人事档案数字化工作思考

高阳

摘 要：完成人事档案数字化可以提高人事档案管理工作效率、最大限度地发挥人事档案价值、为干部人事工作提供科学参考。高校的人事档案数字化工作存在开展进程缓慢、顶层设计统筹不够、资金投入不足等问题，受技术条件限制数字化成果的网络化、集成化利用较弱。数字化工作的开展应在符合国家标准规范的前提下结合单位实际做好全过程规划，借信息化促进传统人事档案管理接收、整理、保管、利用、统计各个工作流程的提升。

关键词：人事档案；数字化；档案利用

中图分类号：F27     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.04.038

“人事档案数字化就是利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的人事档案信息通过计算机技术转化为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储。”《干部人事档案工作条例》指出“干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。”数字化工作可以促进档案信息资源服务更加精准、便捷、高效。

1 高校人事档案数字化的意义

1.1 缩短人事档案利用时间

经笔者实际计算，收到查阅某卷人事档案入党时间的需求，去库房找出纸质档案再反馈给利用者时间是2分钟，通过查阅单机版数字化档案的时间是40秒。查找并复印一份纸质档案的学生登记表和就业通知书的时间为5分钟，利用数字化版本查阅打印的时间为1分钟。

1.2 维护人事档案真实可靠

人事档案中的大部分材料如干部履历表、学生登记表、入党志愿书、就业通知书等都是单独一份保存，抽取、撤换、添加材料和篡改、伪造档案的行为因为孤本无证很难被发现，严重损害了人事档案的真实性。有数字化版本的人事档案作为印证，可有效避免因个人取利发生人事档案违法行为，严肃监督干部管理，促进社会公平。

1.3 实现档案记录永久保存

档案学界存在高龄档案应得到尊重的思想，鉴于传统纸质人事档案的纸张老化、碎烂，字迹模糊甚至消失问题，数字化是对人事档案记录的有效保护。在人事档案高频利用领域，比如干部人事档案专项审核工作，历经所在单位初查、复查，组织人事部门给出复核意见，单位再进行重点审核，最后领导审核小组复核，1卷档案被调阅3次，情况复杂者调阅7、8次，对纸质档案的磨损十分严重。

1.4 提高组织人事工作效率

信息技术的飞速发展，干部管理和人事管理工作也不断面临新的挑战，人事档案数字化以后可以给组织人事部门提供全方位、结构化、系统化的信息，是最大限度地助力组织人事管理工作的有力武器。“对组织人事部门改进工作方式，提高工作水平、整合人才资源有重要的意义。”

2 高校人事档案数字化现状及存在问题

2.1 人事档案数字化范围不全面

以北京高校为例，中国地质大学（北京）对全部人事档案进行了数字化，北京科技大学对部分人事档案（处级）进行了数字化，北京邮电大学对部分材料（入党志愿书）进行了数字化。经费不足是人事档案数字化工作开展的主要阻碍，且人事档案中确实有许多参考价值不大的冗余材料比如内容雷同的思想汇报、不能鉴定真伪的获奖证书复印件、过程信息确认表、学生证复印件、录取通知书等，考虑高成本投入与低效率输出之间的矛盾，大多数高校对人事档案数字化工作的开展较为谨慎。以笔者所在高校（现存档案约6500卷）近十年来的人事档案利用数量来看（见表1），利用率大约为28%。遇养老保险改革信息采集、党员信息排查、干部人事档案专项审核等情况查档量激增，日常政治审查、党员管理、干部任免、职称评聘、工资待遇、退（离）休、治丧、落户、升学、继承等事项利用数量占所存档案的比例不高。

2.2 数字化后人事档案管理难度加大

与文书档案不同，人事档案经过分类整理、组卷装订、制作目录至数字化扫描完成后，随着时间的推移与个人发展进步定期或不定期需将新产生的材料按顺序归入其中，目前身份安全性验证、文件加密、数字签名、电子印章等技术在人事档案材料中应用尚未成熟，电子人事档案材料的接收是个难题。以笔者单位为例，每年归档的纸质材料如年度考核登记表、专业技术职务申报表、在职攻读学历学位材料等大约5000件，这批材料既要在纸质档案中整理归档，还要扫描一份电子版归入电子档案中，工作量翻倍。

2.3 数字化人事档案利用效果有待提升

从目前实际来看，人事档案数字化工作基本停留在纸质档案的扫描工作，由于人事档案记录的敏感性对系统的运行速度、安全性、保密性要求更高，数字化人事档案在线远程利用的实现依旧困难。李晓丽作者也闡明了单机版人事档案管理系统和网络版的优劣，“干部人事数字化档案采集系统优点是查询和打印速度快，缺点是单机版，仅挂接了在学院扫描时的档案成果，此后移交的零散材料没有挂接到系统中，无法查询使用，内容不够全面。济南市干部人事档案集中管控平台是网络版，优点是档案内容全面，但因电脑和系统配置原因查询和打印速度较慢，工作中需要灵活使用。”

3 高校人事档案数字化工作思考

3.1 数字化范围应全面

《干部人事档案工作条例》第二十三条指出：“在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。”明确要求数字化范围应是全部的纸质档案，对于一些冗余的材料，是纸质档案收集整理工作存在的漏洞，应该予以纠正。

3.2 结合实际理性选择数字化档案的利用方式

数字化成果的利用有三种方式：一是在网络环境整体性能优化、数据绝对安全的前提下，挂接人事档案管理系统，实现利用申请的在线审批与档案内容的远程共享，这是数字化成果利用的最佳状态。二是数字化信息资源单机版保存，由业务精湛的人事档案管理员负责查找相关信息，也能提高利用速度。三是扫描原件单机保存，档案目录小范围开放，遇到查找“三龄一历”的相关的重要材料是否缺失，婚姻状况、户口、获奖等材料是否已归档等，在线上确认完毕后再去寻原件也可节省时间。

3.3 从单纯扫描到信息审核、建立准确的信息数据库发展

“优化人事档案信息资源结构、开发各种人事档案数据库、将传统人事档案资源转化为能进行信息化管理的各种人事档案数据”。让人事档案管理与组织、人事、科研、教务等校内其他管理部门业务数据流动并全面连接，既没有误差，也没有时差，全面掌握个人发展状况。由数据形成报表，对人事档案记录中的职称、政治面貌、学历学位、专业特长、培训、考核、获奖等情况进行定量分析，提高干部任免、党员排查、人事信息统计等工作的效率，为组织人事工作的政策规划提供精准分析决策能力。

3.4 传统人事档案管理工作业务流程需要优化提升

用数字化、信息化带动管理精细化、服务精准化，建立人事档案管理平台，优化数据整理，便捷档案服务。

一是档案利用工作实现在线申请与审批、登记与统计，省去纸质介绍信及手工登记本的繁琐。利用者在“利用申请”模块填写或添加查阅人（姓名、单位）、被查阅人（姓名、单位、档案号）、日期，勾选查档事由、查阅内容、利用方式，由经过电子身份认证的审批人员进行签署审批意见，档案管理人员勾选被查人类别、利用及归还情况确认、填写备注事项。依据查档实例形成人事档案利用数据库，分析利用规律，抓住高频利用材料宣传人事档案知识，普及档案意识，积累利用诉求，加强关键材料的收集。

二是材料归档工作的在线申请与审核，避免材料交接工作不规范发生推诿扯皮现象。以笔者单位归档情况为例，归档清单有三个逻辑：一人多份材料，比如接收职工人事档案及干部履历表、聘用合同等入职材料；一份材料多人，比如按照工作节点接收的年度考核登记表、教师职务申报表、优秀共产党员审批表等；多人多份材料，常见于归档量较大的处级干部档案材料。针对不同的逻辑需要统一成格式化的归档材料数據库，包含移交人（归档单位、姓名）、被归档人（姓名、单位、档案号）、归档日期、材料名称、材料数量合计等，档案管理人员记录材料接收日期、归档日期及操作者。加强归档数据的分析与统计，及时查找归档工作疏漏，督促材料形成部门及时准确归档，确保人事档案材料齐全完整。

三是建立目录数据总库，拟定标准的数据结构，并与归档数据库连接，确保新增及时材料归档。对每份人事档案材料著录是档案管理工作中工作量最大的一项，不同类别人员人事档案材料名称纷繁复杂，有基本一致的如干部履历表、员工履历表；部分一致的如专业技术职务申报表、任职资格评审表；完全一致的是入团志愿书、入党志愿书、干部任免审批表；完全不一致的是学历学位材料有学生登记表、入学登记表、高中毕业生登记表、高中发展报告、高考录取情况登记表、考生档案等。依据材料的主要内容和性质，科学拟定目录标题，最大限度地标准化，尽量勾选避免手工录入，统一格式、名称、符号，减少异构信息的处理量。

3.5 人事档案数字化的其他问题

一是人事档案意识的普及应深入课堂，提高思想认识，在人生的每个阶段都规范填写人事档案材料信息，确保档案内容的真实、准确、完整、可靠。二是建立健全规章制度，统一业务标准，人事档案工作量的巨大60%来自于归档范围、整理标准、管理模式的不统一，重复反复性工作环节多。三是重视人事档案专业人才的培养，凡是职责中涉及人事档案的人员都需加强人事档案的分类标准及具体内容、档案工作环节及纪律的学习。四是纸质人事档案仍将长期保存。正如电子图书盛行的时代，纸质书依然有它存在的意义。人事档案比图书更有温度，即使是在信息化社会成长起来的年轻人，看到自己当年的入团志愿书里稚嫩的照片和轻巧的字体，也不免心生感叹，一本高龄人事档案十分有历史厚重感。

人事档案数字化工作的开展是大势所趋，技术条件限制、人员配备不足、经费紧张不能成为数字化工作开展的阻碍。加强人事档案数字化转型，深度挖掘人事档案的信息价值，精准高效服务广大干部人才，是高校人事档案工作者的重要使命。

参考文献

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[2]卢秀英;杨海涛.高校干部人事档案数字化工作之思考[J].办公自动化，2022，（06）：62.

[3]李晓丽.干部人事档案数字化建设的探索与实践——以山东省济南市中级人民法院为例[J].办公室业务，2022，（06）：51.

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