高校人事信息管理系统在应用过程中的探讨

宋 霞

（山东青年政治学院）

伴随着信息技术的飞速发展，高校人事管理工作服务质量需要不断提高，逐步进行信息化的转变，高校人事信息管理系统应运而生。目前各大高校应用符合当前管理模式的人事信息管理系统，是高校实现科学规范化管理的重要维度。高校人事管理部门通过使用人事信息管理系统能够全面汇总学校各类人员的人事信息，进一步实现对广大教职工的人事信息进行信息化管理，加强高校人事部门与学校其他部门如教务处、科研处等处室的沟通能力，提高管理效率，在高校人事管理中有着重要的应用意义。

一、高校人事信息管理系统的组成

人事信息管理系统是建立在信息化技术的基础之上，利用先进的计算机技术进行人事信息的科学化管理。高校人事信息管理系统能够准确反映学校的人事情况，例如人员变动、职称晋升、奖惩情况等，它经过采集教职工基本人事信息——存储大量数据——基础加工数据——复杂处理分析数据的过程，帮助人事管理人员全面掌握学校的人事工作。人事信息管理系统作为人员管理、职称评聘、年度考核等人事工作的重要信息来源和依据，是学校人事信息化建设的重要部分。人事管理人员借助于人事信息管理系统实现将教职工人事信息的相关数据进行分析和管理的一个过程[1]。完善的人事信息管理系统能够减少各类数据信息重复填报的工作量，提高人事管理的工作效率和质量，确保数据的“常新”和“高质”，优化高校人才配置，全面提升人事工作管理的整体水平，促进高校的和谐发展。

高校人事信息管理系统组成如下：

各类用户管理模块：对权限内的用户进行管理，针对不同种类的用户可设置不同的查询与操作权限，在保证系统运行安全性的同时，所有种类用户都可登录使用信息系统。各类用户包括教职工、各类人员、人事部门专员、师资部门专员、人才部门专员、劳资部门专员、组织部门专员和各部门人事专员等[2]。

基本信息模块：基本信息系统是人事管理信息系统中最基础的模块，它主要对教职工的基本信息、岗位信息、专业技术职务信息、行政职务信息、专任教师任教信息、外聘教师信息和通讯信息等进行综合管理。

人事信息模块：人事信息系统是人事管理信息系统中相对综合的模块，它主要对教职工的工作经历、学习经历、家庭成员、岗位聘用、职称信息、政治面貌、综合表彰、社会服务、合同信息、考核信息、进修培训、高级人才信息、教师资格信息、证书信息等进行综合管理。

部门人事专员人事管理模块：各部门的人事工作界面,用于本部门基本的人事信息管理工作,如修改查询本部门职工的人事信息,向学校人事部门提交部门教职工人事信息的变动情况。

高校人事信息管理系统还包含人员变动模块，主要包括新进人员校内手续办理、职工调离审批等，能够完整地记录职工入职和离职手续的办理过程。在人事信息管理系统应用过程中，各教职工和用户端口及时提交和更新自己的信息，各专员及时对自己负责模块的人员信息变更进行信息审核，达到信息入库时准确、及时。

二、高校人事信息管理系统的必要性

高校人事信息管理系统作为一个综合的大数据平台，同时也是高校人事档案信息化发展的客观需要，能大大提高人事工作管理的效率，从而加强人事管理工作的透明度。

（一）推动人事档案信息化的发展

人事档案管理工作是高校人事管理工作中的一项非常重要的内容，涉及到每一位教职员工的基本信息、学历学位、职称职务、政治面貌、工资薪金等，内容时间跨度大、来源广、种类多、信息繁杂等，查阅人事档案只能通过人事档案专员进行。传统的人事档案管理方式主要是收集整理纸质的档案材料，而通过信息化管理能高效改变档案信息的收集方式，将档案信息进行分类，从而加大结构化、非结构化数据信息的收集，更加及时、高效，并且更有利于在办公过程对数据信息的留痕存档。伴随着计算机的普及、网络信息的快速发展，为由现代化信息管理方式实现的电子档案的产生提供了便利。从以档案实体为主向以档案信息为主进行转变，在有效保存档案纸质材料的同时，也有利于人事档案的快速查询，从而减少人事专员的工作量，大大节约人员成本。各高校可以根据自己的实际情况，教职工的基本信息、学历学位信息、职称变动信息、职务变动等的记载都可以通过信息化的管理方式来完成，推动高校人事档案信息化的发展，充分体现适应高校人事档案管理方式创新的需要，同时也是发展高校人事档案管理的必然要求。

（二）提高人事管理工作的效率

目前高校人事档案信息化的快速增长，亟需创新人事管理工作的工作方式。高校人事档案管理的工作方式正逐渐由被动工作方式转向为主动工作方式。人事档案管理员的工作主要为事务性工作，传统的工作方式使得档案管理员的工作量大、工作效率低，目前已不能满足高校人事工作的需要。所以必须将传统的人事工作方式进行创新，以便规范高效地处理人事信息。教育事业的快速发展，高校人才流动的频率加快，进而干部任免、人员调动、信息变更等会越来越频繁，数据的变化也会更加频繁，数据间同时存有很大的关联，借助于信息化的手段能够实现数据的快速整理与分析，信息系统有针对性地提醒提示工作。人事工作人员在进行大数据分析时，能够有针对性地快速筛选学校人事信息，从而保证数据分析的及时、准确、全面，以获得更加有效的信息。人事信息管理系统降低了人事管理的人员成本和时间成本，从而规范了人事工作流程，提高了人事管理工作的效率。

（三）加强人事管理工作的透明度

高校人事管理的工作内容与高校每一位教职员工的切身利益息息相关，运用人事信息管理系统将人事信息进行信息化，从一定程度上能够避免出现人事管理人员人为工作的不客观性，管理过程细化量化多维度[3]。例如在教师职称晋升过程中，能够将人事系统、教务系统、科研系统中的信息同时抓取，各个系统的人员信息经过层层把关，从而增强高校人事管理工作的透明性，能够保证公平、公开、公正的管理原则。广大教职员工能够快速完成信息的筛选和信息的填写，大大降低教职员工的办事成本，进一步推动职称部门的职能转变，更好地为教职员工服务、为教师员工办实事。

三、高校人事信息管理系统在应用过程中存在的问题

高校人事信息管理系统的应用目前尚处于应用探索阶段，各高校根据自身的特点，在应用过程中难免会存在一些问题。

（一）人事管理信息化意识有待提高

在大数据时代背景下，人事管理信息化早已引起了高校领导的重视，上到上级主管部门推行的全国教师信息管理系统，高校推行人事信息管理系统是必然趋势。由于人事系统信息量大，完善人事信息管理系统，仅仅依靠人事部门人员进行录入工作量非常大，且有的信息如“家庭成员”情况是一个动态的过程，不可能及时登记在纸质档案中，所以人事部门通常是组织教职工在教师端口首先进行信息的录入再进行审核入库。有的教职工对人事管理信息化意识相对淡薄，由于教职工人员信息差异，很多模块不可能都设置为必填项，所以教职工在填写的时候出现了不太配合仅仅填写一部分内容，或者因为有的信息被教职工认为是个人隐私而不去完善信息的情况，从而很难实现信息的及时性和全面性。

（二）系统智能化程度有待提高

高校人事管理过程中有时容易出现系统内各模块相互之间功能上不关联、信息不能共享互换、信息与业务流程和应用出现脱节的现象。传统的人事管理方式虽然已经力争做到精细化管理，但是由于管理体制等问题的存在，人事各个部门之间的关联性较差，不同部门需求信息提供只是暂时的，不能形成长效机制，从而不利于人员信息管理工作的长远发展。在部分高校的人事管理过程中，依然存在传统的方式进行人事信息管理的情况，这种管理方式早已与现在人事管理的现状不符。传统的管理方式不利于查询和管理信息，从而将导致人事信息失去了其管理的真正意义。高校人事信息管理系统还存在网上办事系统不够完善，并没有形成便捷的共享系统的情况。

（三）人事管理信息内容需要优化

高校人事部门各专员在进行教职工的人事变更信息审核中发现，教职员工对人事信息管理系统中呈现出来的字段指标理解不一致，这是因为信息表述不精准导致。某些具体的字段指标意思相对难懂，有时概念含糊，导致教职员工在进行信息填写的时候内容有很大偏差。有的数据指标之间有重复、混搭的现象，从而导致信息填写简单、错漏或重复。有时需要提取教职工的信息时发现，人事信息管理系统中的信息不全面，人事管理信息不能全面反映教职工的素养。一方面是人事信息管理系统里的信息指标不全面，主要是因为系统里信息指标缺少，特别是社会服务、综合表彰、进修培训等模块，教师的归档意识薄弱，未能及时有效地录入人事信息系统，从而导致了信息的滞后性。另一方面是人事信息管理系统里的信息指标如“高级人才信息”字段偏高端化，只能对应少数优秀的人才等。

（四）系统功能需要不断完善

高校人事管理信息具有种类多、信息量大、动态性、时效性、完整性、关联性和复杂性的特点，从而决定了高校人事信息管理系统也具有相同的特性。所以系统开发和建设者会不断挖掘新技术，朝着这个方向不断进行优化和改进。高校人事信息管理系统功能需因时、因地、因事不断改革创新，根据高校在实际应用过程中出现的问题不断调试，在这一过程中，高校人事信息管理系统会因经常升级进行系统维护，且同时考虑人事信息管理系统存在安全的隐患，这是一个长期发展的动态过程，这一问题是不可避免的[4]。

四、高校人事信息管理系统的优化对策

（一）加强人事管理信息化宣传

针对于在人事信息管理系统信息录入过程中教师人事管理信息化意识不强、教职工配合度不高的问题，其主要原因在于宣传力度不够，普通教职工对系统还不够了解，不能体会到人事信息管理系统给大家带来的信息的长久性和便捷性。为进一步提高人事信息管理系统的使用率，要让全体教职工能够真正感受到人事信息管理系统的用处，必须加强宣传和引导，从根本上提高人事管理信息化的意识，让普通教职工从切身利益出发真正感受到人事信息管理系统“有用，好用”，才能有利于建设更加完备的信息系统。同时人事部门各专员应提高人事管理信息化意识和综合素养，从人事管理的角度及时更新教职工数据信息，如“岗位聘用职称信息”等，共同确保数据的“常新”和“高质”。

（二）搭建综合大数据平台建设

从高校人事档案信息管理的实际出发，建立多层次、多梯度的人事档案基础信息库，这也是人事信息管理系统的基础信息库。搭建好高校人事信息管理系统综合大数据平台基础信息库，从另一个角度看将有助于完善高校人事信息管理系统。高校人事部门的事务性工作，需及时添加在职在岗、离职、退休等人员的信息库。根据人事管理实际需求，人事部门还要创建临时用工人员、外聘人员和劳务派遣人员等数据库[5]。高校很多采取“校——院”两级管理体系，人事档案基础信息库同时要满足各二级学院、教辅部门人事的业务需求。二级学院人事部门除了可查询本部门人员的多项基础信息，还可健全本部门职工其他方面的信息，同时满足上级人事部门各职能科室的需求。高校人事信息管理系统需要协助各单位科学、全面、高效地进行人事管理，高校需要对人事管理做好顶层设计，结合自己的实际情况建设综合大数据平台，实现人事管理信息化就越来越容易。

（三）优化系统模块信息内容

鉴于高校人事信息管理系统其模块之间的关联性和该系统的诸多特点，用户种类和数量多，各用户计算机水平不同，对系统中各模块的字段内容理解也不同，所以该系统整体构架要求设计简单，操作方便、快捷，性能强大、高效，用户很容易上手。人事信息管理系统需提供全中文操作界面，这样用户使用起来无需计算机专业知识反而更加易懂、易会[6]。在实际的推行过程中，人事信息管理系统组织的结构框架，还需要根据高校个性化特点进行进一步优化，模块搭建上要符合学校特点，系统操作性和便捷性上要更加人性化，让普通大众感受到“很有用、很好用”。同时高校人事部门可针对人事信息管理系统信息的录入制定操作指南，详细介绍系统模块信息以及录入细节，还可以录制讲解视频供各类用户使用，从端口上解决各类用户的录入问题。

（四）确保系统数据库的准确性和安全性

高校人事信息管理系统承载了全校教职工的人事信息，所以保证数据的准确性和安全性是人事管理过程中的重中之重。高校应设立专业的数据管理员，根据用户设定不同权限从而保证数据的安全性及有效性。从准确性方面考虑，无论是教职工端口还是人事信息管理员端口，每次进行信息变更都应该留有记录痕迹，例如可形成快照，使动态信息能够及时呈现、保存和查询。教职工进行信息变更或审核之后，都应该有信息提醒，方便变更信息及时、准确录入数据库。从安全性方面考虑，严格执行用户认证手段，从而确保用户访问数据的合法性。同时人事管理部门应设定相关的安全管理制度，确保人事信息整体数据的修改只能被特定用户进行操作，以期最大程度地确保人事信息数据的安全性，同时做好人事信息数据的备份与保存工作。

五、结语

随着教育事业的发展，信息化建设已经广泛参与到高校的管理模式和重要决策中。在高校推行人事信息管理系统，能够大大提高人事管理工作效率，优化人事工作流程，同时大大加强了学校各部门的沟通和协作，更好地为全校教职员工服务，真正让大家体验到系统的优越性。高校人事信息管理系统在有效促进学校人力资源管理的同时，推动了学校整体实力的提升，是高校发展的重大改革和重大举措。