医院非常规检查全流程闭环管理信息化构建与应用

卢瑞鸿 莫远明 陈 康 王 毅

中山大学附属第一医院 广东广州 510080

0 引言

中山大学附属第一医院(以下简称中山一院)是国内规模最大、综合实力最强的三甲医院之一,也是华南地区医疗、教学、科研、预防保健和康复的重要基地。近年来,随着信息化建设的深入,医院建设了全院级的医疗信息平台,先后完成了放射、超声、内镜、病理和心电等系统的升级改造,成功接入到我院的医疗信息平台,实现了从开单、缴费、预约、报道、检查、出报告和临床报告调阅的闭环。但尚有部分检查科室尚未完成信息系统的改造,至今仍然保留着原有的检查流程(手工流程),无法与院内其它信息系统进行对接,形成了信息孤岛[1],例如消化实验室的消化动力检查;更有部分检查报告,一次性发放、无存底,容易引起医患纠纷,例如动脉硬化检查。为消除信息孤岛,实现全院检查数据的互联互通,需要建设一套非常规小检查系统,达到对这类小检查业务和数据的全面、闭环、准确、安全、标准化跟踪管理,并最终助力于全院无纸化目标的实现[2]。同时,将这些检查报告实现结构化的保存,有利于为科研、统计工作提供数据支撑。

1 概述

1.1 医疗信息互联互通

医疗信息互联互通目的是实现医院内部不同部门之间医疗数据的交互和共享,目前已经形成了标准化成熟度测评方案,作为医院测评工作的指导性文件。国家卫生健康委以测促用、以测促改、以测促建的目的,希望以标准化为手段促进互联互通与医院业务的协同,在测评工作的基础上对医疗信息平台建设的质量和效果进行针对性的提升,强化标准的应用成效,以有效缓解普遍存在的信息孤岛问题,真正达到数据互联互通以及信息共享的效果[3]。中山一院较早便开始信息化互联互通工作的开展,从2012年便提出建设实现系统直接交互标准的HIE平台,并且于2020年9月通过国家卫健委互联互通四级甲等评测,同时开始了五级乙等要求的建设[4],截止目前已经完成五乙建设的大部分需求。

1.2 系统建设前的情况

本文所述非常规检查范围总共涉及18个科室共60余类设备,例如急诊的床边心梗检查,妇科的阴道镜,外科的膀胱镜、肛门镜,皮肤科的皮肤镜以及心血管的运动心肺功能测试等等。这些设备的特点有①分布位置广,18个科室既有门诊科室、住院科室,也有检查科室和治疗科室,分布位置极其分散;②设备型号繁多,对接方式各式各样,这些设备有些有单机版的报告系统可以对接数据,有些需要安装采集卡获取数据,还有些则只能通过VGA、HDMI甚至以太网卡对接的方式获取数据流;③部分设备老旧,连接的PC往往是设备自带的,软硬件都非常老旧,与现行的接口、操作系统不兼容。因此,实现这些检查数据的互联互通,除了业务流程上的闭环梳理,如何解决这些品种繁杂的设备对接问题,也是本项目改造的难点。

1.3 闭环式管理概述

闭环式管理(Closed-loop management)由平衡计分卡创始人罗伯特·卡普兰和戴维·诺顿提出,基于综合闭环系统、管理的封闭原理、管理控制、信息系统等原理,着眼于决策未来、监控过程、关注结果,注重于人事匹配的和谐统一,遵循持续改进所应遵行的基本步骤,对企业内外部变化的客观实际进行灵敏、正确有力的信息反馈并作出相应变革,使矛盾和问题得到及时解决,决策、控制、反馈、再决策、再控制、再反馈……从而在循环积累中不断提高,促进企业自我不断发展的一种管理思想和方法[5]。闭环式管理体系能帮助公司管理者同时管理好战略和运营,是一个完整的管理体系。闭环式管理被引入医疗领域,主要是指在医疗诊治过程中,利用信息技术,对医嘱下达、审核、收费、执行、执行结果反馈进行全面实时的监督与反馈,形成一个医嘱的闭环链路,对医嘱的全生命周期进行科学的追溯管理[6]。

2 非常规检查系统整体设计

2.1 系统架构设计

非常规检查系统基于中山一院的HIE平台建设,遵守HIE平台的HL7标准,实现与院内其他系统数据的交互[7]。系统首先通过平台获取患者的基本信息,检查医嘱和费用状态等,从而实现在系统上为患者完成检查预约或者检查登记,同时系统也支持排队,叫号的功能;随后患者在检查过程中,系统通过设备接口模块实现与检查设备的数据对接,实时获取检查图像、数值等数据;接着检查医生便可以通过获取的图片或数值在报告模板上,通过电脑端或者平板端完成报告的书写和电子签名;最后报告数据通过平台返回到临床系统,实现临床医生的调阅。非常规检查系统的架构图如图1所示。

2.2 系统闭环流程设计

非常规检查的闭环包括业务流程的闭环和费用状态的闭环,其中业务流程的闭环强调检查业务流程各个环节的状态同步,并将报告回传到临床医生调阅,最终形成各个节点的执行时间轴图[8]。费用闭环则强调在不同节点对费用的校验和同步,以此避免费用的漏收或者错退情况发生,提高临床的工作效率和满意度[9]。

2.2.1 系统业务闭环设计 非常规检查流程的闭环从临床医生开立检查申请开始,开完医嘱后门诊患者拿申请单缴费,住院患者则由护士审核医嘱并扣费,缴费完成后患者或者病区护工拿申请单至检查科室预约检查时间,患者按照预约好的时间到检查科室报道后开始等候排队叫号做检查,检查完后医生根据采集的图像或者数据书写报告,并打印报告交给患者,同时系统通过平台将报告同步至临床系统,供临床医生随时调阅,从而完成整个业务的闭环流程[10]。通过这个闭环管理流程,可以清晰地知道每一单检查申请目前所在的状态,也能知道检查每个环节的执行者,发生时间,从而为医疗数据的溯源提供了可能,也为医院的精准绩效统计提供了数据基础[11]。闭环流程图如图2所示。

2.2.2 系统费用闭环设计 检查医嘱从开立开始,交完费后去预约时系统会对医嘱的费用状态进行校验,若医嘱未交费或已退费状态则不允许预约,同样在患者报道时也会做同样的校验,最终患者完成检查报告后,系统会将医嘱已执行的状态同步回医嘱系统和费用系统,此时则不能对医嘱进行退费。从而实现检查医嘱费用的闭环管理,避免错漏收费的发生,费用闭环的示意图如图3。

图3 非常规检查费用闭环示意图

检查的费用闭环除了上述的主流程外,还可能产生一个衍生的流程,即在完成检查后补缴费。此时补缴的费用主要是在检查过程中额外产生的费用,并非检查申请时漏收费造成的。例如在检查过程中超额使用了一些耗材,此时不可能返回让开单医生开医嘱收费,因此系统支持开立补缴费功能,通过平台将收费项目同步到收费系统,门诊患者可以用APP或自助机缴费,住院患者则直接扣费[12],缴费完成后将补缴费项目的缴费状态同步至检查系统,实现耗材精准控制,减少浪费[13]。并且也实现后续一些衍生流程的控制,例如补缴费项目未交费则患者不能打印报告,同时平台也不会将报告同步到患者APP。检查补缴费闭环示意图如图4所示。

图4 补缴费闭环示意图

3 非常规检查系统功能

非常规检查系统核心包括护士站、检查室和字典维护几个功能模块,实现检查室为患者预约,确认费用,排队叫号,检查,出报告,补缴费开立和报告回传的全过程。实现非常规检查业务流程和费用状态的控制和闭环管理,为质控和绩效统计提供数据基础[14],具体功能模块如图5所示。

图5 非常规检查系统功能模块图

3.1 护士站功能

检查科室可以根据检查设备的情况维护检查资源的模板,同一个科不同设备的资源可以维护不同的模板,系统定时按照模板生成检查资源。护士可在界面上进行可视化的预约操作,系统通过HIE平台获取患者的信息,检查医嘱信息和费用状态,此时系统会对医嘱费用状态进行校验,未缴费或已退费的状态下则不允许预约。预约成功后也会通过平台将状态同步到医嘱系统,护士也可以在同一个界面取消预约或者改约。此外,假如患者分开两次医嘱开立了两个检查,例如先开立左眼检查打单后再开立右眼检查,预约系统会主动拉取两条医嘱,并推荐将其预约到同一时间检查,以减少患者重复排队检查的操作。当患者在检查过程中产生了额外的耗材或者其他费用时,检查完后可以通过补缴费模块开立收费单给患者,患者可以通过APP快速完成缴费。补缴费单据与患者原来的检查项目绑定,有主从关系,因此系统可以判断出原检查产生的补缴费是否已完成缴费,从而控制检查报告是否能够打印以及是否能同步到患者APP端。这个功能省去了原来手工开立补缴费项目时容易错漏费、同时无法关联原检查进行控制的弊端,APP缴费也为患者节省了排队缴费的时间,提升了患者的就医体验。

3.2 检查室功能

检查室的功能主要给医生或者检查技师应用,系统通过与仪器的接口,直接从仪器获取检查数据或者影像图片。部分检查数值通过系统接口的解析后,将自动填充至机构号报告模板中,从而提高临床的工作效率以及减少填写过程中产生的错误,同时结构化的报告模板也有利于后期数据统计和科研工作的开展。对于自带报告系统的检查设备,本系统也支持报告医生将设备自带系统中的表格、图片等复制到本系统的报告模板,确保最终发布的报告精准无误。

3.3 字典维护功能

字典维护模板的主要功能之一是支持用户维护结构化报告模板,用户可以根据自身在统计、科研方面的需求,确定需要结构化保存的字段或数值,然后设计报告模板,有利于提高底层数据质量。另一个重要的功能是维护设备接口类型,因为非常规检查设备种类繁多,对接接口类型众多,例如有USB,VGA,HDMI,以太网,串口、采集卡甚至需要通过获取打印机的临时文档等方式获取设备的原始数据[15]。通过接口类型维护,可以将不同接口类型设备进行归类,清晰数据来源和方式,方便科室和管理部门对设备的管理以及数据的溯源。

3.4 查询统计及数据上传功能

系统的查询统计功能支持对医生、检查技师和护士的工作量统计,为医院的绩效改革提供数据支持[16]。系统支持对预约资源的情况统计,让科室实时了解资源的利用情况。数据上传功能则支持从仪器获取的数据通过结构化的方式上传到平台,实现最终结构化的存储。此外,也支持将检查报告内容及生成的PDF文档上传至平台,支持临床从全景平台调阅查看[17]。

4 应用效果

非常规检查系统目前已在睡眠诊疗中心、消化实验室、体外反博室、血管外科和皮肤科检查室等科室上线,完成了睡眠监测仪、胶囊内镜、胃胆汁反流监测、动脉硬化检查以及血管超声等设备的对接。系统完成报告后通过HIE平台将结构化报告及报告文档同步到全景病历系统,临床医生可在PC端、移动端调阅患者的报告,同时患者也可在APP端查看报告,为医患双方提供了便利。临床医生通过全景病历调阅报告如图6所示。

图6 临床调阅非常规检查报告

5 结语

非常规检查系统的建设与应用极大地提高了医院底层医疗数据的采集质量,结构化的数据为医院的统计和科研工作提供了便利,同时也为医院的互联互通和无纸化建设打下了坚实的基础。系统从业务流程和费用状态上实现了闭环管理,从检查开立、审核、扣费、预约、报道、检查、报告书写到报告回传临床各个环节的记录和状态同步,摒弃了原流程的手工环节,避免了错漏收费的情况。此外报告在全景病历系统和APP的同步,使得临床医生和患者可以随时查看报告内容,也为医患双方提供了便利[18]。