新形势下国有企业档案管理与创新

孙铱珩 辽宁经济管理干部学院

一、引言

互联网+、云计算、大数据等新兴技术正在广泛而深刻地影响社会生产的方方面面，被誉为“互联网之父”的罗伯特·卡恩认为，到2025年全球可能会进入全数字时代。数字经济在我国得到了极大的重视，已经被提到了国家战略的高度。《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》提出，要加强国有企业数字化转型的重要性，并采取相应的措施，推动国有企业数字化转型；苟坪在接受媒体采访时说，数字转型是国企改革发展的重要任务，今年将组织开展国企数字化转型专项行动。在这种情况下，各大公司都在积极寻求数字化转型的道路，以期能够适应时代的发展趋势，避免被时代所淘汰。经过调研，我们发现，目前国内企业的数字化转型率在25%左右，远远少于欧洲的46%，美国的54%。为了在激烈的市场竞争中取得优势，企业要抓住机遇，实施数字化转型[1]。

二、新形势下国有企业档案管理的重要意义

（一）企业档案是国企生存和发展的重要资源

当前，信息技术已经成为一个企业的生存与发展所必需的资源，而档案又是一个重要的资源。企业档案是企业管理、管理、管理、管理、管理、科研开发、工程等方面的基本资料，是企业发展的主要内容。

（二）企业档案是国企深化改革不可或缺的重要证明

在国企深化改革过程中，“三供一业”移交、“处僵治困”等问题都与企业档案有关。档案的处理，既是对企业，也是对国家企业的重要影响。同时，国有企业的档案，如生产、经营活动档案、财务会计档案、人事档案、基建档案等，都充分说明了档案是国企深化改革的必要凭证。

（三）企业档案是提升国企管理水平的重要手段

企业档案既能记录企业经营状况、经营过程，又能体现经营管理的水准。全面提升企业档案管理水平，对提高国有企业的工作效率、工作质量具有重要意义。另外，随着市场竞争的加剧，企业档案也是企业发展的一段历史，并作为一种重要的记录资源，如企业的文化、价值观等。所以，加强对档案的价值意识，并结合时代发展与企业文化，制订档案管理策略，是提升公司的软实力的关键[2]。

三、新形势下国有企业档案管理存在的问题

（一）档案资源的收集不够全、快，质量不高

完整的档案信息资源是做好档案工作的基础，我国指导档案收集工作的方针一直都是“应收尽收、应归尽归”。企业档案不仅记载了企业自成立以来奋斗拼搏的光辉历史，还记录了企业日常生产经营、科研创新、管理决策的重要数据，对新时期支持企业档案管理的创新具有十分重要的作用。对于企业业务系统中产生的电子文件的收集，即原生性电子文件的收集工作，很多企业的档案工作人员还是延续纸质文件的收集指导思想，注重对纸质公文、办公自动化系统以及业务系统中产生的电子文件本身的收集，从而忽视了对电子文件产生过程中的元数据、背景信息、结构信息以及流程运转过程信息等重要信息的收集，这样就会造成企业拥有的数字档案资源的类型不齐全、内容不完整，不仅影响电子文件本身价值的发挥，还会影响对档案资源后续的开发利用。

（二）档案服务智能化水平仍不足

现阶段，不少企业都主动适应信息社会的发展需求，购入数字档案管理系统，建立档案目录数据库、档案全文数据库，开发功能尽可能齐全的档案检索工具，积极探索应用现代信息技术提供档案利用服务的新方式。具体表现为，档案部门积极尝试建立企业档案门户网站、企业数字档案馆，开通企业档案社交媒体官方账号，为利用者提供更加丰富多样的档案信息，使利用者能够通过计算机方便地获取自己所需的档案信息，档案服务的信息化水平显著提高。

但是，企业档案服务的智能化水平却仍有很大的提升空间。很多时候档案系统返回的查询结果都不是十分符合用户的需求，检索系统在语义理解、机器学习方面仍需进一步改善。如今，人们在利用档案时，除了注重信息的时效性，希望及时获取自己所需的档案信息外，还希望得到的档案信息是经过综合加工的，而不仅仅是众多信息碎片的堆砌。在这一方面，目前很少有企业档案部门能够做到为用户提供价值高、知识化程度高的档案信息，更别说像其他搜索引擎一样为不能明确表达自己信息需求的用户推荐相关用户的查询结果，企业档案服务也不能通过大数据学习、用户行为分析主动向用户推荐可能感兴趣的档案信息。总体来说，档案信息服务仍然是被动的，是等待响应用户需求的，而不是主动向用户提供智能化服务。

（三）档案工作管控模式未实现数字化

好的管控模式是提高档案管理水平的重要手段，在企业档案工作数字化转型的背景下，档案工作的管控模式也应该随之做出改变，由原来的单向行政管控转为利用信息技术进行技术管控和协同管控。要实现档案工作管控模式的数字化，首先要构建起配套的档案管控指标体系，档案管控工作顾名思义就是对档案工作的全程进行管理控制，需要对每一项工作都按照标准严格把关，涉及的具体工作会比较复杂，标准也不完全一致，所以要以指标体系的方式将各项要求固定下来，只有这样才能保证管控工作可控、透明；其次要依托档案管理系统搭建起各种管控平台，如档案资源体系整合管控平台、归档数据质量管控平台、档案安全管控平台、企业档案工作综合管控平台等，依托各个平台实现对档案工作全程的管控；最后，要切实发挥档案管控工作的重要作用，就要及时对管控过程中收集到的数据进行分析总结，发现档案工作中存在的问题并作出调整。目前，企业档案管控工作仍然以行政管控为主，只有部分环节实现了技术管控，档案工作管控模式的数字化还有很长的路要走。

（四）企业内部人员的思想观念仍需进一步转变

进入信息社会后，企业之间的竞争更多的是信息、技术的竞争，档案工作因掌握丰富浩瀚的档案信息资源逐渐被企业领导重视，企业开始向档案部门投入资金、人力，希望档案工作能够将企业内独特而具有价值的信息资源开发出来供企业生产经营、管理决策参考，使本企业在与对手的竞争中因掌握更多信息而获得优势。但是，大多数企业管理者并没有意识到，档案工作并不像其他工作一样有投资后迅速能看到直接收益，档案工作的价值创造具有一定的滞后性和间接性。而且，企业档案工作数字化转型是一个系统、复杂的过程，需要时间来完成，企业管理者不能因档案工作短期内效益不明显就放弃对档案工作各方面的投入，就认为对档案工作的投资是入不敷出、没有价值的。

档案工作人员是企业档案工作的主力军，他们的思想观念也需要进一步转变。受到传统档案工作管理对象、管理模式的影响，长期以来档案工作者对自己的职能定位就是档案保管员。进入信息社会后，档案工作人员的思想观念虽然有了一定的转变，具体表现在档案工作人员开始主动向利用者提供档案信息服务，主动开发档案中蕴含的有价值的信息，但是，档案工作者的思想还是保守的，很多人都觉得做好档案工作就是管理好、开发好档案资源，提供好的档案信息服务，比起主动去学习信息技术、主动去和业务部门沟通联系，档案工作者更局限于提升自己的专业素养。这在一定程度上造成了档案工作人员只熟悉档案管理特点却不熟悉档案管理系统的运用，容易出现档案丢失、随意篡改的现象，也会造成企业档案工作数字化转型虽然已经产生一些成果，却和企业内部的需求不匹配的局面，档案工作人员只是局限在自己的工位上、按照自己的想法进行数字化转型[3]。

四、新形势下国有企业档案管理的创新

（一）转变观念，明确档案管理制度

一是树立档案价值意识，把档案作为企业资产的一部分；二是树立档案法制意识，依法管理企业档案；三是提高企业安全管理意识，加强安全档案管理，提高应急响应能力。以新《档案法》为契机，通过各种形式的法律研究和推广，国有企业档案工作要贯彻落实新档案法自上而下的规定，切实做好企业生产经营管理工作。

根据《中华人民共和国档案管理法》，建立新的国有企业档案管理制度。建立档案管理制度是国有企业的普遍要求。建立档案责任制和档案管理制度是加强档案管理的关键。我们应该采取新的档案法律和档案法律的一般原则，结合自己的行业特点和管理结构，将档案管理集成到企业的方方面面，并建立内部工作责任制和管理档案，满足企业的特点。明确企业档案管理工作原则、管理制度、组织机构、职责分工、基本要求和评价标准。根据企业需要，编制企业内部文件目录，严格执行各项管理制度和程序。

（二）促进档案利用服务智能化

档案利用服务的智能化是指利用信息技术对档案内容和用户行为习惯进行分析，像目前的搜索引擎、购物软件一样，能主动为利用者推送可能感兴趣的档案信息，实现更加精细化的服务；检索结果的排序也是基于用户学习，将用户更加偏好的结果条目排在前面。同时，系统还能为那些不能明确表达自己信息需求的用户推荐相关用户的搜索结果列表。这个阶段的档案利用服务才真正由被动服务变为了主动服务。如北重集团利用档案管理系统中的编研模块，按照不同的专题对企业内部档案资源进行开发、组织，实现对企业档案的知识管理，主动为利用者提供相似资源，有效地提高了档案利用服务的智能化水平。当前，企业档案利用服务水平大多停留在第二阶段，企业要积极推进档案工作的数字化转型，努力提高档案利用服务的智能化水平，充分发挥企业档案的数据资产价值，为企业服务[4]。

（三）完善档案管理系统，实现管控模式的数字化

信息时代的企业档案工作如果继续延续传统的手工管理模式，就会存在许多困难和不足，影响档案工作效用地发挥，如档案原件多而杂，在调用查询过程中易被损毁；档案查询利用的速度慢、效率低；多个人无法同时查阅一份档案原件，档案信息无法及时共享等，这显然不利于企业档案的现代化管理和企业档案事业的长远发展。因此，在企业档案工作中引入电子档案管理系统，提高档案工作对信息社会的适应性十分必要。

企业档案管理系统的建立需要根据企业自身的实际情况来选择。一般来说，档案管理系统主要包括两大模块，一个是档案管理模块，一个是系统管理模块。档案管理模块主要是对档案进行管理，如创建档案信息、对档案进行著录统计、长期保存档案信息、提供档案借阅利用服务等；系统管理模块主要是对档案管理系统的各项业务参数进行设置。功能完善的档案管理系统可以提高档案管理的水平，档案工作人员可以依托档案管理系统建立起安全管控平台、质量管控平台、档案工作管控平台等平台，并根据需要制定完善的管控指标体系，促进档案管控数字化的实现。

档案管理系统的功能应根据需要逐步完善，在系统中依据档案管控指标体系对具体环节的管控要求进行设置，同时还要根据管控过程中的数据汇集及分析结果及时改进相关工作，真正实现档案工作的数字化管控。

（四）组建企业档案工作高素质人才团队

企业档案工作者应该具备专业的档案知识和档案素养。档案管理工作包括档案的收集、整理、价值鉴定、长期保存、编研开发、提供利用，是一项对档案工作者专业要求很高的工作，而目前在很多企业档案部门却成为员工家属、离退休人员的安排处，这就造成了档案工作者专业不对口、工作开展随心所欲缺乏专业性和系统性的状况。俗话说“专业的人做专业的事”，如今很多高校都开设了档案学专业，致力于为档案工作培养专业人才，企业在招聘工作中应该重点关注这类人员。很多企业都会出现留不住档案专业人才的现象，这不仅仅是因为企业管理者对档案工作重要性的忽视，还因为档案工作人员没有竞争性的薪酬福利待遇，企业在把人员招聘进企业后还要注意员工的后续发展，只有拥有专业的档案工作人员，企业档案工作数字化转型的后续顺利展开才有保障。除此之外，企业还要定期对档案工作人员进行档案知识和技能培训。

企业档案工作者应具备与时俱进的档案工作理念。人们对档案的认识经历了记录、信息、知识、数据资产几个不同的阶段，目前，档案的数据资产属性已经被逐步接受和认可。企业档案作为企业重要的无形资产，蕴含着丰富的知识，具有很高的价值。档案工作者应承认档案的资产价值，通过科学管理档案资源，为企业生产决策服务，为企业创造更多的经济利益。

五、结语

新形势下国有企业档案管理的创新必须加强档案工作数字化转型，这是档案工作在国有企业整体数字化转型的背景下继续为企业各项工作服务的必然要求，同时也是档案事业长久发展的必由之路。企业档案工作数字化转型是一个系统、复杂的工程，涉及档案工作的方方面面，内容多、耗费时间长，需要企业投入人力、物力、财力支持。目前，很多企业都在尝试进行档案工作数字化转型，不同企业需根据自身的实际情况，评估企业当前处于数字化转型的哪个阶段，有针对性地采取数字化转型措施。