数字化技术背景下企业档案管理创新研究

高 微 雷惠麟 冯 璐 王西山

（中国中车集团有限公司，北京 100078）

0 引言

随着我国数字化技术的不断发展，采用数字化技术管理企业档案逐渐成为现代企业档案管理的重要手段，合理应用数字化技术能够提高企业档案资料的安全性，节约企业档案管理资源，简化档案管理流程。目前，档案管理正处于重要转型阶段，纸质化档案逐渐转变为信息化档案，需要企业创新档案管理方法，使档案管理制度适应数字化技术背景，以促进我国企业档案管理进一步发展。

1 数字化背景下企业档案管理创新的意义

1.1 提高企业档案资料的安全性

企业档案资料是指企业在生产经营、党政管理、项目投资、技术研发等环节产生的重要数据资源，传统的纸质档案管理可能导致企业档案资料被损坏，甚至可能出现档案丢失的问题，严重影响档案资料的安全性，而现代化数字技术能够利用计算机对企业档案信息进行整理和分析，减少企业对纸质档案的依赖性，通过一键上传档案信息和分类汇总等方式保证档案保存质量，提高档案资料的安全性。此外，数字化技术的实现需要人工对信息化平台不断进行检查和更新，避免信息化技术落后而降低企业档案的安全性。

1.2 节约企业档案管理资源

企业档案管理过程十分复杂，尤其是对纸质档案进行管理时，需要投入大量的人力、物力，因此企业档案管理的支出是企业成本的重要组成部分。为提高企业的影响力，减少企业经营成本，提高企业综合实力，可利用数字化技术优化档案管理资源配置，实现节约企业档案管理资源的目标。

1.3 简化档案管理流程

传统企业档案管理流程十分复杂，每份档案资料都需要经过多个环节确认，因此传统档案管理过程需要投入大量人力资源和时间成本。随着企业自身制度不断完善，企业档案数据的内容也越来越复杂，依靠传统人工管理档案的方式很难及时准确地进行档案资料管理，因此需要采用信息化手段创新企业档案管理业务开展方式，利用数字化技术整合企业档案数据，并根据企业发展需要形成网络数据库，以降低档案管理人员工作量，简化档案管理流程，提高档案管理效率[1]。

2 企业档案管理创新的基本要求

2.1 技术创新

档案管理的技术创新是企业档案管理创新的核心，技术创新包括区块链技术、大数据技术、物联网技术等。档案管理的技术创新能够最大程度上保证档案的安全性和完整性，避免企业档案出现丢失或损坏。因此，在档案管理工作中，企业必须高度重视技术创新环节，要求档案管理人员主动创新数字化档案实施技术，确保企业数字化档案的安全性，以推动企业数字化档案管理进一步发展。例如，可以在档案管理中使用物联网技术，确保档案管理人员充分了解物联网平台在档案管理中的重要作用，并在档案材料收集、汇总、整合等档案管理全过程中融入物联网技术。物联网系统不但可以使企业档案管理人员之间共享企业资料，还可以在企业内部员工之间实现档案资料共享的功能，促进企业自动化信息技术水平的提升[2]。

2.2 管理创新

管理创新是档案创新的重要组成部分，管理创新的目标是提高档案管理的科学性，提高档案管理的实施效果。优化档案管理方法能够有效提高档案业务的实施效果，管理创新包括两个方面。一方面是信息化平台的管理理念的创新，另一方面是档案业务人员的管理方法的创新。传统档案管理通常以个人为单位开展档案管理工作，工作效率和工作质量很难得到保证，因此团队合作的效果也是管理创新的一部分。在实际工作中，档案业务与企业各部门之间都具有重要联系，需要企业各业务人员的协调互动，而不能仅仅限制在专门的企业岗位业务范围。优化企业档案管理模式的着眼点在于加强与各个岗位的企业员工互动，全面打破文档存储中的信息数据孤岛，提高档案管理业务的预期执行效果[3]。

2.3 制度创新

建立健全档案数字化管理制度能够最大程度提高档案管理的精细程度，优化档案管理资源配置效果。档案管理人员需充分了解数字化档案实施路径，结合技术因素和企业实际情况合理设计数字化档案管理保障规范，提高档案管理人员的工作规范性。企业档案管理的基本工作包括收集企业内部各类档案信息、整理并汇总档案数据、保存档案内容、调用档案资料等。因此，档案管理效果会直接影响企业信息流通速度，对企业生产和经营活动具有重要影响。

3 数字化技术背景下企业档案管理创新实施路径

3.1 健全数字化档案管理制度

现阶段，公司在实际运营过程中会产生大量档案数据，而档案材料的类型比较复杂，在这样的条件下，档案工作人员若仍停留在手工收集档案材料的阶段，就会对企业发展产生不利影响[4]。因此，管理人员应该迅速对具有滞后性的档案人力管理模式和档案数据采集方式进行调整，利用精细化的管理实践思维方式构建档案管理的体制框架。通过制定档案数字化管理制度，明确档案业务管理人员的具体职责。档案资料种类多、数量大，需要对其进行有效的管理，避免其他人员擅自通过数字化平台篡改档案信息。将其与数字化现代化管理技术相融合，构建完整的档案信息安全监管机制。档案工作人员应充分了解档案材料在公司决策中的重要性，明确档案材料处理流程。若发现企业数据库本身具有安全隐患，应及时进行深度排查，避免企业档案数据库存在的安全风险。档案资料应具有完整性与系统性，避免企业财务资产等数据信息的丢失。

3.2 创建信息化档案管理平台

信息化平台在提高档案管理效率和改进档案管理模式等方面具有重要作用，因此建立数字化档案管理平台是具有现实意义的。档案业务人员应了解档案数据库的操作流程和构建原理，及时对档案数据库进行维护和升级，以避免企业数据资料丢失情况的发生。档案管理平台必须设置人员访问验证，结合网络杀毒和防火墙等专业技术手段，避免数字化平台中的档案数据被盗用，影响企业正常发展。大数据的企业管理实战工作手段对企业实现档案管理的最佳效果是有益的，档案业务人员要善于对企业现有档案资源进行整合。例如，采用云平台的数字化技术手段，不仅能够提高企业档案信息的安全性，还能扩大档案资料共享范围。此外，云平台还具有保存档案信息的功能，符合企业档案管理数字化的要求。企业在使用云平台前，需要对业务人员进行严格培训，对关键档案信息进行加密处理，以保证档案管理实施效果。

3.3 提高档案管理人员综合素质

运用数字化技术管理企业档案，档案管理人员不仅要了解档案管理具体方法，还要了解数字化技术的应用手段。但是，目前大部分企业对档案管理人员重视程度较低，没有制定档案管理人员培训制度，导致企业数字化档案管理仍停留在表面，难以落实。提高档案管理人员综合素质可通过培训和招聘两种方式进行。对档案管理人员进行培训是指通过培训的方式提高企业档案管理人员的专业能力和职业素养，通过培训考核以及岗位考核等方式检验档案管理人员的培训效果，促使档案人员不断督促自身发展，以提高档案管理工作质量。只有档案管理工作者的职业素质得到提高，才能更高效地开展档案管理工作，加强企业内部联系。招聘具有高素质的档案管理人才也是加强企业档案管理团队建设的重要途径，企业在招聘过程中要综合考虑应聘者的档案管理能力、信息化技术水平、创新能力等多方面因素，高素质的人才不仅能创新企业档案管理方法，还能提升档案管理团队的工作热情。此外，企业在新员工入职前应对员工进行基础培训，使员工明确企业文化，确保员工能够严格遵守企业档案管理制度[5]。

3.4 增加资金投入

为确保档案数字化管理的顺利完成，必须具备先进的硬件、完善的软件和优质的人力资源等。为了避免系统出错或遭受恶意代码的侵害，必须对系统进行定期检查和更新，并由专业的技术团队提供全面保障。随着科学技术的飞速发展，档案数字管理系统必须不断优化，定期检测和修正现有的缺陷。同时，还要积极采购先进的设备和技术，努力提升整个系统的质量和可靠性，而以上活动均需要消耗大量资金，因此企业应增加资金投入力度。在数字化系统的开发中，必须把兼容性放到最重要的位置，充分利用现有的硬件设施，确保其具备可靠的运行状态和完善的功能，从而实现档案数字化的有序流动。为实现高质量的档案数字化管理，必须拥有完善的后勤服务体系，以确保项目的顺利实施和可靠运营，需要充足的资金支持作为保障。

3.5 做好档案管理保密工作

随着科技的发展，档案的安全和完整性受到更多人的关注。企业档案管理的安全性和完整性不仅仅局限于组织文件，还包括个人档案的安全。做好档案管理保密工作，确保系统不会遭受外部攻击，维护公司和个人的正当利益[6]。为确保文件的完整性和有效性，必须采取一些措施保障文件安全。第一，必须根据文件的重要性和可靠性确定文件的保密等级，根据文件的特殊性确定文件的访问权限。第二，为提高文件的安全等级，需要在信息化平台所在网络环境中构筑防火墙。第三，文件的使用者必须树立起文件安全意识，制定规范的文件使用规则，确保企业档案只能在规定时间由规定人员查看。

3.6 推动档案管理一体化流程建设

数字化技术背景下，企业档案呈现管理数据化、形态电子化、信息透明化的鲜明特征。因此，需要不断对档案管理模式进行创新，以提高档案管理的效率和质量。随着数字化技术的不断完善，线上档案管理成为企业档案管理的重要方法，与传统串行式档案管理模式不同，数字化背景下的档案管理具有发散性，在档案管理的过程中趋向一体化的管理流程。

在档案管理数字化转型前，企业档案管理材料一般为纸质材料，档案管理的流程较为固定，不同岗位人员与不同档案管理人员进行对接，但这种档案管理方式存在较多缺陷。档案管理的过程中各部门之间的协调性较差，导致管理效率低，若某个环节停滞，后续档案管理任务很难继续，因此传统档案管理效率普遍较低。而通过数字化转型，在计算机平台搭建档案管理平台后，优化企业档案管理流程，实现不同部门各个系统的有效整合，确保档案管理人员能够第一时间获取档案数据，企业内其他有需求的员工也能利用信息化平台获取需要的档案信息。

信息化档案管理是数字化技术背景下企业档案管理创新的第一步，在信息化档案大规模应用后，可通过一体化流程模式管理企业档案信息，实现全生命周期连续管理，通过前端控制设备保证档案管理的连续性和高效性。通过一体化企业档案管理流程建设，档案管理工作无需考虑各个流程的先后顺序。通过闭环、辐射等多种逻辑结构，实现档案管理节点的接入和管理。因此，一体化流程是一种并行处理方式，通过使用一体化档案管理方式能够进一步提高档案管理效率，提高各部门之间的协作能力。此外，一体化流程还可实现一对多发送，大大减少档案管理工作人员的工作量，优化档案管理模式，借助先进的数字化技术手段可实现企业档案的集成化管理，提高企业档案管理的效率[7]。

4 结语

数字化技术背景下，必须做好企业档案管理创新，在制定企业档案创新方法时，必须考虑技术创新、管理创新以及制度创新。可通过健全数字化档案管理制度、创建信息化档案管理平台、提高档案管理人员综合素质、增加资金投入、做好档案管理保密工作以及推动档案管理一体化流程建设等措施，提高档案管理效率和档案管理质量，为企业可持续发展提供有力支持。