企业内控体系在信息化管理下的改进

牛飞飞

虽然有许多企业依据新发布的制度规定将信息化管理运用到内部控制的管理和分类之中，但仍旧发现许多问题。本文从内部控制的视角入手，分析企业在良好的内部控制制度下关于信息化管理的管理和使用方面存在的问题，为优化信息化管理提出一些针对性较强的对策建议。

伴随着国家此前发布的相关制度规定，企业的内部控制逐渐有章可循。信息化管理作为企业经营总和中重要的构成部分，新的制度规定使其正式纳入总经营的管理和使用中。众所周知，信息化管理是切实保证企业维护正常运转的前提条件。国家此前相继发布过的相关规章制度，为企业良好的管理与使用信息化管理指明方向和道路。由于我国许多企业的信息化管理存在着数量繁杂、金额较大、固定性较强、种类较多等问题，而且关于信息化管理的内部控制工作制度实行时间较晚、不够完善也不够合理，在信息化的管理和使用方面仍旧存在着许多急需解决的问题。因此增强企业信息化管理内部控制工作、合理使用与分配信息化管理、提升信息技术使用成效、防止信息化管理或企业经营出现失误等，就显得十分重要。

一、内部控制体系下企业信息化管理的管理与使用存在的相关问题

（一）内部控制环境较差

1.组织架构的设计不够合理

部分企业未能设立应有的财务管理部门和内部审计部门，关于信息化的管理大都是由行政部门或后勤部门负责兼管的。企业的信息化管理方式较为分散，基本呈现出一种多方管理的势头，由多个不同的部门分别负责信息化管理的某一不同的工作环节，严重缺乏统一化的管理及调配制度。信息化管理的管理责任划分不清，造成各个部门对信息化管理的管理责任都不明晰。有些企业尽管设立了专业的财务管理部门对信息化管理进行日常监管，但由于信息化管理的工作人员水平不够、专业性不强、缺乏一定的信息化管理方面的专业理论知识，根本不了解信息化管理的分类、使用特性、使用年限等，最终使信息化管理成为无效管理。这些问题的产生与出现都会造成信息化管理的管理成效大打折扣，甚至出现信息化管理要么经营过度要么浪费流失的现象。

2.缺少信息化管理内部控制思维

企业的主要资金来源于每年的经营收入款项，企业的领导人员又往往偏向于现金和银行存款的管理，经常忽视信息化管理的使用及管理，对信息化管理呈现出一种“看重购置、轻视管理”的现象，并不将单位内部的成本计算纳入自身的主要工作职责中，单纯地以为只要将与公共事业相关的工作做好即可。

（二）工作程序有缺陷

1.信息化管理预算的管理不合理

一些企业在编写信息化管理预算计划时，往往都会采用不同部门分摊编写的方法，最后将其进行简单的分类汇总之后交由财务相关部门再次进行编写并分类汇总，将其中不超出上年或本年预算金额内的一部分数字直接编写至月度或年度部门预算管理计划中。各个部门在编写自身的预算计划时，都会从自身的实际利益角度出发提出信息化管理相关的购买计划，而未曾从单位内部是否已有相应的信息化管理，或者工作需要或者长远打算出发，造成多个不同部门编写的预算计划安排不合理，形成重復购买或信息化管理闲置状况，这也是信息化管理的一种过度浪费问题。

2.信息化管理的日常管理及使用不合规

许多企业并未严格制定相关的信息化管理使用管理及维护制度，对信息化管理的购买、使用、管理、维护、保养、清理、报废等工作环节未能予以制度化，对与之相关的会计记账及核算工作程序未曾予以流程化。企业由于不同部门之间的职权划分、由过去传统的手工记账方式向现有的信息化记账模块转变时出现工作差错或失误、新购买的信息化设备未及时登记记账、工作人员数量有限未按时有效地展开盘点清查工作等诸多原因的存在，几乎普遍存在着信息化管理账实不相符、具体真实的信息化管理盘存状况不清等问题。

3.信息化管理的处置及清理程序不正规

企业的信息化管理如果出现落后等情况，一般都是由资产的转移、交换、出售、清理等原因造成的。在实践工作中，许多上级企业经常会直接调取下级企业的经营成果而不通过任何调取或报批手续，还有一些企业对已达到报废或清理条件的资产仍不进行报废或清理，还有一些损毁或盘亏的资产应当及时予以账务处理而不处理的，最终导致信息化管理账实不相符，虚增了信息化管理的基本成果。另外还有一些信息化管理的处置及转销程序不正规，手续不完备、不齐全，未采用正确合理的处理或清理方法等导致信息化管理或经营出现流失。

（三）内部控制制度不完善

1.缺少科学系统的信息化管理及使用内部控制工作制度

尽管企业在新发布的会计准则和制度下有序推进内部控制制度的相关建设工作，完善了其内部的控制工作手册，但其推出的内部控制工作手册大多流于形式，照搬照抄其他企业或相关组织的理论框架和大致内容，严重缺少关于自身的、针对性较强的内容，这样的内部控制工作手册不能作为与信息化管理相关的内部控制工作制度可靠的来源与依据。信息化管理作为总经营的重要部分，是总经营控制的重要组成内容，但内部控制工作手册中关于信息化管理的相关内容仅仅只是简单性、概括性的提及，内容较为宽泛，并不能达到对信息化管理良好的使用及管理成效，更没有起到任何的监督效果，无法对信息化管理的使用及管理状况展开有效反馈。

2.缺少与信息化管理及使用相关的内外部审计监督

部分企业由于未成立专业的内部审计部门或虽已成立但工作人员数量较少、编制有限，内部审计工作人员的主要工作范围或权限仅仅涵盖于审计单位内部的财务记账及核算流程，投资项目规划、目标、范围、方向，专项资金的使用及管理，领导人员的离任责任审计、履职状况，创造经济效益或利润情况等方面的审计内容，很少有内部审计工作人员花费大量的时间及精力去审计信息化管理的使用及管理。

二、内部控制体系下增强企业信息化管理的管理与使用相关对策建议

（一）改善与信息化管理相关的内部控制工作环境

1.改善企业人员组织架构和工作岗位的设计

企业应当时刻坚持“以人员为核心”的管理理念，积极听从本级领导及上级领导的统一化管理。改善单位内部人员组织架构，确定与信息化管理及使用相关的各部门的工作权限和职责，例如信息化管理及使用部门、后勤部门、行政部门、财务部门、内部审计部门等。通过明确各部门不同的工作职权及权限等方式清晰地进行划分，优化与信息化管理相关的内部控制工作环境。为了能够有效实现并做到信息化管理的购买、管理、使用、维护、修理、盘点、清理、处置等不同工作流程的统一化，企业应当设计专门的信息化管理使用及管理部门及岗位，分配具备足够相关专业知识的工作人员，定期或不定期地对他们展开培训及再教育工作。

2.提升与信息化管理相关的内部控制思维意识

在企业创造出一个良好的内部控制工作环境与氛围十分重要，单位的领导人员应当持续重视内部控制的建设，正确认识与评价关于信息化管理内部控制的重要意义，起到表率引领作用，从自身做起，积极落实并配合与信息化管理相关工作，明确划分信息化管理与使用部门及人员的各项工作内容、职责与权限，最大限度保证每一项工作任务都能责任到人、落实到人。

（二）优化信息化管理的使用及管理工作流程

1.增强信息化管理预算编制及安排等管理工作

企业在编写月度或年度预算计划过程中，应当要求各个不同部门依据自身实际状况的需要，严格遵守节约节省原则予以编写。相关信息化管理的管理及使用部门在严格遵守国家发布的有关信息化管理及使用制度办法前提下，通过对单位内部信息化管理的现有状况、存在数量、使用及管理状况、工作需要、长久发展等不同方面进行综合全面地考虑后，首先应当将闲置下来的信息化管理通过合理分配等方式将其充分利用起来，再结合不同企业的实际情况分类汇总他们的预算编写计划，最后统一向上级单位提出月度或年度的有关于信息化管理的购买预算编写情况表，依照逐级上报、逐层审批的工作流程或权限报请上级部门予以审批，最终可以使信息化管理的预算编制及安排等管理工作变得系统合理。

2.增强信息化管理的日常使用及管理工作

企业应当制定切实可行的、符合单位实际情况的信息化管理使用及管理工作制度，描绘出有利的信息化管理使用及管理工作程序图表。依照编写的预算计划展开信息化管理的购买任务，如果是政府统一采购项目中的信息化管理，还应当严格按照相关采购制度办法和招投标制度办法予以执行。收到购买的信息化管理后应当按照购买时的相关要求仔细认真检查信息化管理内外部是否存在质量问题，由专业的验收人员或单位内部专业的信息化管理使用部门的工作人員予以查收，并开具相关的查收证明手续。针对信息化管理的使用管理、维修维护等方面工作任务，信息化管理使用部门的工作人员应当建立自身的信息化管理使用卡片或相关台账，对3信息化管理的详细使用状况都应当予以必要的记录及说明。工作人员还应当充分利用企业内部的信息化管理系统，对信息化管理展开实时性的有效监管，对其使用性能、功能、折旧情况、良好程度、维修维护状况等方面也要展开跟踪管理。另外除了按照上级部门要求完成的相关信息化管理清查盘点等工作任务外，本级部门也应当及时建立健全信息化管理的清查盘点工作制度，对信息化管理定期或不定期展开清查盘点工作。通过相关部门的协调配合对信息化管理进行实地清点，彻底掌握单位内部信息化管理的盘存状况、盘盈及盘亏情况，最大限度地保证信息化管理账实相符。

3.规范信息化管理的处置工作

企业应当制作信息化管理的处置工作程序并按此予以执行。信息化管理的处理程序包含因不同部门的划分、整合、取消、增设以及关于资产管理的分配、转移、交换、毁损、到达报废年限予以报废等多种工作程序，应当分门别类地按照规定程序逐级予以上报审批，请求上级主管部门或同级财政部门予以备案或批准。对于有残值的资产管理，确定资产管理的剩余净残值后予以处理，净残值上缴财政国库，并相应地做好信息化管理的账务处理和实物处理的转销核销工作。

4.关注与信息化管理及使用相关的内外部审计工作

企业应当设立相关的内部审计部门，在内部审计工作人员的选用方面应当优先选择专业性强、理论水平高、实践经验丰富的人才。这些工作人员需要十分熟悉并了解有关于信息化管理项目的审计工作内容及其注意事项；要求这些审计工作人员每年定期按次展开详细认真的内部审计工作，提出相关的审计建议或意见，并要求不同部门予以改正或完善；内部审计工作人员应当将每年完成的审计工作及任务情况及时上报给上级主管部门，做到高效的上传下达。

结语：

总而言之，在内部控制体系下对企业的信息化管理予以相应的管理和控制，能够起到一定的积极的良好作用，不过目前企业的信息化管理和使用方面仍旧存在着较多问题，需要企业不断提高重视度，通过实施相关的有力对策，优化企业信息化管理内部控制的环境和氛围，从而进一步达到合理分配及使用信息化管理的良好成效，提高其使用和管理的工作效率，最终全面提升企业的可持续发展能力及社会影响力。

（作者单位：三门峡市文化旅游交通发展集团有限公司）