加强农业科研档案管理 助力乡村产业发展

文/桐乡市农业农村局 王亚芬

桐乡素有“鱼米之乡、丝绸之府、百花地面”的美誉，是浙江省粮、油、茧和畜禽的重点产区。近年来，桐乡农业将“乡村产业发展”主基调贯穿到新时代“三农”工作全过程各方面，以“农业兴、农民富、农村美”为历史使命，推进全市农业高质量发展。在农业产业发展进程中，农业科研院所在科研研究活动、农业技术推广应用中，形成了很多具有保存价值的农业科研档案。对产生的农业科研档案加强科学规范管理，是解决乡村产业“三农”问题的基础。现阶段“三农”工作的重点目标是：利用农科院所丰富的科研资源同乡村产业发展战略相结合，将农科院所的先进科研管理经验应用到乡村产业发展中，结合实际情况，有针对性地解决乡村产业发展中存在的问题，完善发展中的薄弱点。只有使农业科研档案的优点充分发挥出来，并对农业科研档案的信息资源进行有效利用，才能不断推动乡村产业发展，为社会主义新农村产业振兴提供强有力的科技支撑。

一、农业科研档案对乡村产业发展的重要作用

（一）是农业科研成果的体现。在农业科研研究、农业技术试验和推广应用过程中所进行的一切活动，如农作物的培育、农作物的病害和虫害的防治等都是基于所有的科学实验研究、农业科学技术的经验总结和成果。所以，农业科研档案就是将以往所有的科技经验、科技资源和农业生产中的研究成果汇集到一处，实现科研数据和科研档案的合理利用。农业科研档案对农业新品种、新技术、新模式、新机具的开发、推广、应用具有推动性作用。

（二）为乡村产业科研工作提供了条件。农业科研档案涉及许多丰富的农业资源，这些资源信息为科技人员从事科研工作提供了重要参考。科技人员可以通过科研档案对以往的历史经验和成果进行了解和总结，并为科技人员研究新的发展思路提供了有力的数据支持，节约了农业科研人员大量的时间和金钱，使农业科研工作的效率得到了有效提升。由于农业科研活动的周期比较长，因此较为完整的档案资源为服务乡村产业发展提供了极大的帮助，使农业科研人员在探索乡村产业发展规律和技术发展方面的时间周期大大缩短。

（三）是农业科技人员相互交流信息资源的重要渠道。农业科研档案是一种有效的信息资源传递媒介，它在农业科技人员之间实现了资源的共享，促进了农业科技人员的有效信息交流。为农业生产活动和农业成果推广提供了重要的借鉴和指导作用。

（四）能够使农业生产水平得到提升。农业科研档案为农业生产提供了许多重要的保障，很多的农业生产工具都是依据农业科研档案所提供的信息经过研究创新制作而成。农业科研档案对于农业生产最直接的作用就是：为农业生产劳动者提供了许多前人的宝贵经验，再通过以往的经验进行研究并改造成适合现阶段的先进生产工具和生产技能，提升了乡村生产力，减轻了劳动者的生产强度。

二、农业科研档案管理现状及存在的问题

目前，农科院所比较突出的问题是重生产轻管理，农业科技人员普遍档案意识淡薄，导致科研档案收集难、保管难、资源共享与利用难。收齐、管好农业科研档案难度更大、挑战更高。主要存在的问题有：

（一）档案保管分散，资源整合困难。长期以来，受限于认识和手段不足，缺乏对科研档案的统一认识和管理，更缺乏与产业发展的融合，档案保管分散，大部分仍集中在科研人员自己手中，没有形成系统化、体系化、完整的管理体系。

（二）档案难以积累，流失严重。由于农业的特殊性，其科研活动如水土气温、作物病虫害、动物疫情等农业基础性长期性监测，种质资源收集、保存、评价与利用，新技术新产品研发、示范与推广应用等，时间周期长，材料多、范围广，加之科研人员岗位调整频繁等因素，造成档案流失严重，特别是特殊载体档案的留存极少，加大了收集难度。

（三）档案管理手段落后，难以适应新形势新要求。随着数字化时代的到来，对科研档案工作提出了更新更高的要求。现有的档案以纸质为主，分散保管于农科院所各站所或各位科技人员手中，已难以适应新形势新要求。特别是随着科研活动的日益增多，产生的档案资料越来越多，亟须加强集中统一保管，这也是做好科研档案管理工作的首要任务。

（四）档案利用方式单一，无法满足查阅需要。目前，查档方式以纸质原件和科技人员存于个人电脑的电子文档为主，造成信息资源分散、保存期限短、利用难度大、资源共享难等弊端，显然已无法满足新形势下对科研档案利用的需要，严重阻碍了科研水平提升和产业的持续健康发展。

（五）档案意识淡薄，管理水平滞后。长期的“重科研，轻档案”“重生产、轻利用”，导致档案管理水平和形势发展脱节。目前，农业科研档案除科研获奖项目外，其余诸如生产资料、技术资料、实施的项目材料等，均未纳入综合档案室集中统一管理。农科院所大多为兼职档案员，档案专业知识不足、服务意识不强、业务流程不熟练等制约了农业科研档案事业发展。

三、加强农业科研档案管理的对策

（一）健全建档制度，增强建档意识。农业科研档案管理制度是农业科研档案管理工作有序开展的基础，是农业科研档案工作有章可循、有据可依的保障。农业科研档案的制度可以重点围绕“建组织、梳流程、定规范”三方面开展。加强组织管理，落实档案工作责任制，明确综合档案室、科研管理部门及档案形成部门在档案管理中的责任，建立自上而下的科研档案管理网络，并将档案工作纳入各科站年度评优争先的考核内容；梳理业务流程，档案工作与科研任务同步管理，明确档案检查和档案验收要求；制订档案规范，根据科研业务特点，重点制订科研档案分类方案、科研档案归档范围、档案归属与利用要求等。通过建立健全相关的档案管理制度，开展多渠道多形式的宣传学习，不断提升科技人员建立科研档案的自觉性，为农业科研档案管理工作提供一个良好的环境。

（二）改进服务方式，提高服务效能。互联网时代为农业科研工作管理和学术类研究提供了便利手段，“互联网+服务”科研档案管理是未来发展的必然趋势。农业科研单位应主动适应新形势，充分利用互联网处理技术，将科研档案管理进行数据化创新，建立属于农业科研档案的专用数据库，并将系统延伸到科研部门，为科研人员提供科研档案检索入口，方便查询。一方面，以产业“大档案”的全新视角来规划科研档案工作，注重加强科研研究活动中产生的设计方案、试验数据、生产记录、推广应用等核心过程性文件资料、照片、音频、视频、电子文件等特殊载体档案的归档，进一步推动规范化管理，丰富档案资源建设。对于历史档案，或者办公自动化尚未普及时期产生的档案，复印机、扫描仪、微缩相机等先进设备也能起到积极作用，通过复印、扫描、微缩等方式，把收集难、收集时间长、资料较为稀缺的纸质档案转化为电子档案，既可以保护珍贵的历史档案，又能提高其利用的效率。另一方面，搭建服务型、智慧型的科研档案利用新平台，在政府数字化转型的大形势下，实现科研档案的收集、保存、管理、利用、监管、服务于一体的智慧档案管理体系。智慧化的档案管理为科研人员查找农业生产资料提供了方便，既可以减轻农业科技人员和档案管理人员查阅利用档案的工作量，又能节约时间，提升农业科研工作的效率。

（三）拓宽利用渠道，扩大服务范围。档案的最大价值在于利用，农科院所承担着负责农业科研试验、科技成果转化、农业技术推广、开展农业产业服务、推动乡村振兴农业产学研创新发展和负责动物疫病预防控制工作的职责。因此，要充分利用数字档案带来的“红利”，运用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为农科院所提供全方位、多层次的科研档案信息服务。如可以利用库存档案，举办一些科技成果展览，编纂或出版农业史志、农民增收实例选编、种养技术、三新技术汇编、标准规程汇编等。利用单位内网，向全体农业科技人员开放档案查询权限。为确保科技人员随时随地查档，研究开发多种终端查档方式，这样可以解决科技人员在下乡、家里、外地出差等多种场景中的查档需求。

（四）加强人才培养，提升服务能力。为解决新时代农业科研档案的新特点新要求，同时培养适应现代农业科研研究，既懂档案又了解科研的档案业务骨干是农业科研档案管理工作的重要目标之一。一个专业的科研档案管理者需要具备以下业务素质：1.拥有专业的档案管理知识，对档案管理的流程能够熟练地进行掌握，拥有资料的分析能力和信息总结能力。档案管理者不仅仅是将资料妥善保管，还需要对所提交的资料具有整理分析辨别的能力。2.对计算机软件应用、网络技术、信息处理等，要全面理解并能熟练操作。3.有积极的参与科研工作管理的服务意识，并具有足够的耐心，对相关农业科研工作进行跟踪管理，防止科研资料遗失。对相关科研工作者要主动并及时地提供其所需的档案资料，提升管理资料的信息价值。4.档案管理人员要改变工作思路，由过去的被动接收查档申请，转变为主动根据科研需要，提前整合相关信息，以便为农业生产发展服务。同时，需加强档案培训与交流，组织开展农业科研档案业务培训和点对点专项档案培训，通过“请进来，走出去”的实地指导，邀请省市档案馆相关专家来现场指导，或组织外出学习兄弟单位档案管理的先进经验，取长补短。也可以通过微信群、钉钉群、电话等多种形式为辅，方便日常档案工作交流、沟通，不断提升科研人员、专兼职档案人员的大档案意识和专项业务档案能力。

（五）加快信息化建设，实现可持续发展。加快档案信息化建设进程，是做好新时代档案管理工作的迫切要求。作为农业技术科研单位，所产生的档案资料有一定的特殊性，在进行信息化建设时，应结合自身发展需求，对信息化建设进行深入了解、剖析，并制定详细的实施方案及规划，才能使信息化建设工作得以顺利开展，达到实现档案管理可持续发展的最终目的。首先，想实现档案管理信息化，必须加强农业档案管理数字化建设。数字档案室的建设有利于农业档案的现代化管理，提升农业档案的信息化程度。一是要夯实档案数字化基础工作，进一步扩容档案数据库。同时，由于电子文档的数量稳步增加，给内存带来压力，可以采用云存储的方式。云存储具有大量的库存和数据存储以及业务访问量，通过提供在线存储空间，确保农业科研档案的最大安全性，同时还可以降低档案管理成本，提高资源利用率。二是加快纸质档案的数字化进程，实现各种门类的档案均数字化管理。三是开展档案与电子文件登记备份工作，实现档案管理的科学规范。另外，要加强档案数据管理的安全。数字档案室建设，为档案信息安全提供了有力保障。通过对档案数据的多份及异地备份，定期对归档电子文件进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，确保档案与电子文件的安全，提高档案利用能力。最后，推动档案利用服务更加人性化。档案管理员通过综合查询（如模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式），在档案库中检索出需要的档案信息；对已数字化的电子档案，利用者足不出户，只需在办公室轻点鼠标，便可实现电子档案的在线查阅和远程利用，为科技人员提供高效便捷的档案信息化利用服务，从而大大方便了查询和利用，提高了工作效率。

四、结语

随着乡村振兴战略的全面实施，乡村产业发展进入快车道。面对新时代形势，农业科研档案的提升空间和服务乡村产业发展的潜力还很大，因而加强科研档案管理这一课题成为档案工作的新方向。如何发挥农业科研档案利用价值的最大化，有效破解农业科研管理的“最后一公里”，还需农业科研院所积极探索可行路径，充分挖掘档案利用价值，助力乡村产业振兴。