“5G+智慧政务”时代秘书的适应性研究

文/暨南大学文学院 谭婉莹

2019年6月，工业和信息化部正式向中国电信、中国移动、中国联通、中国广电发放5G商用牌照，这标志着我国正式进入5G商用新纪元。2022年，随着5G技术的不断完善，政府信息化的发展也进入了一个全新的发展时期。5G不但能提升网络速度，还能使“智慧政务”有一个质的飞跃。而秘书作为政务工作中的重要一环，必须在日常秘书工作中加强适应“5G+智慧政务”的步伐，做到思维方式适应工作模式、工作效率跟上时代步伐、工作成果达到创新要求。

一、“5G+智慧政务”定义

5G是第五代移动通信技术的英文缩写，它的核心技术就是无线技术。5G时代，下载和上传的速度更快，延迟更小，移动链接更稳定，承载能力更强，数据传输能力更大。当前，5G已是国家的战略性新兴产业，经过全国范围内的规划，5G技术标准已达到世界先进水平。

IBM公司关于智慧政务的定义：在原来电子政务模式上更进一步的创新，在互联网、云计算等信息基础上，通过政府部门内部的统一管理和政府部门间协同合作的方式，利用数据的汇聚共享，促进政府服务流程优化改造，为群众提供更高效的政务服务，同时鼓励公众参与其中，提供支持并加以监督。

5G作为智慧政务的新鲜血液开始沸腾，对智慧政务建设如虎添翼。面向智慧政务的5G网络将携手物联网新技术，共同构建真正意义上的政务神经网络，赋能政务智慧与活力。

二、“5G+智慧政务”背景下秘书工作的发展前景

当前，我国智慧政务建设如火如荼，5G的加入使得智慧政务取得了诸多成效和突破，实现了从“三难”到“三通”，即政务信息化由互联互通难、数据资源共享难、业务协同难向网络通、数据通、业务通发展。但还存在着网络建设成本、频谱不足、光纤需求量巨大等问题。虽然装备的质量和技术都很复杂，但有了政府和企业的共同努力，5G的应用会更好落实，争取让“新型智慧政务”尽快取得成果。

（一）传统秘书人才亟须变革。5G技术的应用，使全息投影技术迅速发展，随着VR+5G和AI（人工智能）的普及，越来越多的“虚拟秘书”会出现在当代政务活动中，这无疑对现实中的秘书带来巨大的压力与挑战。因此，面对来势汹汹的现代信息化挑战与机遇，传统秘书人才亟须变革。

（二）秘书职业内容发生改变。“5G+智慧政务”为秘书工作增添了新的内涵，传统的“办文、办会、办事”工作已不再适应新时代的发展，繁复的秘书事务已逐渐淡出秘书职业，涌现出了一批新型以网络秘书在内的新型文秘岗位。而政务信息的宣传、公关展开“线上+线下”的双向互动模式成为常态，如“5G+智慧政务”衍生出的网上政务服务大厅，需要秘书打造线下、线上互动的服务模式，运用好多样化的沟通手段，从线下办事窗口转移到线上服务对话框来实现在线解答人们的疑惑。

（三）秘书工作效率尚需提升。5G网络的传输速度将有助于智慧政务中信息的监测和管理，有利于提高整个政务工作的智能化程度，使辅政部门之间的“联动”更精确、更迅速。基于此，5G技术在办公室的运用对秘书自身的工作效率提出了新要求、新挑战，如何使秘书的日常工作能够及时跟上5G赋予智慧政务的高效联动，是秘书值得重点关注的问题。

（四）秘书参谋地位引起重视。“5G+智慧政务”的推广让人工智能承担了大部分的秘书日常工作，如前台接待、通信会话、会议接待等，秘书处理基础的日常工作事务时间减少，但在传统秘书工作任务量减轻的同时，秘书的参谋作用就显得尤为重要。参谋工作前期的数据资料收集分析等工作可依靠5G技术和物联网来完成，速度更快、效率更高；而参谋工作后期的工作例如数据再整合、与领导沟通汇报等，则需要秘书来跟进。因此在“5G+智慧政务”时代，秘书应抓牢“智慧政务”的优势来发挥自身“智囊”的作用，把秘书从传统的“一般助手”角色提升到“参谋助手”地位上来。

三、“5G+智慧政务”在秘书工作中的应用价值分析

（一）改变了秘书的思维方式。“5G+智慧政务”的高速率、低时延、协同性等特征要求秘书人员树立服务意识，以优化过程体验为理念，以智慧政务的用户为中心，改善传统的服务理念与方式。而秘书作为辅政者，除了服务用户以外，更重要的是以主政者即领导为主要服务对象，要在5G的浪潮下积极追靠领导，对于领导日趋复杂多变的工作形势有及时的反应和跟进，做到注重工作的时效性，能熟练使用“5G+智慧政务”下的各类融媒体。

（二）优化了秘书的工作环境。目前，远程办公成为一个巨大市场，其耗资更少，更加容易获得人才。并且“5G+VR”技术的切入，人们可以通过一个地方获取一个物理空间，不需要出差就可以共同工作，不论距离多远，都可以直接和共事的人进行沟通。

（三）改善了秘书的工作模式。“朝九晚五”的传统文秘工作格局将发生变化，文秘工作的本质面临从全职到兼职、由固定到流动的转变，工作场域的物理性和空间性将不会受到限制，移动办公室将会是一个新的工作领域。在办文方面，随着“5G+智慧政务”的到来，办公文件越来越多地采用电子化的方式，而不仅是纸质文件。智慧政务中人工智能的使用，由智能机器人完成电子文档的接收、审核、分发、存档等工作，秘书只需做好最后的审核工作。并且秘书在草拟公文时仅需输入关键的信息，系统将自动生成完整公文，秘书再作审核。在办会方面，基于5G时代物联网可实现万物互联的特征，秘书在办会时可使用物联网技术进行会场模拟、经费预算、食宿安排等工作。而会议记录也将通过5G智能系统实时记录，将录像与录音转化为文本，最后将其转化为“视听+语音+文本”的多种媒体形态。在办事中，“5G+物联网+AI”打造的智慧政务，将会极大地改变秘书的工作方式，提升工作效率。

四、“5G+智慧政务”下秘书的适应性策略

5G时代，以人工智能为主的智慧政务取代秘书办公室职能并不是一蹴而就的，需要时间的缓慢推进，来不断增进人与人工智能之间的关系。新的技术变革留给秘书思考的空间，更给了秘书与过去繁琐枯燥的流程化工作模式说“再见”的机会。秘书需要转变思维模式，去挑战从未涉足的领域，并与之进行协作、创新。

（一）主动形成适应的思想意识。5G技术使得办公手段不断变化，文秘工作内容日新月异，秘书在5G时代背景下应主动适应时代的思想意识，而不是在未涉足的领域望而却步，打退堂鼓。要主动迎合时代要求，做到与时俱进，秘书要从思想上就形成“不以现在思考未来，而以未来决定现在”的意识，向未来的“5G+智慧政务”时代看齐、靠拢，在内心接受时代变化对工作带来的机遇与挑战，积极抓住时代变化的脉动，适时地在办公理念和思维方式上作出改变，以适应新时代新形势。

（二）强化智慧政务的思维方式。秘书不仅要熟练掌握“5G+智慧政务”的应用工具，还需强化“5G+智慧政务”下的工作思维方式。一是要有“5G+智慧政务”的媒介意识。所谓“媒介即信息”，“5G+智慧政务”的实现依托众多媒介使政务信息得以传播，强化媒介意识，运用好智慧政务传播工具，辅之以亮眼的宣传，使政务信息的传播产生意想不到的效果；二是要有“5G+智慧政务”的用户思维。要从智慧政务信息接收方的视角出发，以上级领导、各级部门和群众的需要为指导，在“内容为王”的5G+融合媒体时代，坚持以优质服务为宗旨，加强智慧政务的内容建设；三是要有“5G+智慧政务”的创新思维。秘书工作不再止步于传统的事务性工作，而是应该树立其创新思维，探讨秘书工作与时代如何融合的问题。

（三）建立智慧政务知识体系。秘书应深刻认识智慧政务的概念和内涵，掌握智慧政务的传播途径、内容策划与管理、系统设计与运行、大数据分析与应用等智慧政务的知识体系；积极学习与了解智慧政务发展、系统流程、业务架构、构成要素，空间布局等；了解智慧政务的基本特征、“5G+智慧政务”的传播规律与规则，掌握运用智慧政务开展企业、政府公关等技能与手段；理解和把握智慧政务下的各种融合媒介形态，理解所表现出来的信息是怎样引起观众的注意及如何对观众产生影响；熟悉与智慧政务有紧密关联的物联网、大数据、云计算、人工智能、智慧城市等新技术的相关研究；熟悉政务官网、APP、微博政务、微信公众号、微信小程序等智慧政务应用平台的建设、运营和维护技术。而随着“5G+VR”在远程办公、办会的实现，秘书应持续关注此类技术的发展进程，以夯实的智慧政务知识体系来巩固瞬息变幻的秘书工作。

（四）发挥参谋的助手作用。传统模式下的秘书参谋工作，多为人工收集整理相关材料，效率较为低下，且分析的结果带有强烈的主观因素，容易产生“事后诸葛亮”等问题。“5G+智慧政务”依托大数据，改变了传统参谋的模式，使得参谋更为科学、客观，秘书也从先前的“一般助手”角色跳跃提升到了“参谋助手”地位。因此，在“5G+智慧政务”时代，秘书需要转变传统的“书”“办”职能，落实好“谋”和“管”的职能，注重提升秘书工作中的参谋助手作用，积极利用大数据分析技术、研发数据职能决策系统平台，对信息资源进行有机整合后协同共向，为领导决策提供更有力和客观的数据支持和分析。

（五）寻求抗压的生活方式。“5G+智慧政务”时代，随着工作速度的加快，秘书的工作压力也愈来愈大。而“5G+智慧政务”带来的“办公场所无界限”使得秘书在下班时间也需形成更强的工作主动性。因此，秘书应积极主动地寻求休息时间，增强运动，以减缓因工作强度带来的巨大压力。人与人工智能的结构与运行机制有巨大差别，运用在智慧政务领域的人工智能尚且需要充电休息，秘书更应主动见缝插针寻求解压的放松时间，唯有健康的生活方式，才能带来良好的工作面貌，以应对“5G+智慧政务”时代下激烈的工作挑战。

五、结语

在“5G+智慧政务”的环境下，协同互动、数据整合已成为常态，简单重复的传统政务服务将逐步淡出秘书职业。5G时代下的秘书人才要跳出因循守旧、故步自封的思想泥潭，养成主动适应时代变化的意识，积极发挥参谋助手作用，主动了解与学习与“5G+智慧政务”相关的技术知识，掌握好智慧政务媒介和技术，强化智慧政务的工作思维，提升文秘的服务能力和综合素质，实现秘书的适应性升级。除此之外，在高压的工作环境下，更要懂得积极寻求抗压的生活方式，以更加健康的精神面貌迎接5G时代的挑战，成为一名与时俱进的高级秘书。