信息技术在事业单位档案管理中的应用实践

文/濮阳日报社 梁焕芹

随着我国进入高度信息化时代，事业单位档案管理工作也开始逐步从传统人工管理向信息化管理转型发展。在此情况下，如何紧跟时代步伐，合理利用信息技术优化档案管理工作，保障档案管理有序、高效运行是所有事业单位亟待解决的重要问题。

一、信息技术在事业单位档案管理中应用的重要意义

档案管理作为事业单位一项集管理性、服务性以及政治性于一体的基础性工作，随着信息技术的持续普及与应用，事业单位也着手推动档案管理信息化、现代化改革。在此过程中，信息技术在事业单位档案管理中应用的重要意义主要体现在以下三个方面。

（一）在档案管理中应用信息技术是信息化社会管理的必然要求。融媒体技术与互联网技术的快速发展改变了人们的日常生活方式，传统的档案管理方式已经难以满足当前事业单位工作者的日常工作需求，实现档案管理系统化、网络化发展已经成为事业单位当前信息化发展的新目标[1]。对此，需要持续关注当前国际上前沿信息技术，并结合事业单位自身档案管理需求，推动档案管理信息化技术创新与应用，不断提高事业单位档案管理水平。

（二）在档案管理中应用信息技术是事业单位高效、有序运行的必要前提。档案管理作为事业单位发展历史和各类关键信息的重要体现，其中包含了事业单位过往工作活动的真实记录信息。从事业单位领导和决策者角度来看，事业单位档案管理可为决策者提供全面了解本单位过往发展情况的重要信息，并参考过往发展信息合理制定和调整未来本单位发展战略。此外，事业单位领导可根据档案管理能力要求快速发掘本单位优秀人才，提高人才提拔效率和效果，为事业单位未来有序发展提供人才保障；从基层工作人员角度来看，事业单位档案管理工作可帮助基础工作人员深入了解本单位发展趋势，加强对自身过往工作情况的认识，进而多方结合共同调整自身发展目标，实现自我提升。

（三）在档案管理中应用信息技术是事业单位深化改革的必要保证。随着事业单位改革进程的持续深入，如今事业单位政务公开、财务公开以及人员公开已经成为新时代发展的基本要求，而相关信息的实时公开则需要一套系统化、科学化的档案管理制度和管理系统作为支持。信息技术作为构建现代化档案管理系统的必要技术手段，其应用有利于进一步推进事业单位的改革发展进程，促使事业单位可通过信息化档案管理系统，一方面向社会提高信息公开渠道；另一方面也可以加强事业单位之间的信息交互，实现不同事业单位之间的档案共享式发展。

二、事业单位档案管理现状分析

一直以来，我国事业单位档案管理均依赖于文书记录方式，所涉及的档案多为手写输入，具体记录信息与实际信息存在较多误差。在实施档案管理现代化发展以后，如今档案记录更倾向于电子档案存档，但现有的电子档案管理仍然存在诸多不足。例如，某些事业单位的档案管理过程中缺乏档案序列号、档案地址、藏书差异以及盘存清单。综合分析后确认造成此种现状的主要成因为现有电子档案管理系统不完善，难以最大限度发挥信息技术在事业单位方案管理中的应用效果。另外，我国大部分事业单位均已经建设电子档案管理系统，但该系统在具体应用中仅发挥出档案存储、档案检索等功能，未将档案管理系统与事业单位决策系统相结合，促使电子档案管理系统仅能够发挥基本功能作用[2]。

事业单位文件档案可通过人工搜索或者计算机快速检索等方式进行搜索，其实际搜索效率一般取决于档案管理设备与搜索工具的综合性能。具体文件搜索时，不同事业单位采用不同的文件搜索方法，如部分事业单位采用计算机系统自带的文件检索功能进行文件搜索；部分事业单位采用文件检索工具进行文件搜索，以提高文件搜索效率等。然而结合实际情况来看，事业单位现有的文件搜索方法大多有着检索效率较低、搜索工具操作烦琐等问题，导致文件检索过程较为复杂且缓慢，难以提高事业单位档案管理效率。

档案管理工作对于事业单位未来发展过程中数据信息恢复与战略制定极为重要，并有利于帮助事业单位根据档案内容审查过往历史，制定未来发展规划，促使事业单位持续稳定发展。基于经济与社会角度来看，在信息技术的支持下，如今事业单位档案管理工作已经得到一定发展，但由于事业单位长期以来存在的对文件档案管理疏忽的情况，使得事业单位未充分利用档案资源及其蕴含的信息，浪费了信息技术所带来的档案管理优势。

三、信息技术在事业单位档案管理中的应用实践要求

（一）构建实体档案提取系统。此系统是信息技术在事业单位档案管理中应用的重要组成部分，在具体构建中需要通过档案扫描、图像文字识别技术等信息技术手段对现有实体档案进行快速录入和文字识别。录入识别后的档案均存在特定数据库子系统中，通过实体档案提取系统实施档案目录提取，提取后的目录可作为后续档案检索目标，以提高系统对实体档案的检索效率。

（二）档案空间现代化发展。运用物联网、传感器、互联网等现代化技术手段，在档案管理室和数据存储机房内部构建实时监控网络，具体监控参数包括环境温度、湿度、门禁系统、出入人员等。监控网络与监控室和消费系统达成直接数据交互，确保档案管理室、数据存储机房内部各类安全问题的及时处理，进一步推动档案管理空间的现代化和标准化发展。

（三）加强档案管理与办公管理之间的数据交互。对事业单位现有的办公管理系统和档案管理系统进行数据串口标准化和数据标准化处理，促使档案管理系统与办公管理系统之间实现数据互通，一方面实现各类业务数据的自动入档处理，另一方面也方便事业单位工作人员可通过办公管理系统调用档案管理系中存储的各类档案信息，提高办公管理效率和效果[3]。想要实现以上效果，需要在事业单位内部构建相对完善的文件信息数据库，用于存储电子档案和办公系统文件信息，以文件信息数据库作为支持，提高两类数据量的数据交互效果。另外，为保障数据库中文件信息的安全性，还需要办公管理系统和档案管理系统配置更强的授权管理，避免系统数据交互使用后出现越权使用数据的情况。

四、信息技术在事业单位档案管理中的应用实践措施

（一）调整档案管理方法。现如今，我国部分事业单位存在对档案管理不重视的现象，采用的档案管理方法也相对陈旧，难以满足日益提升的事业单位档案管理实际要求。针对此种情况，事业单位领导必须转变自身思想观念，以身作则提高对档案管理的重视，并在日常工作中不断普及档案管理的重要性，引导基层工作人员参与到档案管理过程中，为档案管理系统与办公管理系统的有序融合和应用提供基础保障。此外，事业单位在档案管理中应用信息技术时，应积极创新档案管理观念，坚持落实档案管理方法改革发展原则，并结合本单位实际工作情况，利用现代化软件和硬件系统管理平台实施单位文件组织管理，推动档案管理逐步从人工管理向自动化管理发展，节约档案管理中文件管理时间，提高档案管理工作效率，降低综合管理成本[4]。

（二）实施档案标准化管理。事业单位档案管理信息化是一种规范化的档案管理模式，为充分发挥信息技术的应用成效，推动档案管理信息化发展，事业单位必须要对现有文件档案实施标准化处理。为保障档案管理的安全性，事业单位档案管理无法应用云计算等高新技术手段，所以为推进档案标准化进程，事业单位必须要根据自身实际，构建完善的档案标准化建设制度，并以此为依据，对本单位现有的文件管理系统进行优化升级，在保障系统安全的前提下，适当引入大数据等技术手段，在信息技术的支持下实现文件档案的全面标准化处理。同时，事业单位日常工作过程中也需要落实标准化思想，相关内容不仅要在档案文件录入方面落实标准化，也需要在日常办公方面落实标准化，进一步增强档案管理与办公管理的融合发展效果。

（三）强化档案管理者专业知识能力。档案管理者作为档案管理直接工作人员，其综合素质能力直接影响事业单位档案管理综合水平以及信息技术在档案管理中的应用效果。因此，为保障信息技术在事业单位中的具体应用，事业单位应根据信息技术应用后档案管理者综合素质需求变化，对现有档案管理者能力培训体系进行优化完善。完善后的培训体系应包括科学的培训流程和完善的培训内容，其中培训内容不仅包括档案管理专业技能、专业知识、计算机操作能力、网络管理系统操作等档案管理信息化发展相关基础知识，也需要涉及经济学、政治学、科学文化等多学科领域知识，目的在于保障档案管理者综合素质能力全面化发展[5]。事业单位还应制定相对完善的培训奖惩机制，在培训开始前和培训完成后分别开展素质考核工作，针对培训完成后进步较大或者综合素质能力较为优秀的档案管理者给予适当奖励；针对未通过培训考核的档案管理者则给予适当处罚，并要求其重新参加培训，直至通过培训考核为止。

（四）完善软件和硬件基础设备。事业单位可根据自身工作范畴构建内部文件管理系统，并以此系统为基础，通过互联网平台将内部文件信息快速转发至文件管理中心，由档案管理者实现各类文件档案的统一整理、分类、编号及存储。其次，事业单位档案管理必须采用兼容性和稳定性较强的软硬件设施。其中软件需要事业单位在专业技术人员的支持下实施办公管理系统和档案管理系统的优化、调整与整合，保障两类管理系统的融合应用效果；硬件需要事业单位根据档案管理、办公管理一体化发展需求，在满足当前使用的情况下，预留出一定的性能冗余，为后续系统升级和优化提供保障。最后，档案管理系统构建中应预留出对外窗口，并借助共享管理云技术、云储存技术等先进技术实现解密档案的对外共享，促使社会各界可通过对外共享传统了解到解密档案的相关内容，也通过对外共享窗口加强单位与单位之间的深入合作，实现单位的档案共享式发展。

（五）重视档案信息安全保障。由于信息技术本身的局限性，信息技术在事业单位档案管理应用中存在一定的安全隐患，主要存在于系统功能应用、系统数据安全等方面。为保障信息技术的有序、安全应用，在应用时，一定要重视档案信息安全保障工作。因此，需要定期升级档案管理系统，具体升级重点应包括系统检索辅助功能、系统安全管理功能等。除了以上功能，还需要做好档案管理系统的整体不停机更新及运行维护，若是在应用中发现系统功能缺陷，应在保障系统正常使用情况下实施系统优化，必要时也可以开展系统停机维护[6]。

五、结语

综上所述，随着科学技术的持续发展，如今事业单位档案管理逐步实现信息化发展。在此过程中，各类先进信息技术在事业单位档案管理中得到有效应用，相较于传统档案管理模式和方法来说，运用信息技术后形成的现代化档案管理模式与方法可有效弥补传统方法中存在的不足，推动事业单位深化改革进程，减轻事业单位的档案管理负担，提高档案检索效率和管理效果，因而具有较强应用价值。此外，为推动信息技术在事业单位档案管理中的应用发展，本文结合当前档案管理现状，提出信息技术在事业单位档案管理中的应用实践要求和措施，为后续事业单位档案管理中信息技术的有效应用提供参考。