高校档案馆个性化信息服务研究初探

文/北京农业职业学院 张海东

互联网时代，高校实施档案个性化信息服务，对提高高校档案管理效率和质量具有基础性作用，有助于更好地为用户提供服务，促进高校全面发展。本文在研究的过程中，以高校档案管理个性化信息服务的特征为基础进行分析，对高校档案馆个性化信息服务开展的价值以及策略进行探讨。

一、高校档案馆个性化信息服务特征

（一）针对性。高校档案馆个性化信息服务以用户为中心，以用户的需要为基础，以满足用户的需求为主要目标。在进行管理的过程中能利用大数据等技术，实现对用户的兴趣、爱好以及习惯等内容的查询和分析，以用户的差异性因素为基础，制定个性化的服务，使得高校档案馆个性化信息服务在开展的过程中更具有针对性。

（二）可定制性。高校档案馆个性化信息服务的管理具有可定制性，在管理过程中，允许用户根据自己的需要和阅读的习惯，对用户界面进行动态化的定制，并能实现对信息资源、服务方式等内容的动态定制，使得相应的信息服务工作能满足用户个性化差异，实现“量身订制”的服务方式。

（三）主动性。高校档案馆个性化信息服务在对用户服务的过程中，利用人工智能以及大数据技术，以“信息找人”的方式，打破传统管理方式下“人找信息”的服务方式，在信息管理中，能针对用户的需求进行主动的信息服务，体现服务工作的主动性。

（四）特色性。高校档案信息服务的过程中，利用信息化管理技术，在进行管理的过程中能够针对不同用户的需求以及习惯定制具有特色的服务，既能够针对单一的用户进行信息服务，也能够针对特定群体进行信息服务。在进行管理中能将不同的信息资源推送给不同的用户群体，使得高校档案馆个性化信息服务工作更具有特色性。

二、高校档案馆个性化信息服务开展的价值

（一）简化流程，提高管理效率。纸质化管理是传统档案管理中最主要的管理方式，存在流程繁琐、工作量大等缺点。在信息化技术不断发展的过程中，信息化、智能化等技术改革的脚步越来越快，也实现了高校档案管理服务工作的技术革新。高校档案馆在进行信息服务中，采用个性化信息服务，能满足不同用户的需求，在管理的过程中利用大数据以及人工智能等信息化管理技术，能实现对档案信息的存储以及实时提取，简化了管理的流程，减少了管理的工作量，有助于提升管理工作的效率和质量。

（二）优化存储，保障信息安全。高校档案馆个性化信息服务工作的开展，利用互联网等技术能节约空间，实现对信息数据的大规模存储，确保信息存储的完整性。且采用信息技术进行保管，能避免反复复印档案造成的纸张浪费和对档案的各种人为损害或自然侵害，从而有效防止随着时间的推移出现信息记录受损的情况，保障信息的安全性。

（三）规范流程，实施人性化管理。高校档案馆个性化信息服务工作，在信息化技术背景下，对信息的记录以及存储工作的规范性要求更高。在管理中，需要按照相应的要求以及流程进行信息的存储和提出，在保障信息安全与完整性的同时，能提高管理工作的科学性。且个性化信息管理工作的开展能为档案馆提供一个更为舒适的管理环境，为档案的使用者和提取者提供更具个性化、人性化的服务。

三、高校档案馆个性化信息服务开展的策略——以北京农业职业学院为例

在互联网信息技术不断发展的背景下，高校档案馆要加快实现个性化信息服务工作，应转变信息管理的观念，在对基本理论知识的学习中实现管理观念的创新；要进一步提升高校档案馆管理人员的专业素养和管理水平；要建立健全高校档案馆管理制度，规范档案管理标准；要规范个性化信息服务管理流程，加快档案信息化建设；还要整合档案资源集中管理。

（一）转变档案管理的观念。学院在档案工作中，强调档案人员对理论知识的学习，强调以理论指导实践。加强对《北京市“十四五”期间档案事业发展规划》的分析和参考，全面推进档案治理体系，加强学院党委对档案工作的领导，实行统一领导、分级管理的原则，推动档案工作与中心工作同研究、同部署、同推进。档案管理人员应提高对档案信息化建设必要性的认识，在管理的过程中应主动转变信息管理的观念。比如，学院在进行档案工作中，要求档案人员掌握最新的档案管理标准及档案工作发展趋势，以改革中优秀的高校为例，学习其管理的理念和开展工作中的经验，并结合自身实际情况制订可行性改革方案。

（二）提高档案管理人员专业素养与业务水平。档案管理人员的专业素养与业务水平直接影响档案工作的质量。比如，学院档案管理人员的工作素养以及信息化管理能力是影响个性化信息服务工作开展的主要因素。高校档案管理中，实现个性化信息服务应以提高档案管理人员的工作能力和素养为基础，高校档案管理中，应做到以下几点：

1.积极组织专兼职档案人员深入学习新修订的《中华人民共和国档案法》《高校档案管理办法》等相关法律法规，增强档案人员的档案知识与法律意识，加大对档案人员的培训力度，确保档案管理人员熟悉掌握档案业务工作，了解档案信息化建设中信息安全的重要性，保障档案工作的科学性。

2.加强对信息化档案管理人才的引进。信息化档案管理人才是个性化信息服务工作开展的助推力。传统档案管理人员对信息化技术有抵触心理，高校在进行人力资源管理中，需将信息化档案管理意识以及能力纳入人才选拔中，通过内部培养和外部引进等渠道多措并举，加强档案信息管理人才队伍建设。

3.构建激励评价机制。将信息化管理能力纳入绩效考核评价中，将信息化管理工作纳入人员薪资构成中，建立相应的奖励机制，提高档案管理人员对信息化管理能力的重视程度，推动档案管理人员的自我能力提升，提高自身信息化管理能力。

（三）建立健全高校档案管理制度。高校档案管理工作的主要内容包括档案的“收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研”工作，相关制度的制订是做好各项工作的前提与基础。

1.《学院档案管理办法》的制订与修订工作。制度是行为活动的依据与保障，学院2006年制订了《北京农业职业学院档案管理办法》（以下简称《办法》）并先后于2016年与2018年两次对原有的《办法》进行修订，《办法》共计1.7万字余字。修订后的《办法》包含了文件归档制度、档案安全保管制度、档案保密制度、档案利用和借阅制度、档案移交制度、档案鉴定销毁制度、文书档案保管期限表7个制度，内容翔实，对学院档案工作更具有很强的指导作用。学院对《办法》开展了形式多样的宣传工作，确保宣传到每一位教职员工。各部门依据《办法》开展本部门的档案工作，确保学院的档案工作有据可依，有章可循。

2.加强档案收集、整理与利用等基础性工作。学院在档案管理工作中，严格把控收集与整理的质量关，近5年共收集整理文书、会计、学籍、基建、招投标、科研等各类档案约1.38万卷。在档案整理过程中，传统方式与信息化手段相结合，充分利用档案管理软件对档案进行科学分类，规范档号设置。同时，将档号相关的要求纳入管理制度中，录入管理软件的档案做到精准无误。服务利用过程中，做全做细借阅台账的记录工作，根据记录对各部门及各类群体使用档案的内容、使用频率以及使用方式的习惯进行总结分析研究，为制订个性化服务打好基础。

（四）规范个性化信息服务管理流程，加快档案信息化建设。在高校档案管理中，为确保个性化服务工作的顺利开展，应规范个性化信息服务的管理流程。

1.制订健全的管理制度，采用责任制管理方式，将档案管理人员的具体责任和义务进行明确，针对不同需求制订相应的服务流程。

2.在档案数字化工作开展的过程中，应加强对案卷分类进一步核实，对案卷整理进一步规范，确保数字化的档案与纸质档案完全一致。

3.根据档案利用情况分析结果，对有个性化服务需求的部门或个人分别制订有针对性的、灵活多样的个性化的服务方案，从而提高档案工作效率与利用者的满意度。

4.学院先后开展了三次档案数字化工作，共扫描文书、教学、基建、招投标、科研、学籍、会计档案等各类档案共计122万页，其中文书档案数字化率达到了98%。同时，完善了档案管理系统的功能，加强个性化信息服务流程的安全保障。通过以上举措，实现部分档案资源共享，查阅方便快捷。学院招生就业部门在2020年暑假期间开展学生筛查工作，需筛查21年的招生情况，根据此项工作的需求，档案部门制定了专门的服务方案，对档案应用系统开设了32个内网查阅端口，32个用户可同时对管理系统中相应档案类别进行查阅，工作效率大幅提升。

（五）构建集中管理管理模式。高校档案个性化信息服务工作在开展的过程中构建集中管理模式，有助于全面了解掌握档案资源、利用全面分析研究、统一整理标准，对所有的档案信息进行集中化管理，提高档案管理的效率和质量。在集中管理的基础上，更有助于推进个性化信息服务工作的开展。北京农业职业学院由原北京市农校、北京市农干院、北京市城乡建设学校和北京市八一农机校共4所学校组建而成，各校区档案管理具有一定的独立性。为提高档案管理工作水平，集约资源，充分利用现代化管理手段，科学规划档案工作，于2019年将其他3个校区档案共计约1.8万卷／件全部搬迁至南校区（主校区）集中管理。集中管理后，对4个校区的档案进行重新梳理，进一步精准分类、规范整理标准，对已录入系统的档案条目进一步规范题名及各类录入信息，为个性化信息服务打下扎实基础。

四、结语

档案是社会的重要组成，其管理方式随时代的变化而变化。高校在进行档案信息化建设的过程中，应以满足不同层次用户的需求为目标，在管理的过程中要加强对档案的个性化管理，优化管理模式，提高档案信息服务的质量。在数字化校园建设不断推进、网络技术飞速发展的背景下，个性化信息服务为解决档案信息管理的滞后性提供了有效途径，它突出了信息服务的主动性，开拓了信息服务的新思路，能够有效满足用户的需求，最大限度地实现高校档案资源的社会价值。