基于项目管理的高校数字档案馆建设研究

文/南京中医药大学档案馆 王兴娅

2022年1月，全国教育工作会议提出“实施教育数字化战略行动”。《教育部高等教育司2022年工作要点》指出：“加快建设以数字化为特征的高等教育新形态，提升数字化治理能力。”随着教育信息化从1.0时代走向2.0时代，教育数字化转型已全面开启，势必进入加速发展阶段。

高校推进数字化转型为教学管理方式带来深刻变革，数字教学资源成为重要内容，办公自动化成为重要管理手段。同时，数字化转型也对高校档案部门的服务方式提出更高要求，数字化、网络化、远程化将成为档案利用的主要方式。因此，加快数字档案馆建设是高校档案部门积极应对、深度融入教育数字化的必然趋势。

一、高校数字档案馆建设项目管理

高校数字档案馆是高校档案部门运用现代化信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。自2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》明确启动数字档案馆建设以来，数字档案馆建设逐步成为各级各类档案部门的工作重心，高校档案部门也积极开展数字档案馆建设实践探索。但数字档案馆建设是一项复杂的系统工程，需要经过调研、规划、立项、开发、试运行、验收、维护等诸多环节，涉及技术、资金、人员、设备等诸多因素。目前除了部分“双一流”和规模较大的高校建设成果显著外，大部分高校数字档案馆建设由于投入不足导致发展慢、水平低。

为了实现有限的资源投入获得最大化的建设产出，提高数字档案馆建设效率，亟须在高校数字档案馆建设过程中引入项目管理理念。项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限的资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程。高校数字档案馆建设项目管理是通过高校档案部门及各方合作，应用现代化信息技术，施行科学的管理，使得高校数字档案馆建设项目能够在有限的资源条件下，达成既定的建设目标，并有效规避和控制风险，保证建设项目的质量。

二、高校数字档案馆项目管理的实施

（一）高校数字档案馆项目建设模式。高校数字档案馆建设既可以整体立项，也可以将其拆分为若干子项目分步立项。高校档案部门可以根据学校信息化建设的整体规划以及数字档案馆资金投入情况，确定数字档案馆建设整体立项还是分步立项。高校档案部门应该结合自身情况和需求制订科学、合理的立项方案，推动数字档案馆建设的有序推进。

1.整体立项。数字档案馆项目整体立项是对数字档案馆建设所有内容整体性立项，以求一次性达到建设目标。对于学校信息化建设较为成熟、数字档案馆建设经费充足、对数字档案馆建设需求和内容较为明确、寻求建设一步到位的高校可以选择数字档案馆建设整体立项的模式。

2.分步立项。数字档案馆项目分步立项是将数字档案馆建项项目拆分为若干子项目单独立项，并根据工作需要确定子项目立项的时间顺序。对于学校信息化建设发展较缓、数字档案馆建设经费不足、对数字档案馆建设需求较为单一或不够明确的高校可以选择数字档案馆建设分步立项的模式。子项目一般包括档案管理系统建设项目、档案数字化项目、档案服务平台建设项目。

（二）高校数字档案馆项目建设过程。《数字档案馆建设指南》中指出：“数字档案馆建设一般分项目规划与立项、项目招投标、项目实施、运行维护等几个步骤进行”，这与通用的项目生命周期四个阶段基本吻合。因此，高校数字档案馆建设项目管理的具体实施步骤也可以分为项目规划与立项阶段、项目招投标阶段、项目实施阶段、项目运行维护阶段。

1.项目规划与立项阶段。数字档案馆建设应以需求为导向，进行数字档案馆建设需求分析是前期阶段的首要任务，需求分析的前提是进行翔实、广泛的调研，包括本校信息化发展现状、档案工作水平、投入资金情况、其他高校建设经验以及当前先进信息技术，特别是本校馆藏情况、电子文件生成状况、师生利用需求等。在充分调研的基础上形成项目建议书，提出投资额度和资金方案。项目建议书获得批准后，需要制订更为详细、具体的高校数字档案馆建设项目规划，遵循“立足实际、适当超前”的原则，具备科学性、可行性、前瞻性，并将数字档案馆建设纳入学校信息化建设整体框架，与信息化建设相衔接。项目规划中还应明确项目外包方案，做好数字档案馆项目外包规划，统筹项目外包目标、模式、内容、预算和人员安排等。在规划制订过程中，适当引入管理咨询机制，聘请数字档案馆建设专家、顾问，对项目规划进行咨询、论证。

2.项目招投标阶段。在充分征求意见后，建设小组应对数字档案馆功能需求进行细化，形成兼具创新性和应用性的功能需求方案，既满足高校数字档案馆建设的实际需要，又便于投标单位理解，实现系统开发和项目建设的可行性、适用性。需求方案应适度体现超前意识，以满足较长时期内的发展需求。项目外包商是高校数字档案馆建设项目的具体实施者，外包商的资历、经验、能力、素质等都会影响外包工作的效率和质量，档案部门应充分掌握外包商的业务情况，包括其建设经验、技术水平、财务状况、基本设备等，选择经验丰富、业务突出的外包商，有效降低潜在风险。招标结束后，需要签订项目合同，在签订项目合同时，除了合同范本内容以及项目基本要求以外，有些特别的事项也需要写入合同，避免后续纠纷发生，如项目实施方式（流动式或驻点式）及相关费用承担问题（包括后期运维费用），尽可能争取足够长的免费服务时间，档案应用管理系统二次开发有关事项，包括时间、费用、测试等。

3.项目实施阶段。项目实施是将数字档案馆建设落到实处的关键一步。高校数字档案馆建设项目实施的主要内容是项目设计，一般包括总体设计、技术设计和详细设计等环节。在总体设计环节中，提出高校数字档案馆建设项目的总体结构以及详细建设思路与计划，并对项目的构成、接口、涉及的资源及其环境等提出设计说明；针对技术上有特殊要求的项目增设技术设计环节，以进一步明确总体设计时无法解决的技术问题；详细设计主要是确定高校数字档案馆每个模块的内部细节，为数字档案馆建设的具体实施提供最直接的依据。在项目实施过程中，应根据信息系统建设规范要求引入监理机制，对项目进度、质量、安全、费用等进行全程监理，并负责协调项目承包人和档案部门之间的关系，保证项目建设按计划开展。数字档案馆建设项目经测试和试运行合格，承建单位提出验收申请，高校档案部门根据合同内容进行初验，合格后还需组织校内外专家成立验收委员会，根据项目方案和功能需求进行全面、细致的测试、评价、验收。验收结束后，承包方做好整改工作，并在监理认可后，将项目移交档案部门，做好交接手续。

4.项目运行维护阶段。管理维护好数字档案馆项目建设成果，确保其持续发挥应用效益，是一项长期性的工作。需要高校档案部门及时调整工作重心、明确岗位职责，使业务工作与技术工作相衔接、相配合，制订以业务管理为主线，以技术保障为支撑的管理机制。高校档案部门应完善以高校档案馆自主管理为主，社会外包服务为辅的运行维护队伍，持续做好数字档案馆各类软硬件设备的更新维护，包括为改进系统性能缺陷而进行的校正性维护；为使应用系统适应新技术的适应性维护；为扩充应用系统性能的完善性维护；为提高软件可靠性的预防性维护；为恢复自然灾害和网络攻击损害的突发性维护等。基于此，高校档案部门应构建由信息技术专业人员和档案专业人员共同组成的运维团队，既掌握网络与数据库相关技能，又具备档案管理基础知识，同时应重视日常培训，不断丰富业务知识，提升业务技能，以适应信息技术的更新升级以及网络环境的风险变化，解决不断更新的运维需求，尽可能延长数字档案馆的生命周期。

三、高校数字档案馆建设项目管理的对策

有效的高校数字档案馆项目管理应以高校档案部门需求为核心，围绕数字档案馆建设目标，使各类资源得到充分利用，各方关系得以充分协调，即在有限的资源内，成功完成数字档案馆各个项目，并使高校档案部门的总体效益最大化。因此，高校数字档案馆项目应加强对项目目标、项目进度、项目成本、项目质量、项目风险的管理，约束并保障数字档案馆项目管理取得预期要求。

（一）目标管理。对高校数字档案馆建设项目来说，建设目标一般分为成果性目标和控制性目标。成果性目标是建成适应本校需求的数字档案管理系统和网络服务平台，推动馆藏档案数字化、增量档案电子化，有效实现对数字档案资源的现代化管理和网络化利用；控制性目标是实现成果性目标的客观约束条件，包括数字档案馆建设项目质量、进度、费用、安全等内容，明确数字档案馆建设的质量标准、时间安排、费用控制、安全属性等，以保障成果性目标的达成。

（二）进度管理。项目进度管理是运用系统的方法和工具对项目各个环节进行控制，以期在既定时间内完成目标。首先，高校数字档案馆项目进度管理应根据项目规划和内容列出所有项目活动列表，形成项目活动网络图，明确各种活动之间的依赖关系。其次，明确数字档案馆建设的工期，以此分配各个活动的工期，形成初步的数字档案馆项目时间表。最后，了解数字档案馆建设项目的限制性条件，并识别关键性路径，对项目时间表进行调整优化，形成最终的项目时间表，并严格遵照执行。

（三）成本管理。高校数字档案馆建设项目成本包括从数字档案馆项目启动到最后验收消耗的所有费用。成本管理即尽量将成本控制在预算范围内，并最大程度节约费用。高校数字档案馆建设项目成本管理主要是对整个完成项目所需资金进行估算，汇总整个项目的成本制定项目总预算，然后对项目进行监督以控制成本。对数字档案馆建设项目费用预算时应考虑计算机硬件配置、档案管理系统二次开发和业务系统接口等，涉及重大不确定因素时，应保留应急备用金。项目费用预算应分解到项目每个活动单元，并结合项目进度绘制费用负荷图和累积图。

（四）质量管理。质量管理的目的是确保数字档案馆建设满足高校档案部门提出的质量要求，内容应包含产品质量和项目质量。产品质量是通过数字档案馆项目建设产生的档案管理系统、档案服务平台、档案数字化成果以及服务本身的质量，产品质量管理可参考国家有关管理办法，如国家档案局发布的《数字档案馆系统测试办法》；而项目质量是数字档案馆建设项目管理的质量，包括建设周期、资源投入、满意度等的质量，这就要求在数字档案馆建设全过程进行有效控制。

（五）风险管理。在高校数字档案馆建设项目内、外部存在大量的不确定性因素，这些因素就是项目风险的来源，影响较大的包括规划风险、管理风险、人员风险、设计风险等。为避免和减少风险带来的损失，在制定数字档案馆建设方案时应同时编制风险规划，提前对风险进行识别、分析、量化。在项目实施之前，通过增强风险意识、制定工作制度等方式预防风险的产生；在项目实施过程中，通过高校档案工作人员全程参与、引入监理等方式对风险进行控制；在风险产生后，及时参照规划采取有效措施，将风险损失降到最低。

四、结语

随着教育数字化战略的实行，数字档案馆建设势必成为高校档案馆的发展方向。在数字档案馆建设过程中，高校档案部门应立足本校实际，引入项目管理的思路，通过建设项目的整体规划、高效管理、优化路径，实现资源集约，提高建设效率。高校档案部门必须积极面对现代信息技术发展带来的变革与挑战，深化高校档案馆数字化转型和提升，加速推进数字档案馆建设，提升档案现代化治理能力，促进教育高质量发展。