基于PDCA循环理论的医院印章管理质量探讨

黄子俊 周凯 李敏盈 傅海君

印章是一个单位的权威象征，是其在职责范围内行使职责的重要标志。印章管理工作既是医院行政文秘工作中的常规部分、基本内容，也是医院行政管理人员服务于医疗、教学、科研、行政管理的重要职能[1]。《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》（国发〔1999〕25号）对国家行政机关和企业事业单位、社会团体印章的制发、收缴和管理进行了规范，在《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）中细分了印章在公文处理中的使用范围。为进一步完善医院治理体系，提升医院印章管理质量、医院办公室综合服务能力，印章管理建设过程中要注重科学化、制度化、规范化、精细化、信息化。健全印章管理是推进公立医院建立完善现代医院管理工作中的重要一环。近年来，该院通过PDCA循环理论，通过分析现状、发现问题、管理实践，不断改进印章管理工作，取得了较好效果。

1 问题分析

1.1 印章管理标准化程度不高

虽然该院已修订基本健全印章管理制度，但职工知晓度较低，印章管理标准化程度不高，存在执行力度较差的情况，偶尔会出现用章申请人持着“公章使用申请单”咨询院办应找哪个归口职能部门审批的现象，降低医院行政效率。此外还有很多职工和师生认为印章的使用是一种形式、是没有什么技术含量的简易工作，只不过是登个记、盖个章、留个底，任何人都能胜任，没有意识到印章本身的权威性，严重影响了印章管理质量。

1.2 印章管理信息化程度低

传统的印章使用申请用的是纸质版的申请表单，存在内部防控监管不到位的风险隐患；此外该院盖章完全依靠印章管理人员手工作业，存在耗时长、影响其他业务工作的情况。尤其是在医护人员入职执业注册、毕业季就业推荐表、各类获奖证书等集中大批量用章期间，动辄需要加盖成百上千个印章，投入的时间成本、行政成本极大，严重影响了办公室综合协调、材料撰写等业务的开展[2]。

1.3 对印章保护意识薄弱

通过摸底调查发现：（1）个别部门未依照该院现有印章管理规定指定专人负责保管本部门印章，存在多位同志知晓印章保管位置、存放开锁钥匙等多人管理的问题；（2）大部分部门未根据本部门印章使用范围和审批流程修订相应的部门印章管理制度。以上的隐患会使得责任难以落实到人，一旦因不慎用章对单位的利益造成损害时难以追究差错责任。

1.4 印章档案管理的“先天不足”

医院的主要功能定位是承担临床医疗、医学教育、医学科研、预防保健等任务，行政后勤及档案管理的工作人员多为非图书档案学类专业的行政人员担任[3]。公立医院承担医疗、教学、科研、科研成果转化等日常管理工作，存在印章审批涉及业务领域广、印章使用数量大等问题[4]，在行政人员缺乏系统培训的情况下，容易造成日常印章档案管理工作管理不规范的潜在问题，如：归档分类不够合理、保管期限划分不够准确、信息化程度不高等。

2 管理实践

2.1 构建印章使用闭环式流程管理

以制度流程化为导向，强化行政后勤工作为医教研服务的理念，从印章使用的需求出发，以保障医教研工作稳定、有序开展为目标[5]，通过破除制度中的障碍、打通流程中的梗阻、推动管理的创新，以印章使用过程中出现的问题为出发点，将医院印章管理纳入标准化流程中，从而提高办事效率和质量。（1）通过对日常印章使用登记的调查，对各职能部门用章业务进行统计，运用柏拉图和20/80原则找出各职能部门用章业务的“关键少数”。（2）对印章管理业务进行梳理，明确跨部门流程的接口，保障整体业务的流畅运作；按照“流程体现制约、环节体现责任、权限体现权力”的要求，找到流程中的关键控制环节，明晰各层级、各环节对公章使用申请的审批权限[6]。（3）院办针对印章管理岗位的工作要求结合实际情况不断完善、简化工作流程，优化管理、提升工作效率[7]，做好带头作用。（4）针对印章使用范围多且复杂的特点组织职能部门负责人开展品管圈会议讨论，从风险管控、内部控制等全盘考虑，对印章的使用审批进行分级处理，针对日常不涉及大额资金、医院权益等用印业务，优化审批流程，在风险可控的情况下，院领导授权职能部门负责人审批印章的使用，尽可能减少管理层级和审批环节，提高管理效率和效益，如医务科办理医师执业注册/变更的材料、科研科出具的应用证明、人事科的职工生育保险就医确认申请表、院办开具的收入证明等。

2.2 建立印章管理办公自动化平台

目前该院通过上文所述的印章管理办公自动化平台对院内用章进行闭环管理。按照流程信息化的导向，该院依照现有印章管理制度在开发中的办公自动化平台加入印章使用审批，针对医院公章、法定代表人签名章等可产生法律效力的重要印章，从用印申请到需盖章文件的形式审查、内容审查、复核、盖章、留存归档等功能出发，将相关流程均嵌入到办公自动化平台之中，在平台上留有痕迹和记录，实现用印行为事前有审批、事中有监督、事后可追溯，进一步规范用印，有效避免了相关制度落实不到位导致的风险隐患[8]。在办公自动化平台上各级审批人员可以通过互联网实现移动式无纸化办公逐级审批，通过“让数据多跑路，让职工少跑腿”取代以往申请人需携带纸质申请表、文书文件提交审核的过程，有效减少印刷成本、提升审核效率。在建立印章管理办公自动化平台过程中还构建了医院印章管理数据库，与传统纸质登记备案、人工检索相比电子化的数据库更便于管理人员日常查询使用。

2.3 从内部控制入手改善印章管理质量，加强印章管理系统化建设

从内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通和内部监督5个方面入手，改善印章管理质量[7]。（1）从内部环境出发，促使职工提高依法治院的意识[9]，强化印章制度的落实，由院办下发通知，回收未修订部门印章管理制度所在部门的印章并暂停使用，要求全院各部门进一步建立健全印章使用相关的管理制度和流程[10]，明确印章保管、使用和管理责任，坚决落实“有依据，有流程，有记录，有效率”，共同加强印章管理系统化建设；（2）排查印章刻制、启用、保管、使用、停用（废止）等风险因素，通过修订完善印章制度强化关键节点的内部控制，降低风险；（3）控制印章管理工作中的授权审批控制活动、不相容职务分离等[10]，并针对已发现的未做好“专人专管”、多人知晓印章保管位置、存放开锁钥匙等问题进行整改，要求各部门用印后保管人立即回收印章，防止他人接触、盗用；（4）加强信息沟通，逐步建立院内行政人员印章管理工作科学化、制度化、规范化、精细化、信息化培训，将印章管理培训作为行政业务培训课程的重要组成部分，纳入行政业务培训教学大纲之中，通过一系列印章管理文件规定的学习，借助课件、案例、调研、检查、用章安全反面教材视频或案例等素材对印章管理人员进行知识性、操作性的培训[1]，确保各级职工了解用印流程和制度规定；（5）对制度运行情况进行定期或不定期的跟踪、监察，对印章使用的合规性进行抽查，对发现的问题提出整改建议并梳理反馈，依照制度对违规用印的人员进行警告或处罚，以保证制度的有效性、权威性[8]。

3 未来工作设想

3.1 探索电子印章服务与认证

突发公共卫生事件的发生对各类单位的日常工作会造成一定程度的影响，为了尽可能避免人员的流动，许多单位会尝试利用线上办公取代现场办理业务。由于传统物理印章保管的特殊性，印章服务必须采取现场办公形式。如果使用电子印章服务则可以全程采取线上办理。

早在2005年国家为了规范电子签名行为，确立电子签名的法律效力，维护有关各方的合法权益，已颁布了《中华人民共和国电子签名法》，并于2015年、2019年分别对其进行了两次修订，该法规为电子签名法律效力作出保障，也促使了许多国内信息技术企业开始研制电子印章产品[4]，但是宋庆蓉等[11]通过对目前主流的《安全电子签章密码技术规范GM/T 0031-2014》《国家政务服务平台标准C 0120-2018》《信息安全技术安全电子签章密码技术规范GB/T 38540-2020》国家标准对比分析，发现印章系统除了基础的数字签名技术外，并没有统一的数据格式、服务接口以及标准化的技术架构，在电子印章数据格式、电子签章数据格式、签章和验签流程、服务接口及密码算法等存在着差异，而且没有设计统一的电子印章库[11]。因此在日后探索电子印章服务与认证的工作中，信息系统改造、对接和真伪查验将会成为关键点。

3.2 区块链技术的运用

区块链拥有点对点（P2P）、时间戳、智能合约、共识机制和加密算法等核心技术，天然地具备去中心化、去信任、透明可信、防篡改可追溯、安全可靠等特性[12]，区块链上述的特性对于解决印章管理信息化具有极大的优越性。以防篡改可追溯的特性为例，印章管理办公自动化平台可利用时间戳、加密算法技术实现印章使用闭环管理链上数据的唯一性，确保各类时间节点、申请审批过程等数据无法篡改，保障数据的真实性，维护印章的权威；其次，虽然区块链具备透明可信特性，但是印章管理具有其特殊性和保密性，许多盖章公文材料是免于公开的或者一些涉及未公开的科研盖章材料应建立私有链，利用加密算法的技术进行适当的安全保密，以防治信息泄露。

4 讨论

该院以印章管理业务为主线，按照“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的方向[13-14]，逐步建立科学的制度管理体系。文章将PDCA循环运用到医院印章管理中去，分析现状，发现问题，针对印章管理标准化程度不高、印章管理信息化程度低、印章保护意识薄弱等问题找出主要原因，并借助柏拉图、20/80原则、品管圈讨论、内部控制等管理工具和理念探索出：简化审批流程、建立印章管理办公自动化平台、推进电子化建设、构建闭环式流程管理、加强业务培训等改进措施，印章审批流程更加清晰、办事效率持续提高、监督管理不断完善，有效提高了医院印章管理质量，提升了工作效率，得到了院内职工的广泛认可。

PDCA循环不是运行一次就结束，而是周而复始的进行，阶梯式上升的。近年来，除了不断改善医疗服务质量、就医环境，满足人民群众医疗卫生健康需求之外，国家先后提出“推进国家治理体系和治理能力现代化”“建立健全现代医院管理制度”等工作的部署，对医院在制度建设、精细管理、提升效率给予了更高的要求。可借助印章管理中获得的经验与教训，将医院制度化、信息化的管理模式以点带面，带动其他日常管理工作的持续改进。通过制度建设、信息化建设切实做到做事有依据，依法治院、依规办事；做事有流程，程序公正；做事有记录，全程留痕、可查询、可追溯，满足监管需求；做事有效率，设定时间节点、做好督办协调。同时强化“规则意识”和“制度问责”，纪委和监管部门要切实加强监督检查、严格执行院内制度，确保制度的落实，让制度“有爪子、长牙齿”，确保健全现代医院管理制度的工作取得实效、不断推进公立医院的治理体系和治理能力现代化。

综上所述，将PDCA循环运用到印章管理中取得了一定效果，其中构建闭环式流程管理、构建办公自动化平台等手段有效提高了工作效率，同时具备推广使用的价值。今后，随着信息化、数字化的发展，对“智慧医院”的建设将提出更高的要求，未来的印章管理工作必然要探索更多持续改进的新方法、新技术、新工具。院内的行政管理人员应该积极思考印章管理工作中出现的新问题，要有“知识恐慌”感，主动谋划、打破思维定式，尝试运用先进的信息技术，如电子防伪印章、合同校对系统等自动化智能技术，推动印章管理工作科学化、制度化、规范化、精细化、信息化。