企业采购业务内部控制现状及解决方法刍议

姜德婷

本文主要针对国有企业采购业务内部控制现状及解决方法进行研究，通过对供应商管理、采购流程管理、人员与组织管理等方面进行重点分析，并提出了采购工作的保障措施，以期不断提高企业采购业务内部控制水平。

企业采购业务进行内部控制的必要性由于新冠肺炎疫情对内外经济产生的重大影响，外部政经环境的复杂性，易对实现企业的经营目标产生影响，形成企业风险，这种包括但不限于战略风险、运营风险、财务风险、资金风险、投资风险、法律风险等，有必要围绕着企业的战略目标和经营目标，建立公司风控领导小组，建立健全全面风险控制体系，在企业管理的各个环节和经营过程中对风险事项进行识别与评估，并采取相应的措施将其影响控制在可承受的范围内。

企业采购业务内部控制的现存问题

未核验需求计划

国有企业实行预算管理，公司年度绩效考核与预算完成情况挂钩，注重绩效指标的完成而忽视实际需求。如某国有企业规定年度各项指标实际增量占其年度预算计划总额5%-7%，绩效奖励最高，比预算减少或增加大于7%的均扣减绩效，则下级单位为了取得相应绩效，大量采购不符合实际需要的物资，或提前采购下一年度的物资，随着设备的更新换代，导致部分提前采购物资不再符合实际需求，造成资产浪费；年底时大量采购的物资需提前结转成本，则企业需将这些物资提前领用出库，导致公司产生二级库也就是账外资产，账外资产的管理脱离了企业内控，就容易滋生舞弊。

采购成本较高

首先，国有集团公司通常规模和体量均较大，各级子公司、分公司层级较多，除集团统一采购物资外，各级公司还需根据公司自身发展需求进行采购，这种采购通常采取公开招标、邀请招标、比询价、直接采购，各级公司在总公司规定范围内制定各自的采购制度，因体量不同、采购业务量、经营性质的差别等导致各公司制定的采购制度也参差不齐。相关采购人员的经验和能力也有所差异，例如经贸企业需投资一项工程项目时，因为很少涉及这类采购，导致采购过程中存在各种问题，如招标程序不规范、价格不合理、中标单位资质不过硬、投标单位间串标、陪标、围标不能够被发现等问题。其次，在招标采购过程中，国有企业通过内部公开招标方式进行采购时，评标委员的选取不规范，对评标结果产生影响，易滋生舞弊。如果评标委员的选取均为本单位员工，则会导致一言堂，职权最大的说了算，投标单位只需疏通关系，即可中标，舞弊也就随之产生。

采购流程不完善

在采购过程中，因采購流程不够完善导致经济损失的案例也很普遍。例如，采购过程中未按照规定收取投标保证金，投标单位中标后毁约，不与采购方签订合同；未按照规定收取履约保证金，采购项目过程中出现毁约问题，未支付的款项又无法弥补损失；投标单位中标后未按规定与采购方及时签订合同，仅是口头通知达成意思表示，后期采购物资不符合验收条件，无法合理保证自身的权益等。

采购制度不科学

采购制度建立后并没有得到有效的执行，内控执行不到位，流于形式。如：合同审批流程，企业内控管理制度要求经公司负责人审批后方可签订合同并盖章，实际执行过程中，合同实际签订日期早于合同审批日期。存在这种情况主要是2个方面原因造成：1、先签订合同后发起合同审批流程；2、国有企业层级多，合同审批流程慢，主要部门负责人签批后就签订了合同。

企业采购业务内部控制的强化策略

优化供应商管理机制

第一，制定统一的供应商管理标准。企业要制定统一的供应商准入标准，在董事会下设采购管理委员会负责具体的供应商管理方案制定，对于供应商管理要制定具体的管理标准，确保物资的品牌、型号符合管理要求。同时，企业要配备专人对采购工作进行优化，并对供应商的资料进行全面分析，了解供应商的财务状况、管理水平、企业信誉等方面的信息，对于信誉高且具有一定信用政策的供应商要加大合作，对于财务状况不佳、信誉不佳的供应商要谨慎合作。通过对供应商的定期评价，邀请法律、技术等方面的专家充分参与到与供应商评价过程中。同时企业需要建立对供应商的风险评估体系，针对企业的风险进行全面评估与检查，实现对风险的识别、评估、应对，对采购环节中各类可能存在的风险和分析机制制定相应的管理措施，实现对风险的事前控制。

第二，企业需要优化供应商的评估与准入机制，通过建立供应商管理信息系统，对供应商的各类数据进行全面管控，按照供应商提供物资的质量、价格、交货时间等进行全面与动态的评估与管理。采购人员需要全面收集供应商的信息。通过市场调查等方式对所需要的各类材料生产厂家、价格及变动趋势进行全面的分析调查，从专业的视角对供应商开展选择，通过合作共赢的理念与供应商形成战略合作伙伴。避免随意更换供应商导致企业成本增加的问题，并且避免随意更换供应商给企业生产、经营带来的风险。

第三，加强对供应商的后期管理。企业要针对供应商进行定期评价，对通过考评的供应商继续保持合作关系，对不合格供应商要停止合作关系。通过建立供应商数据库，不断加入新的供应商并淘汰不合格的供应商，以确保企业供应商质量得到保障，提高企业在市场竞争中的竞争力，通过优化和供应商的合作伙伴关系，尽可能降低在供应商管理中的问题。

完善采购计划与执行

首先，企业应根据实际需求制定合理的采购计划，实际需求并不是单纯的考虑今年的经营计划，而是应该长远考虑，对于无法跟上时代进步的机器设备等资产及时进行更新改造或淘汰，投资计划应贴合公司发展战略。其次，企业要对采购价格进行动态监控，分析采购材料的市场状况，并根据财务计划对采购方式合理确定，最大程度防止出现货物价格波动或供应商出高价等问题给企业利润带来的影响，通过合理确定招投标的范围、标准等方面的措施实现招标采购，能够减少采购舞弊问题。但是招标采购的手续较为繁琐，适用于大宗物资的采购。企业应当规范招投标采购制度，完善招投标采购管理，重点加强招投标制度的执行力度，加强监督检查力度，提高集团规章制度的执行力，逐步形成规范、完善的现代企业管理体系。在招标过程中，企业应当在公司制度中明确规定评标委员的选取方式，监督人员应当具有独立性，能够真正起到监督的效果。

加强人员与组织体系管理

首先，集团企业内部应定期开展采购培训会和交流会，通过培训会增加理论知识，内部交流会借鉴工作经验、思路方法；通过案例分析，认清采购过程中问题的本质所在，警醒自身，进而逐步减少业务人员间能力差距，较全面的提高业务人员的理论水平和工作能力。或者集团企业可以选择通过委托有资质的招标代理机构，代理采购自己不熟悉的项目，以保证采购项目的性价比。其次，企业对于采购工作要实现各岗位之间的相互牵制、相互制约。同一业务要经过两人或两人以上之手处理，并针对采购工作的重点岗位实行轮岗机制，提高员工的专业素养和专业水平，避免在工作过程中产生违背内部控制工作要求的问题。最后，企业还需要对采购人员的各类信息进行全面收集，将采购需求、采购验收入库等工作要求进行明确，完善具体的管理制度细则，按照内部控制工作的要求实现对采购环节内部控制执行情况的审计。

重视采购付款流程完善

企业应当加强内控管理，严格执行公司各项制度，同时也要遵守国家相关法律法规，加强监督检查力度，取得合同履约保障，避免合同风险。首先，优化企业的付款方式。企业需要结合自身的实际合理选择付款方式，防范付款环节给企业带来的风险。对于小额采购可以采用全额预付款的方式付款，这一方式能够帮助企业快速获得货物，但是风险较高，对于重要物资或大金额的采購需要通过分期付款方式管控风险。对风险的防范可以在签订合同后先预付部分货款，待后续验收之后再支付尾款。如未按合同履约或未通过验收，可以拒绝支付付款。企业付款时可以参考供应商管理系统中的供应商信用情况，对于信誉好的供应商可以预留10%的货款作为保证金，剩余款项全额支付，待验收合格后支付保证金。其次，在企业验收入库的内部控制中，对货物数量、质量进行验收，对实际收到货物和入库单不一致时，需要及时明确原因，审核无误之后再办理入库手续。关键控制点是分析验收是否合格，对于验收不合格的需要制定相应的后续管理措施予以改进。企业要规范验收流程，健全采购物资的验收标准体系，在公司采购到货之后需要安排专人开展验收，根据企业与供应商签订的合同对质量、数量、规格等进行全面核对。对于重大物资采购还应该聘请专家开展验收，并出具验收报告。验收人员应该对验收的结果负责，财务部门根据验收报告进行付款。如果验收不合格，验收人员需要联系供应商进行反馈，并将不合格信息登录供应商管理信息系统中，为未来开展供应商变更提供依据。

完善采购内部控制的保障机制

完善企业采购工作的组织架构

企业在采购工作中，要设置专门的内部监督机构，通过内部监督机构对采购环节内部控制执行的效果进行监督，针对采购环节内控制度追踪检查，分析采购环节的过程，发现采购过程中的问题并予以优化。企业的经营环境是不断动态改变的，内部控制的优化也需要与时俱进，通过动态监督工作中的不足之处并予以完善，才能不断优化企业的控制体系。企业需要遵循成本效益原则，可以由审计部门对采购环节的内部控制情况进行审查，避免由财务部门人员兼任审计人员的问题，要确保审计工作具有权威性和独立性，有企业的董事会直接领导审计部门，对于审计中发现的问题及时上报给企业的管理层。审计部门需要对采购环节进行全过程跟踪，定期对采购环节内部控制分析并出具书面报告。审计部门在监督过程中发现的问题需要及时上报管理层并提出改进措施。同时审计部门需要定期组织企业的采购副总、采购部、质检部、财务部等部门召开座谈会，对采购工作进行自我评估，并针对采购环节遇到的问题原因予以弥补。

建立举报制度

企业需要针对采购工作制定举报方案，如果信息沟通不畅，可能会导致风险发生，因此通过举报机制能够帮助企业的管理层掌握采购工作中的问题，预防舞弊的发生。企业需要通过建立举报机制明确举报程序，对于举报的事项进行检查，若情况属实需要予以举报人一定奖励，从而提高全体员工工作的热情，降低企业管理中的风险，帮助企业的管理层及时发现管理过程中的舞弊行为。同时企业需要设置举报人匿名保护制度，对于打击报复举报人的事件需要严格查处，使员工安心对采购工作中的不当行为进行举报，提高员工的监督意识，引导员工开展有效的举报。

健全奖惩机制

针对采购环节内部控制制度执行的情况，需要企业建立一套合理的奖惩措施，通过人性化的奖惩机制调动员工参与采购工作的积极性，促使采购内部控制工作有效执行。对于采购环节内部控制制度执行的情况进行全面的考核与奖惩，对于没有按照采购制度开展内部控制的人员予以惩罚，将内部控制执行的情况和员工切身利益相挂钩，从而提高员工的责任感，避免采购内部控制流于形式。

优化信息系统管理

企业在采购过程中需要加强信息系统管控，通过信息系统对供应商的信息进行统一管理，并通过信息系统对企业历史的销量数据进行分析，对企业未来的采购量进行预测。同时供应商信息系统中需要融入供应商的情况，结合供应商的相关信息对供应商考核，综合判断供应商的等级，对于重点供应商需要加强合作。企业还需要将供应商信息管理系统和ERP系统相互衔接，构建在企业内部的信息网，通过信息的高效传递提高企业信息的处理速度，降低信息处理成本，节约支出，保障企业实现安全、稳定的运作。

内部控制是企业永恒的管理核心，建议规范内部控制制度，完善重大经济事项决策管理，重点加强内部控制制度的执行力度。提升重大投资、重大资金运作以及物资和服务采购等方面的集体研究决策管理，加强监督检查力度，强化权属企业经营层“三重一大”意识教育，提高集团各项规章制度的执行力，逐步形成规范、完善的现代企业管理体系。

[作者单位：北京中天恒会计师事务所（特殊普通合伙）江苏分所]