传染病专科医院人力资源管理的信息化建设实践

路巍，王蕾

首都医科大学附属北京地坛医院人事处，北京 100015

随着医疗卫生体制改革的全面深化和人事制度的不断改革， 医院的人力资源管理工作也迎来了新的挑战，传统的工作模式已经无法应对新的管理要求。 实践证明，医院的人力资源管理信息化将成为时代发展的必然趋势[1]。 人力资源管理信息化可以为医院提供全面且系统化的信息数据支持，从而大幅度提升医院人事部门的工作效率，在简化办事流程的同时增强数据信息的共享性与可靠性。该文通过北京市某三级甲等传染病专科医院的人力资源信息系统建设实践进行分析， 提出了“循序渐进”的建设原则，在实施时抓住系统建设基线工作，实现了数据的动态管理和有效应用；逐步开放各级用户的自助查询与线上业务办理，通过不断挖掘和完善系统功能，实现系统功能和人机功效的最优组合，取得了较好的实施效果。

1 医院基本情况

该院是北京市医院管理中心下属的三级甲等传染病专科医院，是一家集医疗、教学、科研、预防为一体的临床医疗机构，主要承担除结核病以外的所有法定传染病的诊治、研究和培训任务。 其作为首都医科大学的临床医院和北京大学教学医院，设编制床位758 张，实际开放床位807 张，开放临床学科30 余个，拥有国家级重点专科2 个，年门诊量80 万人次，出院量3 万余人次，手术量近万例，现有职工1 400 余名。

2 人力资源管理系统信息化建设背景

该院应用的人力资源管理系统主要为单机版的某信息系统，设备采购于2008 年，未做过任何升级，该系统主要的功能是人员基础数据的管理，主要应用者为人事处的工作人员，数据采集的方式为手工录入。 其管理方式在该院原有职工人数不多，管理内容单一的情况下具有适用，但随着近年来该院遵循“大专科，小综合”和“医教研防”四位一体的发展思路，不断引进各类专业人才，职工总数激增，管理内容日趋复杂化、多维化，人事管理工作中的各类问题也日益凸显。

2.1 工作模式效率低，数据统计误差大

该院应用的人力资源信息系统的维护权仅在人事处一个科室，且全部采取手工录入方式，数据量大。很多在其他科室的人员信息， 如医务处的执业医师信息、护理部的护士执业信息等均需通过纸质材料转递到人事处，再由人事处的工作人员进行录入，这种工作模式的直接结果是录入人员工作量大， 职工个人信息更新滞后。 并且由于原有系统没有统计功能，各类统计数据和报表，均需通过Excel 表加工完成，统计起来费时费力，效率很低且存在一定的错误率。

2.2 管理信息碎片化，资源共享能力差

职工的档案信息和社保信息在人事处，工资核算、发放、计税在财务处，公积金、房补的核算和发放在总务处，医生调配在医务处，护士调配在护理部，不同的数据分散在不同的科室，各科之间因为工作流程的不同导致数据不能实时汇总到人事处，管理信息分散，且碎片化。医院管理人员在调取人员数据时所获得的信息大多是静态的，严重阻碍医院的有关规划和决策，影响医院发展。

2.3 招聘工作手工化，缺少招聘数据分析

长期以来，该院在人才招聘环节中采用传统的人力招聘体系，该体系存在的主要问题是接收的简历格式不统一，筛选工作量大，在公告期截止后要留出大量筛选和资质审核时间， 无法快速启动下一步的面试程序，获取亟须人才。 在招聘工作完成后，还需手工进行招聘工作数据分析，在招聘季往往会因工作量大而无法及时完成有关分析。

2.4 管理人员超负荷，职工满意度低

该院人事处有工作人员5 名，负责该院1 400 余名编内、派遣、外包等不同身份的人员管理，经常加班加点，每逢年度晋级、工资晋档、调整标准、年度报表都会涉及到大量的数据处理工作，工作量巨大；加之近几年医院人员的频繁流动也使得招聘压力剧增，人事处80%的工作时间都在处理常规性工作，对于人力规划、人才培训、员工职业生涯规划等核心人力资源业务根本无法深入开展。 职工对带薪休假、年度考核、工资级别、职称晋升等很多人事政策和办事流程不熟悉，相关管理工作封闭运行，职工满意度降低。

3 人力资源管理系统信息化实施路径

人力资源管理信息系统是信息化时代一种整体解决人力资源问题的方案，通过信息化建设，医院人力资源管理部门可以从复杂的行政事务中逐渐解脱出来，将工作的重心转移到为医院职工服务和支持医院发展管理的战略上[2]。该院在调研了多家兄弟医院后发现，目前各家医院应用的人力资源管理信息系统， 通常是以下4种类型：①医院信息中心自行开发系统；②由软件公司量身定制开发系统；③使用商品化人力资源管理信息系统；④使用医院某个系统中附带的人力资源管理模块[3]。每个医院都有不同的组织架构，所面临的人力资源现状及管理模式也不尽相同。最终该院选取了某商品化的人力资源管理信息系统，同时根据该院情况进行二次开发与应用，使该系统的功能模块与医院的实际情况和未来发展趋势相结合。

3.1 分步实施，把握系统建设基线工作

该院在进行人力资源管理系统建设时遵循循序渐进的原则，系统建设初期，把握住数据库建设这个基线工作，以现行的电子信息及职工人事档案为依据，采取批量导入、手工录入、图片上传等多种途径维护人员数据，搭建信息化工作系统平台。 在平台中建设分层清晰的信息子集和信息指标，做到围绕全部个人信息的电子集中管理。 在获取信息时，只需输入相应的查询或统计条件，符合条件的人员信息就可以表单、花名册、统计报表等多种形式清晰地显示出来，且统计报表可以实现表内、表间校对，点击相应归属子集中的附件，附件材料可以直接在线预览。 通过搭建信息化工作系统平台，充分调动、搜集、整合医院人力资源方面信息，借助现代化信息技术推动人力资源管理工作更加科学、规范，人力资源部门工作人员通过人力资源管理系统对有关信息进行查看、筛选、分析，得到相应的结构化数据[4]，进而做好深层次拓展工作， 确保医院人力资源管理工作更高效，推动医院人力资源现代化建设。

3.2 依托电子考勤，同步推广应用

在进行数据库建设的基础工作时，以电子考勤为切入点，进行系统的第一次深度应用。 该院调整了原有的纸质考勤上报模式，在人力资源管理系统中设置电子考勤账套，通过设置各种班次类型及各类请假标识，每月只需考勤人员登录个人系统填写考勤（或批量导入），提交给科室领导后，由科室领导审核提交至人事处，人事处再审核完毕后即可完成当月全院考勤的汇总统计。对于科室调动人员，由上一科室填报完该科室考勤后随即流转到下一考勤上报科室， 由下一考勤科室继续填报，填报完毕后继续流转， 最终考勤由人事部门审核归档。电子考勤运行后，改善了原有纸质考勤因科室负责人签字不及时等原因导致的迟报问题，同时也杜绝了人员调换频繁而出现的人员漏报问题，还淘汰了原有纸质考勤在提交前的高压消毒环节（该院为传染病专科医院），基本可以做到人员实时调整，科室实时上报，人事实时审核，考勤实时掌握。

3.3 搭建工资模块，实现工资核算、保险福利的自动化处理

医院人力资源管理中薪酬管理属重要内容，不仅与员工待遇直接挂钩，还关系着医院的经济效益。 高效的薪酬管理对于调动员工的工作积极性与主动性具有重要意义。 对于医院而言，为了推进人力资源信息化建设的顺利进行，实现薪酬管理电子化、透明化显得尤为重要。 该院根据预先导入的工资标准，设定好医院工资核算计发规则，最终通过系统完成职工入职起薪、年度工资晋升、职称工资晋档等工作；每月根据电子考勤汇总结果，一键完成月工资扣款计算。 如有工资补发情况也可随时设置补发条件，及时完成补发金额核算。 在完成工资调整后，即可批量打印工资变动审批表和调资花名册。 内设社会保险的缴费基数和固定费率，在工资专员完成职工的工资核定后，保险专员即可点击计算生成保险缴费明细，每月通过预设的保险账套自动进行人员增减变动比对，自动生成保险缴费月报。高效、便捷的工资和保险系统， 大大提高了人事处工作效率和工作质量，同时，精准的工资核算和及时的工资发放也扭转了职工的不良情绪。

3.4 建立招聘模块，助力招聘工作

信息时代，医院要改变传统的人才招聘方式，发挥信息化技术优势进行互联网招聘，不仅可以使招聘传播范围扩大，而且使得招聘程序得以简化，从而提升人才招聘质量与效率。 借助该信息系统，该院建立了招聘模块，应聘者只需在线注册账号，即可按照操作指引完成个人简历填写，在公告期间，管理员可随时登录系统查看简历投递情况，在公告期结束后，可自动汇总各岗位接收简历情况，根据关键词的提取自动生成面试情况一览表。 招聘结束后还可以自动触发入职流程，完成应聘比、录用比分析，对其他候选人纳入待用人才库，便于在产生新的岗位空缺时快速匹配候选人[5]。对于录用人员，可以手动移库，由应聘人员库调整到在职人员库，基础数据全部迁移，无需重复录入，为后续的职工入职信息采集节省了大量时间。招聘模块的成功上线大大缩短了该院的招聘工作周期，在近2 年的招聘季前期基本就可以完成大部分岗位的招聘工作，使该院的人员招聘效率和质量都上了一个台阶。

3.5 开放各级自助和数据共享，打破原有信息分散格局

利用员工自助平台， 实现人性化管理及个性化服务，提高员工满意度[6]。职工在登录自助平台后即可查看个人比较关心的考勤、年假等基础信息，经过授权还可对家庭地址、手机号码等部分信息进行修改。 登录公告栏可查看各类人事管理制度和最新人事工作通知，使人事管理工作公开化和透明化。 同时，修改原有工作审批模式，将各类申请电子化，员工作为业务发起人只需点击相应业务申请，在线完成业务填写，提交负责人进行审批，随时查看审批进度和审批结果。作为科室负责人，可查看该科室所辖职工的人事基本信息， 审批职工考勤、休假、培训等业务申请；作为院领导，可查看医院人力资源总体配置情况，全院人员各类统计报表；作为职能科室，经过授权可进行数据维护和查询，实现了对人员信息全面、动态地管理。 该人事系统应用信息技术实现一次性处理与共享，加强了各职能科室之间的信息合作和开放，使很多业务处理更加透明化、流程化和具有可参与性，医院管理人员反馈较好。

3.6 不断发掘系统应用，信息建设无止境

为满足医院的管理需求和业务需求，需对医院信息系统的功能进行丰富和优化[7]。 该院在建设时一直秉承“边建设、边应用、边完善”的工作原则，医院搭建好人事信息平台，规范各类业务流程后，需要进行更加深入的应用和挖掘，使系统功能更加丰富，应用更加流畅，职工更加便捷。力争通过信息系统规范人力资源管理业务流程，实现职工招聘、入职、薪酬、福利、调动、晋升、婚育、离退的职业全生命周期管理[8]。总之，在不断探索和试用过程中，逐步完善系统功能，优化系统功能设置，实现系统功能和人机功效的最优组合。

4 注意事项

4.1 安全性

信息安全是信息化建设工作中的一个关键性问题[9]。在内外网前端设计包括访问控制、防火墙技术、数据的加密技术等安全技术措施。 要确保系统数据的安全性,拦截非法用户访问,确保数据不被非法用户窃取。 加强人事信息数据安全控制，建立从网络层、系统层和应用层面的安全机制和科学的安全管理体系[10]。 同时，在科室内部设立信息专员，严格进行各级用户密码管理和权限管理。 个人自助用户，在初次登录系统后自动提示修改密码， 且密码设置要符合医院信息中心的安全要求，在修改密码完成后方可正常访问系统；职能及临床各类业务用户，要根据科室的工作需要进行授权，确保在不影响工作的前提下，最大化地保护职工个人信息，所有业务科室均需签署安全保密协议，保证职工信息不泄露。根据工作需要，设计数据库自动备份，定期查看备份日志，同时为了充分保证数据安全，所有数据除存储在服务器上，还需定期复制到移动硬盘中，实行数据双备份制。通过以上系统设置及人为干预，充分确保数据安全。

4.2 兼容性

根据信息系统涉及的管理部门多、信息交换要求及时等业务特点,系统设计要兼容性强,扩充灵活,维护方便[11]。在设计时一定要充分结合医院的工作实际和工作流程，确定业务需求和建设目标，进行系统建设的可行性研究，考虑项目的实施周期，制订项目推进计划和保障措施， 在实施前要充分考虑系统兼容性及未来升级需求,在设计数据字典、编程规范、网络协议等环节时,参照行业通用标准,实现系统标准的开放性。同时，要充分考虑系统未来扩容需求,及未来系统应用内容的增加,保证业务系统的平稳过渡,以实现项目投资的最大利用率。

4.3 便捷性和实用性

该系统建设目的之一是通过提升数据处理速度和处理效率来提高职工满意度，最终提升人力资源管理部门的价值。在各级用户登录的使用功能设计上一定要操作简单、界面友好。对于大家的拓展需求，由人事处信息专员负责收集汇总，与系统实施工程师和医院信息中心进行对接，因为人事处对医院情况更了解，系统工程师对于软件实施更了解，信息中心对项目可行性和安全性更有经验，通过三方力量共同配合，才能使开放的每一个系统功能更具有实用价值，提升人力资源管理的效率和质量，为职工带来便捷[12]。

综上所述，随着移动互联网、大数据等现代信息技术的发展，及智能终端的开发普及，移动化、智能化将是未来医院人事系统发展的主要趋势。医院要紧跟时代发展步伐，借助于现代化信息技术的有效应用，在提升信息数据处理效率的同时，保证人力资源管理的合理性与科学性，不断提高医院人力资源管理水平，充分发挥人力资源的价值，促进医院的整体管理质量健康长远发展。