大数据背景下广西高校档案信息化建设与数据开放研究

文/桂林理工大学 郑洁 梁茜茜 陈黎 叶丽宝 邱玉兰

在信息时代，信息化建设程度的高低能够直接决定行业发展的水平。档案作为一种数据，与数字化的存储方式以及信息化的管理手段具有天然的亲和力。新《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》中都将提高档案信息化建设水平作为新时期档案工作的重中之重，可见信息化建设将作为新时期档案管理的重要手段，发挥出巨大的作用。在档案行业信息化建设启动初期，高校因具有国家与地方支持、高层次人才多等优势，高校档案馆的信息化建设有着扎实的技术基础和雄厚的资金支持。因此高校档案馆信息化建设不仅能够提高本校整体信息化水平，也能带动行业和地区的信息化建设进程，对社会经济和社会服务能力的提升起到引领作用。

一、调研样本基本情况

本文设计了《大数据背景下广西高校档案馆信息化建设与数据开放调查问卷》，意在通过调查初步了解广西高校档案馆信息化建设进程，以及广西高校档案馆面向社会开放的程度。调查问卷的发放范围包括广西大学、广西师范大学、桂林电子科技大学、桂林理工大学等在内的广西21所高等院校综合档案馆（室）的专职档案员，因此回收得到的数据真实、准确，能够基本代表广西高校档案馆的整体情况，调研结果具有普遍性、代表性。

二、调研的结果与存在的问题

（一）档案管理系统配置情况。档案管理系统的功能能够直接影响档案管理工作的效率。问卷调查针对各高校使用的档案管理系统设计了一道问题，由回收到的答案可以看出，广西高校中近7成高校使用的还是GD2000或GD2016，该系统是广西壮族自治区档案局提供给全区各档案部门免费使用的档案管理系统，只具有简单基本的档案管理功能，且该系统的设计主要针对政府和企业等，并不适合高校的档案管理（详见图1）。

图1 档案管理系统配置情况

在各高校是否为档案室配置了独立服务器这一问题上，有8所高校配置了独立服务器，占总样本的38.1%。在问及各高校的档案管理系统是否对接办公自动化等业务系统时，仅有1所高校已经对接，其余20所高校的档案管理系统与日常办公系统是完全独立的。由此可见，广西高校在档案管理信息化建设方面还相对较为落后，甚至还称不上处于信息化建设的起步阶段。

（二）档案数字化建设情况。在调研的21所高校中，有8所高校已经开始了档案数字化的有关工作，其中桂林电子科技大学的数字化率最高，为50%，遥遥领先于其他高校，其次是南宁理工大学的数字化率为30%，广西师范大学的数字化率为20%，剩余5所高校数字化率均在10%以下。另外13所高校暂未开始档案数字化工作（详见图2）。

图2 数字化建设情况

在数字化建设规章制度的制订方面，有13所高校暂未制订有关制度，占调研总数的61.9%。规章制度主要是针对电子文件的管理等方面，极少数高校制订了档案数字化工作的具体规范（详见图3）。

图3 数字化建设规章制度制订情况

在接收电子档案方面，有7所高校会对档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。由调查可知，广西高校档案数字化的建设工作属于起步阶段，且各高校数字化建设的进展程度差距较大。

（三）档案数据开放情况。根据广西加快推进档案信息资源共享的规划，问卷针对各高校是否纳入广西档案信息资源共享服务平台做了调研。结果显示，广西高校均未加入广西档案信息资源共享服务平台，其中有8所高校的档案资料可以对社会开放使用，其余高校的档案资料仅供本校师生查找使用（详见图4）。

图4 档案资料对社会开放情况

在各高校对外发布档案信息时，仅有2所高校制定了《档案信息审查发布制度》，占调查总样本的9.52%。由此可以看出，广西高校档案资源对外的开放使用较少，开放审核制度建设不足。

（四）档案工作专项经费情况。对于高校档案馆信息化建设、档案资源数字化建设工作来说，充足的经费是工作顺利开展的保障。问卷设计了一项针对各高校档案工作专项经费的调研。调查结果显示有6所高校没有设置档案专项工作经费，占样本总数的28%。其余设置了专项经费的高校金额多为10万元以内，仅有个别高校有20～40万元经费不等（详见图5）。

图5 档案专项经费设置情况

广西各高校之间设置的档案工作专项经费差距较大，从调研结果也可以看出，经费保障充足的高校，在档案管理系统、服务器等硬件设施的配置上也较为先进，经费较少的高校其硬件水平相对较低。

三、对于广西高校档案信息化建设的思考

（一）增配档案管理系统，打好档案管理基础。“工欲善其事，必先利其器”。档案管理系统作为档案管理的核心，能够将高校档案资源整合整理，随取随用，极大地提高了档案管理人员的工作效率，压缩查找使用档案的时间。因此，对于高校来说，应该使用符合本学校档案工作实际的档案管理系统，使档案资源、人力和财力均能发挥出最大作用。

结合广西高校现状，各使用GD2000系统和GD2016系统的高校，如在管理过程中发现该档案管理系统与档案管理实际工作不匹配的情况，应当主动向主管领导说明情况，争取学校的支持，重新购置符合本校实际情况的档案管理系统；在购置之前，可以向已经购置其他系统的学校档案馆了解情况，寻找适合本校的档案管理系统生产厂家，并结合本校档案管理实际，在系统设计上有针对性地提出具体要求，打好本校档案信息化建设的基础。此外，高校档案馆的信息化建设要与学校信息中心深度合作，充分发挥各自专长，协作建成学校“信息高地”，为学校各项工作的开展提供有力的支撑。

（二）加快档案数字化建设，减存量改增量同步进行。如果说档案信息化建设是手段，那么数字化建设则是目标。即使拥有再先进的档案管理系统，如果档案资源仍是满满一库房的纸质材料，档案管理系统也毫无用武之地。因此，档案的数字化建设是档案信息化建设的灵魂。高校在几十年甚至更久的建校时间里，留存下来许多珍贵的史料，其中不乏各学科从发展到壮大的理论依据、实验成果，也有许多近些年来高精尖的技术发明、研究成果等，这些财富的背后有着大量的档案资料需要长久保存。此外，高校因行政级别较高，每年都会收到各级各类部门、机构的文件，这些也是需要长期保存的资料。随着时间的推移，各类资料越积累越多，如果始终用最原始的办法登记和保管，未来档案资源的利用速度将无法满足查档人的需求，更将极大影响高校的办公效率。

针对这一情况，广西各高校应当尽快落实档案数字化建设工作，从存量和增量两方面着手：对于前期留存下来的档案，可以选择优秀的外包公司进行专业的数字化转换工作，并将转换后的数字资源对接本校档案管理系统，真正实现存量的数字化建设；对于已经通过电子方式进行接收和存储的文件和资料，应尽快实现档案管理系统与办公自动化系统、财务系统等的互通，实现一键归档功能，为今后电子档案的接收管理工作开好头。在数字化建设过程中，高校应做好数据资源的安全保障工作，以促使档案利用拥有更为广阔的空间。

（三）扩大档案开放范围，提高档案利用服务质量。高校具有服务社会的职能属性，高校档案馆可以为社会提供各类档案资源。但档案开放利用工作难度较高、流程复杂，必须处理好档案保密和开放之间的关系，这使得高校档案馆对待档案开放利用工作的态度过于谨慎，甚至不进行档案开放利用，难以充分发挥高校档案工作的价值功能。

广西高校在做好信息化建设的同时，可以根据自身特色，向社会开放一些专业或学科方面的档案资料，有效挖掘各学科领域的潜在价值，加快高校科研成果转化，逐步尝试打开档案开放的大门，成为企业、高校之间沟通的桥梁。当然，想要做好档案开放工作，还需在制度建设方面加以配合，完善档案开放体系，在保证高校档案管理工作正常运行的同时实现服务社会的目的。

（四）加大档案经费支持，筑牢档案信息化建设保障。经费支持是做好档案信息化、数字化建设工作的保障，无论是档案管理系统、服务器的配置，还是档案数字化建设中外包工作的开展、档案管理人员业务培训等，都需要足够的经费作为支撑，如果缺乏经费，档案信息化建设将无法开展。经费支持来源于领导对于档案工作的重视程度，广西高校档案馆应当向沿海发达城市高校档案室看齐，查找自身不足，设立长远规划，有计划地逐步开展档案馆信息化平台搭建、数字化档案整合、档案资源共享等建设工作，不断提升高校服务师生，服务社会的能力。