“十四五”规划下高校财务数字化转型发展研究

汪怡慈

摘 要：财务部门作为管理高校资金的责任部门，财务数字化转型程度直接关系到高校财务管理效率，从而影响学校未来的战略发展。文章首先从师生满意度、财务工作规范化、实现资金管理精细化三个方面对转型必要性进行简要阐述，其次以JL大学为例，介绍该校财务数字化开展现状，阐述实施过程中遇到还需解决的问题，最后为如何顺利實现数字化转型提出建设业财一体化、完善内控流程、提升财务人员素质、加大宣传等方面的建议。

关键词：财务数字化；业财一体化；内控流程；人员素质

中图分类号：F23     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.09.049

自“十四五”规划提出要加快数字化建设以来，建设数字经济、数字社会、数字政府在国内渐成燎原之势。许多地方高度重视数字化建设的发展，如浙江省将数字经济作为“一号工程”。数字化已融入到社会的各个领域。在教育领域，许多高校也积极加入探索建设数字校园的队伍中。财务部门作为高校财务管理的主要部门，财务数字化建设程度直接影响到财务工作效率，从而影响到高校资金管理，进而对高校未来的发展产生深远影响。

1 转型必要性

（1）实现数字化转型有利于提升师生满意度。

高校财务作为服务部门，其服务的对象是师生，秉持一切为了师生的服务理念，立足师生的实际需求，在工作环境、服务态度、工作方式等方面加以优化、创新。实现财务数字化，优化财务系统流程，化繁为简，加快业务处理速度，提高办事效率，无形中也提升了师生对于财务工作的满意度。

（2）实现数字化转型有利于促进财务工作规范化。

财务工作遵循的是按章办事，坚持底线思维。数智财务对会计基础工作规范化程度要求更高。对各项业务规定、办事流程、归档管理加以完善，明确权责，与财务数字化建设相结合，不仅使业务处理更便捷，也保证了处理结果的合规性、数据的精准性。

（3）实现数字化转型有利于学校资金管理精细化，以适应高校战略发展需求。

随着高校教育、科研事业快速发展，项目经费种类、数量快速增长，传统的财务核算、管理模式已不能满足需求。实现高校数字化转型，借助大数据、人工智能等技术，对项目进行批量精细化管理，以对项目投入、产出做出精准分析，有助于做出正确的决策，使高校的各项事业稳定发展。

2 高校财务数字化转型应用及目前存在的问题-以JL大学为例

2.1 概况

JL大学近年来各项事业发展迅速，学科建设方面不断优化学科体系，聚焦本校特色，加快发展双一流学科培育。科研方面在众多高级别项目上实现新突破，成果斐然。与此同时，各项事业经费到账数量逐年攀升，对经费管理构成了挑战，报销手续繁锁等问题日益突出。为提升师生满意度，切实践行一切为了师生的服务理念，同时也为了提高日常工作效率，学校成立数字化改革专班，构建数智服务平台，初步实现“最多跑一次”。其中，财务自助报账等场景应用效果较为明显，财务工作效率有了较大的提升，师生对于财务部门工作的认可程度也有了较大的提高。

2.2 财务数字化开展现状

目前，JL大学计划财务处在数字财务建设上有无纸化业务、线上审批、科研经费来款线上查询及认领、数字档案管理等特色内容。在具体账务处理方面，结合政府会计制度平行记账的特点，在录入财务会计分录的同时，由系统自动生成预算会计分录。

2.2.1 无纸化业务

无纸化业务分为无纸化借款、线上人员薪酬、劳务发放以及电子发票快速报销。

（1）无纸化借款。

无纸化借款主要由校内在编在岗教师在财务平台“我要借款”在线填写借款单，上传合同、缴费清单、采购流程等附件，提交借款人、经办人、经费负责人完成线上审批。如借款人为经费负责人本人，还需要提交至学院（部门）分管领导审批。生成借款单之后，系统将根据电子借款单条形尾号分配至对应核算窗口人员的“无投递”任务中。财务人员通常在三个工作日内完成审核，审核通过的，财务人员打印出对应材料，完成制单，

打印凭证。未通过审核的，线上予以退回并注明退回原因。制单完成后，进行复核，复核通过后提交出纳付款。

（2）电子发票快速报销。

电子发票快速报销旨在避免电子发票重复报销、遗漏查验等问题。师生在财务系统中进入预约报销界面，选择发票快速报销，依次进行电子发票导入票夹、系统自动查验、录入报销单、将相关的电子发票从票夹导出绑定至该报销单、完成线上审批等步骤，生成报销单，通过系统自动分单分配至对应尾号人员端口的无投递任务中。后续制单过程同无纸化借款相同，不再赘述。

（3）劳务、工资、酬金等发放。

教师登录财务系统，选择进入劳务申报，按发放对象类别来进行选择。人员类别分为校内和校外。如发放为校内教师的工资薪金、科研绩效等，选择校内申报；给学生发放奖助学金等，选择学生薪酬申报；教师给校外单位人员发放劳务以及从科研经费中给项目组学生发放应税劳务的，选择校外人员劳务申报。录入金额均为税前金额。录入完毕后提交线上审批。后续步骤与其他无纸化业务相同。预缴税方面，在报销审核制单时，系统自动根据发放类别，结合个人所得税法规定，自动计算税额。

2.2.2 预借票据业务

借票负责人登录财务系统，进入预借票据模块，点击新增申请，根据对方单位、款项性质等选择开具票据类型，在线填写项目信息、合同金额、开票金额等，保存生成预借票据申请单，并打印。打印出的预借票据申请单经借票责任人、经办人签字，部门（学院）加盖单位公章后，随同合同附件等一并上传，经计财处票据审核岗审核后，开具相应票据，并及时入账。后续到款或需交回票据，借票负责人进行来款认领，办理相关手续，财务及时完成冲账。

2.3 科研项目到款线上查询、认领、入账业务

经办人可先通过手机进入计划财务处微信公众号，或通过电脑登录校园财务综合服务平台，查询来款。核对确认无误后，认领来款。打印来款认领流水单后，至科技处办理科研项目立项，而后凭认领单和建账单，财务开具发票后，由开票人员统一提交负责科研经费入账的财务人员进行账务处理。

2.4 学生学杂费收取及票据开具

以往学生学杂费收缴流程由学生通过网银、微信转账等方式将学杂费先缴入学校账户，学校统一开具纸质非税收入票据，并定期核对款项，将款项上缴财政，并前往财政票据中心核销票据。这种做法一方面中间环节较多，浪费资源和时间，另一方面由于涉及人工核对因素，准确率可能有所影响。如今的学杂费收缴将该校学费系统接入财政公共支付平台，学生缴费后即可在电脑、手机等获取财政电子票据，并实现线上上传资料核销，替代了传统的现场核销，减轻了工作量，节约了时间，提升了满意度。

2.5 线上审批

师生可利用手机或电脑等登录财务审批系统，设定或修改电子签章，对各项经济业务进行审批，在线查看业务审批情况，包括待审批、已审批、已驳回等。此举突破时空限制，解决签字难问题，让数据多跑路，让师生少跑路甚至不跑路，节约了审批时间，提高审批效率。

2.6 數字档案管理

JL高校目前已实行财务凭证影像化，将装订成册的财务档案及时扫描进财务系统，查阅人员可通过登录财务系统，点击财务查询中的凭证查询，即可查看凭证及附件等材料。

3 实践过程中遇到的问题

（1）系统对接有待进一步完善，数据有待标准化，业财融合有待进一步深化。财务系统与其他相关部门的业务系统还未形成完全对接，具体表现在各自系统内的数据统计口径不一致，不能自行精确转换成需要的数据，需要师生反复核对或补充材料。如科研院现有的科研管理系统中的数据和财务来款管理系统中的数据统计口径、分类并不一致，导致处理项目立项时出现经费重复认领、入账等问题，需要再次与项目负责人核对，并作对应的更正处理，降低工作效率与准确性，不利于日常管理。又如电子发票自动查验，有部分区块链发票还未能在高校财务系统中实现自动识别、查验及绑定，还需教师前往地方税务局的对应平台上查验，财务人员手动绑定，增加了双方的工作量，同时可能还存在有遗漏绑定等问题，从而导致电子发票重复报销。此外，还有学杂费数据在校内部门间的对接问题，当前还是由教务、宿管中心等在各自系统中完成对学分的统计和核对，审核无误后纸质稿经分管领导线下审批后交予财务学费工作人员，学费窗口据此计算学费、住宿费金额，并进行手动统计，逐条核对，无误后方导入学费系统，此过程耗费大量的时间和精力，同时受到业务人员处理数据能力的限制较多，准确性也会有所影响，处理不当可能会对学校收入造成损失。

（2）办事流程有待完善、优化，内控执行力度有待加强，财务稽核水平有待提升。目前学校虽有内部控制手册，但实际执行效果不佳，与相关业务系统的嵌入程度还有待深化。以固定资产购买为例，从非科研经费中支出固定资产，原则上应先进入采购中心平台中走采购流程，之后根据合同上关于付款及发票等的约定，选择借款或者报销。凭发票报销须先办理入库手续。然而在实际操作中还是会时常出现后补采购流程或入库单等内控不规范情况，尚未实现真正最多跑一次，同时原则上也有违内部控制流程，相关部门对于这方面的执行和监督还不够，未能将流程有效嵌入至采购、资产、财务系统。又如差旅费报销，当前仍采用线下审批方式填写出差审批单，可能会出现先出差后补出差审批单、漏签字、签字不规范的情况，还是需要老师重复跑，报销效率降低。此外，在预借票据流程中，须两次上传预借票据申请单，且签字还须手动签字，遗漏签字或签字不规范的情况不可避免，财务审核做账环节又是采取人工审核的方式，工作量大的情况下，对于签字的审核不够严谨、细致，容易产生审批不合规等管理问题，效率下降。在财务稽核方面，目前还是采取传统的人工稽核方式，且大多数为事后复核，而财务的日均制单量维持在几百份的水平，复核工作压力大，只能逐份复核票据、签字是否齐全，账务处理是否正确，无法深入发现诸如同笔业务分拆、关联方交易之类的问题，形成管理漏洞。例如同一家单位同一份合同的技术服务费用，总金额已达到须走采购流程的标准，如今按阶段分拆成几个小金额，生成不同尾号的报销单到不同窗口报销，每个报销窗口对应的是不同的复核老师，各自只关注手头需复核的凭证，对于业务分拆的警惕性不高，造成该笔经济业务应走采购流程，而未按规定进行采购，与实质重于形式的会计信息原则相悖，降低会计信息质量，不利于后续决策分析等管理活动的开展。

（3）财务人员综合素质尚待提升，观念有待转变。大部分财务人员的观念目前还是只停留在传统的核算层面上，认为财务的工作职责只要算对账即可，对于财务会计与预算会计的账务处理内涵及区别、预算会计分录等数据的生成原理理解还不够深刻，无法将核算与部门内部其他业务诸如预算等很好地联系起来综合掌握，在数据分析、决策方面以及数据在财务系统中的流转过程缺乏了解和把握，对于财务数字化了解不够。以JL大学财务为例，该校财务日常核算工作量大，基本都为常规业务，核算人员都为劳务派遣人员，这些人员只清楚核算这一块的流程及签字等要件，对于经费额度的比例限制、经费额度调整、项目中直接经费与间接经费之间的分类并不熟悉，导致老师在咨询除核算外的其他业务时，前台人员无法回答，最后还是要询问对应的预算人员，增加了双方的时间成本。此外，师生在财务预约报销系统录单子时，难免会出现签章如何设置、录单授权、电子发票如何在系统中正确查验及绑定等问题，而系统维护员只有少数，核算人员只知在账务系统完成账务处理，不熟悉教师端口的财务系统操作流程，师生提出的疑问无法在这里得到一站式解决，只能每次咨询系统维护人员，增加了系统维护人员额外的工作量，降低师生满意度，而核算人员也无法获取财务系统的新知识，对于核算人员自身进步不利，同样也对财务数字化建设整体发展不利。

4 建议

（1）结合信息化建设要求，完善各项制度，优化流程，与系统相嵌合，并严格执行。财务部门可将主要业务进行全面梳理，在此基础上，引入诸如流程自动化机器人（RPA）及智能稽核等系统，提高常规业务处理的工作效率，保证业务处理的合规性和数据准确性，增强内控有效性，提升会计信息质量。如差旅费报销中的出差审批问题，须严格遵守“先审批后出差”的原则，引入出差线上审批功能，与差旅费报销系统相内嵌，并按规定在系统中事先设置流程，之前未审批的，不得报销差旅费，由系统自动退回单据，将政策执行落到实处。对于资产报销时后补采购流程的情况，应借助数字化技术事先在财务系统中设置好流程，应走采购流程而未走的，由系统自动识别并退回，走完流程后方能进入实资处入库、财务处报销的流程。再如在财务稽核这一方面，引入智能稽核系统，根据有关规定在稽核系统中预先设定好业务流程以及对于异常业务的预警规则，快速、精准锁定报销单、记账凭证、账簿等的存疑或明显违规之处，根据预警层级采取不同处理措施，具体有在对于师生填报生成的报销单，先由系统自动根据内置的规则进行预审，明显不符合规定的，直接自动退回，没有疑问的进行下一步，在做账过程中，如有错误，可弹出警告提醒会计审核人员，并进行相应处理，实现事前、事中、事后全過程控制，提升会计管理工作水平，保证会计信息质量。在日常系统维护方面，制定部门信息化建设相关文件，明确日常系统数据维护、网络安全维护、应对突发事件的处理等事项，做到有据可依，使得工作更加规范化。

（2）促进业财融合，建设一体化数字平台。将业务系统与财务系统相融合，做好数据对接，逐步实现业财一体化。高校应明确各部门之间的业务流程衔接点及须对接的关键数据，统一数据标准及口径。如将资产采购审批系统、入库系统与财务无纸化报销相结合，均在线上进行，做到采购、入库、财务制单一体化。在此过程中，需要明确资产采购、资产入库、资产报销环节中所涉及的关键数据及三个业务系统之间的数据勾稽关系，确定需要对接的数据，如资产报销中需要提取的入库单号及采购任务书编号，涉及政府集中采购的，还要提取财政确认书编号，经过数据的转换等，从采购、资产入库系统中自动导入财务系统，实现制单精准化、自动化，使师生切实体会到数字化应用的便利性。又如电子发票查验，可通过与税务机关沟通，促进税务系统数据与财务系统对接，通过数据转换等，将区块链电子发票纳入到无纸化报销的查验范围中，让各类电子发票报销更便捷。再如科研院、教务处等部门与财务系统之间的对接、融合，提高了科研经费、学杂费收缴等的确认、核算的效率及准确性。在与财政部门对接中，可结合当地实际，将高校财务系统与财政部门的预决算一体化平台对接，实现拨款、用款、报表生成在同一个平台完成，提高预算执行率及工作效率，保证预算支出的准确性。除此之外，业财一体化的实现还能提高数据分析的准确性。所以，建设业财一体化平台能充分发挥财务数字化的独特优势，促进财务管理高效化、精细化。

（3）转变观念，对财务人员加强日常业务处理、系统等方面培训，全方位提升财务人才队伍素质，打造复合型人才队伍。财务部门应定期举行业务例会，及时梳理在日常业务处理时系统所存在的问题，结合有关政策制度，提出解决方法。在系统学习方面，财务人员可通过平时自学、部门培训、财务微课的讲解，除了对自身业务涉及的操作模块熟练掌握外，还应当对财务系统整体的操作原理、流程及数据流转有更清晰、全面的认知，深入学习数据分析等内容，懂得如何充分利用数据来做全面的分析，从而做到精准决策。同时，财务人员还须转变传统观念，职能逐步由单纯的核算数据向分析数据转换。在财务业务学习方面，财务人员须及时认真学习政策制度，深刻理解政府会计制度等的内容，夯实基础，在实际工作中深入思考，并做出正确的处理。此外，部门可以将申报、结题的课题量、发表论文数、考取职称情况纳入考核内容，以提升人员积极性。

（4）加大宣传力度，让高校师生对于财务数字化转型的内涵及意义有更深刻的理解和认识，更有利于财务日常工作的开展和管理。在财务数字化转型过程中，财务部门作为牵头部门，其中所起的作用固然重要，但更重要的还是靠广大师生对于财务数字化工作的理解和接纳。对此，财务部门可借助微信公众号等平台，通过推送财务微课等形式将财务系统的构成、各模块的功能、操作流程等进行全面细致讲解，让师生对于财务数字化建设情况有更详细的了解，对于财务系统的操作更为熟练，切实体会到财务数字化带来的便利性。同时，师生也可通过观摩课程、系统日常使用的过程，将存在的问题反馈给财务，财务根据反馈，结合实际，不断完善、升级系统，优化流程，促使高校财务数字化发展更上一层楼。

5 结语

当前，数字技术已悄然推动经济社会的深刻变革，并逐步渗透到财务管理领域。十四五规划的提出更是成为其发展的助推器。众多高校财务顺势而为，将数字化改革作为工作重点。在文章中，先从师生服务、流程规范、资金管理三个方面阐述了高校数字化转型的必要性，而后以浙江省内JL高校为例，从介绍系统开始，对实现数字化过程中所存在的问题进行详细分析，最后针对上述问题，提出相应建议，以期能为数字化转型发展之路提供借鉴。

参考文献

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