协同管理视角下公立医院接受实物捐赠的管理实践——以复旦大学附属儿科医院为例

刘玉楣 简杜莹 傅丽丽 庄 英

复旦大学附属儿科医院 上海 201102

随着中国经济飞速发展与社会不断进步,医院接受社会各类捐赠也不断增加。在现代医院,捐赠管理已成为医院日常行政管理中重要组成部分。当前,医院通过社会捐赠来缓和医患矛盾、提升医疗服务水平以及促进医院医疗事业发展已成为普遍的共识[1]。为鼓励社会捐赠,2007年4月,卫生部、国家中医药管理局发布《医疗卫生机构接受社会捐赠资助管理暂行办法》(卫规财发〔2007〕117号),鼓励社会大众支持捐助卫生事业,要求捐赠财产需由单位财务统一管理。2015年8月,国家卫生和计划委员会发布《关于印发卫生计生单位接受公益事业捐赠管理办法(试行)的通知》(国卫规财〔2015〕75号),明确了卫生计生单位接受社会捐赠的总则、捐赠与评估、捐赠财产使用管理、信息公开及监督管理等内容,成为当前我国医院接受社会捐赠的主要法律依据,推动着医疗机构慈善事业向系统化与规范化发展。

实物捐赠因其救助效果快、显示度高的优势,在社会捐赠中占据一定比重,尤其在2020—2023年新冠肺炎疫情期间,医院接收到来自社会各界捐赠的大量民用、医用物资。目前,在各类社会捐赠中,相对于资金捐赠,实物捐赠的需求更为多样,管理手续更为复杂,这使得医院对实物捐赠的管理与传统医院行政管理模式存在冲突,导致实物捐赠在实际运行中存在价格计价有失公允性、移交手续复杂、供非所求等问题[2-3]。因此,如何使用有效的方法,对实物捐赠进行管理,对于医院而言是一个巨大的挑战。本文以“复旦大学附属儿科医院”(以下简称“儿科医院”)为例,基于2017—2021年5年来医院接受实物捐赠的管理实践,探讨医院实物捐赠的现状,分析医院接受实物捐赠困难和挑战,并在此基础上提出“协同管理”的理念,提炼医院接受实物捐赠的管理实践,为公立医院、专业医院的实物捐赠管理提供理论依据和操作路径,对于推动医疗卫生领域慈善捐赠的发展具有重要意义。

1 公立医院接受实物捐赠的现状

1.1 医院概况

儿科医院系国家卫生健康委预算管理单位、三级甲等医院,是集医、教、研、防、管为一体的综合性儿童专科医院,全国儿科学重点学科、国家“211工程”“985”工程和“双一流”建设单位等。在中国医学科学院发布的中国医院科技竞争力排行榜、复旦大学发布的中国医院最佳专科声誉排行榜和北京大学发布的中国医院最佳临床学科排行榜,儿科学均位居前列。2017年1月获批成为国家儿童医学中心。医院牢牢抓住国家儿童医学中心服务国家发展战略的定位,2021年募集资金近4 600万元,资助患儿近1 000人次。全院共设立108项慈善项目,涉及30余个临床及相关职能科室;历年共计募集资金超3亿元,资助人次超万名。

为了更好地贯彻和落实国家卫生计生委《卫生计生单位接受公益事业捐赠管理办法(试行)》(国卫规财〔2015〕75号)、上海市卫生计生委《关于印发卫生计生单位接受公益事业捐赠管理办法(试行)的通知》(沪卫规财〔2016〕74号)和《关于贯彻落实〈上海市卫生计生单位接受公益事业捐赠管理办法〉的通知》(沪卫计规〔2017〕9号)文件精神,儿科医院结合医院实际情况,制定了《儿科医院接受公益事业捐赠管理办法》,并规定由社会工作部负责医院捐赠工作的日常管理和统一协调等。

1.2 医院近5年接受实物捐赠的概况

在医院,每年接收的捐赠资助主要分为资金或物资两种形式,包括资金、公共设施、医疗设备等[4],主要用于患者医疗救助、公共卫生与健康教育、人员培训、学科建设、公共设施设备建设等公益事业捐赠[5]。其中实物捐赠作为捐赠资产中的有形财产类别,对医院公共环境优化、医学人才培养与学科发展具有重要意义。由图1可知,儿科医院于2017—2021年间,5年累计接受各类实物捐赠33次,共计折合人民币677万元。实物捐赠主要被用于公共设施设备建设、医务人员培训培养以及其他慈善公益活动,其中空气净化器、轮椅、多媒体等公共设施设备建设方面的捐赠物资价值,占所有实物捐赠物资价值的78.58%。实物捐赠逐渐受到关注的原因,是由于实物捐赠的显示度高、成效明显,可有效改善医院的“硬性”环境,有助于社会人士直接参与医院治理,提升患儿就诊环境,因此颇受捐赠方的青睐与支持。但在实际管理工作中,往往由于捐赠物资类型多样、价格判定、投入使用等方面的复杂性,加之缺乏相关政策指引和有效具体的操作制度指导,医院行政管理失能,造成资源浪费、公开透明度差、财务管理不规范等问题,为医院高质量发展与慈善捐赠价值实现带来消极影响[6]。

图1 2017—2021年儿科医院接受实物捐赠的类别及物资价值

1.3 医院接受实物捐赠遇到的主要问题

医院实物捐赠与资金捐赠在用途、类型、来源等方面存在较大差异,管理上存在理念与方式的不适用,造成捐赠物资在信息透明度和公信力、效率和公平,以及各部门协同工作方面,都面临巨大挑战[7],在医院实际管理中出现了一系列新问题。

1.3.1 管理理念缺乏 公立医院在捐赠管理实践中,单一的捐赠管理办法已经无法适应捐赠方和管理者的多元需求,存在管理执行单一与沟通不畅的问题。以儿科医院为例,在医院慈善工作发展初期,由于缺乏政策指导以及捐赠物资较少,医院处于边摸索、边实践的阶段,由社会工作部负责实物捐赠中每一个环节的执行工作,确保捐赠管理工作顺利运行。但随着捐赠物资数量的逐年增加,物资类型逐渐多样,实物捐赠管理的工作需要其他职能部门的共同参与,单一部门管理的模式已难以适应日益增长的捐赠物资需求,管理模式需要从单方管理迈向由业务主管部门、物资管理部门、财务管理部门、监察审计部门等多部门共同协作管理,使捐赠物资发挥最大的经济与社会效益。因此,在管理层面需要构建一套与之相适应的管理制度,建立一个从接收、分配、分发到公示等各环节紧密关联、多部门协同合作的管理体系,促进实物捐赠管理工作的顺畅运行与良性循环。

1.3.2 管理机制缺乏 公立医院接受捐赠涉及7个环节,包括捐赠意向的充分沟通、接受捐赠的内部审批、接受捐赠的集体决策、捐赠结束的及时告知、签订捐赠协议、捐赠财务的接受与确认、捐赠财产的支出和使用。在实际捐赠管理过程中,由于缺乏行之有效的管理机制,导致捐赠接受工作中存在诸多难点。难点一为捐赠的预评估工作。由于缺少接受捐赠预评估相关的机制流程,因此在捐赠需求评估工作中,常常缺乏各部门专业及时的评估意见,导致捐赠物资不合规,造成未来医院捐赠管理的合规风险及资源的极大浪费。在突发公共危机事件中,捐赠预评估机制的问题愈加突出,因时间紧迫、数量庞大、种类繁多、流程及主体复杂的特点,导致捐赠物资的质量难监控、捐赠物资与急需物资匹配度不高以及舆情风险防范难度大[9]等问题,对接受捐赠后续的使用和管理带来了很大不便。难点二为捐赠的资产管理。捐赠物资接收后,作为资产应通过入库入账统一纳入医院资产的管理。而在实际的工作中,因医院各部门协作机制缺失,在入库阶段常发现缺少资质证明、价格无法核定、物资型号不符合实际需求等情况,特别是一些海外捐赠物资,由于实物产品的规格质量问题、受捐主体的合法性问题、物资运输的渠道问题[10]等,影响捐赠物资在库存管理中的合规性。

1.3.3 监管反馈不足 医院接受实物捐赠的监管是捐赠管理中不可或缺的环节。在实际工作中,医院作为接受方,也是管理方,大多关注实物捐赠链的前端,即前期沟通、捐赠评估、捐赠接受及使用等环节,未建立内部捐赠审计及第三方监管机制,忽略对实物捐赠使用的信息公开,造成捐赠方与社会大众无法及时获得捐赠项目运行必要的信息,进行及时有效的监督,更甚者内部管理出现未经捐赠者同意出现挪用、侵占捐赠物资等现象,破坏与捐赠方的信任合作关系,造成医院慈善工作的公信力和慈善捐赠的使用效率广受质疑[11]。

2 协同管理视角下医院实物捐赠管理的基本原则

2.1 协同管理的理念

协同管理属于现代管理学的范畴,其核心理念在于多个主体为实现共同目标,协调系统内外部的软硬件、人财物相关资源,使其实现配置的最优化,进而构建成有条不紊的整体,达到系统平衡、和谐的状态。有效的医院协同管理体系,就是通过设置合适的机构、配备相应的人员、采用一定程序和方法,将计划、组织、指挥、控制、协调等管理活动有机地结合起来[12]。如今,越来越多的医院引入协同管理的理念,通过建立系统的管理协作机制,提升医院管理的效能与效率,提高医院整体治理水平。

2.2 协同管理在实物捐赠管理的原则

实物捐赠的协同管理,旨在寻求达成共同目标,通过治理主体多元化、各系统平等协作、资源共享互助以及合作网络构建等途径,达到慈善资源配置最优化高效治理方式[13],主要原则包括网络化、关联性与协同性。

2.2.1 网络化 协同管理通过将各个信息点整合成“信息网络”,将零星、不完整的信息有效地串联起来,打破医院上下各层级的“数据孤岛”现象,使医院最高决策管理者的每一个决策,让各科室员工快速、真实、全面地了解与执行。同时网络化也体现在科室之间的业务进程共享与数据信息共享,提升沟通效率,加强管理协作水平。

2.2.2 关联性 协同管理可以整合医院内部的综合性项目的业务流程及负责人员,通过管理系统将个体与任务进行关联,使得项目间的任务及计划都能与执行人员进行绑定,实现“人+事”紧密相关的协作体系,保证项目的有序进行。同时项目进度、项目周期以及计划执行策略都可以通过系统及时反馈至项目各环节的相关人员,实现项目各环节之间的通畅衔接。

2.2.3 协同性 协同管理的前提是多元主体,为发挥医院各主体的资源与专业优势,需要通过协同管理的方式,调动各方的积极性,利用各方资源,提升跨部门协作能力,从而形成协同效应[14],特别重要的是,协同管理的协同效应并非是单一主体作用的简单叠加,其作用大于各主体作用之和[15],进而达到最低成本实现资源配置最优化的目的。

3 协同管理在实物捐赠的管理实践

3.1 加快完善实物捐赠管理制度,建立多部门协同管理共识

为规范和加强医院接受实物捐赠的管理和使用,①在国家政策层面,应加快完善立法制度,进一步发挥政策的指引作用,明确医院捐赠物资的预评估机制、管理流程,指导医院实物捐赠管理工作朝向规范化、专业化、系统化发展。②在内部制度层面,应加强制度体系建设。2019年,儿科医院依照相关法律法规,在已有捐赠管理制度办法的基础上,修订完善了医院慈善捐赠相关管理制度,制定下发关于修订《复旦大学附属儿科医院接受公益事业捐赠管理办法》的通知,界定主体责任,明晰原则、制定分配原则以及管理任务,各主体形成清晰协同共识,推动医院内部达成初步的协同管理关系。

3.2 建立实物捐赠协同管理机制,增强多主体协同联系与合作

医院实物捐赠协同管理机制与医院行政管理机制不同,强调平等的协作理念与思维,管理以达成慈善共识为目的,认为某一权力核心不是协同治理的主体,多元主体参与捐赠管理是合理必要的[16]。一般而言,捐赠的基础主体包括慈善平台/组织、捐赠方、受赠方(医院)、社会大众等。在实物捐赠管理中,其中最关键的是要加强医院内部治理。就医院实物捐赠管理协作机制而言,借鉴儿科医院的实物捐赠协同管理机制(图2),至少涉及三个层面,即决策机制、执行机制和监督机制,形成互相独立、权责明确、协调运作的体制机制[17]。

图2 实物捐赠协同管理机制

①在决策层面,由社会工作部作为捐赠管理部门,考虑各职能部门优势,明确角色定位与分工,如物流、设备、后保、财务等物资部门作为资产管理部门,科研、教育、院办、院感等部门作为业务主管部门,纪检监察、审计等部门作为督查部门组成捐赠管理部门,临床科室等作为物资使用部门,通过建立和完善内部捐赠管理制度,建立有效的协同管理制度。

②在执行层面,建立一套系统化、规范化的实物捐赠协同管理机制,持续完善捐赠物资管理的实施细则,优化信息收集、资质审核、需求评估、捐赠接收、验收入库、入账、统筹管理、领用出库、发放、捐赠票据管理、捐赠反馈等环节,保障资产的高效管理,全链条管理通过加强捐赠管理信息化系统建设,进一步提升各部门协同管理的关联性与网络化,提升协作效率与水平。

最后,在监督层面,发挥内部督查部门作用,对于所接受捐赠物资的监督和管理应由医院督察部门负责,明确督察部门在捐赠管理中的职责与权限,通过定期检查、临时抽查、主动报告相结合的监管方式,形成权力制衡。邀请第三方审计进行全过程监督,定期在医院门户网站向社会公开慈善捐赠评估报告,确保捐赠物资的合法、合规使用[18]。

3.3 强化医院项目评估与绩效反馈,探索更加有效的协同管理机制

医院对实物捐赠项目的及时评估与反馈,对协同管理效率的稳定性和捐赠合作关系的持续具有重要意义。儿科医院利用信息化平台建设的契机,通过“数字化”建设整合信息资源,建立了捐赠项目管理平台,对项目进行即时有效的评估。项目立项前,设立项目各绩效指标,在项目执行阶段,通过信息平台实施监督,实时反馈和推动各项绩效指标的完成,确保在项目结束后,实物捐赠的使用与管理实现最优配置与发挥最大力量。

4 结语

实物捐赠作为医院捐赠管理工作的重要一环,是社会大众关注的议题。研究基于协同管理视角,通过探讨儿科医院接受实物捐赠的管理实践,分析医院接受实物捐赠的问题与对策,希望为公立医院在实物捐赠工作的正确有效管理提供有益参考与借鉴。