医院档案学科实施6S管理模式的应用价值

李芳

河北省保定市第一中心医院设备科，河北 保定 071000

医院档案是一项记录医院历史、记载患者病历，以及服务社会大众的管理工作，亦是医院可持续发展和进行创新优化的重要信息资源[1-2]。但是既往大部分医院在档案管理方面使用的管理理念较为落后，管理制度单一、管理方法陈旧等成为困扰医院经营和管理的难题，如何提高医院档案管理地位，优化医院档案管理内涵，拓展医院档案服务外延，实现医院档案管理专业性和科学性，为医院档案需求者提供迅速、全面、优质的档案资源为医院档案管理人员面对的重要课题[3-4]。6S管理模式起源于1950年，一经提出便受到大众关注和认可，近年来，一些以经营和生产为主的企业，在实施该管理模式后内部工作节奏和外部发展条件均获得良好增长，其作用在于创造出更加高效、有序的运行管理模式[5-6]。而医院作为医疗机构将6S管理模式融入档案管理中，可从业务工作和服务利用等诸多方面推进档案工作的规范化和流程化，显著弥补传统管理模式的短板和不足，使之更好地为医院整体发展贡献力量。现选择2019年10月—2021年11月河北省保定市第一中心医院档案室在职工作人员20名为研究对象，实施6S管理模式，探讨其管理效果现，报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

选取本院档案室在职工作人员20名为研究对象，年龄20~55岁，平均（32.52±4.98）岁，根据时间不同记为管理前（2019年10月—2020年10月）和管理后（2020年11月—2021年11月）。

1.2 纳入与排除标准

纳入标准：①河北省保定市第一中心医院档案室正式工作人员，且工作时限≥1年；②身体健康，能够良好配合本次研究；③性格温和，既往无任何重大档案管理工作失误。

排除标准：①研究期间经常请假者；②可预见性辞职、退休以及外派者；③有备孕或者哺乳计划等者。

1.3 方法

1.3.1 管理前 实施传统管理模式，管理者结合医院相关规章制度，要求档案室工作人员定期归档、整理近期所有档案信息资料，并需要对1年来的医院重点档案进行整理与统计，如医院基建档案、科研档案、重大患者医疗档案等，针对破损和缺失的档案内容进行完善和补充。

1.3.2 管理后 实施6S管理模式，管理流程如下。①整理（Seiri）。管理人者需要求档案室工作人员对当所有纸质档案和电子档案进行全面整理，可以以医院科室为单位，将不同科室的工作人员和患者进行整理和划分，并于整理好的档案上清晰标注科室名称、人员名称、患者名称等，以明晰档案类别，再度以层级的方式逐渐摆放或收录。②整顿（Seiton）。管理者要求管理人员详细记录在档案管理过程中遇到的问题和解决方法，于每个月的例会上共同探讨将其作为管理经验，逐渐增加和完善档案室的管理制度。另外要求档案室工作人员每间隔3个月便要对所有档案材料进行总体整理，重点为借调档案的调动和归还记录、医院内部人员职称发生变动、工作先进个体活动岗位调动等，均要切实做好标记，便于日后调配或使用。另外每一档案排架需要做出鲜明标识，利用二维码将每一排架摆放的档案资料进行录入，编制入计算机内，提高对纸质资料的查找效率。对于一些电子档案也需进行目录的录入。③清扫（Seiso）。管理者要求档案室工作人员对室内以及档案管理系统进行定时清扫和垃圾清理。对于档案室室内环境，对于放置档案的空间进行彻底清扫，查看纸质档案材料，封装入专用无酸档案盒内避免其受潮或者破损等。对于电子档案系统进行查杀，避免其长期使用或者登录系统人员记录产生过多的缓存垃圾或者复制文档，占用系统空间等。④清洁（Seiketsu）。管理者可将该阶段作为上述管理阶段的过渡，并严格督促档案室工作人员落实上述管理内容，并在此阶段完成管理质量的统筹和下一步管理目标的策划，做好承上启下的连接作用，保障管理效果。⑤素养（Shitsuke）。管理者可根据档案室工作人员自身具体问题进行衡量，并采用针对性方式进行专业素养的提升。如对于工作懈怠者，管理者需单独与其进行沟通，询问其是否对于工作或者各种方面存在不满之处，并列举其工作不当的节点，使其能够端正工作及服务态度，减少消极情绪。对于工作能力不足者，管理者要协同工作能力较高的人员开展定期培训，如电子系统的使用，电子档案的录入及整理等，帮助一些能力不足的工作人员提高工作技能。⑥安全（Safety）。档案资料涉及很多患者隐私以及工作人员学术内容，无论是纸质档案还是电子档案均较为重要，档案室工作人员应该树立良好的安全防护心理，在其他人调阅档案时一定要做好其他档案的保密工作。对于一些在网络上申请借调档案人员的权限仅能对应其个人档案，不可随意打开所有权限，避免对档案本人和医院造成重要声誉以及利益损伤。

1.4 观察指标

采用本院自拟评分表评价管理前后档案管理人员档案管理能力，包括档案标识规范能力、档案安全管理能力及档案完整收录能力等，单项评分20分，分值越高代表医院档案管理人员档案管理能力越高。

抽取20份既往档案，检查并记录档案齐全率、正常利用率及单次提取成功率。

1.5 统计方法

采用SPSS 26.0统计学软件对数据进行处理，符合正态分布的计量资料以（±s）表示，管理前后差异比较采用t检验；计数资料以[n(%)]表示，管理前后差异比较采用χ2检验。P＜0.05为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 管理前后档案管理人员档案管理能力评分比较

管理后档案管理人员档案标识规范能力、档案安全管理能力及档案完整收录能力等档案管理能力评分显著高于管理前，差异有统计学意义（P＜0.05）。见表1。

表1 管理前后档案管理人员档案管理能力评分比较[(±s)，分]

表1 管理前后档案管理人员档案管理能力评分比较[(±s)，分]

时间档案标识规范能力档案安全管理能力档案完整收录能力管理前(n=20)管理后(n=20)t值P值13.25±2.47 15.69±2.59 2.640 0.013 13.78±2.34 15.83±2.61 2.265 0.031 14.53±2.55 16.87±2.64 2.469 0.020

2.2 管理前后档案管理人员档案管理质量比较

管理后档案齐全率、正常利用率及单次提取成功率等均显著高于管理前，差异有统计学意义（P＜0.05）。见表2。

表2 管理前后档案管理人员档案管理质量比较[n(%)]

3 讨论

切实强化医院内就诊患者和工作人员所有档案资料的收集和管理，有效提高医院档案工作的规范化、流程化，促进档案管理工作专业化和统一化，是大部分医院目前档案管理工作中面临的难点和重点，也是保障医院信息资料有序归纳、良好利用的前提[7-8]。但是传统管理中医院档案管理的制度过于陈旧，并没有根据社会发展而变化，管理过程安全系数较低，相关工作人员业务素质较差等问题均显现出来。而针对医院档案实施6S管理模式，其优势在于可构建一种更为具体、精细的管理服务制度，不仅能够提高档案管理质量，还能以最小的代价收获最大程度的管理效益，并提高档案管理人员素质水平，为医院持续发展铺设前提基础[9-10]。

经本文研究发现，管理后工作人员档案管理能力、档案管理质量均显著优于管理前（P＜0.05），表示医院档案应用6S管理模式可显著改善医院管理档案管理整体水平，发挥档案管理价值，分析原因如下。①“整理”管理步骤的作用：医院共分为诸多科室，每日前来就诊的患者数量也较多，每日都会生成大量的档案文件需要记录归档和管理，而档案需要集中整合，故档案管理部门需要对不同档案内容根据种类进行系统化整理，使得大量繁杂的档案信息能够符合医院实际文书档案要求，并去粗取精，节省医院空间，避免人力、财力浪费[11-12]。②“整顿”管理步骤的作用：将数量庞大、内容复杂的档案形成一定规律整理后存放，并应用现代数据检索技术完成档案录入，便于日后的查找、调取和管理。无论对于纸质档案还是电子档案来说，均可以显著提高档案管理的工作效率，并减少工作人员日常工作量。③“清扫”管理步骤的作用：有研究指出，工作环境对于人的情绪具有强烈的影响作用，干净、整洁舒适的工作环境能够带给人舒适感，从而使得工作情绪也会增长[13-14]。同理对于电子工作系统来说，良好的运行系统能够显著提升工作效率，降低工作容错率。④“清洁”管理步骤的作用：所谓清洁，6S管理模式从两个方面入手，环境方面，以及上述管理工作总体的清理过程，使其更好地成为承接步骤，起到总结规划，促进管理结构更加紧凑的作用。⑤“素养”管理步骤的作用：在医院档案管理工作过程中，档案工作者的业务能力和工作态度为该工作的基本要求，档案管理工作作为一项具备科学性、技术性特征，也具备繁琐、细致特点的工作[15]。故此对于6S档案工作人员从两方面入手，构建起一支高素质、高能力的人才队伍。⑥“安全”管理步骤的作用：医院档案记录着医院多年来的医疗和发展记录，维护档案完整和安全为档案工作的基本前提，更是档案保管工作的核心任务。档案管理安全系数的提升，才能更好地发挥价值作用。而6S管理模式将其纳入到管理步骤，起到了防患于未然的作用，保障了档案齐全率。

综上所述，医院档案应用6S管理模式能够显著完善医院档案工作制度，促进该工作规范化、专业化以及科学化水平，提高档案管理能力及质量。