以需求为导向的高校职称评审系统优化实践

文/武汉大学水资源与水电工程科学国家重点实验室 蔡瑞；国网武汉供电公司汉口客户服务中心 周黎；国网武汉供电公司信息通信分公司（数据中心） 龚幸妮

一、高校信息化建设现状

高校信息化建设为高校教育的改革和创新注入新的活力，也为教育管理人员的工作提供了更多的便利。武汉大学于2013年着手进行人事信息化建设，力求搭建涵盖人事管理全生命周期的一体化管理平台——人事信息管理平台。职称评审系统作为人事信息管理平台中最为核心的系统模块之一，率先完成需求分析与设计，并投入使用。总体来看，系统的使用显著提升了职称填报和审核的工作效率，评审过程更加公开透明，系统运转各方面反映良好。但随着信息化需求的不断提升和对信息化认识的不断深入，原有系统逐渐不能适应发展要求，主要有以下三方面不足：

（一）业务融合的不足。通常在信息化建设初期，都会进入简单化处理的误区，即将业务直接从线下搬到线上，用信息化手段实现线下的所有操作和流程。对于简单的业务可以很快转化为需求文档进行开发；但对于较为复杂的业务来说比较繁琐，开发出来的系统体现不出信息化的优势。

（二）数据融合的不足。数据融合不足一直是影响高校信息化建设成效的重要问题。不同于政府部门自上而下的一致性、权威性；也不同于企业通过数据整合形成数据资源；高校的数据融合从来不是一帆风顺的事，在推进“智慧校园”过程中，数据融合管理成为高校普遍存在的困扰。

（三）服务融合的不足。服务融合包含两层含义：一是管理本身对服务的理念，应充分利用信息技术的优势，加强管理工作研究，提升服务质量；二是系统要站在用户的角度去思考，去设计，把握好用户的使用习惯，为用户提供便利。

为应对以上不足，从2017年起，学校启动职称评审系统升级改造工作，从业务、数据、服务三个维度展开更为细致的需求调研和系统优化设计。

二、需求调研与分析

需求分析主要采取问卷调查和现场座谈相结合的方式。问卷调查主要面向人事秘书和近五年申报职称的教师，共发放问卷235份，收回有效问卷178份。组织现场座谈6次。综合问卷和座谈，我们发现教师和人事秘书关注的问题主要集中在以下五个方面。

（一）重复填报问题。职称评审有大量信息需要填报，其中有姓名、出生年月、学历、资历等基本信息，也有论文、项目、获奖、专利等业绩信息，一年申报不通过，来年还要再逐项填一遍，并且所填信息大多还会在各类考评以及奖励奖项申报中重复填报。已有职称系统内部各批次数据之间没有融通，职称系统与其他系统数据互通，“信息孤岛”现象比较严重。

（二）材料认定问题。论文、项目、获奖、专利等业绩信息的真实、准确、有效是职称评审工作的重要基础和前提。院系、学校在审核认定时一般都需要教师提供业绩材料的佐证，少则十余项，多则数十项，今年没有通过评审，来年还要重复认定，这些重复性认定工作牵扯了教师们大量精力。已有职称系统虽然提供了材料认定的线上审核，但缺少人性化设计，操作繁琐且容易出错。

（三）流程管理问题。职称评审周期长且程序严谨，从个人填报、公开展示、院系审核、院系评审、学校复核、学校评议等各个环节都有操作规范和具体要求，但人事秘书岗位更换比较频繁，新的人事秘书往往对整体控制与管理缺乏经验，甚至会影响到整个评审工作的顺利进行。已有职称系统虽然也有基本控制，但表达不够清晰，尤其是在认定程序和表样的功能定位上还有歧义。

（四）公开展示问题。材料的公开展示可以更广泛地调动群众加以监督，为程序的公平、公正保驾护航。但公开展示一般由院系进行操作，已有职称系统缺少对公开展示时间和范围的监督和控制，有些院系敷衍了事，没有将展示工作通知到位，导致观摩材料的老师并不多，一些老师甚至根本不知道材料曾经展示过，展示没有达到预期目的，效果并不好。

（五）评审投票问题。纸质投票容易产生废票的情况，在候选人较多、评委也较多的情况下，唱票、计票、统票花费的时间比较长，也更容易出错，会影响到评审会的流畅性，评委感受度也大打折扣。已有职称系统虽然设计了会议投票的模块，但在配票模板的灵活性、票选结果的保密性及可追溯性等方面还欠缺考虑。

三、职称评审系统的优化方案

高质量的职称评审系统需要丰富的业绩数据做基础，才能实现业绩数据推送的精准化，进一步实现功能设计的人性化。经过分析，从以下三个方面提出针对性的优化方案。

（一）以业绩数据为基底，建立并完善立体综合的业绩数据库。当前高校科研信息系统普遍存在缺乏顶层设计的情况，无法有效适应当前的发展要求。但新建职称系统必须解决科研成果的复用问题，在缺乏科研信息系统有效支撑的情况下，人事部建立了自己的教师业绩数据库（如图1所示）。主要做法有：1.通过对接本科生院、研究生院、科发院、社科院、图书馆等相关部门，按照标准、完整、精准的要求，采集整理教师教学、科研、社会服务等业绩数据。2.对于业绩成果库中已经收录的数据，教师在进行业绩填报时可直接引入；对于有时滞或有异议的数据，通过手动新增方式填报，上传佐证材料并推送相关职能部门审核。3.所有填报并经审核认定的数据通过业绩成果库发布共享，教师在申报其他奖励奖项或参加下一年度职称申报时可直接调取使用，无须再次填报和认定。

图1 职称系统和教师业绩数据库关系示意图

教师业绩数据库的建立解决了数据复用的问题，为教师申报职称提供了便利。

（二）以用户需求为牵引，调整优化业务工作流程。一是调整优化填报材料。系统进一步厘清审批表和评审一览表的功能定位，审批表包含申报人的完整业绩信息，用于资格审核和程序记录；评审一览表则主要呈现申报人的业绩贡献和成果综述，作为上会材料提供给评委。根据表格不同的功能定位进一步优化字段设置。二是动态调整系统流程。进一步提高系统的灵活性，可以根据最新发布的政策，动态调整表样相关字段及相关表述，以便于将政策的局部调整或政策引导的评价重点更加直观地传递给申报人。三是强化公开展示。系统中设计了校院两级公示环节，在每一级评审结束后都可以选择公示的时间段和面向的对象范围。教师登录系统即可查看公示人选及相关材料，既方便又快捷。四是实现快捷表功能。系统为申报人设计了快捷表功能，申报人可以从以往已经填报审核过的批次中选择需要的数据导入，实现信息一次填写、随处可用及信息复用的功能。五是开发在线审核功能。设计了在线审核模块，审核结果可以及时反馈给申报人，申报人也可通过该模块与院系和职能部门审核人再沟通，有效避免信息不对称引起的来回奔波。

（三）结合评审要求，大力推进会议评审模块建设。会议评审模块借助现代化通信设备，将线下纸质浏览与线上平板投票相结合，实现按需配置选票和评审规则，并实现专家签到、表决、统计、打印的全部流程。

会议评议系统功能结构如图2所示，分为会议配置、流程管理和日志管理三个模块。

图2 会议评议系统功能结构图

在会议配置模块中，关键环节是投票规则管理。常用的投票有计票制和打分制两种，会议评议系统要能兼容这两种投票方式，同时对同票等特殊情况要有处置办法，避免出现多票、废票等情况。

流程管理模块的设计更多考虑的是如何完美配合评审会的各个流程，增强会议评议的仪式感和流畅度。

日志管理模块是会议评议系统被广泛接受的重要保障，有三个重点必须实现：一是投票结果可追溯。二是投票异常值可分析。三是日志数据绝对安全。

四、建设成效

（一）全流程线上操作，实现了教师、管理人员的双减负。职称管理系统包含个人申报、院系审核、职能部门审核、院系公示、结果上报、学校复核、学校评审等多个模块。除了上报结果时需要纸质材料留档，其他各环节都实现了无纸化。同时职能部门线上审核、线上反馈审核结果也节省了大量的沟通成本。目前我校每年都有各系列3000多人申报职称，所有申报、审核、评审工作都能在1个月内完成，职称系统的支撑是必不可少的。

（二）完善的业绩数据库，提高了职称工作的精细化水平。业绩数据是职称申报、审核的重要基础条件。目前职称系统的业绩数据库收录的数据有36万多条，每年约从本科生院、研究生院、科发院、社科院、图书馆采集、整理数据2万多条，同时还会不定期对数据库进行补充更新。通过引入教师业绩数据库的概念和“检索—引入—审核—共享”的工作机制，教师业绩数据越来越准确，标识越来越丰富，可以提前对教师业绩成果表现进行评估分析，为指标分配等关键性决策提供参考。

（三）通过线上痕迹管理形成问题倒查机制，保障了职称工作的公平公正。会议评审系统的建立保障了职称评审会议的顺利进行，形成了签到、表决、统计、唱票、打印、签字的全流程管理。同时会议评审系统的操作日志可以对投票的所有环节和操作进行记录，会后结合公示的反馈信息对评审结果进行分析，判断可能存在的问题和风险，进一步为优化评审机制设计、规避问题等提供参考依据。

五、结语

建设专业技术职称信息化管理服务平台能够解决和实现平台统一、快速申报、高效评审、及时统计等具体问题，同时管理方式的改变、管理的精细化水平和专业化水平也要随之提高，作为高校的管理人员，要积极参与到系统设计中去，用信息化的思维去调整优化管理工作，将其推向更高的层次。