口冻结项目预算,然后进入招标、审计、合同签订环节,在资产系统完成入库,解冻项目预算并执行对应的年度预算,最后到核心财务系统完成付款,整个环节的状态变化都会实时传送到预算系统[13]。

3.2.3 预算执行路径管控模块 预算系统对外提供预算查询、预算执行、预算冻结/解冻等标准接口,供其它业务系统调用。系统对预算执行实行“事前引导、事中管控”,提供系统级引导,变被动为主动,避免调错接口或者用“错”预算项目的情况发生,系统通过参数限制不同系统的不同业务在不同时间范围,使用不同预算接口执行不同的预算项目,提供预算执行路径管控模块,达到预算执行全过程标准化、规范化、精细化和透明化的目的。

本模块提供了关键节点配置、预算执行路径管理、拦截规则等功能,可以根据管理需要,按开关账状态、系统类型、业务类型、预算执行动作、预算类型等参数配置执行路径,并通过参数的增删和调整,实现执行路径的自由调整,对调错接口零容忍,对用“错”预算项目可以开启强制控制或者弱提醒等,支持随时修改随时生效,实现闭环反馈调整。

3.3 预算调整和追加模块

系统提供预算项目的调整和追加申请功能,满足预算单元调整预算的需求。归口管理预算以及预算单元预算调整,由归口预算单元提出调整申请,经OA系统审批流转,预算管理办公室审核通过或者拒绝,同时保存年度预算调整备案记录。归口管理预算追加,由归口预算单元提出追加申请,经OA系统审批流转,由预算管理办公室审核通过或者拒绝;预算单元预算追加,根据归口管理预算追加批复的结果予以追加。

3.4 预算分析与报告

系统提供查询报表,展示预算项目执行进度、执行明细以及剩余金额情况。预算管理办公室以月度或季度,以统计报表的形式,将各归口管理部门和三级预算单元的执行情况进行展示和分析,联合各预算单元发现执行过程中的问题,分析预算产生的偏差和原因,并积极调整预算执行计划,保证预算执行全过程序时、均衡、安全、有效。

3.5 预算考核与监督

系统提供考核模块,考核预算执行效率和效果、战略目标的推进情况,设立预算工作规范化程度、预算执行率、调整率、成本控制、工作效率以及绩效目标实现情况等定量和定性指标[14,15],对每项指标施以权重和评分,最终的考核结果纳入预算单元和个人的绩效考核体系,与预算单元和个人绩效关联。

4 小结

将药品、卫生材料等全院公用支出预算,按比例分解到三级预算单元,结合分期管控(按预算周期+控制方式)的组合管控方案,一旦三级预算单元的药品、卫生材料等预算执行数临近/超过警戒线时,提醒预算累计执行数和预算累计执行率,并在请领药品或者申领卫生材料时进行合理限制,引导选择高性价比的药品和卫生材料,从而达到降低百元医疗收入药费占比和卫生材料占比。基于项目预算闭环管控的设备全生命周期管理,从全流程上规范了设备采购业务,让设备采购合法合规,也让决策层和管理层可以从医院整体和项目视角,掌握医院总体资金安排和采购项目进展。预算执行路径管理模块,通过重要节点配置、执行路径管理,对预算执行实行“事前引导、事中管控”,提供系统级引导,预算执行全过程标准化、规范化、精细化和透明化。

基于HRP一体化的预算管理系统,自2017年上线以来,一直着力于全面预算精细化管理,累计管理项目预算1 800余条,年度预算7 500余条,各类预算变动流水累计200余万条,其中设备资产类冻结项目预算累计3 400余条,严格管理及控制医院资金支出,促进了医疗资源的有效配置和医疗成本的合理控制。助力于医院在2017、2018、2019及2021年国家卫生健康委财务司部门预算工作考核评比中分别荣获一等奖。

5 展望

预算管理,是HRP一体化管理的业务基础和数据支撑,也是“智慧医院”管理的重要组成部分。需要继续关注如何完善以预算为导向的经营管理体系,实现预算对实际收支差异的分析,提高了资金使用效率,促进了医疗资源的有效配置,促进医院健康、稳步发展[16-18]。