医院人事档案的信息化管理模式探讨

程斌，王欣

济南市章丘区人民医院人事科，山东济南 250200

在医院人力资源管理中，人事档案管理是其中的一个重要组成部分，是医院选拔人、任用人、评定人过程的重要依据，其管理的有效性对医院的高效运行有着重要的作用[1]。随着科技和网络技术的迅速发展，信息技术在各个领域得到广泛传播和应用，取得了一些成果。 在医院人事档案管理方面，随着时代的发展，医院人事档案管理也将面临巨大挑战，同时为人事档案管理提供了新的机遇。 然而，传统的人事档案管理模式也暴露了许多问题，不再适应人事档案管理的实际需要。因此，加强医院人事档案的信息化管理是一种必然趋势。 鉴于此，该文就医院人事档案的信息化管理的重要性，存在的问题以及建议等进行综述。

1 医院人事档案的信息化管理的重要性

档案信息化管理主要是指通过网络技术，在档案管理的过程中实现数据信息化，形成一种多元化、整合化的管理模式，具有渗透性、增值性、带动性以及创新性等特点[2]。 传统的档案管理，主要是采用纸质、图片、录音、录像等形式进行档案管理，以手工操作为主完成档案管理的一系列流程，工作量非常大，且步骤极其繁琐，同时还会出现档案损害、丢失等情况。由于贮存量大，医院档案管理部门已经没有办法对已归档的档案进行提炼和加工处理，在一定程度上造成了档案信息资源的闲置与浪费[3]。 因此，为了顺应时代的发展，医院人事档案的信息化管理也越来越得到重视。信息化管理模式是利用现代化的科学技术，对信息和数据进行高效管理的一种新型模式。 在医院人事档案管理工作过程中，加入信息化建设，有助于档案信息资料的长效保存，同时还方便检索，提高工作效率。另外，还可以大大地减少档案管理人员的工作量，方便保存和传输，不容易出现损害和丢失等现象，延长了档案的使用寿命，这也就体现了人事档案的信息化管理的完整性、安全性[4]。 除此之外，信息化管理模式的应用，还可以减少医院人事档案管理的成本投入。 可见，医院人事档案的信息化管理建设是非常重要的，不仅可以提高医院人事档案管理工作的效果和质量，还可以促进医院的可持续、稳定地发展。

2 医院人事档案的信息化管理存在不足

2.1 管理制度不健全

为了适应时代的发展，医院人事档案管理水平应进行相应调整，但是很多医院，仍然使用纸质档案进行管理，这就与信息化管理标准相矛盾。 在医院人事档案管理中，不健全的管理制度，容易出现多方面问题，①信息录入问题。目前，医院使用纸张记录情况，人工记录等均为一种普遍的现象，这种记录方式不仅费时费力，还会容易出现录入错误的情况，而且随着时间的推移，纸质也容易发生损坏、字迹不清等现象，这对医院的人事管理有着重要的影响[5]。②档案资料的真实性可靠性问题。医院人事档案对医院的发展建设有着深远持久的影响，但是很多医院对其并没有引起过多的重视，导致很多人事档案出现失真失实情况，不能够真实准确地反映当前医院的情况。有些时候，不完善的信息化管理制度还会导致人事档案信息泄露。可见，在医院人事档案的管理过程中，不完善的信息化管理制度的危害是非常大的。

2.2 建设资金不足

在医院人事档案的信息化建设过程中，除了投入大量的人力、物力外，还需要大量的资金支持。比如信息化设备、设施的引进，智能库房的建设等，这些都是信息化建设过程中必备的[6]。 目前很多医院都没有实现人事档案信息化建设，这其中的一个影响因素是没有足够的资金支持[7]。究其原因，主要是医院的高层领导没有意识到其重要性，思想观念相对比较落后，认为在实际工作中，做好日常的医护工作是重点，忽略了人事档案的信息化建设。当人事档案的信息化建设没有足够的资金支撑，关于人事档案管理水平，很难实现实质性发展，严重影响了医院人事档案管理的质量，不利于医院的建设和发展[8]。

2.3 人事档案信息化建设专业人才不足

近年来，医院在内部管理领域加大投入精力，但是根据调查发现，大部分医院的精力投入更多地倾向于核心业务层面，很少在人事档案管理上投入精力[9]。尽管有些医院有足够的资金配备信息化设备，但是缺乏专业人才，也很难实现人事档案信息化管理。有研究资料显示，有些医院人事档案管理人员的整体素质偏低，多数是以应付的心态进行管理，录入信息过于简单，使人事档案管理质量得不到有效的提升，甚至还有些档案管理人员仍然坚持使用纸质记录，对医院的长期持续发展带来严重影响[10]。 除此之外，有部分医院人事档案管理人员年龄结构总体上偏大，信息化运用能力偏低，对人事档案信息化管理缺乏全面的认识与了解，在实际工作岗位上难免会出现操作失误，而导致档案信息流失[11]。 还有些医院会从其他部门挑选人员兼任档案管理人员，或者外聘，这些人员往往很难胜任人事档案管理的相关工作[12]。

2.4 人事档案资料数字化问题

目前，有些医院已经实现人事档案的信息化管理，但是，实施需要使用大量的数字化电子档案，这些非常便捷，能对档案文件进行复制和备份，但是其对档案的真实性识别能力非常低，加上有些电子档案没有盖章或者签名，这就更加无法辨别其真假。因此，电子档案的真实性需要进一步提高。现如今，随着信息时代的快速发展，电子资料丢失、保密信息泄露等情况屡屡发生，医院信息化管理数据库有时会受到黑客、计算机病毒的入侵，致使其无法正常运行，这将会给保存的电子资料的安全造成严重的威胁。另外，在人事档案的信息化管理过程中，电子档案不兼容、格式转换困难等问题也越来越多，严重阻碍了医院人事档案信息化的开展。

3 医院人事档案的信息化管理建议

3.1 建立健全的信息化管理制度

有效利用和保护档案，以改进档案管理使之管理更加科学化、规范化以及制度化，建立健全的信息化管理制度是非常有必要的。在信息时代，人事档案作为医院的重要组成部分，对医院内部管理和未来发展有促进作用，因此，需要医院高度重视人事档案的信息化管理，建立健全的管理规章制度，使人事档案管理工作做到有章可循，做到规范化管理。 冯峰[13]在其研究中，认为建立标准化、科学化的人事档案信息化管理制度，需要医院档案管理部门结合信息时代的发展趋势，并借助信息化技术对档案的主题、级别、归档、职责等进行细致规划，只有这样，才能保证人事档案的信息化管理的科学性、规范性以及有效性。另外，在其研究中还表示，医院还要引入信息技术，通过组建信息化管理平台和安全防护系统，配置先进的硬件设施，并不断完善杀毒软件，定期杀毒，以防止档案信息泄露。 在牛静丽[14]的研究中，为了防止人事档案信息泄露，应对不同人员分配使用权限，在医院内部不能连接外网，另外要加强对信息化管理系统进行排查工作，做到录入信息无错误或者遗漏，及时更正信息，保证人事档案信息化管理的及时性和准确性。

3.2 加大基础设施的投入

在医院人事档案信息化建设过程中，必须遵守信息化建设的相关规定和要求，确保基础设施的齐全，以往的医院资料多为纸质、照片等形式，贮存条件太过于苛刻，且贮存空间有限，随着档案信息化建设，将档案向电子信息化转换，不仅可以节省人力、物力，还可以节省贮存空间，还可以对档案进行再利用，这些都需要现代信息技术的支持[15]。 因此，需要投入充足的资金，加大基础设施的投入力度，配置软硬件设备，同时要重视软硬设备的保养、维护、升级、更新等，只有这样，才能确保医院人事档案的信息化管理的可持续发展。 在李伟萍[16]的研究中，认为医院人事档案管理要想达到信息化和现代化的管理水平，强大的硬件设备是关键，这就需要医院有相对应的信息软件管理系统，通过定期检查设备运行情况，及时维修和更换故障设备，定期更新信息化管理系统软件等，均可以保证信息化管理工作高效、有序地进行。

3.3 加强档案管理人员综合素养的培养

在医院人事档案的信息化管理过程中，档案管理人员总体素养水平不仅会给人事档案信息化建设进程带来影响，还会影响医院的建设与发展。因此，加强对档案管理人员综合素养的培养是非常重要的。①医院要组织档案管理人员学习关于人事档案管理方面的知识和技能，紧跟时代发展的步伐，不断更新自身的知识面。②要重视档案管理人员的信息技术能力的培养和道德素质的培养，通过定期开展系统化教育培训，向档案管理人员传授信息化管理的理论知识、操作技能以及经验等，并通过实践操作来提升人事档案管理人员各项能力，包含专业水平、计算机技术、网络技术等[17]。 同时引导档案管理人员在做好安全保密工作的同时要合理开发档案资源，充分利用现有的人事档案信息规范医院的日常管理工作，以促进医院良好、稳定地发展。③为优秀的人事档案人员提供外出进修学习机会，不断提升人事档案管理人员的整体水平，以促进医院人事档案的信息化建设更加稳定地发展。 有研究学者在其研究中提出，在人才培养方面，除了注重人事档案管理人员的专业知识、操作技能以及职业道德素养等方面的培养，还提出了人才引进的建议，通过引进高素质、信息技术能力强以及富有高强责任心的人才进行人事档案管理，这样不仅可以保障档案信息的安全，还可以促进医院的发展[18]。

3.4 加强人事档案资料数字化

为了加快人事档案集中管理，使档案信息系统的使用更加方便，需将档案资料形成数字化，人事档案数字化形成应从两点进行：①医院高层管理人员要重视档案资料信息的完整性和统一性，可以采用信息云数据库的方式实现人事档案资料的数字化表达，借助网络技术，实现高效的人事档案管理，若未完善医院人事档案的信息向数字化转化，这也就说明没有将医院人事管理的信息化系统的应用价值充分地发挥出来；②医院人事档案实现数字化建设是时代发展的必然趋势。现如今，科学技术、网络技术以及信息技术的飞速发展，医院人事档案的管理工作中，采用信息化方法，不仅可以提高工作效率，还可以提升信息管理的安全性。 将计算机技术应用于人事档案管理中，在很大程度上能减少纸张的使用数量，同时还可以减少人力，降低成本。

在网络信息时代，为了提高医院人事档案管理质量和效果，医院应重视工作人员档案的计算机化管理，不断改进和优化医院工作人员档案管理，通过转变传统的管理理念以及工作方法，结合人事档案信息化管理特点和实际发展需求，建设信息化管理模式，使人事档案管理更加规范化、系统化、智能化以及自动化。 但是，在人事档案的信息化建设过程中，仍然存在一些不足，阻碍档案管理水平的发展。比如信息化管理制度不健全、投入资金不足以及缺乏专业信息技术人才等。 因此，在该文的研究中，针对所存在的不足提出建立健全的人事档案信息化管理制度、加大基础设施的投入及加强档案管理人员综合素养的培养等措施，希望能够为医院的发展建设提供参考。