加强事业单位档案管理信息化建设的方法策略

庞素霞 山东省菏泽市东明县民政局

事业单位在政府工作中扮演着重要角色，而事业单位的档案管理工作是保障一切工作顺利开展与落实的基础。随着社会经济水平的不断提高与社会主义市场经济建设的持续推进，我国事业单位改革的进程不断加快，事业单位档案管理工作的难度逐渐提高。在新形势下，传统的档案管理方式已经无法满足实际发展需求，对此，相关单位要提高重视，制定高效的档案管理策略，加快档案管理信息化建设工作的落实，提高事业单位档案管理的质量和效率。现对加强事业单位档案管理信息化建设的方法策略进行探究。

事业单位档案是对单位内部的人、财、物、事等多方面工作的真实记录，在领导决策、工作考查、机构改革、保障职工合法权益方面有着非常关键的作用，同时其也是保障事业单位不断完善自身监督体系，有序开展工作的基础。另外，其在国家档案资源体系建设方面也有着较高的价值。目前，大部分事业单位对档案管理信息化建设的重视程度不足，且存在内部职工综合素质较低、软硬件设施不完善、管理制度缺失、监管手段落后等问题。但伴随当前信息化技术的发展以及自动化办公模式的不断普及，档案管理信息化建设工作逐渐融入事业单位档案管理工作中，这也表明当前事业单位需要对内部工作做好重新定位，实现转型升级。

而在此关键工作节点上，事业单位需要精确了解传统档案管理工作中存在的问题，制定高效的改进措施，以提高工作人员的综合素质，优化档案管理制度，调整档案管理模式，为档案管理信息化建设工作的开展创建更多优势条件，进而提高事业单位档案管理效率，使其顺应新时期社会主义市场经济的发展需求，做到内外同步革新。

加强事业单位档案管理信息化建设的现实意义

事业单位是将政府职能作为根本宗旨，且具有公益性的单位主体，一个优质的事业单位能够极大地推动社会公共服务高质量发展，这也间接性地证实了事业单位存在的必要性和重要价值。而事业单位的档案管理工作则直接影响着事业单位人才招聘、管理等工作的开展以及自身职能的发挥。现如今，社会不断发展进步，事业单位的规模体系逐渐壮大，工作人员数量大幅增加，导致事业单位档案管理模式难以满足现实需求，传统管理方式暴露出一定问题。比如传统手工记录的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力和物力，甚至需要占用大量的时间和空间成本，时间久了还会出现档案信息错误、档案丢失、档案泄露等诸多问题。

而在信息化背景下，逐渐成熟的信息化技术为当前事业单位档案管理改革优化奠定了坚实的基础，同时也为其提供了充足的技术支撑。从实际反馈情况来看，在信息化发展背景下对档案管理工作进行优化具有划时代的意义，这也是未来社会发展的必然趋势。传统的档案管理方式落后，档案管理机制单一，档案信息收集渠道局限性较大，信息集成、分析、评价体系不健全，这些问题需要相关单位提高重视，积极寻找解决办法。

事业单位档案管理信息化建设的优势

在档案管理中融入信息化技术能够延长档案保存的时间。事业单位在日常工作中会产生大量的档案资料，而且这种档案资料基本以纸质材料为主，如果将纸质材料长时间放置在指定环境中，没有及时整理或打扫，很容易造成材料损坏；或者是在遇到突发情况时，海量资料难以在第一时间得到保护或转移。而信息化档案管理方式的利用可以使档案数据通过后台系统直接传输到指定硬盘或移动端平台中，不仅不会占用大面积的空间，还可以实现档案资料实时调取，非常方便。而且现在大部分系统都有备份功能，即使数据被损坏或误删，也能通过平台进行数据恢复。

此外，在档案管理中融入信息化技术能够提高档案资料的便携性。在传统的档案管理模式下，大部分档案都是纸质形式，外出工作时携带非常不方便，尤其是在档案调取时，需要逐一进行核查。而在信息化档案管理模式下，只需要将资料储存在系统或U盘当中，这样不仅可以实现实时查找，还能在线上实现远程传输，提高档案的利用效率。

加强事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题

信息化档案管理制度体系不完善

根据目前的发展情况来看，事业单位的档案管理工作表现出明显的不足，主要原因就是信息化档案管理制度的不完善。并且，根据目前档案管理信息化建设工作的开展情况来看，完善信息化档案管理制度的主要目的就是对档案管理工作进行规范化的管理，并结合完善的档案管理体系将信息化技术融入档案管理工作中。但是目前大部分事业单位并没有意识到档案管理信息化建设工作的重要性，虽然大部分事业单位制定了相应的管理制度，但是许多制度如同摆设，并没有起到实质性的作用，档案管理人员的实际操作也与制度中规定的内容不符，这使得档案管理工作人员在工作时具有一定的随意性，无法满足目前档案管理信息化建设工作的需求，导致档案管理信息化建设工作的效率一直无法提高。

没有意识到档案管理信息化建设工作的重要性

随着我国经济社会的飞速发展，档案管理信息化建设在事业单位发展过程中起着至关重要的作用，与此同时，各行各业都开展了不同程度的档案管理信息化建设并取得了很大反响。虽然目前我国信息化程度不断加深，但是信息化技术在事业单位并没有得到深入的应用，事业单位对信息化建设的重视程度较低，这就从根本上导致事业单位档案管理信息化建设工作的落实效果不理想。当前，事业单位传统的档案管理模式已经无法满足时代的需求，在人力办公的模式下，档案管理工作的出错率很高，并且，随着时代的发展，大部分档案资料还面临丢失的风险，这从根本上给事业单位的档案管理工作带来了很多的问题。

工作人员信息化水平较低

从目前出现的种种问题来看，大部分事业单位档案管理工作人员的专业程度较低，档案管理人才队伍建设存在很大的缺陷。首先，事业单位档案管理工作人员的信息化水平不高，对工作不认真；其次，在档案管理工作方面，事业单位没有认识到对工作人员进行信息化技术专业培训的重要性，忽略了对工作人员的培训，这就导致虽然事业单位内部开始了档案管理信息化建设工作，但是工作人员的工作水平和专业能力却没有得到切实提高，无法满足档案管理信息化建设的需求。

加强事业单位档案管理信息化建设的具体措施

优化档案管理信息化系统平台

事业单位档案管理信息化建设工作的核心内容之一就是加强档案管理信息化系统平台的设计工作。在对信息化系统平台的各项功能进行优化时，应该着重使用多种档案信息资料数据采集工具，保障信息收集的多样性和完善性，这样也有利于信息化系统平台可以及时收集到单位内部以及各种业务系统中的归档资料数据，从而实现对其的有效收集、利用、鉴定等，提高档案管理的效率和质量。

在实际工作开展中，可以从以下几个层面展开：在初步构建电子档案文件资料形式的过程中，可以将档案资料文件的起草流程、流转流程等进行连接，然后利用系统平台的档案接口与采集引擎做好对接工作，最后根据档案资料的归档要求对其进行预先归档；对于档案管理流程，需要结合档案管理信息化建设标准，做好档案资料的系统化采集、分类管理、检索查询、鉴定统计、专题编研等工作，完善档案管理工作体系；档案资料的长期管理工作需要根据事业单位档案管理的现实需求进行，对数据管理、长期存储、数据防伪等工作进行优化，或创建出功能更加丰富完善的档案管理平台，做好对各种档案资料的集中化管理，减少问题的出现，保障档案管理工作规范化、高效化。

提高档案信息化管理的标准性和安全性

要想促使当前事业单位档案信息化管理工作实现标准化发展，就必须充分根据事业单位的实际情况制定更加完善的档案信息化管理体系，明确事业单位档案的分类、格式、编目、归集、整理等工作的标准，进一步提高档案数据的规范性与安全性。档案信息化管理工作会涉及大量复杂的单位内部档案资料，所以更应该注意凸显档案信息化管理的安全性。对于事业单位档案信息采集工作，首先要对内部资料进行明确划分，特别是一些涉密或机密文件，需要按照标准对档案进行归类、采集以及后期存储载体的转换，保障档案的安全性；其次，要对事业单位内部档案资料的制作收发、复制传递、保存使用等环节作出明确规定，涉及机密文件的，要按照保密规定进行，最大可能避免资料数据丢失、泄露等问题的出现。除此之外，要做好档案管理信息化系统软件、硬件的升级维护工作，特别是要做好档案资料备份工作，防止系统长时间不更新而发生数据丢失的问题。对于一些内部资料的销毁，应严格按照电子档案管理标准执行，按照特定程序逐步进行，防止风险发生。

加大资金投入，强化信息化基础设施建设

为全面落实事业单位档案管理信息化建设工作，首先，当地政府以及相关单位要引起足够的重视，并适当地加大资金投入，为后续建设工作的开展提供坚实基础。另外，还可以为其设置专项资金。政府除了要投入资金以外，还要带动相关单位进行投资，并把建设资金纳入预算中，从而利用多方力量推动事业单位档案管理的信息化建设。其次，在进行档案管理信息化建设时，要对相关设备进行更新。由于整体工作模式和档案管理机制的变化，传统设备已经无法满足档案管理工作需求，对此，相关部门要依据管理模式选购专门的设备，并配备专业技术人员开发对应的工作系统，从而对事业单位的档案进行信息化、统一化和规范化管理。在档案管理信息化建设过程中，相关部门应购买电子档案管理设备，同时还可引进专业人才或对现有人才进行培养，使其熟练掌握档案信息化管理能力。再次，强化信息化基础设施建设，实现信息化档案管理。领导或工作人员可以在单位用手机将档案实时上传到数据库进行识别检查，这种方式能够自动录入档案，方便快捷，且出错率低。最后，提高档案管理人员的信息化素养，使他们能更好地工作，提高工作效率。

打造专业信息化档案管理团队

当前事业单位档案管理信息化建设持续深入，但是面临着相应人才短缺的问题。如何提高信息化档案管理的实际效率，怎样采用全新的管理模式进行档案管理，是相关单位在加强专业信息化档案管理团队建设过程中需要着重思考的问题。为切实提高工作人员的信息化水平，相关单位可以根据自身工作模式和档案管理信息化建设需求制定对应的培训机制，引进相关技术人才对现有工作人员进行系统化的培训，在提高工作人员信息化水平的同时，增加其知识储备。另外，还可以举办技术交流会，让不同单位的工作人员进行沟通交流，相互借鉴，提高自身的专业水平。单位内部还可以开设线上学习课程，方便工作人员随时随地进行学习，从而打造一支高素养、高水平的事业单位档案管理人才队伍。

健全信息化档案管理法律体系

虽然当前事业单位档案管理信息化建设正在全面进行，但是针对此项建设工作的相关法律体系和规章制度却不是很完善。相关法律体系和规章制度是档案管理信息化建设的重要保障，相关单位要引起高度重视，并积极制定具有针对性的规章制度，确保后续信息化档案管理工作有章可依。在制定相关规章制度前，要对不同地区进行调查分析，掌握事业单位档案管理工作的具体特点和实际要求，从而为制度的完善提供参考，同时保障规章制度的内容有较强的针对性。另外，还要对工作人员的基本义务和相关责任作出明确规定。在全新制度落实前，可以先选择部分地区进行试用，根据反馈对制度进行优化和调整。

综上所述，面对档案管理信息化建设的必然趋势，相关事业单位务必要提高对此项工作的重视程度，积极高效地解决现存问题。事业单位要基于现实角度和未来发展方向构建完善的档案管理体系，搭建与之匹配的档案管理信息化系统平台，优化系统内部各项功能，满足其日常工作需求。除此之外，还要构建信息安全监控机制，保障各种档案信息传输、录入的安全性，提高档案管理人员的信息化水平和专业水平，使其在发现问题时能够第一时间作出应对，进而推动事业单位档案管理质量和效率的提高。