基于校内真实工作环境的秘书实训研究

孟睿

（辽宁装备制造职业技术学院，辽宁沈阳 110161）

职业教育应牢固树立新发展理念，服务建设现代化经济体系和实现更高质量更充分就业的需求。只有更好地对接市场需求，开展高质量实践培训，帮助学生真正掌握一技之长，才能为企业提供更多的专业技能人才，实现更高质量、更充分的就业。2019 年1 月，国务院印发《国家职业教育改革实施方案》，把职业教育作为类型教育提升到与普通教育同等重要的地位，着力培养高素质劳动者和技术技能人才。《国家职业教育改革实施方案》从课程内容与职业标准对接、注重实训基地建设、打造“双师型”教师队伍等多方面提出了具体要求，引导职业教育工作者更多地关注实践教学。

文秘专业作为实践性很强的专业，主要培养满足各类企事业单位管理工作需求、具备综合能力的职业文秘人才。秘书实训是文秘专业教学的重要环节，实训教学内容应符合企事业单位工作实际，充分对接岗位需求，培养学生短时间内适应岗位工作的能力，帮助学生进入职场后迅速完成角色转换，在心理和能力上成为合格的职场人士，同时也能满足企事业单位节约人员培训成本的需求。搞好实践教学，切实提高文秘专业学生真实工作情境下的实践能力，是教师开展课程设计时应该思考的重要问题。

一、目前秘书专业实训存在的问题

校内实训教学是培养文秘专业学生基本技术技能、融会专业理论知识的重要途径，是学生实习就业之前最接近实际工作场景的教学环节，也是秘书专业人才培养模式改革的重要一环。当前，我国高校文秘专业校内实训教学一般采取课堂模拟实训、案例分析、任务驱动、项目模块等方式，虽然在一定程度上加强了学生对秘书工作、秘书职业能力与素养的认知，但仍未突破原有教学条件的限制，实训效果不够理想。存在的不足主要体现在以下几方面：

（一）实训课程安排缺乏系统性

有的高职院校文秘专业实训课和理论课安排各自为政，实训情景设置较为单一，缺乏综合性。比如学习秘书礼仪课程时，学生的实训主要围绕礼仪相关操作进行，反复训练事先设置好的一个或几个项目，缺乏实际工作过程的前后连续性和整体综合性。当设定了工作情景，安排学生分角色完成实训任务时，体现的往往是小组研讨意见，甚至是小组中主导成员的意见，与真实工作情境中体现个人判断的意见不同，对大多数学生的核心工作能力训练达不到效果，转换到真实工作环境处理问题时难以融会贯通[1]。

（二）师资队伍企事业工作经验不足

一些高职院校文秘专业实训指导教师往往由理论课教师担任，教师的企事业单位实践经验有限，且一些教师专业背景以汉语言文学等相关专业为主，没有受过正规系统的秘书工作专业训练[2]。因此，在指导学生实训和办工设备操作、办工软件使用过程中，有时不够具体到位。在具体工作情境训练解决具体问题时，有时缺乏有效的指导。

（三）实训设备操作训练有限

一些高职院校文秘专业实训室环境与真实环境有差异，受实训室建设资金等条件的限制，生均占有实训设备数量有限，且设备更新换代未必及时[3]。学生在有限的时间里操作有限的设备，熟练程度得不到保障，熟悉设备构造性能、排除一般故障的能力得不到有效锻炼。

二、基于校内真实工作场景的秘书实训对策

补齐现存的实训教学条件短板，真正锻炼学生的职业能力，塑造学生的职业精神，主要在于实训过程与真实岗位需求、工作任务、工作环境的紧密结合[4]。充分利用学校现有工作条件，在校内真实工作环境中开展秘书专业实训，让课程和学校管理工作融合、教师和管理人员融合，探索有效的文秘专业校内实训教学模式，可以从一定程度上解决秘书专业实训面临的问题。

（一）全面锻炼工作能力

办公室承担了学校运转中枢的职能，教师以学校办公室等职能部门的工作环境为例，让学生参与办文、办会、办事为主的职能工作，可以让学生受到综合性较强的专业训练[5]。学生参与办公室工作实践，不仅能巩固专业知识，增强操作设备的动手能力，还能通过完成具体工作任务，锻炼逻辑分析能力、沟通协调能力和心理适应能力。

（二）工作场景真实

在校内真实工作环境中，学生能运用所学知识解决实际问题，零距离观察、体验真实的工作过程，可以补齐实训环节操作单一的短板，也可以解决实训室设备有限、操作实践不足的问题。无论数量还是品牌型号，真实办公环境中的设备都更复杂多样，利于学生熟练使用。信息化技术在工作中的应用也非常广泛，学生能练习使用更多的工作平台、专用办公软件，有兴趣的学生还可以和指导教师共同开发小程序，提高工作效率。一些学校办公室还具有档案管理职能，丰富的档案类型，真实的档案工作，可以最大限度地提升学生档案管理的实战经验。

（三）实训内容丰富

无论是学校办公室工作还是各个学院的办公室工作，学生在办公室人员指导之下，在真实的工作环境中完成实际工作任务，体验真正的工作氛围，一项工作任务可以融汇多项专业知识。比如筹备一周的会议，可融汇沟通协调、时间安排、秘书礼仪等多项技能，锻炼文秘专业学生综合职业能力，提升综合素质。随着学生实训时间的增长、工作经验的丰富，他们胜任工作的信心也逐渐增强，今后战胜工作岗位压力、解决困难、迎接挑战的能力也会越来越强。

（四）师资队伍优化

校内办公室人员的秘书工作经验丰富，可以弥补秘书专业教师实践经验较少的不足。学生在办公室人员指导下完成工作任务，可以收获理论课之外的实战体验。学生身处真实工作环境，可以观察、体会工作过程和工作人员之间的沟通协调，这是课堂教学环境无法模拟的优势。办公室人员和文秘专业指导教师之间的沟通交流，可以增进工作人员的秘书专业理论水平，也可以增进专业教师的实践经验，对双方业务能力提高都大有裨益。

三、秘书专业实训环节教学安排

（一）岗位安排

学校办公室具有秘书工作的职能，但是各科室的工作侧重点不尽相同：有的科室侧重于秘书日常事务处理，有的侧重于文字综合工作，有的侧重于档案管理，等等。安排实训教学要充分考虑岗位的侧重，每名学生至少在两个岗位完成实训，使学生得到更充分的锻炼，积累更多的实践经验。实训期最好安排两周以上，保证每个岗位的实训时间，让学生充分地适应、交流、学习，获得沉浸式工作体验，培养工作积极性和职业适应性。

（二）实训指导教师安排

聘请校内职能部门工作人员做指导教师，发挥他们实践经验丰富的优势，与专任教师的理论优势形成互补，学生在校内实习期间同时接受双方指导。在实训开始之前，文秘专任教师应先与学校职能部门充分沟通，取得各方的理解与支持，了解其接纳文秘专业学生的需求，避免因单方面追求实训效果而影响办公。在实训过程中，专业教师要对学生进行实地和跟踪指导，与职能部门工作人员保持密切联系，实时掌握学生的表现，及时沟通存在的问题，了解工作完成情况。通过双方联合指导，最大限度地提高实训效果。这个过程也有利于专业教师与职能部门工作人员融合交流，共同增强业务能力。

（三）考核评价

评价方式以形成性考核评价为主，注重过程评价，而非简单的结果评价。评价应贯穿学生履行岗位职责、完成岗位任务全过程，参与评价者应包括专业教师、主要指导教师和职能部门工作人员。评价中还可加入同组学生互相评价环节，如此可以更准确、全面地了解学生的实训表现。形成性考核指标及标准要根据学生岗位工作内容，与指导教师商定，考核学生在实训中的具体表现及取得的进步。评价指标应包括学生学习能力、岗位事务处理能力、沟通协调能力、工作态度、常用办公设备操作、办公软件熟练程度等方面[6]。专任教师也可联合指导教师，对学生实习过程给出综合评语，肯定优点、指出不足，对学生予以鼓励和激励。

实践能力不足的学生与胜任工作的职业秘书相比，有很大差距。因此，高职院校要通过校内真实工作环境实训补齐短板，使学生更好地获得必备的能力，培养其职业意识、职业精神和职业素养。实训期间真实参与过办文、办会、办事的学生，能更提前、更充分地做好进入职场的准备，迅速实现由学生到职场人士的角色转换。