档案数字化外包风险及对策分析

李瀚林,李 英

〔黄河水利委员会黄河档案馆,河南 郑州 450003〕

随着我国档案信息化工作不断发展,数字档案馆建设不断推进,国家档案资源存量数字化、增量电子化进程不断加快,档案资源的数字化开发和利用,在促进我国经济社会发展、扩大政府信息公开等方面发挥着重要的作用[1]。在这样的背景下,各级档案部门积极开展存量档案的数字化工作。面对大量需要进行数字化的存量档案,由于业务安排、人力资源、资金投入等方面的限制,档案部门自行对存量档案进行数字化加工的难度较大。因此让专业的公司承接档案数字化加工业务,以减轻档案人员在档案数字化方面的工作压力,优化资源配置成为很多档案部门的选择。

一、档案数字化外包的意义

1.有助于提高档案数字化效率

数字化业务外包有利于提高档案数字化效率。成立时间早和档案信息化工作开展晚的档案机构、档案部门存量档案数量多,未进行数字化的存量档案数量更是庞大。成立时间早的档案机构和部门存在大量年代久远的档案,这些档案非常珍贵、意义重大,但因年代久远,纸质载体老化、易碎,甚至已经碳化,亟需投入大量人力开展档案数字化工作加以保护。档案数字化是一项专业性较强的工作,有严格的操作规范和技术要求,而且密集型、专业性的档案数字化加工工作需要大量的操作人员才能完成,绝大多数档案机构由于自身业务原因,不可能将工作重心从日常档案业务完全转移到档案数字化建设上来。因此,缺少足够的、专业化的数字化加工人员成为制约存量档案数字化的一道障碍。有资质的档案数字化公司拥有相对充足的数字化技术力量,且业务专一,对数字化工作的流程熟悉,有着成熟稳定的运行机制,档案数字化工作效率高。将数字化业务外包给专业的档案数字化公司,已成为存量档案数字化加工的通行办法,是目前最高效的存量档案数字化解决方案[2]。

2.有利于控制数字化成本

档案数字化除了需要大量人力,还需要大量专业设备,如各种类型的扫描设备、以及专门的拍照设备等。一般的档案机构和部门由于自身资金、业务等原因,并不会配备或者不能配齐这些常用的设施设备,缺少这些设备的档案机构和部门就不能自行开展数字化工作。同时,这些专业的档案数字化设施设备价格相对昂贵、技术升级迭代快,若非专业的数字化公司,设备可能使用不了几次就将面临淘汰。档案部门若想自行开展档案数字化项目,就需要投入大量资金购置这些对日常业务来说并不常用的设备,这将花费档案部门大量的资金,且并不利于资金的合理配置。坐拥各种先进的档案数字化设备正是档案外包公司的优势所在,且他们的设备种类也较为齐全,恰好弥补了一般档案部门在设备上的短板,档案部门因此可以节约大量的设备成本。档案数字化公司拥有的数字化人员可以满足人力需求,档案部门也因此节约了大量的人力成本。

二、档案数字化服务外包的风险

1.档案实体安全风险

档案实体是档案数字化的基础,也是数字化过程中最为脆弱的一环,其物理安全风险也最高。首先,档案部门需要进行档案数字化的对象基本为存量档案,这些档案的时间跨度长,有些可以追溯到几十年前,年代久远、内容珍贵,长期存放造成纸张发黄变脆,甚至破损,如无必要保护措施,数字化加工很容易造成档案的二次损伤,导致破损加剧。其次,档案实体下架、装箱、出盒、装盒都可能对纸质档案造成磕碰、折伤、划损、乱序等物理损伤。档案搬迁运输过程中,如遇到雨雪天气、涉水路面等情况,也可能出现档案实体受潮、受污等风险。再次,为了方便数字化,保证数字化图像的完整清晰,数字化过程无法避免档案拆卷。档案拆装可能会造成档案撕裂、新打装订孔、划损的问题,年代越久远,损伤可能性就越大,拆装档案还可能导致档案实体丢卷、漏页。还有,档案实体出入库交接环节也可能出现错误,大批量档案交接中的清点、核对也可能出现纰漏,进而导致档案丢失,且难以追责。

2.档案数字化信息风险

档案信息是档案数字化的成果呈现。档案数字化人员水平不同,扫描拍摄设备优劣各异,档案信息在完整性、质量和安全方面都存在一定的风险。

在完整性方面,可能会由于人员或设备的问题出现图案丢失、文字错乱、数据不全等问题;在质量方面,由于扫描方法、信息处理方式的不当,可能导致数字化档案信息字迹不清晰、倾斜、变色、缺边、错扫、漏扫等质量问题[3];在安全方面存在储存介质和数字化网络环境影响档案数字化信息安全性的问题。存储介质稳定性和耐用性直接影响档案数字化信息的安全,如果移动硬盘、计算机硬盘等出现损坏,会导致正在数字化的档案数据丢失[4],而存储设备与数字化加工设备故障后维修也同样存在着安全隐患,必须外送维修时,外送的故障设备中可能存在数字化的数据留存造成数据的泄露。不安全的网络环境可能出现病毒感染、黑客攻击等风险,档案数字化工作完成后,设备可能存在的数据留存也会导致数据信息泄露。

3.档案数字化加工环境风险

设施设备及环境是档案数字化的物质保障和先决条件。数字化加工场地大小影响着数字化设备的安放与使用。许多数字化设备体积本身较大,使用时也需要很大的空间,如大型扫描仪等。较小的数字化加工场地会影响这些设备的正常使用,限制操作人员数量,档案数字化的效率会受到影响,也会加大档案实体受损的风险。档案存放地与加工场地距离不宜过远,长时间和长距离频繁地搬运,可能增加档案磨损、丢失的风险。数字化加工场地环境因素也影响着档案数字化,诸如场地位置、建筑结构、温湿度、空气质量、光线、磁场等[3]。相较于专业的档案数字化空间,在不当的加工地点工作,档案实体水淹、受潮、损毁等风险会成倍增加,如一楼、地下室及地势较低的场所等。电子设备静电受损、零件受潮锈蚀、硬盘磁盘消磁、数字仪器故障等风险也会频繁发生,如灰尘大的房间,潮湿的楼层等场所。加工场地的防火、防盗、门禁、报警、电子设备屏蔽等安防设施是否齐全有效,进出数字化加工场所人员的审核等安防管理措施是否到位,都决定了档案数字化加工场所是否安全。

4.档案数字化组织机制风险

档案数字化项目完成的专业程度,数字化成品效果好坏,都有赖于档案数字化的标准与规范。标准虽然完备,数字化企业仍可能因为工期、资金、人员等一系列原因,选择忽视档案标准,导致数字化成果质量参差不齐。承包方企业资质良莠不齐,档案数字化企业缺少市场准入机制。一些数字化企业唯利是图,盲目压缩成本,存在重视经营、轻视管理、相关规章缺失、加工场地及设备不符合要求等问题[5],且基于成本考虑,外包服务公司的服务人员有不少为临时工或兼职人员,个人素质和专业能力可能达不到相关的数字化操作要求,人员流动性大[6],也不便于追责,这些问题在数字化过程中可能会造成档案的损毁。所以,档案数字化外包工作不能仅依靠法规法律的制约,还需要对数字化加工人员进行相关的监督和指导,并在数字化项目结束后对数字化成果进行检查验收。监督和指导可以及时发现问题、纠正问题,项目结束后检查验收环节的缺失,可能导致信息遗漏、档案遗失、手续不全和质量风险等问题不能被及时发现,致使未来利用过程中出现安全风险。

三、档案数字化外包风险的应对

1.规范档案数字化物理层面操作

加强单位内部档案实体的鉴定,可按照档案的年代、纸质的种类、档案的破损程度进行分类。对年代久远的档案,宣纸、草纸、硫酸纸等纸质脆弱的档案,要根据纸张状况分类登记、标注,避免采用有损的加工方式。扫描加工前应尽可能对破损的档案进行修复处理,避免损坏进一步加剧。制定严格的档案出入库、交接工作制度,采用成熟规范的数字化加工工作流程,加强档案数字化参与人员的技术培训,避免粗暴的装箱、装盒,同时规避档案实体重新拆装造成的损伤、丢卷、丢页问题。档案部门应与数字化公司签订技术合同,并注明采用的技术标准,对档案安全责任作出明确规定。档案数字化场所应尽可能靠近档案库房,最好选在档案数字化项目发包方的办公地点,避免长距离运输可能对档案造成的损害,也便于对档案实体进行管理与控制。如果条件所限,确实需要承包方提供数字化场所,要在合同中明确责任。档案实体必须长距离运输的,需要检查确定运输载具的安全性,并对运输的时间、运输时的天气进行提前的了解以便合理的规划,对运输司乘人员进行必要的业务培训。分批分次进行档案的交接,规范审批手续,避免一次性大批量交接档案,减少档案实体清点核对出错的可能性。

2.建立信息质量与安全检查评估体系

加强对已数字化完成的档案相关信息完整性的关注。检查已完成信息是否存在由于人员或设备问题导致的图案丢失、文字错乱、数据不全等影响档案信息完整性的问题。按所签订的各项档案数字化协议和档案数字化标准进行全面检查或抽样检查。检查数字化数据的信息质量,督促整改不符合质量要求的数字化信息,对不合格的信息重新进行扫描、重新进行数据处理。要求档案数字化服务方提供高质量且安全的数字化设备、存储设备和网络环境,并对设备、环境进行定期检查,保障其安全性全面可控。保证数字化信息内网传输或安全的硬件传输,数字化过程中尽可能切断不必要的外网连接,规避黑客和病毒可能导致的信息泄密。档案数字化加工设备和存储介质出现损坏或故障,应优先让本单位的技术人员或签订过保密协议的承包方技术人员维修,确需外送维修的设备和存储介质,应当采取妥善措施避免数据泄露,不得将设备和存储介质擅自送外维修,避免相关风险。数字化项目完成后,要对有数据信息留存的设备进行安全性评估,并对相关存储设备进行数据擦除、硬盘消磁等载体脱密处理。与外包公司签订安全保密协议,对数字化过程中的各个细节工作提出细致的保密要求[5],加强数字化人员的保密培训。

3.构建安全可靠的数字化加工环境

数字化加工场所要选择宽敞的加工空间,保障档案数字化设备的安放、档案实体的临时存放、数字化加工人员的操作,避免因空间狭小造成工作不便。数字化加工场地宜选在楼层的中间位置,尽量避免选择地下室、一层和顶层。数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求[7]。要保持数字化加工场的干净无尘,同时提高数字化团队对设备的重视程度,避免懈怠,及时检查,维护数字化加工设备,避免出现扫描设备故障、数字化设备老化等不能发挥作用的问题,以及设备短路等安全隐患。数字化加工场所要配备温度、湿度监控设备,随时监控档案加工场所及临时存放场所的温湿度。

配备防盗、门禁、报警等设施设备,同时设置防火设施。根据纸质档案实体的特性及精密数字化设备的特点,有条件的尽可能选择“七氟丙烷”等灭火设备,避免对档案实体造成二次污染,对数字化设备造成不可逆损害。数字化加工场所应安装视频监控系统,实施全方位监控,重点覆盖数字化加工场所的门窗、档案存放区、工作区,监控应避免直接摄录档案内容,视频监控数据应参照国家标准中对档案整理场所的规定,自产生之日起保存不少于6个月。最后应对档案数字化加工环境、加工场所进行定期或不定期的巡查并建立台账,台账应反映检查时间、检查人、检查事项、存在问题、整改措施及落实情况等。

4.完善数字化全流程管理与成果验收制度

《档案法》明确指出在委托档案数字化服务时,档案服务外包发包方应当寻找符合条件的档案服务企业,与之签订委托协议,档案部门在挑选外包企业时要严格考察档案数字化外包公司的资质,着重审核其公司证照、人员资质、设施设备等指标。加强对公司业绩和企业文化的调查,因为良好的企业文化影响着公司的业绩,而优良的业绩也反映了公司服务的质量[8]。要注意企业诚信情况,在选择外包企业时要认真辨别公司信息的真实性与完整性[9]。选择资质好、业绩优良、团队稳定、企业文化良好的数字化外包公司进行数字化项目。

数字化外包服务合同是档案部门约束外包公司的最有力手段。内容详细、权责明确、条目清晰的合同是推进项目实施的关键。档案部门要以制度建设为前提,制定好本单位档案数字化规章制度。以实实在在的规章约束档案数字化企业的行为,防止企业因为追求工作效率而忽视相关的档案标准。同时档案部门要根据档案外包的实际情况,制定严格的档案实体与档案信息安全保障制度,以有效机制为前提,对档案数字化加工场地硬件和软件的安全情况进行全面的巡查监督,形成常态化的安全保障机制,确保档案实体安全,以及档案信息资源不向外泄露。

档案部门还要积极建立档案外包服务信息反馈制度,加强与外包公司的沟通与交流,及时了解,着力解决相关问题,保障项目有序实施,同时面对突发事件和紧急状况能第一时间知晓并快速地做出响应。数字化公司要严格执行国家档案数字化标准,不能凭员工个人的主观认知来进行档案数字化工作。加强对外包团队数字化工作中的检查指导,制定操作规范和保密制度,明确监督管理责任。定期对外包团队的数字化工作进行检查、指导和培训,除了进行档案业务培训和数字化操作培训,还要进行法律法规以及政府出台标准的培训,强化团队的法律意识,特别要加强对工作人员进行相关标准的培训。这些标准对项目承包方的人员管理、设备管理、现场管理、访客管理、流程与作业管理等都作出了十分详细的规定,同时对数据检验合格率、人工抽检率、抽检合格率等内容也作了明确的规定。这些规定是档案数字化外包公司进行数字化加工项目清晰的行为准则,同时也是项目管理方对数字化项目进行管理指导和最终验收的明确指标。在档案数字化项目结束后,应组织档案专家对项目进行最终验收,并按国家规范对数字化档案实体与档案数据进行抽查,保证档案实体与档案信息的完整、准确、系统。依据验收结果对查出问题的档案和数据进行及时追责,责令承包方限期整改。通过档案数字化制度的建设,以制度约束档案数字化外包企业,扬其长而避其短,发挥企业在专业领域的优势,弥补企业自身先天和后天的不足,实现档案数字化外包工作效益的最大化。

四、结语

档案数字化外包是档案部门加快档案信息化建设的重要举措,是统筹社会资源参与数字化建设、优化资源配置的有效方法。档案数字化外包工作有其独有的专业优势和经济优势,但也存在着诸如挑选企业困难、流程管控复杂、实体档案安全风险大等问题。尽管档案数字化外包还存在着不少亟待解决的问题,但绝不能因噎废食、止步不前,或者干脆抛弃外包这条道路,而是要扬长避短,尽早预判问题、发现问题,并提出对策。发挥档案数字化外包的积极作用,推进档案信息化建设更好更快发展。