医疗改革背景下公立医院档案管理工作新思考

张辽 董俊炜 郝晓晋

摘要：在信息化时代，档案资料由传统的纸质档案转化为电子信息档案，在医院高层次、精细化发展的过程中，要重视档案管理工作的改革与创新，充分发挥电子档案的优势，创新档案管理思路与管理理念，为医院临床业务和综合管理工作提供完善的信息保障。本文对医改背景下公立医院发档案管理工作如何开展进行了探讨，以供参考。

关键词：医疗改革；公立医院；档案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20233133

基金项目：河南省档案科技项目计划

项目编号：2023－R－034

公立医院在日常运营过程中，每天都会产生门诊病历、住院病历、影像及检验结果等大量数据，按照相关规定，这些数据分别要以纸质或电子的形式进行不同年限的存储与管理，在此过程中就产生了医院档案工作。档案管理工作是医院行政管理的重要分支，随着新医改的推进，档案管理方式也要与时俱进，对各项管理工作提出的新需求。随着经济社会发展和人们对健康重要性认知的普遍提升，体检、就医的人数越来越多，给医院的档案管理带来了巨大挑战。做好医院档案管理工作，对医院的长远发展和特色化发展、帮助查找自身流程上的不足和解决面临的问题具有重要作用。档案管理工作在公立医院绩效考核和医保付费中更扮演着重要角色，要将运营、临床与档案管理工作相结合，将档案管理制度建设、信息化建设、做好信息保密、加强归档管理、提升重视度与投入相结合，探索全新的档案管理工作模式，满足当今医疗服务的多元化需求，不断提升档案工作效能。

一、医改与医院档案管理概述

（一）医改背景下的公立医院发展

公立医院是医疗服务体系的主力军。十九大以来，公立医院改革进程进一步加快，并取得重大阶段性成效，在不断完善基本医疗服务公平性、保障人民群众生命安全和身体健康发挥了重要作用。2021年6月4日，《国务院办公厅关于推动公立医院高质量发展的意见》的出台，更是在新医改的纲领框架下，对公立医院的全面高质量发展提供了依据。在此基础上，2021年9月14日，国家卫生健康委牵头出台《公立医院高质量发展促进行动（2021～2025年）》，进一步发挥公立医院的重要作用，在以学科、人才队伍和信息化建设为支撑，促使我国公立医院医疗水平和管理能力再上新台阶。

（二）医院档案管理

医院档案管理的核心是收集和整理医院各项业务中形成的医疗、患者、科研、管理文件资料，以确保档案管理的规范性和档案价值的充分发挥。随着社会经济发展，医院档案管理也应适应时代变化，开展科学化、规范化以及信息化建设，满足人们对健康的需求。为确保医院工作记录、患者信息、影响检验数据等文件管理的规范性，要针对以往发生过的档案管理问题以及在未来工作中有可能发生的问题制定预防措施。档案资源来自各个科室与部门，在每日运营中都会产生大量全新的档案资料，仅凭档案管理部门负责档案的收集、整理与归档等工作，效率得不到提升。对此，档案部门要联合各个科室与部门，共同开展档案相关工作，通过培训活动引导科室人员养成良好的档案收集整理习惯，减轻档案管理部门工作负担。

二、医改背景下的档案管理内容

（一）信息收集

在医院档案管理中，信息整理是工作起点，关系到后续的各个环节，如果在信息整理中存在缺陷或不足，会影响档案编目，限制档案调用。目前，多数医院仍采用人工方式收集并存储信息，不仅效率低且容易出现失误，还会阻碍信息化建设的发展。为了确保档案信息的完整性和准确性，必须在收集和整理中充分发挥现代化信息技术与设备的优势。对于特殊档案要采取独立归档，收集工作结束后，档案工作人员将数据录入系统中，并进行备份处理，避免信息遗漏或发生偏差。

（二）规划整理

完成档案信息收集后，要对其进行规划整理，在档案管理系统中对不同类型的档案进行编号，将每份档案生成对应编号，提高档案管理与档案调取的有序性。这一步骤的规范化程度将会影响档案的调用与归档处理效率。数据库作为一种信息化系统，具有较强的数据存储能力，可为后期各类信息管理提供有效支撑。为确保医院档案管理工作的高效、规范，要发挥数据库技术的统筹协调功能，对档案自动规划整理，并多次校验，进一步提高档案应用的效率。

（三）真实鉴定

档案管理部门要对收集到的档案资料进行全面的价值评估，确保获得的各类档案信息具备真实性和有效性，并作为医院制定决策与发展部署的直接参考。在收录档案前，严格按照上级下达的指令和通知做好档案收录管理，对于失效或不具备应用价值的档案资料，应及时从库中删除。此外，还要加大对相关人员的培训力度，提升专业能力，促使档案管理质量得到不断优化升级。要想提升医院档案数据收集、录入统筹管理等的整体效率，需要各部门通力合作，在内部落实档案过程式管理，贯穿于医院各项业务与工作中，提高档案服务质量，使各部门围绕档案实现高效协同合作，提高整体运行效率。

三、医改背景下医院档案管理的改进方式

（一）完善档案制度

医改背景下的公立医院档案工作必须与医院的发展方向保持一致，形成相辅相成的良性關系。档案管理人员必须保持认真、严谨的工作态度，细致处理各项档案业务，通过档案分析，发现经营管理中存在的问题与隐患，并提出有效的解决措施，实现医院各方面的稳定提升。

管理者要带头做好对档案工作重视与宣传，引领全院职工认识到档案管理的重要意义，在日常工作中养成良好的档案管理习惯，规避档案问题带来的潜在隐患。将档案信息化建设作为医院现代化发展中的关键任务，及时收集经营管理中形成的各类档案数据，提高档案管理水平，保障各项管理工作的正常开展。为规范档案管理人员的行为，医院也要利用完整的档案管理机制，从多个层面开展管控工作，包括意识和行为的规范化。为了确保档案管理与风险排查工作的高质量，必须有效管理工作人员的行为，杜绝在工作中表现出任何懒散、懈怠的行为。融入精细化管理理念，根据精细化管理的特点和要求，围绕医院档案的实际情况，细化管理的各项规章制度。要认真对待相关条文，从中长期规划和实际情况出发，采用契合管理与发展模式的管理方法，确保档案管理制度满足实际需求，充分发挥档案管理工作的价值，使其成为引导医院长远发展的有效工具。与兄弟医院构建合作关系，定期开展互访参观学习，搭建档案管理人员交流互动的平台，针对档案管理中遇到的问题，共同探讨解决方案。

（二）加强医院档案管理信息化建设

随着时代发展，医院档案数据资源更加丰富，原本的档案管理系统容量和系统发展效率已无法满足数据信息的产出效率，从而产生档案管理工作滞后、信息无法对标的情况。为提升档案管理工作的水平与效率，医院必须正确看待信息化、数字化技术的功能以及在当今社会中不可替代的作用，在信息技术不断发展的今天，利用现代网络技术，使传统档案管理模式向现代化转变，提高档案管理水平。在档案管理的日常工作中，应用信息化技术可减少管理人员在档案收集与档案整理中的工作量，将更多时间与精力投入到档案审核等工作中。在信息化档案管理建设中，为档案管理部门配备一系列信息化档案管理设备，包括档案扫描机、计算机等硬件设备，还要采购或开发档案管理专用的软件系统等，进一步提升档案管理工作的水平。电子信息档案是一种基于互联网和计算机技术与设备下的档案收集和储存方式，包括音像资料、文字资料及图片等。以光盘、磁盘作为储存介质，电子档案的应用能有效缩减传统纸质档案占用的存储空间，也能简化电子档案的收集、整理、储存和使用，不仅能节省极大的人力、物力与财力，也能提升档案管理的工作效能。

（三）做好档案信息安全保密工作

信息化、数字化技术与设备下的医院档案管理工作虽然大幅提高了档案管理水平，降低了工作人员的工作量，但在当今时代，信息技术在应用中存在一定的风险隐患，医院要时刻警惕信息安全风险。医院内任何能够接触到档案资料的工作人员都要认识到档案信息泄露带来的严重后果，定期开展档案安全教育培训，强调档案资料保密措施，从根源上确保档案数据的秘密性和安全性。在推进信息化档案管理建设工作时，应加强保密防护体系建设，员工在调用档案资料时，必须经过身份认证、权限认证等多重线上审核流程，通过验证后调取权限内的档案资料。在档案资料的线上传输中，可使用多种加密技术，例如，数字水印、数字签名等。此外，为了防止信息泄露和病毒攻击，也可引入认证技术和安全审计技术等先进手段，保障文件传输过程中的安全性。为确保重要档案的安全，档案管理人员务必要做好加密备份，定期对信息化档案系统进行检查并更新系统功能，修复系统中的漏洞。

（四）加强档案归档管理

在医院档案管理工作中，必须保证归档档案的原始性与真实性，杜绝任何伪造行为。在档案归档处理中，必须遵循系统、齐备的原则，确保书写整齐、文字清晰。通常情况下，归档材料会采用白色乳胶进行黏合，不使用粘合剂、双面粘合剂或浆糊等其他材料。对于已移交的档案资料，不可使用废纸打印。制定详细的电子文档收集要求，医院在日常工作中，定期将纸质材料转化为电子数据，确保电子档案得到及时保存与利用。同时，也可将医疗活动中使用的幻灯片整理为电子档案，用于后续的学习与研究。

（五）提高重视度与支持度

档案管理人员必须具有更高水平的综合素质和专业水平才能胜任当前医院的档案管理工作。因此，要从档案管理工作实际出发，结合具体需求，开展人才选聘，保障整个档案管理人才队伍建设的合理性。

首先，加大对档案管理人才的招录与培养。制定培训计划，对现有人员通过“送出去”的手段，选派骨干人员到全国档案管理优秀的医院学习深造，在夯实基础理论的同时，引进先进管理理念。通过“请进来”的方法，定期邀请档案管理方面的知名专家前来授课讲学，提升全院全员对档案管理的重视度，同时提升档案管理人员的档案操作技术，继而不断提升全院的档案管理软实力。提升档案管理技术人员的薪酬福利，使其与医院重要职能部门持平或略高于平均水平，激发工作人员的管理积极性。

其次，设立专项资金，加大对档案硬件的投入。例如，医院档案室、人力资源档案室、病案档案室场地建设，以及设备、信息系统等配套建设。只有及时更新硬件设备，引进来新设备、新技术，才能充分整合现有档案资源，减少数据流失，更大程度发挥档案管理的效能，为医院管理与良性发展贡献最大力量。

四、结语

新时代的医学信息化发展日新月异。移动端小程序的开发、平台型互联网问诊的建立、加密文档的使用、电子印章、数字签名、数据备份、大数据等技术正在逐步影响医院的日常運转以及档案管理工作。新医改背景下，医院档案管理的重要性凸显，需要决策者以双重的视角看待。一方面，档案管理工作的持续提升能有效带动医院的科学运营，通过精细化、规范化的档案管理明显降低成本，同时在医保支付、病人满意度、三级公立医院绩效考核方面发挥积极作用；另一方面，作为医院管理的重要分支，优秀的档案管理能提升医院的影响力，带来更大的社会效益与经济效益。

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作者简介：张辽（1985），男，硕士，经济师，主要研究方向为医院管理。