提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

赵海珍

（双辽市中医医院）

目前，信息技术的应用和普及从根本上改变了事业单位的档案管理模式。保留传统的纸质文件管理方法不仅会浪费大量的人力、物力和财力，还会造成文件丢失、老化等一系列问题。对此，我们要把档案信息化建设作为当前档案规范化管理的主要方面，坚持问题导向，明确提出档案信息化建设的方向，全力支持档案信息化建设，推动档案信息化建设朝着正确的方向发展。为事业单位提供有效的归档支持。

一、事业单位档案管理工作的特点

事业单位档案管理具有政治性和专业性。首先，事业单位档案管理与国家相关政策和政策密切相关。档案资料的收集、加工和使用应当在具体政策的指导下进行。有关人员必须牢记自己的政治使命。其次，组织档案管理有自己的管理方法和程序，专业性很强。事业单位的文件包含有关各个领域社会活动的重要信息，文件涵盖教育、文化和其他领域，这些文件是提高国家竞争力和国家健康发展的重要基础，可以为国家发展和决策提供信息支持。保护事业单位的文件不仅是一项专业性工作，也是一项保密工作[1]。服务社会是事业单位工作的核心和重要内容，档案管理是每个部门的核心职能，因此这些部门的档案管理对效率的要求是非常高的。此外，事业单位档案的机密性决定了档案管理的机密性，文件中的大部分政策和科研资料应当保密。因此，事业单位文档的管理是非常重要的。

二、信息技术在事业单位档案管理中的具体应用

（一）储存和备份

事业单位档案管理的第一步是完成纸面数据转换为电子数据的过程，将其输入计算机档案管理系统，并通过手动扫描进行存储和备份。在大数据时代，越来越多的行业开始感受到大数据处理技术的优势，这些技术在不断发展和完善，事业单位档案管理也不例外。如果大量的数据与档案管理密切相关，那么原始的纸质文件就会变成电子数字信息。存储库是一个本地硬盘，其中一部分存储在云空间中，它可以更好地服务于档案管理，增强档案管理者的意识，提高档案管理的整体效果，为档案管理的健康可持续发展奠定基础[2]。

（二）凭借计算机程序进行管理

电子信息技术已在现代社会得到广泛应用，专业应用软件也将应用于文档管理和文档维护，不断优化文档管理应用程序可以提高文档信息的检索速度和准确性，减少与文档接触的可能性，避免信息泄露和文档丢失，确保文档数据的完整性和安全性。因此，档案管理人员必须具有较高的政治觉悟和档案处理专业技能。岗位应特别重视人员培训和设备升级，真正体现档案管理的电子化、信息化。

（三）共享管理云技术

现阶段，云技术的联合管理相对成熟和安全。受现代科学技术飞速发展的影响，云传输更加简单、高效、易于操作。在文件服务管理过程中，终端技术可以实现资源共享。共享云技术的重要性不言而喻。如果使用得当，文件管理可以及时共享内部文件，这有助于改变管理和维护方法。由于云技术优势，信息共享在所有领域都是可行的，但是在运行的过程中，必须加强信息安全，提高联合使用单位文件人员的综合技能，防止信息泄露。最后，应该加强电子信息技术与各业务单位档案管理的合作，有助于提高档案管理的整体服务水平[3]。

三、事业单位档案信息化建设的重要性

（一）促进高水平档案信息化管理体系的建成

现阶段，在互联网上保存科技成果的最佳方式是建立信息管理系统，特别是纸质文档被转移到电子存储库后，各种信息技术被用来有效地管理和传输电子文档。在这一过程中，现代信息技术以具体方案和设备的形式付诸实施，帮助事业单位形成一个高层次的管理体系。在档案馆中使用信息系统不仅可以缩短档案管理的时间，而且可以提高档案整合的效率，为今后档案管理形式的多样化奠定良好的基础。因此，网络档案信息管理可以有效促进事业单位档案信息管理系统的高层次建设。

（二）保障档案数据的安全性

文件管理中的数据安全是文件管理和使用中不可忽视的重要问题。因此，大多数事业单位都有足够的机密和权威文件。通过信息管理系统，文档中的部分数据可以通过互联网连接，这带来了一定的安全风险。在此基础上，各部门在建立信息档案管理体系时，应提高保密资料的安全意识和档案的保密性。面对机密文件，要始终坚持内网管理，坚决防止不安全使用互联网，加强安全体系建设，防止黑客入侵，确保文件安全[4]。

四、档案信息化建设与管理的原则

(一)全面统筹原则

在事业单位档案信息化建设和管理过程中，应遵循统筹规划的原则，按照指挥结构进行统筹规划，改造传统的纸质档案，最大限度地减少人力、财力、物力浪费。各类档案信息管理重点是从旧的档案管理模式向新的档案管理模式转变，完善组织体系，充分发挥档案信息化和管理的优势。

(二)技术适用原则

在经济组织档案信息化建设和管理中，要顺利开展档案信息化建设，必须遵循技术应用的原则。文件的建设和管理必须依靠信息技术，事业单位应选择符合自身实际的系统软件平台，并使用兼容性好的扩展接口，全面扩展系统平台的能力。同时，在档案管理和建设过程中，要构建高度兼容的体系结构，整合新技术、新结构、新要素，体现档案信息化建设和管理的作用和优势[5]。

五、机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）信息化体系硬件设施不健全

事业单位的信息系统建设还处于研究阶段，现阶段还没有建立管理信息系统。一些政府机构和事业单位没有采取统一的监管制度，部门之间的统计合并标准也不同。从长远来看，在选择信息的过程中要花费更多的时间和精力。事业单位事业单位负责人对档案信息化重视不够，投入不多，档案系统软件不完善。因此，尽管需要输入和过滤相关信息，但输入过程繁琐且容易出错，由于软件的可访问性和功能有限，档案管理信息系统的建设需要大大优化。管理信息系统没有更高版本，如果系统频繁运行，很容易发现漏洞，这种情况的存在必然会对数据输入和信息资源的利用产生负面影响。此外，一些管理者对管理信息系统的重要性认识不足，从长远来看，不能促进档案管理信息系统的建设。

（二）缺乏科学有效的工作标准

目前，政府部门对档案管理信息化更加重视，但对信息技术的应用范围、有效的组合方式以及档案信息化管理的具体成果尚未探索。在先进的工作体系中，这些因素无法量化，缺乏明确的要求和规范，使员工在档案管理中应用信息科学技术时处于被动地位。因此，要纠正这种状况，必须制定统一的数据标准，促进档案数据的有效交流，提高档案数据的价值[6]。

（三）管理人员水平良莠不齐

根据对当前政府档案管理阶段的分析，许多部门没有对档案管理的改进给予应有的重视，聘用的专业档案管理人员薪酬不合理，培训不规范、不系统，导致能力参差不齐；档案管理不严格，没有遵循统一要求，档案分类不明确，谈判过程耗费了大量的时间和精力，业务水平急剧下降。此外，政府部门人员流动率高，文件移交未初步完成，丢失文件数量事件增加。此外，一些组织还委托员工家属担任多个职位，以吸引各种专业人员。然而，大多数员工没有足够的经验接受教育。因此，他们无法在一定时间内改变工作态度，工作表现也不理想。

六、提高机关事业单位档案管理信息化水平的有效策略

（一）建设档案信息数据库

文档信息资源的建立和完善是信息技术应用阶段的关键工作，旨在更方便、快捷地整合和优化各种文档资源。然而，在实践中，许多事业单位都忽视了这一点。数据库和系统可以在确保档案资源的完整性和共享方面发挥作用。此外，各部门在开展业务时，可以利用这一优势，方便快捷地查询单据，共同提高事业单位的工作效率和效益。档案信息数据库包括存储时间、档案类型、档案信息、档案规格等，为了使数据更加准确、全面和安全，要求专业人员和管理当局负责数据库维护和文档的快速更新和维护。随着信息技术的飞速发展，越来越多的信息技术可以选择建立信息数据库。选用先进的信息技术保障和完善数据库，提高档案数据库的信息化水平。

（二）健全档案信息化管理制度

规范档案行为，必须建立完善的档案信息管理系统。制度性文件反映了事业单位的历史发展，它们记录了有关重要会议、战略目标、机构改革和重组的重要信息，是事业单位管理方面的助理和顾问。如果没有文件，则无法比较数据。随着信息时代的到来，我国的档案管理体制越来越不适应现代信息时代的要求，因此要建立健全档案管理制度，提高档案管理的科学性。在信息化过程中，在现有体系的基础上，不断更新和完善文档管理体系，构建文档管理体系，构建文档信息系统。技术的存在是为了满足用户的需求，因此，在信息化建设中，应充分考虑管理者的意见，以满足各种文件的管理和使用需求，有利于事业单位有效的信息化和应用活动。此外，根据档案管理信息化绩效考核体系，各部门应根据自身实际制定科学的考核体系，提高档案管理的权力和效果。此外，各部门还应建立相应的维护制度，进行定期维护，并根据实际情况及时更新和维护现有信息系统，保证系统的正常运行和数字文件的最大安全性。

（三）确立档案管理信息化建设方案

根据当前事业单位的发展和信息化的发展过程，应该结合国家信息化管理规定，制定和建设档案管理信息化建设方案。首先，通过近几年进行的受众调查和研究，确定档案管理信息化的最终方向和群体。其次，在档案保管制度改革中，管理标准也将发生变化。事业单位应按照新标准提供教育和管理服务。最后，要明确档案管理的主要环节和关键节点，建立部门间的沟通协调。与此同时，事业单位对档案管理员的需求也在增加。因此，选拔优秀人才至关重要，每个人都应该达到相应的水平。档案管理改革不是全面创新，不是要摆脱旧的管理方式，而是要实现新旧联动，妥善保存传统管理方式，提高管理效果。

（四）建立并不断优化档案管理信息化平台

建立正式的档案管理网站是档案管理的重要内容之一。邀请专家提供技术指导，建立快速、方便、完善的网络接入服务。平台应确保信息的公开性、用户对有效请求的访问以及平台提供的服务。此外，应邀请专家定期对平台进行维护和升级，以填补平台的空白，使服务器正常运行。管理员会将信息写入文件，以确保信息可以快速准确地下载。用户可以在登录后请求信息，也可以通过服务请求帮助。同时，档案的计算机化和档案管理的优化必须同步进行。档案管理模式应与信息化相适应，使各部门能够在信息化的基础上高效、高质量地开展工作，实现信息化建设的最终目标。

（五）完善安全管理的方式

在档案信息化的过程中，安全性非常重要。为了进一步提高信息建设的安全性，必须安装防火墙和防病毒软件，以避免信息系统受到外部攻击。应该选择一位专家定期检查计算机系统，一旦发现信息有危险，应及时处理，确保电脑安全运行。首先，管理人员在操作计算机的过程中应严格遵守相关规定，不能将外部网络和外部USB连接到计算机，这基本上保证了储存的安全性。为了方便管理员的工作，有必要制定一个统一的格式标准，以便能够及时传递电子文档内容的信息。此外，文件管理员必须创建电子备份，以防止在运行时丢失文件。其次，安全级别应基于不同级别的文档数据设计，并通过分类和编码确保文档信息的安全性。在访问期间，必须设置访问权限以规范存档管理员的行为。在使用之前，必须以用户身份登录。数据访问必须基于不同用户的认证权限，数据库访问必须按照审批程序进行。要加强文件编制，掌握各种信息技术，规范各种信息手段的操作。这不仅可以提高档案管理的信息化水平，而且可以保证档案信息的安全。特别是，在文件中输入信息时，必须根据规范对其进行详细分类。为了确保数字信息输入的准确性和完整性，在将来转换文档中的信息和图像的过程中，应特别注意方便检索，必须输入关键字才能找到相关信息。

（六）合理配置管理资源

在档案管理过程中，要明确不同部门的不同职责，既要保证档案管理的质量，又要保证档案管理的有效性。只有明确档案人员的具体职责和权限，有针对性地开展工作，才能有效提高工作质量和效率。在实际管理过程中，要进行科学分析，增强管理能力。在实践中，系统应区分具体工作内容，细化管理方法，进行系统分析，合理有效地管理实际工作，确保档案管理的科学性。此外，应通过电子信息管理、系统模式管理、人事管理、财务系统管理等手段优化管理结果。优化系统分析档案管理实践，确定管理内容，完善管理结构，建立各部门员工管理档案，主要保证管理质量和效率。此外，档案管理在工作中非常枯燥，这对员工提出了更高的要求。我们不仅要提高他们对档案管理的兴趣，还要提高他们对档案管理的认识，提高他们的管理能力。

（七）提高人员综合素养

事业单位档案管理人员的能力和素质直接影响档案信息化和资源共享的发展。因此，有必要加强对事业单位档案管理人员的培训，提高管理人员的专业化水平，更好地满足事业单位档案信息化和资源共享的实际需要。首先，必须开展常规培训。定期培训档案人员的档案处理技能，进一步增强业务能力，提高档案信息化效率。二是提高事业单位档案管理质量。我们不仅要关注档案管理人员的专业素质和价值观，还要关注生产事业单位通过档案数字记录技术等相关技术实现档案信息和资源共享的实际需要，以及档案管理系统的维护。由于文档信息数据和应用逻辑，生产事业单位的文档管理员具备购买先进办公设备满足所需的功能，充分发挥文档管理员在文档信息化和资源共享中的价值和作用。

七、结束语

随着信息技术的发展，传统的档案管理方式已不能满足现代发展的需要。特别是，现代事业单位需要处理的信息量在不断增加，人工处理档案管理已经难以满足，因此应该建立可靠的数据库，分析文件中有价值的信息，进一步改进各职能部门的工作。