探究建筑工程资料高效编制和管理措施

闫秀峰

摘要：建筑工程资料的高效编制和管理，不仅可以为建设企业技术人员之间的经验交流提供案例参考，也可以为其他工程项目的建设工作起到指导作用，有利于促进建设企业的长远发展。基于此，笔者围绕建筑工程资料这一核心内容，从建筑工程资料的编制概述、高效编制和管理现状、存在的问题及优化措施等多个角度展开详细的阐述，希望可以对从事建筑工程资料编制管理工作的人员有所裨益。

关键词：建筑工程；编制；优化措施

资料管理是工程管理工作中一项非常重要的内容，但由于其涉及范围较广，且内容繁杂，在一定程度上增加了工程资料编制管理的难度。对此，建设企业应着眼于工程项目的各个环节，从细节入手，大力推行并高效编制管理措施，从而增强工程资料编制管理成效。

一、建筑工程资料编制概述

建筑工程资料的编制工作主要用于反映建筑工程从建设项目开工至项目竣工验收涉及的工程信息，是项目建设全过程中资料内容的搜集、整理、存档、转移及保管。通常情况下，建筑工程资料是指建筑工程从立项到竣工验收全过程的工程信息，以及后续建筑工程项目的改建、维修等工作。由此可见，建筑工程资料的编制工作是一项不可或缺的工作。

二、建筑工程资料高效编制和管理现状及存在的问题

（一）建筑工程资料高效编制和管理现状

1.准备阶段工程资料编制管理现状

在建筑工程建设的准备阶段，工程资料主要涵盖工程设立、工程调研、工程勘测和审查、项目设计、招标资料等内容。此类文件大多是用来证实建筑工程已获得主管部门批准，且严格按照我国相关建筑标准流程注册审批的合法工程。通常情况下，这类工程的资料都是已经获得批准并具有法律效力的文件，工作人员需要将其合理、完善地保留下来。

在具体实施过程中，部分建设企业在编制管理准备阶段的工程资料时存在以下问题：一方面，缺乏对建筑工程项目资料编制管理的重视。很多建设企业并不重视工程资料的编制管理工作，导致资料编制管理工作难以向规范化方向发展，管理人员在准备阶段存在一定的主观性，使最终得到的资料编制信息缺乏客观性。另一方面，难以保证资料的真实性。在准备阶段，编制人员大多在办公室完成编制工作，很少前往施工现场实地勘察，因而难以全面了解真实的工程信息，导致资料失真。

2.施工资料编制管理现状

施工资料的编制管理工作目前也存在一些问题，具体体现在以下几方面：一是制定的编制管理制度不规范。部分建设企业对编制管理工作缺乏科学的管理制度作支撑，虽然构建了编制管理制度，但也只是单纯借鉴其他企业的管理模式，缺乏与自身企业的契合度，使制度在实际实施过程中趋于形式化。二是不能及时、有效地收集原始的建筑工程资料。工程信息资料的收集工作应贯穿于工程建设的全过程，在施工作业中不断补充而完成，若管理人员并未在第一时间收集原始的工程资料，则会导致信息遗失，难以保证工程资料编制的完整度和真实性。

3.监理工程资料编制管理现状

一方面，编制人员与审查人员的能力水平偏低，使得监理工程规范缺乏针对性与创新性，同时也很难满足现实需求，缺乏指导价值。另一方面，建设企业会选择资历不达标的监理人员作为代表，导致编制管理工作成效不理想。

（二）建筑工程资料高效编制和管理存在的问题

1.缺乏对建筑工程资料的重视

现阶段，企业因未意识到工程资料编制管理的重要价值，导致无法充分发挥其在工程验收、质量评定中的作用，降低了工程资料的完善程度，进而使工程记录存在较大的随意性。究其根本，是因为企业认为编制管理工作难以带来直接的经济效益，通常会将管理重点放在施工作业方面，而忽略工程资料编制管理的重要意义，这也是在整个建筑行业的普遍现象。

2.管理机制尚未健全

目前，部分企业的工程资料管理工作只是用来应对有关单位的检查，而并未从根本上意识到工作的必要性。与此同时，企业并未形成健全、完善的工程资料管理机制，由于缺少执行力度而流于形式，无法真正发挥实效性。

3.缺乏合理的保存机制

当下，很多企业仍未形成合理的工程资料保存机制，使得有关材料不能按照标准装订和管理，造成资料的错乱甚至丢失。客观来说，建筑工程资料有着较高的严密性和逻辑性，缺少保存机制有可能导致页码顺序装订混乱，保存位置分类缺乏逻辑性，显著降低工程资料的管理效率。

三、建筑工程资料高效编制和管理优化措施

（一）提高各监管部门和施工部门的重视程度

建筑行业是我国社会经济发展的支柱产业，关乎人民群众的人身、财产安全，所以，保障建筑工程的质量非常关键。而建筑工程资料又是能够直观体现工程质量的重要依据，企业唯有提高各监管部门和施工部门对资料管理的重视程度，方可为建筑工程项目的顺利开展提供参考依据。

企业可采取如下措施：首先，尽快健全建筑工程资料管理制度，并明确各部门的义务和权责。其次，加强对工程资料编制管理工作的宣传力度，通过具体案例让管理人员充分意识到资料对整个建筑项目的重要意义，从根本上提升对资料编制管理工作的重视。最后，加强对管理人员的技能培训，提升职业素养和专业能力，同时普及资料管理的相关法律规范，使其深切认识到工程资料高效编制和管理的积极作用，使企业上至部门主管，下至基层施工人员，都能充分意识到工程资料与自身职责之间的内在联系，从而更好地辅助管理人员完成资料的编制管理工作，确保建筑工程项目顺利完成。

（二）加强管理部门的监管力度

为进一步确保资料编制管理工作的顺利实施，企业需加强监管力度，以期充分发挥工程资料的作用。对此，可采取以下措施：一方面，可创建专业的监管团队，负责规范工程资料的编制管理工作，确保管理人员的行为规范符合相关标准，切实提高资料编制管理的效率。另一方面，可针对工程资料编制管理工作制定相应的监督条例与处罚机制，以此加强对该项工作的约束力，这也是保证工程资料编制和管理工作质量的关键。

（三）熟悉行业规范，确定编制依据

对于企业而言，建筑工程项目资料必须严格按照国家建筑设计相关质量验收标准编制，以《建筑工程施工质量验收统一标准》及各地方建筑质检规范为主。由于不同地区地方政府关于建筑工程资料的编制要求存在一定的差异性，了解所属地区的行业规范及特点、掌握编制内容和逻辑，能极大提升建筑工程资料编制的综合水平。在此基础上，编制人员还要充分了解建筑工程材料相关的行业规范，对各环节采用的建筑材料的规格、型号及批次加以明确。针对工程项目涉及的建筑材料、配件和即将交付使用的原材料，编制人员要根据实际数量取样，并送交相关部门质检，然后再进行合理编制，最后将其录入工程日志，并做好数据信息的记录工作，从而确保建筑材料及原始数据信息的一致性。

（四）制定各职能部门的质量管理制度

企业需针对各职能部门制定明确的工程质量管理制度，确保建筑工程资料的管理与存档工作严格按照国家标准执行，从而使不同职能部门各司其职，共同保障建筑工程的建设水平。从宏观的角度来看，管理制度是企业开展工程资料管理工作的重要基础，因此，完善和健全的质量管理制度，能使管理人员在开展工作时有章可循。为此，企业不仅要使各职能部门的工作人员配合整理和收集各项资料，还要严格考核管理工作人员的行为，并将资料管理工作纳入建设企业的财务规划，以充分发挥质量管理制度的实效性。除此之外，管理人员还必须及时移交建筑项目建立、生产运营、人员劳务、行政管理工作等各环节产生的文件材料，并建立相应的奖惩制度和资料交接制度，以确保不同类别的工程资料均能收集齐全，涵盖实物、照片、文本、声像等多种资料形式，切实保障工程资料质量达到既定标准。

（五）及时收集与整理资料

对于建筑工程项目的建设管理来说，建设企业要有效梳理和搜集工程前期的手续及工程资料，从而确保工程资料管理的有效性。对于建筑工程项目质量情况的真实描述，则可以更加真实、全面地体现出建筑工程的实际施工质量。因此，不论是所用的原料配件的实际质量，还是各分项工程的质量检测报告，均可切实体现出实际施工情况。所以，资料的收集更需要严格按照施工形式及具体进度加以整合，以确保资料具备较高的准确性和及时性。

在对资料收集与整理时，管理人员应做好如下三点：一是要做好对施工现场原材料和机械设备质量检验的记录工作，同时对建筑材料采样送检，并将检测结果准确记录。二是详尽记载各施工环节的具体情况。三是在工程验收阶段，必须做好对资料的收集整理工作，包括建筑地基、基础设施建设的施工状况、工程变更签证方案等。

（六）完善资料的保存机制

一方面，管理人员应做好工程资料的分类管理工作。工程资料繁冗复杂，涵盖面较为广泛，在保存资料时应尽可能做到精准定位，并分门别类对其加以搜集、整合与管理。这样既可以有效保存资料，又便于日后查阅，防止资料缺失。通常情况下，工程资料可以按照准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图和工程竣工文件五种类型归类保存，以此提高资料保存的逻辑性。管理人员在后续装订资料时，也需遵循及时性原则，及时装订和整理，防止漏页、少页的现象发生。

另一方面，管理人员还应做好资料的收集与记录工作。详实、全面的建筑工程资料是工程施工质量的重要保障。因此，管理人员要定期对建筑工程资料开展系统性的整理、收集与存档。建设企业可以安排专职人员负责对各类工程资料的追踪收集、整理存档，同时尽量保障其与建筑项目施工进度相一致。此外，建设企业还应在建筑项目施工流程中及时对错漏或缺失的工程资料加以调整或弥补，以确保建筑施工竣工后的工程资料与实际的施工情况相符。

四、结束语

目前部分企业在开展建筑工程资料编制管理工作的过程中，依然存在缺乏对建筑工程资料的重视、管理机制尚未健全、缺乏合理的保存机制等问题，但是可通过提高各监管部门和施工部门的重视程度、加强监管部门的监管力度、熟悉行业规范、确定编制依据、制定各职能部门的质量管理制度、及时收集与整理资料、完善资料保存机制等优化措施有效解决上述问题，为建设企业形成长效的发展机制添加助力。

参考文献：

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