医疗保险服务中心的档案管理工作

闫丽青 定襄县医疗保险服务中心

随着信息化社会的不断发展，信息技术逐渐应用于各个行业、各个领域，为提高档案管理效率，医疗保险档案管理工作的信息化发展迫在眉睫。医疗保险档案为医疗事业的发展提供数据支撑，是医疗事业发展的核心。医疗保险档案管理工作的优劣，关系着医保中心的发展。医疗保险档案是人民群众参与医疗保险交费，参保国家医疗的唯一凭证，关乎人民切身利益。医疗保险服务中心作为主要责任单位，要切实加强档案管理工作，贯彻落实相关档案管理制度，不断提升服务于群众的责任意识，促进惠民工程高质量发展。

一、医疗保险档案管理的重要性

医疗保险工作服务于众多人民群众，每一位群众进行医疗保险报销时，都要凭借一定的凭证。而医疗保险档案管理就是对这些参保凭证进行收集、整理、归档、保存。档案管理工作是否完善，直接关系着群众医疗保险报销能否顺利进行。如果医疗保险档案管理工作不到位，造成人员参保档案遗失或不健全，将对参保人员的正常报销造成不利影响，危害群众利益，打击群众参与医疗保险的积极性，对医疗保险事业的发展产生毁灭性打击。

在新的发展时期，医疗保险参保人员不仅仅只限于行政事业单位工作人员，很大一部分的社会自由工作者也逐渐参与进来[1]。医疗保险参保人员数量成倍增长，相关档案也不断增加，档案管理工作难度日益提高。创新档案管理方式，引入信息化技术，实现智能化管理，势在必行。医疗保险档案的使用者不仅仅是参保人员，还有医疗保障体系，医保大体系对档案数据有着的较大依赖性。医保体系的发展离不开档案数据的支撑，医保体系取得发展能够为广大群众谋福利，满足群众需求，因此档案管理工作意义非凡。

二、医疗保险服务中心档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏对档案管理工作的重视

随着医疗保险参保人员的逐渐增多，医疗保险服务中心对档案管理工作采取了一定的规范手段，但仍然存在重视度不够的问题。具体体现在以下几个方面：

1.在人员配置方面，随着医保档案数量的不断增多，医疗保险服务中心配备了更多的档案管理人员，进行档案管理工作。表面上看加大了对档案管理工作的投入，但所配备的人员大多是由其他部门调整过来的，不是专业档案管理人员。对档案认识不够，缺乏档案管理规范化意识，没有过硬的专业技术，不能对档案管理工作起到促进作用。

2.对档案管理工作的重要性缺乏宣传。领导层对业务工作的重视程度远远大于档案管理工作，忽视医疗保险服务中心各个部门对档案管理部门开展工作的协作义务，认为档案管理完全是属于档案管理部门和工作人员的工作。缺乏对档案管理联合工作机制的重视，严重影响着档案管理工作的效率。

3.档案管理部门对自身工作的重视度不够，缺乏责任意识。或是在档案整理过程中不够细致，对档案整理工作开展马虎，经常出现档案资料不完整、资料遗漏、资料行文格式不正确等问题。或是在发现医疗保险档案出现问题时，没有及时检查落实，进行整改，而且抱着与自己无关的心态，选择忽视，极大地制约了档案管理工作的高质量发展。

（二）档案收集不及时，连续性较差

档案管理工作中，资料收集环节是一切工作有序开展的基础。由于医疗保险工作复杂繁多，对档案收集管理有着较高的专业化要求，在实际档案管理工作中，经常出现档案收集不及时、档案收集出现遗漏等问题。例如：

1.流动人口参保方面。随着经济化的发展，外出务工人员越来越多，本地务工人员也不断增多，流动人口数量增加。流动人口医疗保险参保信息收集难度较大，档案管理工作较为复杂。经常出现流动人口参保数据没有及时建档、归档，造成档案移交跨年度进行。

2.工作人员态度方面。由于医疗保险档案管理工作强度较高，档案管理人员或是为了节约时间，或是工作态度懒散，经常出现不及时移交档案的问题。长此以往，导致了参保人员档案遗失，甚至无法查明是在各个业务转交部门遗落不见，还是流失到了参保人员手中，严重影响着医疗保险档案的完整性。

（三）档案管理人员专业素质不高

医疗保险档案管理人员，除了通过专业对口的招聘考试录取录用的之外，大多为行政管理人员，缺乏专业的资料管理基础知识，制约着档案管理工作取得进步。档案管理人员专业素质不高主要体现在两方面：

1.大部分档案管理人员所拥有的档案管理技术，都是在日复一日的档案管理工作中摸索而来的。没有受过专业的技术培训，管理手段和管理方式缺乏科学性。随着医疗保险档案数量的不断增加，经验性管理素养已经不再适用现今工作，管理工作开始出现大规模纰漏。

2.医疗保险档案管理人员，除零星几个年轻力量之外，都是资历较深的年长工作者，缺乏技术创新，对新的管理知识接受度较低。信息化管理不断发展的今天，革新陈旧的管理手段势在必行。但由于管理人员计算机操作水平有限，医疗保险档案管理很难取得创新性发展。

（四）档案管理工作信息化程度较低

互联网的全面覆盖与计算机技术的产生，给人们的生活带来了极大的便利，各个行业、各个领域都在积极开展技术革新，医疗保险服务中心也顺应时代发展的潮流，引进了相应的电子化档案管理系统，将对互联网技术的应用融入日常档案管理工作。但依然存在信息化程度较低的现象，主要表现在以下几个方面：

1.很大一部分的档案管理人员缺乏信息化系统操作能力，且对互联网技术的学习能力较差，难以使用电子化档案管理系统开展日常的档案管理工作，制约着档案管理信息化的发展。

2.医疗保险服务中心所引进的电子化档案管理系统，并不是最新的科技系统，信息化程度不够高，还不能实现全智能化管理。人力与电脑相结合的工作方式，虽然相较于以往传统的工作方式，给工作人员带来了一定的便利性[2]。但相较于互联网行业的发展程度，医疗保险服务中心档案管理系统的信息化程度，依旧存在较大的上升空间。

（五）档案资源利用率较低

传统的档案管理理念下，医疗保险档案的整理归档，最大意义在于对档案进行保管，忽视了档案对医疗保险工作取得进步的重大意义，档案资源利用率较低。主要体现在以下几个方面：

1.在完成参保人员医疗保险档案收集、整理、归档工作之后，医疗保险档案或是被束之高阁，或是仅仅在参保者产生需求的情况下，为参保者提供档案查阅、复印等服务[3]。资料使用面单一，没有充分整合档案资料，没有下挖隐性价值，严重影响着医疗保险档案的使用率。

2.医疗保险档案资源在医保制度制定、拍板决策等方面，都有着巨大的参考意义。在实际工作中，由于对档案资源缺乏重视，使其失去了为医疗保障体系的发展提供参考依据的作用，导致档案资源效用发挥不到位，彻底沦为“馆藏化石”，无人问津。

三、医疗保险服务中心档案管理问题的应对策略

（一）提升对档案管理工作的重视

对医疗保险档案管理工作的重视程度，直接影响着医疗保险服务中心档案管理工作的优劣。为了提升医疗保险服务中心工作质量，要切实加强对档案管理的重视程度，具体措施有以下几点：

1.对档案管理工作进行意义探究，明确档案管理工作的重要性，树立正确认识。在工作开展之前进行全面的摸排分析，制定合理的档案管理措施，促进档案管理工作规范化开展。

2.加大档案管理工作专业化人员配置，实现每一位医疗保险档案的管理人员都有扎实的基本功、过硬的专业技术，实现真正意义上的高质量管理，杜绝滥竽充数[4]。

3.加强对档案管理工作重要性的宣传力度，领导层面不仅要重视业务工作，还要重视档案管理工作，加强医疗保险服务中心各个部门对档案管理部门工作的协作力度，实现档案管理联合化办公机制。

4.档案管理部门要加强自身意识培育，从自身做起，重视档案管理工作。在档案整理过程中要严格仔细，避免疏漏。发现问题及时分析、研判、解决。

（二）建立健全档案收集管理机制

严格的规章制度能够为医疗保障中心档案管理工作提供坚实的制度依靠，推动档案管理工作顺利开展。档案管理部门应该根据自身工作实际，拟定档案管理制度，经领导探讨、审批，严格落实规章制度。例如：

1.对档案收集不及时的问题。要制定切实可行的流动人口参保制度，利用大数据信息系统，精准把握当地流动人口参保数据，及时建档、归档。

2.在工作人员工作态度不端正方面。制定严格的工作要求，与处罚机制。对工作态度懒散、工作基础性失误进行合理处罚，与职工薪酬挂钩，促使工作人员端正工作态度。

3.在医疗保险档案查阅、复印等方面，制定严格的规章制度，建立健全档案查阅资格审查，各部门环环相扣，严肃档案查阅流程，确保档案管理安全。

（三）加强档案管理人员业务培训

档案管理人员专业素质水平的提升，对医疗保险中心工作的有序开展具有重大意义，要通过多种手段，增强对档案管理人员的业务培训，提升其专业素质水平。具体措施有以下几点：

1.聘请档案管理专业的高学历人才，对医疗保险服务中心档案管理部门的工作人员进行定期技术培训，增强其专业素养，促进档案管理工作的高效开展。

2.利用网络信息技术，借助信息化交流平台，下载管理培训课件，组织管理人员进行集中观看学习，达到提升管理人员基础知识水平和专业素养的目的[5]。

3.带领档案管理部门工作人员到工作水平较高的同类单位进行参观学习，交流访问。吸取兄弟单位优良的管理理念，促进自身医疗保险档案管理工作取得进步。

（四）创新档案管理方式，实现智能化管理

随着参保人员的增加，医疗保险档案数量与日俱增，陈旧的档案管理方式已不再适用于当前的工作形势，档案管理方式的创新迫在眉睫。主要创新方式有以下几点：

1.引进先进信息化档案管理系统，实现互联网技术与档案管理技能的充分融合，利用先进的互联网技术对医疗保险档案信息进行录入、分析、整合，实现档案管理智能化。对年代久远的档案信息进行统一录入，减少档案信息因纸张损坏而遗失的可能性，增加档案信息安全度。

2.利用微信平台建立医疗保险服务中心公众号或小程序，上线档案管理查询功能，创新医疗保险档案管理部门服务群众的方式。使参保人员能够足不出户完成对自身档案信息的检索、查阅，增加便民力度。同时，建立健全医疗保险档案转档、归档流程，实现异地转档网络化服务，提升医疗保险服务中心服务于群众的能力。

（五）开发资源利用方式，提升档案资源利用率

医疗保险档案的收集整理，并不是为了增加所谓的“馆藏量”，档案的使用价值远远大于目前人们对它的定义。医疗保险档案管理工作不仅能够为人们提供档案查阅的便利性，还能够促进医疗保障体系的发展，为医疗保障体系的进步提供数据支撑[6]。因此，要大力开发医疗保险档案利用方式，提高资源利用率。具体做法有以下几点：

1.坚持以人为本，服务大众的理念，调查研究参保人员具体需求，提供个性化服务，促进医疗保险档案的个人使用率。

2.添设档案信息自助查询设备，张贴设备使用流程，实现自助化查询。参保人员能够通过自助查询设备快速检索自己所需资料，提高资料查询效率，提升档案资源利用率。

3.建立健全档案数据汇总系统，不仅要为管理层面制度制定提供参考依据，还要深挖档案隐性价值，为社会服务体系的建立与发展做出贡献，实现社会医疗保险档案管理工作的社会效益。

四、结语

加强医疗保险服务中心档案管理工作，是我国惠民理念切实落地必不可少的环节。医疗保险档案管理工作的提升，有利于促进医疗保险服务中心取得新的工作成就，最终实现医疗保障体系蓬勃发展，助力民生工程质量实现质的飞跃。面对医疗保险服务中心档案管理问题，要做到心中有数，处理有方。正视医疗保险服务中心档案管理工作中，缺乏对档案管理工作的重视、档案收集不及时、档案管理人员专业素质不高、档案管理工作信息化程度较低、档案资源利用率较低等问题，通过提升对档案管理工作的重视、建立健全档案收集管理机制、加强档案管理人员业务培训、创新档案管理方式、提升档案资源利用率等方式，完善医疗保险服务中心档案管理工作，推动医疗保障领域持续发展。