优化企业电子档案管理的实践路径探索

文/中铁一局集团物资工贸有限公司 刘禹徽

一、电子档案管理概述

（一）电子档案的概念及特点。关于电子档案的概念，《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）中给出了相对明确的界定，即电子档案指的是具有凭证、查考和保存价值，并归档保存的电子文件。与传统纸质档案不同，电子档案具有3个方面的特点；第一，虚拟性。即电子档案是以虚拟化的电子文档形式存储于计算机硬盘、移动硬盘、云端数据库中，需要借助相应的电子设备才能够看到具体的内容。第二，集成性，即电子档案不仅包含以文字方式记录的信息，同时也包括图片、音频、视频等多种方式记录的信息，是多种方式记录信息的集成。第三，分离性，即电子档案能够通过多种途径传输，并且可以在不同终端设备之间进行互相传输、存储和使用。

（二）电子档案管理的流程。在管理流程中，档案采集是使用多种方式采集相关档案信息；档案整理是对通过多种途径采集到的信息进行整理，形成系统性的档案资料；档案保存是通过特定的电子档案管理系统对整理出的电子档案信息进行统一性、集中性的管理；档案使用是按照特定的方式查询和借阅相关档案信息内容；档案销毁是对失去保存价值的档案进行销毁，具体流程如图1所示。

图1 电子档案管理流程

二、企业电子档案管理实践中存在的问题

虽然企业能够结合自身的经营情况，开展档案采集、整理、保管、使用和销毁工作，但在调查中发现，企业在相关管理工作中仍然存在一些不足，影响了电子档案管理的有效性。具体体现在以下三个方面：

（一）管理制度不完善。虽然目前各个行业领域都有相应的电子档案管理标准，政府部门也制定了全国通行的电子档案管理规范。但是，在实际的电子档案管理中，企业往往会过多关注具体的电子档案管理行为，而忽视对行业协会或者政府部门发布的电子档案管理整体规则在企业内部进行制度化的确定和实施，导致企业电子档案管理中存在规则不明确的问题。虽然部分企业参照《电子文件归档与管理规范》制订了相应的管理制度，但这些制度内容与企业电子档案管理的实际情况存在较大的偏差，使得负责档案管理的部门和人员在日常档案管理中无所适从。

（二）管理行为不规范。在日常的电子档案管理实践中，存在部分人员未按档案部门明确的格式和时间提交档案信息，导致电子档案归档、交接过程中出现问题的情况。例如，部分人员未按照档案部门明确的格式要求提交档案资料，导致档案部门最终收到的电子档案资料不齐全，影响工作进度。同时，部分人员在保存、拷贝电子档案时，缺乏反复检查，导致提交给档案部门的资料出现空白、乱码，或者无法打开的情况。而造成这种问题的原因主要是档案提供人员未按照通知中要求的软件版本生成电子档案资料。

（三）电子档案内容可靠性管理薄弱。电子档案除了具有可复制、可转化的优势外，也存在可轻易被改写的缺点。并且，电子档案通常按照统一的格式留存，很少在原始档案或者经手的档案上留下修改记录，这就使得电子档案内容的原始性和真实性缺乏相应的证据考究。因此，企业多会忽视对电子档案内容可靠性进行针对性的验证，也会对借阅等环节的档案内容安全性管理缺乏必要的关注，使档案内容的可靠性面临较大的威胁。

三、优化企业电子档案管理的实践路径

针对上述电子档案管理中存在的几方面问题，企业要重点按照以下的路径措施开展电子档案管理工作的优化。

（一）完善电子档案管理制度。伴随着电子档案在企业日常生产经营管理中的广泛应用，制订完备的电子档案管理制度内容，是统一企业内部电子档案管理行为，也是保证电子档案管理效率与效果的关键性行为。结合当前电子档案管理现状，企业要从两方面完善电子档案管理制度。一方面，要主动对标国家性、行业性电子档案管理规则，在制订和完善企业电子档案管理制度时，参照这些公开发布和广泛使用的档案管理规则，既可以降低企业电子档案管理制度制定和实施的难度，也可以确保企业电子档案管理规则与同行业其他企业的同步性，避免合作中因为档案管理规则不一致而出现的重新整理档案内容的麻烦；另一方面，要结合企业实际情况细化电子档案管理制度内容，结合内部电子档案管理的实际情况，细化档案管理工作中的细节性内容，使各项制度内容具有可操作性。对应的会计档案、科技档案、文书档案、税务档案、照片档案等管理制度中注意加入电子资料的具体要求，对电子资料的形成流程、读取、接收、备份等进行明确的要求。需要注意的是，在细节性内容的确定方面，要按照“人”“事”匹配的原则来明确制度内容，即通过制度明确由特定的人来负责特定的电子档案管理事务。必要时，要对完成特定的电子档案管理事务的方法和规则进行进一步的补充明确，为管理工作提供更加明确的行动指导。

（二）规范电子档案管理行为。通过图1可以看出，电子档案管理涉及多个环节，通常需要由不同部门和不同岗位人员协同开展，各个环节之间联系紧密，一旦某一环节出现问题，就可能导致后续流程的停滞不前。因此，企业内部开展规范性的电子档案管理行为十分必要。在提高电子档案管理行为规范性方面，企业要重点从档案部门和非档案部门两方面同时入手。

首先，要明确档案管理行为规则。档案部门要根据企业内部电子档案管理的实际情况，制订详细且具有可操作性的电子档案管理规则，解决电子档案管理行为的随意性、盲目性问题。一方面，要明确本部门内部的电子档案管理全流程规则，使档案管理人员清楚电子档案管理全过程的具体规则；另一方面，要明确非档案部门电子档案管理行为的具体规则，解决多部门协作开展的档案管理行为不一致的问题。例如，在每次需要其他部门尤其是业务部门提交电子档案信息时，档案部门都要按照“对接部门、档案内容要求、档案格式要求、档案提交时间要求、档案提交方式要求”等要素进行明确的通知，使档案信息的采集规则更加规范、明确。归档时要对电子档案进行全面检查，如电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、读取软件是否一同归档；归档的文件材料是否是最终版本。以笔者单位的文书档案为例，文件的编辑、修改、签署都借助OA服务平台以电子文件的形式保存，日常电子文件形成后由各部门兼职档案员第一时间在OA办公平台上进行分类及线上归档，档案员根据文件类型进行分类和保管期限的划定，年终由各部门提交纸质文件材料的同时，提交电子文件的归档目录，保证电子文件齐全完整。

其次，非档案部门要压实电子档案管理行为责任落实。虽然电子档案管理主要由企业的档案部门负责，但其他非档案部门也承担有配合档案管理的责任。为确保本部门电子档案管理行为的规范性，非档案部门要安排专门的人员负责对接档案部门的电子档案管理工作。同时，要联系档案部门定期对该人员进行档案管理知识和技能等方面的培训，确保档案管理行为与档案部门的要求相匹配。非档案部门要定期对负责档案管理人员的行为规范性进行考核评价，对于考评过程中发现的行为不规范的问题，要督促其及时改正。例如，对于档案部门通报批评的电子档案提交不准时、不规范的部门，部门主管要采取相应的惩罚措施来督促本部门档案管理人员改正问题。

（三）加强电子档案内容可靠性管理。为保证电子档案在采集、归档、保管、使用等过程中的可靠性，企业要结合电子档案管理的实际情况，采取相应的技术性措施来保证档案内容的可靠性。

首先，规范电子档案借阅渠道管理。借阅环节是电子档案内容可靠性管理的薄弱环节。为此，企业要通过规范电子档案借阅的渠道，来降低电子档案内容传播和改写的风险。例如，企业要按照一般性档案和保密性档案的标准明确相应密级档案的借阅渠道，即对于一般性的档案，可以通过微信、QQ、钉钉等社交类软件进行借阅；对于保密性档案，要通过企业内部的专网进行借阅。同时，制订档案借阅管理办法，明确电子文件借阅的审批流程和借阅平台，笔者的单位档案借阅实行办公平台网络流程审批，档案在OA平台传阅，档案借阅管理办法明确提出借阅人要对自己的档案借阅行为负责，不得对档案内容进行改写。

其次，加强电子档案内容防护技术的应用。企业可以开发专门的内容管理系统，借助系统的创作、编辑、发布等功能，对电子档案的提交、修改、审批、发布进行技术性的管理，并对内容阅读、修改的记录进行动态监测，便于电子档案内容的可靠性管理。同时，对于不需要协同使用的电子档案，可以将其调整为“只读”格式，以避免借阅档案的人员对档案内容进行更改，确保档案内容的真实性和可靠性。

四、结语

电子档案是数字化背景下企业生产经营管理活动的产物，也是企业经营管理的一种资源。通过科学方式管理好电子档案，充分发挥好电子档案在企业经营管理中的积极作用，是复杂环境下企业管理工作的重点任务。针对电子档案管理中存在的制度不完善、行为不规范、内容可靠性管理薄弱等突出问题，企业应在完善与电子档案管理相关的制度的基础上，采取相应的管理和技术方法来提高电子档案管理行为的规范性和电子档案内容的可靠性，促使电子档案管理开展更加科学、合理和有效。