煤炭企业档案管理的重要性

袁小梅 陕煤集团神木红柳林矿业有限公司

档案部门负责档案管理工作，所谓档案管理指的是对企业的档案信息进行存储管理和利用，确保档案能够为企业的其他业务提供服务。在企业发展过程中，档案管理是不容忽视的一项工作内容，档案工作管理与服务融为一体，与企业的生产经营直接挂钩，一旦出现问题，造成档案管理工作质量下降或者是泄漏等负面情况，企业的经济效益势必会受到影响。

一、档案管理工作对煤炭企业的重要意义

（一）有助于煤炭企业宣传工作的顺利开展

当下社会行业之间的竞争如此激烈，信息技术的发展如此迅速，煤炭企业是国民经济发展的支柱行业，未来也将面临严峻的挑战，想要在市场经济中赢得一席之地，占据优势地位，企业的宣传工作是必不可少的。但宣传工作的开展往往和图文资料、音频视频之间息息相关，这些都是必不可少的助力，因此保证档案管理工作的质量，对于煤炭企业的宣传工作顺利进行十分有利，不仅节约了一定的人力物力和财力，还能使煤炭企业的销售量和影响力更进一步。

（二）有利于人事工作的处理

煤炭企业属于综合性企业，因为涉及了比较广泛的业务范围和比较复杂的组织结构，庞大的员工数量和企业规模，从客观上都要求煤炭企业必须做好档案管理工作，而且人事在煤炭企业各个部门中是非常重要的沟通桥梁，也是员工关系的润滑剂，做好档案管理工作，有利于人事工作的顺利展开，为煤炭企业的高质量发展奠定基础[1]。

二、煤炭企业档案管理问题及现状

（一）档案管理的方式方法落后

现代煤炭企业涉及信息化建设十分复杂，考虑的因素也比较烦琐，因此，在实施过程管理中，会重视人员管理，资源管理和设备管理，而相对忽视了档案管理。多数煤炭企业依然采用传统的档案管理方式，利用纸质的档案记录，由档案部门进行分类与存储，这种方式会消耗很多时间，需要特定的库房，对于库房的要求也比较高。利用人工进行查阅，费时耗力的同时效率也低下，面对信息化的时代，烦琐的工作，利用传统的工作方式，已满足不了工作需求，现实生活中甚至存在一些煤炭企业根本没有设立档案管理室，将档案管理隶属于行政工作，使档案管理监管不到位。

（二）管理人员缺乏科学认识

煤炭企业重视经济效益，这是现阶段企业的普遍现象，所以档案管理工作很少得到重视，有的企业认为档案管理工作对于企业发展而言无足轻重。市场的不断变革与发展，在面对如此激烈的市场竞争环境下，煤炭企业想要创新变革，必须以效益优先、生产为主，注重自身的发展和经济效益，但是无形资产也是资产的一部分，对于无形资产的管理也需要提高认知，档案管理工作在企业资产管理中是非常重要的，煤炭企业要意识到档案管理的意义、价值，对档案管理有新的认知[2]。

（三）档案人员的专业性不足

现代煤炭企业的档案管理工作要求档案人员必须要有很强的专业性，从而保障工作质量，因为管理员的综合素质与专业能力，对于档案管理起到直接作用。一些人员提出，档案管理工作应高水平的规范化与标准化，所以档案人员的能力素质和道德必须提高门槛。现实中，煤炭企业在档案管理方面没有专人负责，即使有也是缺乏专业管理，这些人员不仅缺少专业培训，而且综合素质也不高，加上企业领导，对于档案管理并不重视，所以整个工作陷入了消极怠工的状态。

（四）档案管理的水平不足

企业档案管理过程中，信息化的运用使的档案管理工作效率和质量提升，档案管理信息化建设涉及的面比较广，很多煤炭企业没有形成数字化的电子档案管理系统。就是办公室信息化系统完善，但数据库的建设不成熟，容易造成电子档案丢失，将影响企业的稳定性与安全性，此外，档案管理工作的流程与水准方面也缺乏一定的规范性和科学性[3]。

（五）档案管理检索效率低、设备复杂

信息化档案建设除了设备以外，还要有防护设备，如电脑设备要做到防火、防潮、防盗措施，在实际过程中，由于多种原因信息化建设不完整，使大多数系统都存在检索方法，老旧的问题，缺乏二次开发，很多内容需要及时更新，档案的管理和利用需要更快速的检索功能来进行查阅，这是与人工查阅相比数字化管理的最大优势，减轻人力物力的同时，提高了档案管理的效率。如果一味地为了降低管理成本，在某些方面依赖于纸质文件，不能及时完成信息化管理，那么被损毁和被篡改，风险会越来越高，从而信息检索的效率与管理明显降低。

三、煤炭企业档案管理的实践策略

（一）加强档案管理工作的重要程度

领导要意识到在企业中自己除了是领导者的角色以外，还应该承担指导者的身份，在企业的档案管理工作中付出更多的力量，所以领导要在档案管理工作方面提供一定的支持与帮助，这对于提高档案管理的质量而言是很重要的因素。作为企业的档案管理人员，我们要时刻认识到档案工作性的重要性，要在潜移默化间让企业领导意识到该工作的特殊，一方面档案管理人员可发挥核心人物的作用，利用自身的主观能动性，在工作中全心全意，通过不断的技能培训和学习，促进自身职业能力和素养的提升，只有提高自己能力的同时，才能使档案工作受到更多的重视，自己保持高度的责任感和饱满的热情来面对档案管理，另一方面严谨的工作态度对于保证工作的高效性非常重要，满怀热情的服务，对于档案管理人员来讲难能可贵，要树立起大局意识，及时向领导汇报档案管理中存在的问题，定期与领导进行档案管理的沟通，使领导对档案管理提高重视，从而促进企业档案管理工作更高的发展。

（二）提高档案管理人员的专业知识技能与综合素质

档案管理人员必须要有扎实的专业技术和专业知识，这样才能确保档案管理工作的高质量发展，因此要求档案管理人员应具备良好的专业管理技能和职业素养企业可以定期对档案管理人员展开技术培训，促进其专业技能的提升[4]。

同时档案管理人员应当改变被动的工作观念，激发管理人员的工作主动性，让管理人员可在工作中具备主人翁意识，利用多元化管理形式实现资源的科学分配，帮助管理人员实现专业能力的不断提升，从而为煤炭企业构建高素质的专业档案管理人才队伍。档案管理人员应转变单一化工作模式，不断丰富自身档案管理知识与专业技能，提高自己的管理能力，更好地满足大煤炭企业档案管理工作的需求。

（三）加大档案知识宣传力度，提高档案工作的思想意识

档案管理工作效率与质量的提升需要煤炭企业的领导层与档案管理人员对该工作的充分认知，以及对企业发展的重要性，使领导可以给予档案管理工作更多的支持与帮助，而档案管理人员可以提高自我认知，更加忠于职守，爱岗敬业。为了提高管理人员的认知水平，首先要全面开展档案知识的宣传工作：（1）借助新媒体平台全面普及新修订《档案法》，强化宣传力度；（2）在企业干部会议中融入档案法律法规的宣传，突出档案管理工作的关键性；（3）组织档案管理人员参与当地档案部门所开展的宣传学习活动，强化管理人员的档案法律意识；（4）档案部门要积极进行宣传，强化企业人员对档案管理工作重要性的正确认知。其次构建完善的档案管理网络体系，确定档案管理工作的分管领导、主抓领导、专职人员与兼职人员，应明确不同岗位的相应职责，确定档案管理工作的协调性与贯通性。再次在领导议事日程中纳入档案管理工作，在年度考核中纳入档案管理指标，构建年初部署、日常检查、半年小结、年终考核的工作流程。最后与集团档案主管部门建立积极的交流与紧密的联系，确保档案管理工作能够与时俱进。

（四）增加投入，优化设备配置

企业应为档案管理提供良好的基础保障，为加大档案管理设备的投入，根据档案管理信息化发展的要求不断发展档案管理应用，确保档案管理信息化水平与企业其他工作发展水平保持同步。首先，硬件设施的投入，煤炭企业应合理设计档案室的面积，并做好档案室的防火防潮工作，全面配备电脑、打印机等设备。其次，引进数字化管理设备，提高档案管理的信息化水平，利用数字化技术削减管理人员的无效操作，优化档案管理的效率。最后，引入B/S架构的管理平台系统，实现档案管理智能化与数字化，提高档案应用的便捷性[5]。

（五）统筹规划，完善制度

科学合理的发展规划是保障档案管理工作持续正向发展的根基，煤炭企业应结合发展前景与发展现状制定切实可行的档案工作管理规划，该规划不仅需要具备针对性与可行性，还需要具有前瞻性与长远性，才能够对档案管理工作提供指导依据与参考。用制度制定了完整科学的档案管理方法，从而使档案管理更规范，有序。完成档案的收集、整理、归档、保管与利用，确保档案管理工作有章可循，提高档案管理工作的有效性与合理性。

（六）实现办公与档案管理的一体化发展

互联网时代的到来带动了煤炭产业的发展，部分煤炭企业的办公规模不断扩大，业务量不断提高，煤炭企业致力于产品开发、技术钻研与产品销售，其运行过程中会产生更多的档案文件，提高了档案管理工作的难度。而随着大数据技术在各行业的普遍应用，煤炭企业档案工作可用智能化代替传统的办公软件或手段，降低档案文件整理、提交及归档等工作对管理人员所造成的压力，避免出现档案文件混乱或错漏的现象。通过自动化系统可以快速整理海亮的档案信息，还可以实现煤炭企业办公与档案工作融为一体，降低了煤炭企业的人力与时间成本的损耗，提高了档案管理的质量[6]。

（七）提升数字化档案管理水平

随着现代科技的进步，档案信息化应用越来越普遍，先进的设备与技术有效提高档案智能化管理的效率与安全性，因此，煤炭企业应致力于不断提高档案管理的数字化水平。首先，数字化档案管理所选择的软硬件应保证稳定性与安全性，尽量选择腾讯云等可靠性高的云储存平台进行档案数据存储，并做好档案数据备份工作。所购置的软硬件应保障扩容可能性与性能稳定性，避免因软硬件故障造成档案的丢失。其次，为了提高信息化的安全水平，档案管理信息系统必须严格遵守科学的操作流程与标准，设置严密的网络防火墙，机房与硬件也必须提高防火水平，从而确保数字化档案管理的应用效果[7]。

（八）重视档案信息的安全性

随着档案管理工作完成自动化转变，在信息化技术中企业档案管理尤为重要，同时如何避免信息环境所造成的档案安全问题、如何杜绝非法用户访问所导致的信息泄露问题、如何避免企业利益与知识产权因信息丢失而遭受威胁，这些问题都需要进行不断的深思。考虑到档案信息泄露所造成的严重后果，在提高规范性与智能化的同时，必须把控安全性，发挥档案的利用价值。首先，提高信息化的有效性，对档案工作制定标准，全面提高各中心、部门的档案信息化安全意识，确保档案管理人员遵守相关规定与流程，保障档案人员遵守职业道德与操守。其次，利用信息技术强化档案管理系统的安全性，强化对计算机的监控与维护，定期展开计算机病毒扫描，及时处理计算机及管理系统的漏洞与问题，避免病毒对信息系统的攻击。利用网络手段落实信

四、结语

从煤炭企业长远发展角度考量，档案管理工作对企业的市场定位、结构优化、战略制定及健康成长皆具有重要意义，是保障企业稳定发展的关键因素。而在现代社会，煤炭企业应伴随科技水平的提升而不断更新档案管理模式与智能化应用，不断培养专业人才，提高档案的数字化与智能化，使档案管理工作与时俱进，为煤炭企业的持续发展提供更有力的支撑。煤炭企业的档案管理人员应善于利用科技手段优化档案管理工作，结合先进科学技术解决煤炭企业档案管理问题，推动档案管理的持续优化，助力于煤炭企业的健康成长。