档案管理数字化转型的实践研究

文/文水县能源局 梁美红

档案管理能够将企业生产经营环节中产生的各类数据信息进行汇总分类，以便为企业管理者落实各项决策提供重要数据支持[1]。科学技术高速发展的时代背景下，为进一步提高档案管理的工作质量，需要将数字化转型作为档案管理的重要工作方向。

一、档案管理数字化转型必要性分析

（一）经济形势和公共卫生安全危机迫使。当前我国已经从工业经济朝向数字经济方向发展，现阶段无论是各大企业生产经营研发还是民众的日常生活都离不开信息数字化运营及管理，省市与省市、国与国之间也在信息数字化基础上实现了互联协作。作为保障各大企业机构数据存储质量的重要途径，档案管理需要由传统工作形式朝着数字化方向转型。

档案管理数字化转型能够对企业机构数字资料存储体系进行进一步优化整改，推动数字资料存储体系朝着智能化、现代化方向发展。此类转型不仅能够实现数字存储的有效扩容，还能够从多个维度收集各方面的数据资讯，通过资源整合为企业战略发展规划提供重要数据支持，从而有效推动我国社会经济发展以及民众生活质量的提升。

无论是自然灾害还是各类社会问题，都会对国民生活或生存质量产生较大影响。而在社会发展的早期阶段，各大企业档案管理工作开展主要是以纸质档案管理为主。虽然纸质档案管理能够清晰直观地反映出各环节内容或基本对象的全部信息，但如遇火灾，地震等自然灾害时可能会出现无法挽回的局面，且当时的技术手段又难以有效地预防灾害，保障档案完好。档案管理数字化转型能够实现由传统纸质档案向电子档案的发展，将所有关键数据信息从纸张录入数据库或云数据中心当中。即便受到不可抗力因素导致的数据破坏，也可通过数据共享以及实时传输的方式最大限度地减少损失[2][3]。

（二）基础运营数字化发展需求。档案管理本质上涉及了企业或各单位基础运营的各个方面，无论是人事管理方面还是财务管理方面，都需要依托档案管理工作，对各项档案资料进行分析整合以便为各决策的部署提供数据支持。在人事管理方面，无论是员工个人信息的录入，还是升职加薪以及岗位调动，都需要在原有员工档案的基础上进行数据整改。在财务方面，企业生产经营中产生的各种预算以及支出，都需要进行详细记录，或在档案原有的基础上进行调整，以便确保资金分配的合理性。

传统档案工作开展期间，档案管理质量会受到多种因素的影响，其中沟通机制影响最为深远[4]。传统档案管理无法建立有效的沟通机制，往往导致因各部门信息不对称而出现档案数据信息有误的现实困境。

档案管理数字化转型能够以数据平台为载体，同各职能部门构建长效化沟通机制。无论是图文信息资料，还是音视频档案资源，都能够实时地存储在数据库或云数据中心平台当中。各职能部门在沟通交流期间仅需要通过终端设备便可直接实现信息互联，通过发送请求的方式实时获得访问功能。依托大数据技术的云数据中心平台强大的数据分析以及数据整合技术还能够从时间、经济效益等多个维度出发，将原有二维数据以三维立体的方式呈现出来。在实现对电子档案批量化处理的基础上，可通过资源整合以及数据建模的方式进一步发挥档案数据的重要价值。

（三）安全保密需求。档案资料会涉及职工、部门以及企业的隐私。传统纸质档案无法有效保障安全保密性，且存在于档案管理室中可能也会受到温、湿度的影响受损。传统纸质档案在查阅以及调取环节中还需要获得上级的审批才可进行，耽误档案管理的时间[5][6]。

档案管理数字化转型后，所有档案数据存储于计算机系统当中。档案管理人员以及非档案管理人员分别拥有一套个人账号以及登录窗口，在有需求时通过个人账号登录窗口并发出请求命令，得到答复后便可以实时浏览相关档案数据，此番设定能够避免不法分子对档案数据进行窃取或篡改等违法操作，同时也能通过关键词检索的方式显著提升档案资料的查询效率。

二、档案管理数字化转型重心

（一）确保基础业务规范完善。档案管理数字化转型的本质在于对原有基础业务进行规划完善，实现原有档案分散化管理向集中化管理方向发展。因此，实现档案管理数字化转型、充分发挥数字化转型的重要作用，就需要对企业或机构原有档案管理机制进行优化整改[7]。结合现存困境不断调整管理体制、确保档案管理工作流程与企业业务流程相匹配、明确规范各类型的数据标号，为档案管理数字化转型做好基础保障。

（二）推动增量档案电子化发展。增量档案电子化发展是实现档案管理数字化转型的重要途径。实现数字化转型需要将原有纸质档案转变为电子形式的文档，虽然各大企业已经摒弃了原有纸质档案的存储管理方式，能够利用各种计算机系统实现数字化管理。但通过实际应用分析可得出，部分企业或机构并没有全面实现数字化转型，无法完全发挥数字化的技术优势。其原因在于上述企业或机构仅仅实现了管理过程的数字化转型，并没有实现管理对象和企业业务工作的数字化转型。

信息化时代下，每日都会产生庞大的信息数据，而少数企业或机构的电子档案管理体系中数据存储环节无法满足时代发展需求，或因新老系统衔接更替出现问题都会对档案电子管理质量产生不利影响，推动增量档案电子化发展能够有效解决这一现实困境。增量档案电子化是指新增电子文件通过电子文件归档形成电子档案。企业需要分别从管理过程、管理对象以及业务工作三个维度出发实现数字化转型。利用电子信息技术优化档案管理工作流程的同时，进一步挖掘数字化档案信息的价值。

（三）实现存量档案数字化建设。档案管理数字化转型需要在基础设施的支持上开展。企业必须拥有能够建立档案目录、数字图像以及展示结构化数据信息的关联系统，才能够实现档案信息的数字化。因此存量档案数字化建设质量一定程度上反映出档案管理数字化转型的实效性，需要各大企业及机构重视存量档案数字化建设。

（四）凸显档案管理智能化优势。档案管理数字化转型期间，无论是工作流程还是工作重心以及质量控制要点，都发生了一系列的变化[8]。数字化档案工作管理开展期间，需要管理者从数据安全以及数据整合分析角度出发，对原有电子档案管理系统的功能特性以及网络安全进行优化分析。档案管理人员不仅需要做好电子档案的收集、整合以及归档，也需要根据受网络攻击的频次以及档案管理现存问题做好相应的应对处理措施。为进一步推动档案管理数字化转型，需要充分凸显档案管理智能化的发展优势，不断强化电子档案管理系统，采用更为先进的技术手段提高企业档案管理的实效性。

（五）全面提高档案服务能力。档案管理实现数字化转型后，档案服务能力也会得到显著的提升。档案管理数字化转型期间，档案信息开发应用将会由原有的被动式服务朝着主动式服务方向发展。所有管理人员都需要结合档案使用者的个人实际需求进行识别分析，利用云计算大数据等各种新兴技术对原有档案管理系统进行优化。通过构建用户画像的方式精准定位识别每一位档案使用者的行为轨迹，从而确保档案管理工作更加匹配档案使用者群体的个性化以及多元化使用需求。

为进一步实现上述要求，需要变革原有初级档案管理服务，朝着深层次档案管理服务转变，不断拓展档案信息的层次性。同时也需要不断提高档案服务效率，所有管理人员都需要进一步优化改革信息检索环节，以此大幅度地减少档案管理时间。此外还需要依托智能终端不断扩大档案服务范围、持续利用档案信息数据，将档案服务从企业内部延伸到外部环境。

（六）加快档案管理业务转型发展。现代档案管理理念认为，各大企业以及机构开展档案管理工作期间不仅需要注重档案数据的整合存储，还需要深度挖掘档案数据的内在价值，帮助企业或者机构解决现实困境。为进一步发挥档案管理数字化转型的重要价值，需要各管理人员充分发挥自身业务能力，灵活利用各种管理工具对现有档案数据进行分析整合。不断加强与财务部门和业务部门之间的沟通协作力度，充分发挥合力作用，实现档案管理、业务管理与财务管理的标准化以及一体化建设。

三、档案管理数字化转型的实践

（一）合理设置档案管理数字化转型架构。合理设置布局架构是推动档案管理数字化转型的先决条件。企业管理者需要将档案管理数字化转型作为企业发展的重要战略项目，与各职能部门管理人员共同探讨关于档案管理数字化转型的组织架构建设途径、领导者以及参与者的角色定位、数字化转型各流程的任务分工以及职责要求。

为进一步确保档案管理数字化转型匹配企业实际发展需求，需要管理者设置扁平化的组织架构以及管理层级。在档案管理数字化转型期间，需要分别结合企业发展实际情况以及数字化转型的需求设计长期目标，中期目标以及短期目标，所有目标都需要与企业集团总体战略目标相匹配。

（二）建立档案管理数字化转型制度。档案管理数字化转型制度能够为数字化档案管理工作开展提供制度保障。档案数据对企业发展具有十分重要的意义，各大企业对档案管理工作的规范性提出了更高的要求。只有充分遵循档案管理数字化转型制度，才能够有效控制各类风险隐患对档案管理工作质量产生的不利影响。

从实际应用角度来看，影响档案管理工作的风险因素主要包含两个方面，首先是制度明确但人为不遵守，其次是制度不明确。以制度明确但人为不遵守为例，我国各大企业虽然在档案管理环节中建立了一系列的标准以及规范，但依旧会因档案管理人员专业素养较差或难以有效发挥主观能动性，而导致档案管理风险隐患的出现。为此，企业不仅需要加大对档案管理人员职业素养的培养，而且需要建立一系列的奖惩措施规范档案管理工作。企业在数字化档案管理工作开展期间需要严格遵循责任制制度，强化工作痕迹的管理。确保各项数字化档案管理工作记录能够可查询，可追溯。最大限度地避免因人为因素导致数字化档案工作质量下降或出现信息泄露等安全隐患问题[9]。

以制度不明确为例，制度不明确对数字化档案管理工作质量能够产生严重影响。例如在档案管理数字化转型期间，数字化档案管理工作流程的前后不一致，各个机构流通口径不一致以及数字化建设质量滞后都会影响数字化转型效果。与此同时，档案管理数字化转型期间的数据信息利用方式以及网络安全带来的各类风险隐患也是值得注意的问题。倘若现阶段档案管理制度无法明确上述标准，可能会导致档案管理人员在数字化操作期间出现各类风险。为此，企业需要构建全生命周期档案管理制度。例如在档案数字化采集工作环节，审核整理环节，扫描环节图像处理环节，归档环节以及档案复审环节中制定针对性的管理制度以及管理系统，再通过建立审核监督机制的方式要求各职能部门互相支撑、互相制约，共同发挥监督性作用。一方面能够有效减少档案管理人员执行标准期间出现随意性或忽略性的现象，另一方面也能够根据实际效果对原有管理制度进一步优化整改。

（三）加强档案管理数字化转型技术支持。档案管理数字化转型离不开技术支持。科学技术高速发展的今天，企业应当采用稳定轻量化的后端框架以及灵活可组件化的前端框架作为基础架构，再引入最新的图像识别技术，通过图文实现二维数据信息的快速转化，大幅度提高档案结构化数据提取效率。企业还需要加大资金投入力度，购买各种平板扫描仪，高速扫描仪，实现扫描图像的自动纠偏，进一步提高数据图像扫描质量以及清晰度。同时还需要建立智能档案柜，在信息技术的支持下，能够实现对档案数据的自动盘点查询以及出入库记录。还需要利用物联网技术，通过各种传感器构建一体化数字化档案机房监控系统，实时监测档案机房的温湿度等相关数据，实现可视化管理，充分助力档案管理数字化转型。

四、结语

综上所述，科学技术高速发展的今天，企业档案管理工作需要朝着数字化方向转型。管理者应当加大资金投入力度加快数字化基础设施的建设，各职能部门管理人员以及工作人员也需要不断优化自身工作意识，充分发挥数字化档案管理的重要价值。