美国常青藤盟校档案馆网站信息组织分析与启示——以哈佛大学、宾夕法尼亚大学、哥伦比亚大学和耶鲁大学为例

■ 黄芮雯

一、概述

档案网站作为高校档案馆发布档案信息资源、宣传档案知识、提供档案利用服务的重要平台，其核心是网站的信息资源。网站如何组织和管理这些信息资源，让用户可以方便快捷地利用档案信息资源是高校档案工作者必须解决的重要问题。随着馆藏资源的逐步数字化，高校档案网站的信息资源将不断得以丰富，因此，档案网站的信息组织就成为网站信息服务质量的关键。国外各高校的档案馆网站起步早，经验相较我国高校档案馆网站更为丰富，发展更为成熟，在探究国外高校档案馆网站的过程中，可以认识到自身的不足并借鉴其信息组织模式，结合高校自身特色为用户提供更好的信息服务。

对于信息组织的定义，目前尚未有统一定论。宋彩萍、霍国庆认为“信息组织是将处于无序状态的特定信息，根据一定的原则和方法，使其成为有序状态的过程，其目的是将无序信息变为有序信息，方便人们利用信息和有效地传递信息。”[1]党跃武认为“信息组织是在信息搜集基础之上进行的信息系统的信息整理和有序化工作。[2]尚克聪认为“信息组织就是指采用一定的方式，将某一方面大量的、分散的、杂乱的信息经过整理、序化、优化，形成一个便于有效利用系统的过程。”[3]信息组织虽然未有统一的定义，但可以确定的是，信息组织就是使信息由无序向有序转变的过程。档案网站信息资源组织，可以定义为:根据用户的利用需求，结合档案网站信息资源的特点，以档案网站的各类信息资源为对象，利用先进的技术，按照一定的原则、规范及标准，优化档案网站信息资源的分类、检索和揭示，提供有序的、动态的、实用的档案信息资源利用方式的过程。[4]

在CNKI 中将“信息组织”和“网站”作为关键词和主题词分别搜索，去重后得到结果358 条结果，剔除与结果不相关的文献后的到相关检索结果167 条。通过将节点出现频次设置为10 次后得到的关键词共现网络图可以发现，相关关键词出现最多的还有网站建设、网站信息、信息构建、类目设置等，且出现时间在2000年以后。

图1 关键词共现网络图

本文选取美国常青藤盟校八所大学中有独立档案网站的哈佛大学、宾夕法尼亚大学、哥伦比亚大学及耶鲁大学的四个档案馆网站作为研究对象。作为世界学术水准及教学质量一流的美国高校，其档案网站的建设较为成熟，值得借鉴。

二、网站信息组织分析

本次研究从美国高校档案网站的类目设置及信息检索结果两个方面作为重点来分析信息组织。类目设置包括网站导航与档案分类；信息检索结果则包括搜索结果的类目显示方法及检索时的类目选项。

（一）类目设置与导航系统

哈佛大学档案馆（Harvard University Archives）网站导航栏共设置五个一级类目，分别为：查与找、研究咨询、图书馆与档案馆、关于我们和帮助。每个类目下又设二级、三级类目。以“查与找（Search &Find）”大类为例，其子类目录结构如图2所示：

图2 哈佛大学档案馆网站一级类目分类示例

在网站的首页又分为三个部分，分别为资源链接、关于档案、新闻与馆藏。资源链接下设两个二级目录，分别为利用馆藏档案、捐赠档案和管理以及管理档案，每个二级目录下又设有不同的三级目录。

宾夕法尼亚大学档案与文件中心（Pennsylvania University Archives and Records Center）网站首页导航中有两类并列的一级目录，一栏将档案馆与文件中心区分开来，一栏则为馆藏指南、原始文件、校史资料、数字图片资源、研究咨询以及联系我们，不设二级目录。在首页的左侧有局部导航栏（图3）将档案和文件中心的二级类目列出来。

图3 宾夕法尼亚大学档案与文件中心网站首页局部导航

哥伦比亚大学档案馆（Columbia UniversityArchives）网站首页导航设有六个一级目录，分别为位置、查询、研究咨询、服务、电脑技术及关于我们。每个一级目录下又设二级目录。在首页下方，一栏显示学校档案和文件，分别有建筑档案、办公文件、图书馆资料、教务文件等。另一栏则显示学校历史档案，包括学校荣誉、学校报道、网上展厅、校长档案、学校文件等。

表1 各档案网站首页导航的一级类目

耶鲁大学手稿与历史文件室（Yale University Manuscripts &Archives）网站首页导航设有五个一级类目，分别为研究咨询、服务、馆藏资源、来馆须知以及关于我们。下设二级类目：

从上述的对比中可以发现，四所高校的档案馆网站导航的一级类目将主题法与分类法相结合。单一的主题法或分类法已难以满足用户的信息需求，各高校档案网站由于其职能的特殊性，需要为研究者提供相关资料，因此在网站导航中，研究咨询（Research）都单独作为一个一级类目列出来。与传统分类法不同，一级类目下的二级、三级类目会出现相互重叠的部分，例如哈佛大学档案馆导航中的“查与找”下的二级类目“数据库及电子资源（Database &E- Resource）”下分别有主要数据库、所有数据库和电子期刊等。这些类目之间有所重叠，但符合用户思维逻辑习惯，增加信息接入口，能够帮助用户更快地查询到所需信息。在网络信息组织中，各类目之间已没有明确的界限，它们可以相互结合、相互融合、相互补充，建立起网状或立体的网络信息组织体系。

（二）信息检索

哥伦比亚大学档案馆首页的检索入口依据信息的来源和形式分成了9 类，用户不仅能够查询档案，也可以根据需要选择文章、数据库、电子期刊名称、网页、学术评价、电子图书、论文以及最新资源检索。其快速检索结果信息按照12 大类显示，并附有不同大类的检索结果和数目。不仅显示出有关信息的类目所属，更便于用户进行扩展浏览和检索。

耶鲁大学手稿与历史档案室的信息检索入口在首页的中上方，较为醒目。用户可通过检索入口进入检索结果页面进行高级检索。网站将检索结果依据来源划分为十个不同的类目，分别为手稿与档案、艺术图书馆、医学历史图书馆、音乐图书馆、虚拟展览馆等。耶鲁大学档案馆网站不仅提供了案卷级和文件级的关键词检索，同时也提供档案的全文检索，用户无需登陆即可浏览已开放档案。

哈佛大学档案馆及宾夕法尼亚大学档案与文件中心通过在网站上内嵌Google 的全文检索功能来实现对网站信息的全文检索。宾夕法尼亚大学档案与文件中心网站的检索结果页面将结果分类为包括“全部”在内的八个选项，其中部分与导航的一级类目相同。同时在检索类别中，用户可以选择检索整个网站，也可以选择检索数字化图片馆藏档案。

三、启示

通过以上分析，我们可以看出美国四所高校的档案馆网站的信息组织方式多样且各具特色，对于我国高校档案馆网站建设具有很大的借鉴意义。具体表现如下：

（一）坚持以用户需求为中心的导向原则

从美国四所高校档案馆网站的信息组织分析中不难发现，各个高校档案馆在导航系统的类目设计上都是从用户的角度出发，根据用户不同的需求划分导航板块。例如哥伦比亚大学档案馆网站的导航，一级类目的设置就可基本满足用户查档利用的需求，在“查询”下拉的二级类目中，用户不仅能够发现档案的相关资料，也可查找到图书和其他资料，极大地方便了用户的查询。哈佛大学不仅提供一次文献信息，且对编研都十分重视，让不同层次的用户都可以及时得到满足。反观我国部分高校档案馆，在导航设置时大多以工作新闻为主，忽略了用户查询利用的需求，无法发挥档案网站作为高校文化传播、档案资源利用平台的特色。在用户需求趋于多元化、个性化的环境下，高校档案馆网站应对用户的信息需求和使用习惯进行调研、分析，设计符合用户习惯的合理的导航系统及检索系统。我国高校档案馆网站可通过问卷、访谈等方式了解用户的需求和习惯，并在此基础上结合馆藏资源，构建合理的导航系统及检索系统。

（二）全面提升网站检索便捷度

哥伦比亚大学档案馆及耶鲁大学手稿与历史档案室的信息检索类别按照检索结果的来源将其分成不同大类，以自然语言作为基础的分类体系，避免了在检索界面上出现专业性和学术性很强的词汇，用户使用起来十分便捷。另外，用户在检索结果页面又可根据时间进行二次检索。在开放档案和现行文件的检索方面，美国四所高校都实现了全文检索。我国部分高校档案馆网站并未设置信息检索入口，又或设置信息检索入口但无法使用，更无检索分类可选。用户在使用高校档案馆网站通常会有查询需求，如若不提供或无法使用信息检索功能则会增加用户获取信息的难度。我国高校档案馆网站建设中应当结合馆藏档案，将数字化后的开放档案结合用户的需求分类标引以提供检索。

（三）重构档案网站建设内容

高校网站信息科学、有序、高效的组织活动是以丰富的档案内容为前提的。所以丰富档案内容是高校档案网站建设的核心所在，美国上述四所高校历史悠久，丰富多样的历史档案成为档案馆网站信息整合的基础，此外，美国这些高校网站与学校的图书馆、博物馆相结合，内容十分丰富，涵盖人文、地理、战争、文学、音乐等多个方面，很多信息特色鲜明，新颖有趣，十分吸引人。基于档案开发的各种资源和其他呈现在高校档案馆网站的各种服务信息也成为高校网站信息资源整合的重要对象。而丰富内容的重要方向之一就是注重搜集自身的特色档案，如哈佛大学的特色档案“哈佛奴役与档案”展现17世纪的美国生活背景，并在此基础上梳理出哈佛大学与美国社会的种族束缚制度之间的联系。我国高校档案馆网站内容建设目前仍存在定位不清，馆藏贫乏，形式单一和访问量低的问题。因此，高校档案馆应明晰自身的服务性质和服务方向，丰富档案信息资源，重构档案网站建设内容。首先，丰富馆藏要能充分体现自身的特色。档案馆的资源建设应以发掘本校优质特色资源为方向，在校内外多渠道多范围内开展档案资源体系建设，不断扩充馆藏资源专题数据。并对一些特色题材的档案进行深度挖掘，如围绕历史上的重大事件、知名人物的史料或故事，力求从各个层面揭示和整合厚重的地域文化和人文精神，同时，可加强档案馆与图书馆、博物馆资源的共享，以增加获取民生档案、故事性档案、特色档案的机会。其次，整合档案馆网站信息资源是重要途径。档案网站信息资源整合是将档案网站信息资源组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体或统一的利用平台。要将高校档案资源整合纳入校园文化建设中，积极探索与校内图书馆、宣传部门等相关单位的协同创新，同时，注重与地方档案馆的优势互补。

四、结语

传统的文献分类法已经不能完全满足网络信息组织的需要，尤其在面对用户多样化、个性化的档案需求的情况下，网络信息组织需要“新旧结合”来满足其要求。美国四所高校档案馆为我国高校档案网站的信息组织起到了借鉴作用，将信息由“拉”的方式向“推”的方式转变，以更加合理有效地为用户提供档案信息，传播档案文化。