基于All-in-One标准下医院智慧档案管理新模式的探讨

文/广西医科大学第二附属医院 黄荷 周小潇（通讯作者） 颜艳 莫雪兰

近年来，“大数据”时代对公立医院信息化方面提出了新的要求，“智慧医院”概念的提出体现了国家对医改的重视。国家通过政策扶持，积极推进“智慧医院”建设，将医院内的各个部门和设施进行电子化。档案是社会组织和个人在社会实践活动中，直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。“智慧档案”是一种全新的管理理念，研究认为，档案管理需要进行“范式的转换”。为适应互联网和现代通信技术的发展，档案信息的形成应当从事后收集范式向实时、共建、共享范式转变。对于医院管理来说，医院档案管理的工作更应当顺应时代要求，通过依托“大数据”加快公立医院建设，推进健康中国建设，提升医院治理现代化。本文就在基于All-in-One（即通过整合思维，将分散、繁杂的文件进行关联整合，“多套变一套”）标准唯一的情况下，创新医院智慧档案管理新模式，进一步开发和利用医院档案，提升档案管理能力进行探讨。

一、医院档案管理亟须智能化

医院档案不仅包括医疗、护理类档案，还包括各职能科室平时查询利用极高的各类档案，如文书类档案、人事类档案、公共卫生类档案、科教研类档案、质管类档案、纪检监察类档案、财务类档案、基建工程类档案、安保类档案以及特种载体，包括照片、声像磁介质等实物类档案。这些包罗万象的档案，内容繁多，种类庞杂，平时利用率高，保存难度大，传统的档案管理方法不能满足“智慧医院”的运营。档案信息化使电子公文、行政文书等内容有效区别于其他电子文档，同时可以避免继续采用纸质文件进行验证的繁琐，提高电子档案作为独立存在的行政作用和价值。现代计算机技术、网络通信技术等将办公网络连接在一起，大大提升了办公效率。因此，在智慧云背景下充分利用信息技术手段，在大数据的引领下进行系统化规范化的档案管理，并形成标准化，建立统一的全流程管理的电子化智慧档案管理势在必行。

二、基于All-in-One标准下的医院智慧档案的形成背景

在“三医联动”模式下，医保支付方式改革、三级公立医院绩效考核、现代医院管理制度等一系列政策的出台，使原有的卫生格局被打破，“健康中国”战略部署稳步实施，将新一轮医疗改革推进深水区。在DRGs支付的影响下，医院必须通过精细化管理来提高质量和效率。DNV GL国际医院评审认证标准要求源于美国制定和使用的NIAHO®标准，DNV GL于2008年由美国为医疗机构制定，于2012年获得国际医疗质量协会（ISQua）认证，是目前最早在中国通过国家认证监督管理委员会认可的认证机构，代表了医院服务和医院管理的最高水平，被视为全球化趋势下，医疗机构走向国际市场的“通行证”。2018年10月，我院率先在广西引入DNV GL国际医院评审认证，以国际化医院管理标准为蓝本，充分运用信息化手段进行持续追踪和改进，进行医院精细化All-in-One管理。因此，本文基于DNV GL国际医院评审认证医院精细化All-in-One管理标准下，在新时期强化医院精细化管理科学路径的基础上，创新医院智慧档案管理新模式。

三、基于All-in-One标准下的医院智慧档案管理新模式

（一）文件采集。传统的文件采集主要通过下发通知，由专人在固定时间进行集中批量收集和整理来完成。此项工作的工作量大，比较繁琐，耗费人力物力和时间。基于All-in-One标准下的医院智慧档案的建设，是以四级文件为规范，依靠云系统进行数据的采集。四级文件，即一级文件质量手册（Quality Manual）、二级文件管理程序（Quality Procedure）、三级文件操作程序（Working Instruction）、四级文件表格记录（Table/Record），按文件管理的四个层级标准，通过整合思维，将分散、繁杂的文件进行关联。各科室根据四级文件标准要求，整合上传文件到医院智慧医馆平台，实现文件的实时采集、存储、归档。这种自动采集方式提高了数据收集的效率性和实效性。

（二）文件归档。传统档案文件的归档主要是通过档案管理人员，人工对文件进行分类、整理、登记归档。基于All-in-One标准下的医院智慧档案归档不仅是电子化地将数据进行摘取、输入数据库等操作，还设立了专职DNV文管员及相关层级审核人员。在权限管理上，档案管理部门不仅要对各归档部门进行使用权限设置，还要对用户的使用及需求进行分类，从而控制用户权限。所有用户访问数据时都需要进行身份验证。同时归档文件还须按流程层层审核，才能进入归档，这些操作实现了医院流程闭环及精细化管理。

（三）文件利用。传统档案文件由于局限性，对数据等材料在档案保全、整理、进一步挖掘、分析、干预和共享等功能方面利用不到位。基于All-in-One标准下的医院智慧档案将多种多样的数据内容通过技术打通，运用整合思维将使用者的需求进行数据整理，最大化地为使用者所用，提高了档案文件的使用效率和准确性。同时，智慧管理系统根据用户的反馈信息，提供更加高效的交互方式，将档案信息数据与大数据、云数据等技术进行融合，由于数据的有效串联，相关文件环环相扣，通过计算机网络管理技术，实现了档案信息的高效利用和信息资源利用的最大化，优化了管理方式，满足了用户和管理者的使用需求。

四、基于All-in-One标准下的医院智慧档案管理优势

（一）优化档案采集、存放、分类，提高档案管理水平。传统的档案采集主要以纸张作为载体，需要配备存放柜、存放箱、档案盒等区域空间，存放的环境有一定的温度、湿度要求，还要注意防潮、防虫、防水、防火。档案文件的搬运需要消耗人力物力，还容易出现丢失等问题。在档案分类上，传统档案主要通过专人进行筛选、收集，容易出现信息采集不全，错分等问题。基于All-in-One标准下的医院智慧档案管理，是在DNV国际标准下，按照四级文件的结构进行层级划分，既保证了各科室文件资料的统一性、准确性和有效性，也保证了档案资料的完整性和规范性，以此方式所建设完成的档案文件管理体系，将有效建立文件与文件间、文件与表单间的互动与紧密关系，提升了时效性和准确性，达到有架构、有效率、能不断重复使用与深化落实的管理目标。

（二）建立健全精细化档案数据库，促进交流合作。传统的档案管理手段存在各种弊端，已经不能适应当前医院的快速发展，充分发挥信息化带来的优势，创新档案管理手段，智慧化的档案管理能有效保障了资料的完整性、全面性以及资料运用的快捷性，精细化的管理模式，对医院的未来战略发展起着重要的参考与借鉴作用，提供科学性和合理性的决策作用。同时，在传统档案管理中档案资料都是由各科室负责自行整理，数据分散，利用率低。通过计算机技术，建立健全精细化的医院档案数据库，将各类档案资料进行收集、整合并建立不同的储存模块，形成分类分区保存，运用大数据检索功能手段，建立有效的查询系统，实现档案资料的有效管理和控制。该模式打破了医院各科室“各自为政”的现象，将所有档案资料整合，通过数据库，加强了各科室间的相互交流与合作，加快了各部门间的信息交互。

（三）无纸化办公顺应“大数据”时代要求。传统的档案管理模式通过被动接收所移交的档案信息，忽视了对零散、复杂信息的收集和整合，以及对动态数据流的前端控制和全程管理，将导致一些重要信息被瞬时淹没。“大数据”是由数量巨大、结构复杂、类型众多数字构成的数据集合，是基于云计算的数据处理与应用模式，通过数据的整合共享形成的智力资源和知识服务能力。“大数据”时代的到来对传统的档案管理理念带来了革命性冲击。“智慧档案”建设是在“数字化”“数据化”的基础上对医院信息化进程的再深化。依托信息化技术的医院智慧档案，不仅顺应时代发展，还将档案管理人员从繁杂的工作中解放出来，使档案管理更有条理、更加高效。智慧档案存储不仅便于修改、删除和补充，能对医院的各项数据进行调取、统计与分析以及为医院制订年度发展计划、远景规划、领导决策等提供数据支持。同时，智慧档案需要建立身份识别机制，硬件指定措施，设置必要的安全屏障，备份资料，有效确保档案数据库的安全性，减少因账号密码泄露或病毒入侵造成的数据丢失。

五、基于All-in-One标准下的医院智慧档案管理实践经验

（一）提高工作效率，减少资源浪费。基于Allin-One标准下的医院智慧档案管理利用四级文件类别的管理形式，将“多套变一套”，不仅促进医院档案分层分级管理，使医院档案不再是单独归类和存放，保障了医院档案信息采集和整理的时效性，而且只需要按文件级别搜索就能快速精准获得想要的文件，提高工作效率。同时，无纸化办公减少了资源浪费，如上级检查评审时，能够快速检索查看相关文件，不再像传统检查形式那样需要从文件柜中翻找相关材料或做成台账，提高了工作效率，减少了信息泄露的可能。

（二）加强科室间紧密联系以及全院数据互通。基于All-in-One标准下的医院智慧档案通过层级管理增加了档案与档案之间的关联性，使所有的文件或表单产生相互间的继承与联结关系，使科室与科室之间联系更紧密，如医疗行为、护理操作等都需要在医院感染的标准预防下进行，医护人员需要遵守相关院感标准，增强了临床科室与管理部门如医务部、护理部、质量管理办公室、医院感染管理科之间的沟通和联系。同时，打通了管理部门之间的数据互通，各管理部门在提取相应数据时只需要通过OA系统取得权限就能自行下载，提升了全院树立共享性理念和数据化思维。

（三）统一标准，保障医疗安全和医疗质量。基于All-in-One标准下的医院智慧档案管理，将相关文件按行业标准规范进行整理并及时更新，保证相关标准都是行业最新标准。当医护人员需要时可以及时查阅、参考、核对，如护理操作的相关规范、医院感染控制的相关标准等等，在统一、规范的标准下进行规范操作。同时，部分操作可以参照视频进行学习，不仅有利于日常操作的熟悉，对于参加技能考试、技能竞赛的学习模拟更起到重要的参考作用。

六、结语

在信息技术、智慧医疗“大数据”时代背景下，基于All-in-One标准下的医院智慧档案管理，在顺应“大数据”时代的要求下对完善医院治理体系意义非凡。在加快医院智慧档案建设的同时，还要看到医院智慧档案管理虽然避免了传统档案存放占用空间大，容易受强光、高温、潮湿、发霉、有害气体等因素影响的弊端，也面临着设备及场所安全，服务终端环境安全，网络环境、承载数据、操作层面安全等如硬盘损坏、病毒破坏、数据丢失、木马植入、信息窃取等安全隐患。加快“智慧档案”建设需加强专业人才队伍建设，主动汲取新知识、新方法，总结经验，加快推进制度创新、技术创新、管理创新等，让档案资料这一时代的鲜活记忆与数字世界同在同行。