高校学科建设档案管理探索与思考

文/昆明医科大学 周璐

学科是大学的基本学术单元，是人、财、物等资源配置与流转的根本载体，是实现人才培养、科学研究、服务社会、文化传承创新和国际交流合作五大基本职能的载体。近年来，国家推出《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》等一系列政策措施，旨在通过学科建设提升我国高校教育水平，更好地推动我国高等教育强国建设。学科建设档案全面展现了高校学科建设各项工作开展的实际情况，蕴含着高校办学理念，具有来源广泛、形成者多元等特点，是高校开展学科建设工作的真实记录，也是评价高校学科建设发展水平的重要原始依据。但在档案业务建设过程中，笔者发现，根据高校档案分类管理要求，学科建设档案散存于行政、教学、外事、科研等多种档案中，在面对学科建设检查及学科评估时，需动用大量的人力，花费大量时间整理检查评估所需档案，档案部门无法较好地利用馆藏档案资源为学校决策提供服务与支持。

基于此，本文研究出发点为：其一，档案馆是高校档案管理的责任部门，高校档案工作者应秉承“让档案服务于学校中心工作”的认识，从业务工作的角度，对如何为高校学科建设贡献档案力量进行思考；其二，历次学科检查及学科评估均需查阅大量档案，如何节约人力及时间成本，提供更好的档案服务体验及更有效的档案资源，将是高校档案部门需解决的问题，也是高校各学科建设单位的诉求；其三，加强对档案材料内容的挖掘，通过二次加工的方式发挥档案的价值，是档案管理工作的必然要求。因此，本文拟在探讨学科建设档案定义及特点的基础上，秉承“档案收集是为了利用”的初衷，分析学科建设档案的类型、来源及归档范围，明确学科建设档案“是什么”“有什么”“在哪里”“归什么”的问题，为高校学科建设档案的规范化管理和有效开发利用添砖加瓦。

一、学科建设档案的定义及特点

（一）定义。学科建设是集学科方向、学术队伍、科学研究、人才培养、学术交流、其他建设为一体的综合性建设。根据国务院印发的《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，教育部、财政部、国家发展改革委印发的《统筹推进世界一流大学和一流学科建设实施办法（暂行）》的通知文件要求，建设世界一流大学和一流学科，要从人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、师资队伍建设和国际交流合作等方面开展工作。2020年11月，教育部学位与研究生教育发展中心印发的《关于公布〈第五轮学科评估工作方案〉的通知》中明确提出，将从人才培养质量、师资队伍与平台资源、科学研究水平、社会服务与学科声誉四个方面评价高校学科建设水平。

因此，学科建设档案是指高校在学科建设过程中形成的具有保存价值的历史记录，大致包含人才培养类、师资队伍建设类、支撑平台建设类、科学研究类、社会服务类和学科声誉类等学科建设活动中产生的档案材料。

（二）特点。1.专业性。学科建设档案的专业性体现在两方面：其一是学科建设本身是一项专业性工作，学科建设是大学建设的核心，是构筑大学核心竞争力的关键突破口。一所大学要建好的学科，不仅需要有优秀的师资及科研团队，还需要建设好的平台，以培养好的人才；其二是每个学科都有不同的特点，有其知识性和区别于其他学科的专业性。这也是学科建设档案所具有的专业性特点。2.广泛性。学科建设档案的广泛性体现在内容和来源。从内容角度来说，学科建设档案涉及学校教学、科研、行政、外事等多项工作内容，在反映各类工作发展实际的同时，展现了学校学科建设发展脉络。因此，学科建设档案来源于学校的职能、教学及科研等多种部门，这也说明，学科建设档案不是单独存在的，而是与学校各项工作的开展相互交织、相互促进的。3.动态性。学科是一个历史的范畴，是一个社会的范畴。伴随着学科本身的发展及高校学科建设的推进，学科评估体系的逐渐完善，学校档案的内容不断丰富，学科建设档案的内容和内涵也会随之增加。4.阶段性。学科建设是一个漫长的螺旋式发展的过程。评价学科发展程度的学科建设档案不仅包括教学进度表、建设计划等档案材料，还包括学校取得教学、科研、外事、平台建设等阶段性成果材料。

二、学科建设档案的类型、来源及归档范围

（一）类型。档案的收集是为了利用，档案价值是指导档案收集工作开展的重要理念之一。学科评估是检验学科建设水平、诊断学科发展问题、衡量人才培养质量以及推动学科稳健发展的重要手段，也是推进中国特色理论体系与话语体系建设的有力抓手，发挥着“以评促建”“以评促改”的重要功能。学科建设既是学科评价的逻辑起点，也是学科评价的实践终点。因此，学科建设档案的类型应结合学科建设工作实际，参考权威的学科评估体系进行明确。

目前，国内最权威的学科评估为教育部学位与研究生教育发展中心开展的针对具有硕士及以上学位授予权的单位进行每四年一轮的一级学科评估。第五轮学科评估工作已于2020年底启动。

为适应时代发展，本文以学校馆藏档案收集内容为基础，选取第四轮学科评估指标体系框架（详见表1）及第五轮学科评估指标体系框架（详见表2）作为分析依据，归纳总结出学科建设档案的类型包括：学科建设综合类、师资队伍与资源类、人才培养类、科学研究类、社会服务与学科声誉类、学科建设声像类及学科建设实物类，为便于数据库的使用，相应一级类目下划分了二级类目。其中，综合类学科建设档案主要指馆藏的国家、省级学校有关学科建设的综合类档案资料等，如政策、规范、标准、规划、总结及报道等，包括政策类、规划及总结类、结论类及历次学科评估类；师资队伍与资源类学科建设档案主要指有关各学科师资队伍建设及支撑平台建设的档案资料，包括师资队伍类及平台建设类；人才培养类学科建设档案主要指有关各学科人才培养方面的档案资料，主要涉及如何培养、培养效果及毕业生发展情况等方面，包括培养过程类、在校生培养类及毕业生情况类；科学研究类学科建设档案主要指支撑各学科建设发展的各类科学研究有关的档案资料，主要涉及科研项目、成果、获奖等方面，包括科研成果类、科研项目与获奖类、艺术实践成果类及艺术实践项目与获奖类；社会服务与学科声誉类学科建设档案主要指各学科师资、人才等服务社会有关的档案资料及体现学科影响力的档案资料，包括社会服务类、学科声誉类；学科建设声像类档案主要指学科建设过程中形成的声像档案资料，包括照片档案、音频档案及视频档案；学科建设实物类档案主要指学科建设过程中形成的实物类档案，如奖状、奖杯、证书等。

表1 第四轮学科评估指标体系框架

表2 第五轮学科评估指标体系框架

（二）来源及归档范围。《高等学校档案实体分类法》中将“学科与实验室建设、专业设置类”放在教学档案类别下。但研究过程中笔者发现，反映学科建设的档案材料不仅存在于教学类档案中，很多来源于行政类档案、外事类档案及科研类档案，如学科建设经费划拨使用的文件、教师外出交流学习材料、科研成果及获奖材料等。因此，明晰学科建设档案来源及归档范围有助于档案管理部门更全面更高效地收集学科建设档案。

结合前述对学科建设档案定义、特点、类型的分析，笔者编制了学科建设档案来源及归档范围表，作为学科建设档案收集依据，指导学科建设档案收集工作，如表3所示。

表3 学科建设档案来源及归档范围

续表3

续表3

三、高校学科建设档案管理的建议

（一）强化统筹协调，形成工作合力。档案馆是高校建设发展历史的记录者和守护者，应立足部门职能，发挥专业优势，以档案管理理论为基础，做好学科建设档案收集的统筹、指导及协调工作。其一，应基于服务高校核心工作的意识，争取领导重视与支持，加强学科建设档案管理工作的规划与统筹，为学科建设档案收集归档奠定基础；其二，应加强与学校各学科建设档案产生单位的联系沟通，强化学科建设档案收集归档意识，明确学科建设档案“有什么”“在哪里”“归什么”，保障学科建设档案管理的质量与效率。

（二）加强宣传培训，增加专业共识。学科建设档案管理不仅要具备档案业务知识，还需要对所建设的学科主题有一定的了解。因此，对于档案工作人员来说，应强化学科建设有关知识，加强与学科建设有关人员的沟通交流，注重结合学科特色，咨询采纳相关学科专业意见，避免由于知识局限而造成的有关档案材料未被收集；对于各归档部门来说，档案馆应加强培训，强化其档案意识，增强档案业务能力，结合学科建设档案内容完善部门分类归档指导目录，增加专业共识，更全面、更完善地做好学科建设档案的收集与著录，提高学科建设档案管理规范化水平。

（三）创新工作方式，提升档案管理信息化水平。信息化背景下，高校档案管理已从原有的脱机本地目录管理，发展到现在的电子文档一体化管理，自动标引、数据挖掘等计算机辅助技术已越来越多地运用于档案管理工作实际。高校档案馆应革新观念，创新工作方式，将信息化技术和手段运用到学科建设档案管理工作中。一方面，要运用数据挖掘技术对存量档案中的学科建设档案材料进行二次加工和汇集；另一方面，可通过自动标引等技术为档案工作者提供学科建设专业著录项的建议，增加档案材料著录的准确性和完整性，从而挖掘档案材料价值，为下一步档案信息资源利用奠定基础，更好地服务于学校实际工作需求。