E企业费用管理体系研究

郑雨晨

摘要：对于企业的财务管理而言，费用管理是不可或缺的一部分。在国家提倡节约，遏制浪费的大背景下，企业的内源节支是实现效益提升的管理手段之一。目前，对于集团型企业而言，集团总部的管理层关注的是如何进行降本增效，合规经营。因此，提高费用管理的能力，发挥保驾护航的作用，利用企业财务管理工具，为长短期决策提供有利的支持。在信息化的时代，大多数企业可以利用科技化、智能化等技术，对大数据进行收集、整理和分析，给企业带来便捷的同时，也对企业管理提出了更高的要求。从目前企业运营过程来看，费用管理依旧存在不少问题，比如，费用预算与企业战略脱节、费用合规意识淡薄、费用控制执行不精准、信息系统不完善等。针对涉及的问题，文章从企业的费用预算应当结合企业的战略目标、不断加强员工费用支出合规意识、建立完善的费用考核机制，以及加强财务信息系统建设等方面进行了研究探索。通过理论指导实践，同时在实践中不断改进并加以完善，促进企业稳步发展。推动企业在中国市场上，乃至国际市场上具有更大的竞争力和更多的话语权。

关键词：集团企业；会计信息化；费用管理

一、E企业费用管理的概况

（一）目标设定

企业在费用管理过程中，首先为实现企业的短期战略目标而努力。在开展费用管理工作时，实现费用动态管理，以月度、季度为周期，科学设定费用管理目标，将动态费用管理工作落实到位，合理控制费用支出，从而提升整体财务管理水平。

早期E企业费用管理主要是在目标制定的过程中，对于外部数据的获取相对困难。通过集团财务云平台，利用连接外部的公共云以及内部的私有云，就可以获取外部的行业数据，同时也能够获取内部生产、财务、销售等相关数据。然后针对内外部数据进行SWOT分析，就可以聚焦费用预算的总体目标。SWOT分析工具在进行战略分析中，可以从内、外部两个角度进行处理，一是分析其外部环境，通过波特五力模型，从其相对应的五个维度来对企业的机会与威胁加以分析。二是按照企业内部的数据信息，从而分析自身的优势与劣势，以此来明确企业的实施战略，并且将战略作为基本导向，这样才能够表现出企业的根本战略目标。

企业需要提高费用管理的认知水平，与战略成本管理的要求相结合，运用战略思维，将成本费用与同行业市场环境进行对标，促进企业合理配置资源；同时将省下的资金投放在企业抗风险的资产上，从而提升企业竞争力。

（二）管理方法

1.制度管理

在国家法律法规的大框架下，企业管理的各个方面都需要有规则、有依据，可谓无规则不成方圆。在企业的费用管理中，制度规范了费用标准、审批流程、费用使用人员范围等相关内容。

2.计划管理

各成本中心为一个预算单位，按照年度工作计划，制定预算单位的年度费用预算，经过“二上二下”的沟通方式进行费用使用额度协调分配。

3.定额管理

根据费用管理规定，每项费用均有标准，对部分费用根据其特点采用定额管理的方式给予资源支持，超过定额的经济业务要分析超标准的原因，判断其合理性后再作处理。

4.精细化管理

在信息化时代的洪流中，对于企业的变动费用，可以通过精细化管理，把费用项目的颗粒度把握的更加精细准确，力争节省下每一分不该花的资金。

（三）管理内容

E企业对费用支出主要从预算管理、合规管理和费用考核评价进行全面管理。

1.预算管理

根据上年实际发生的费用金额和本年工作计划，对年度费用支出做出总体预算安排，再分解到各成本中心。

2.合规管理

什么钱该花，什么钱不该花？在企业执行过程中，业务部门要有合规支出意识，财务部门要对业务支出进行合规审核，对于不符合规定的，有权予以拒绝。

3.考核评价

企业应当阶段性对各成本中心进行预算执行分析，同时，与考核绩效评价挂钩，做到奖惩并举，起到引导示范作用。

二、费用管理的流程和管控的关键点

（一）费用管理流程

费用管理的流程是通过每年第四季度编制费用预算；待权力机构批准后，下达预算年度金额。企业根据需要，可以“分步式”下达预算，也可以全部下达预算；在业务发生时，对费用进行预申请；再对审批后的费用进行报销支付；费控平台可对支付后的单据进行推送，到达核算平台记账；最后核算平台将准确无误的数据推送到预算平台进行分析考核。

（二）管控关键点

企业利用预算管理手段，建立费用管控体系，通过事前、事中、事后全过程管理，对于业务过程中的出现的各种浪费及时发现并对其进行纠正和消除，从而帮助企业降低费用支出，提高整体利润水平。

1.事前

E企业对于费用管控，采用事前编制费用预算，利用智能财务平台中预算编制模块，按照集团的总体发展战略和年度的经营指标，对各成本中心发放同期费用支出实际情况，便于成本中心编制下一年度预算。

在預算编制时，结合企业战略目标，采取费用增长不高于收入增长的原则，对费用支出进行总体安排。同时，对不同成本中心分配额度，按照贡献度大小原则进行差异化分配。即使成本中心报送了下一年度的费用预算，财务部门对各成本中心之间进行调整，向可以为企业创造效益的部门倾斜。预算编制结果直接影响当期的费用支出，因此，资源分配应当谨慎。

2.事中

企业运营过程中，对预算执行管理，可以按照分布下达预算的方式进行控制，对于部分费用预算可以按月按季进行释放，有效提示使用部门企业的资源是有限的，要对当年重点项目适当支持。因此，在执行过程中，需要全方位管理，进行追踪、监管和提示，提高各部门费用预算执行效果。

另外，在执行过程中，经常发生费用预算调整等工作。作为大型的企业集团，由于日常的生产经营业务数额相对较大。所以，E企业就需要利用财务云平台来做好财务、成本以及资金管理，并且结合对应的模块，将其相互联系起来，从而精准把控各模块之间的联动关系，通过费用管理系统，有效的预算控制和调节每一个模块。

E企业通过费用管理云平台，有效连接了财务部门与业务部门。当发生业务支出时，平台以通过预设的预算金额为上限，控制费用在预算内支出，同时，数据通过平台直接到达财务部门，及时对实际发生数据进行监控与指导，进一步加快业财融合。当预算可用额不到百分之二十时，费用管理云平台就会进行预警，以“红黄灯”的形式提示业务部门。超出预算支出的部分会被冻结，所以相关责任人和管理人员应随时查看预算的执行情况，并且做好预算支出的合理安排，从而将费用控制在数据范围之内。不难看出，在费用管理云平台使用之后，有效提升了费用管理的可靠性、相关性和实时性。

3.事后

以费用预算为目标，应当关注执行部门，对费用执行情况进行分析和考核，预算考核作为企业实现激励约束的重要方式之一，应用时需关注费用预算是否超出预算，是否存在节余现象，并查找预实差异的原因。将执行结果与绩效挂钩，提高每位员工的参与度，从而提高费用管理水平。

E企业通过建立智能费用管理系统，将业务、财务部门连通，初步做到了业财融合。在财务部内部，将报销中心、财务核算中心、数据中心以及财务管理中心连通，使每一个员工都能通过费用管理系统查看年度费用支出情况。同时，财务部门可以看到企业或个人的支出情况，并加以分析，将分析的结果与年度绩效薪酬挂钩，将员工的实际经济利益和企业的经营业绩直接挂钩，这样就可以满足预算的有效考核。

通过考核结果，财务部门会对企业的整体资源进行有效分配。将有限的资源，用到更加合理的地方，避免造成浪费，促进企业更好发展。

三、费用管理的现状和问题

（一）费用预算与企业战略脱节

企业战略是通过合理分析企业内外部环境，对企业未来生存与发展指明方向，费用预算是保障企业战略实现的一部分。所以，重视费用预算对企业的发展战略尤为重要。各成本中心的预算编制人员应当了解本中心的工作计划和企业的发展战略，但由于部分成本中心的人员缺少信息交流渠道，对企业的发展战略与实际情况不了解，同时，亦无法获取企业外部的信息。因此，产生了信息不对称的情况，难以合理编制企业的费用预算，难免会脱离企业战略目标，导致费用预算与企业战略出现脱节的现象。

每年底财务部组织总公司职能部门编制下年度费用预算，编制依据是预测本年利润率和1-10月实际执行数相结合的方式，这种方法均采用当年数据为基数，编制下一年度费用预算，脱离了下年的工作计划，与业务规划匹配度低，难免会出现预算偏差。在项目的费用管控上，各项目缺乏明确的费用使用目标。导致年度内费用超支情况频出，各部门频繁增加预算，增加了财务人员的工作量。

（二）费用合规意识淡薄

部分员工费用合规意识淡薄，超范围开支、超标准开支、虚假列支甚至越权审批开支，不重视企业收入费用使用效率。在业务发生之前与财务人员就支出项目有效性和合规性缺乏沟通，致使事后不好处理费用支出项目及业务部门和财务部门之间的关系。

（三）费用控制执行不精准

目前的科技手段可以使企业财务管理实现数字化、智能化、精细化，促使企业对费用成本管控的颗粒度更小、管控手段更精准，从而提高费用管理水平。但在E企业里，费用管理的颗粒度还不够细致，无法将费用管控精准到单个成本中心、费用项目，以至于无法快速提供企业管理层需要的费用数据，难以达到精准管理的目的。

（四）信息系统不完善

目前E公司的财务系统分别有费用报销系统，费用预算系统，用友账务系统，但各系统之间集成不到位，非无缝连接，预算系统目前的编制功能非常弱，更多的只是在费用报销环节进行监控，利用预算科目控制费用支出，但预算系统内的预算使用，并不与年度考核相挂钩。

日常的费用分析报表，无法提供有效支持、效率较低，基本全靠人工完成，财务人员从账务系统中导出明细数据，根据预算对费用进行各职能部门、费用分类等归集，再根据管理需要深入分析。各系统基本无法提供制式报表。全人工的操作，准确性及时效性均无法得到保证，效率较低。在做同比分析或多年度的趋势分析时，更需要耗费大量的人力和时间，无法有效支持业财整合和业务伙伴的财务目标定位。

四、费用管理体系建设的建议

（一）确定与企业发展相一致的费用管理目标

工作思路：从目标管理及考核配套入手，基于合理的资源分配逻辑，定性定量的目标导向，匹配董事会目标，建立全考核体系。

编制预算时，确定适当的年度费用支出率，配合各职能部门年度工作计划，这些部门的费用多为固定费用，与业务达成的线性关系不大，将采用预算定额管理的方式。

E企业在基于财务员的费用管理体系的建立健全中，其主要包含了委员会、预算工作组、基础业务部门和对应的财务部门，而核心就在于费用管理云平台系统。在费用管理系统中，通过财务云平台的合理使用，就可以将外部的环境数据后期，并且与内部的经营数据以及财务数据相互结合起来，这样就可以提供数据方面的决策依据，服务预算目标的制定以及预算工作组的预算编制工作。

E企业中的管理委员会、预算工作机构以及相对应的业务部门和财务部门，通过费用预算云平台就可以实现相互之间的对接，这样就可以满足预算的上传下达，同时也可以确保预算的监督、反馈与调整，将其中重复的、多余的环节剔除。通过财务云共享模式的应用，E企业费用管理也将传统的体系框架打破，通过费用管理云平台，基础财务基础，这样就为集团提供了全面的服务，实现管理层级的简化，最终满足相互之间预算信息的交流与传递，同时也将集团预算流程功能的重叠问题消除，从而帮助企业节约预算管理成本，实现管理效率的全面提升。

（二）加强企业员工费用合规意识

为贯彻落实中央八项规定精神，强化合规意识，严肃财经纪律，加强企业员工费用支出合规意识，特别是业务人员。强化预算管控、审批管理，严格交易真实性管理，并将其纳入内部审计重点内容，加大监督力度。同时，加强企业宣贯工作，将费用合规意识贯彻到每位员工，特别是一线执行操作的员工，使各项规章制度入心入脑。

（三）建立费用使用考核机制，完善费用闭环管理

建立完善的费用管理机制，形成以费用预算、审批控制、合规支出、以及年终对费用指标执行情况进行分析考核的闭环管理过程。更好的引导成本中心对费用支出的行为，创建节约型的组织，推动企业实现战略。对于执行率高的单位，给予适当资源支持；对于执行率低的成本中心，给予适当惩罚。

（四）加强信息系统建设，提高费用管理效率

建设信息系统来全面支持费用管理就是至关重要的环节，这样才可以确保费用管理的实时性、科学性与准确性。为了更好的研究集团企业的费用管理问题，从财务信息化整体蓝图进行描绘及规划。将费控系统、预算系统、账务系统打造为一体化系统，从费用立项申请、预算锁定、款项申请、預算占用及释放、会计核算、财务报表、费用分析报表等，希望通过系统实现自动化、智能化，从而释放人力，提高管理有效性及工作效率。同时，根据业务需要可将信息进行协同共享，将资源进行有效分配，避免造成浪费，促进企业更好发展。

五、结束语

总而言之，伴随着企业现代化管理水平的不断提高，对内部控制的要求也在持续提升，这就需要落实费用管理。因此，作为集团企业，就需要真正的将费用管理和现有的财务云平台结合起来，这样就可以将费用管理真正落到实处。因此，集团企业基于财务云平台的合理使用，就可以找到集团运行过程中出现的各种问题，从而通过财务云平台的合理使用，最终减少费用管理带来的影响，以此来促进集团的可持续发展，真正实现与时俱进。

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