论事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施

胶州市胶东国际机场和临空经济区综合办公室 叶珊珊

一、基层事业单位档案管理的特点

（一）秘密性

在档案管理工作时,这一点不容忽视，在开展相关工作时,要将保密制度实施和执行下去,如果出现泄密,将对单位造成极大影响。

（二）真实性

真实性这一特点也非常重要,可以将事业单位实际情况充分反映出来,在开展各项管理工作时,档案管理人员要做好资料的整理与鉴别工作,将材料的真实性与权威性体现出来,防止非法行为的出现。

（三）动态性

档案管理自身的内容、更新与变化比较显著,大都随着事业单位的发展而产生变化。因此,在开展事业单位档案管理工作时,要树立高度的动态性视角,不断与时俱进、开拓创新。

二、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）领导层对档案管理缺乏重视

许多事业单位的档案管理部门在当前的社会现实下，往往是一个鸡肋性质的部门，这也是因为工作人员对档案管理缺乏重视，所以导致了事业单位整体服务性的缺失。随着信息化发展的不断进步，事业单位工作的内容逐渐趋向于精细化，传统的档案管理方式弊端逐渐凸显。造成这种现状的一个主要原因，是因为事业单位面临着转型的关键时期，事业单位的改革与机构的变动性，导致很多档案管理人员不能够明确管理档案工作中的工作重点和工作要点。造成这种现状的主要一个原因，是因为事业单位缺乏相关专业的档案管理工作人员。尽管很多事业单位的档案管理人员虽然拥有较高的学历，但是很大一部分专业不对口，是从行政部或者人力资源部调任过来的人员，对档案管理的专业性并不擅长。另一方面，在频繁的机构改革中，档案部门面临着“人为刀俎，我为鱼肉”的改革状态，经常被置于可有可无的地位，很多档案管理人员在这种情况下出现了频繁离岗、离职的情况，还有一部分人员觉得档案管理工作是比较枯燥的，所以不愿意长期从事这一门工作。以上种种以上原因，导致了档案管理工作的专业性缺失，传承性也得不到有效的延展。传统的事业单位针对以上情况，往往会派遣外部专业的人员来处理内部档案情况，但是外部专业人员由于对内部情况不是很了解，所以也不能做到科学有效地解决问题，所以档案管理人员专业性的问题依然存在的。

（二）缺乏统一的档案管理制度

很多事业单位把档案管理工作视为边缘化的工作。在实际工作开展中，并没有制定合理的、科学的档案管理制度。由于档案管理制度性的缺失，在实际工作中没有流程可以依据，没有制度可以参考。制度规范性的缺失导致工作人员在处理和收集档案信息的时候，没有统一的操作模式，这样久而久之就形成了档案管理工作的混乱局面。虽然目前大部分企业的档案管理都运用了计算机来管理档案，档案管理的效率也进一步得到了提升，但是很多问题仍然存在，例如在档案管理标准化方面，就没有统一的标准、统一的程序、统一的规范和制度，管理手段依然比较落后，这样就使档案管理工作效率停滞不前，急需要统一的管理标准来规范工作内容，来规范人员的管理工作，这样才能促进管理效率提升。

（三）档案管理人员的素质有待提高

事业单位对于档案管理人员的配置没有采用优化的配置方案，经常是启用一些离退休干部来进行档案管理。这些离退休干部普遍知识体系比较陈旧，不能适应档案管理的发展要求。与此同时，在离退休的时候，老同志不能把心思全部放在工作上。想为自己争取最后一段悠闲的时光，所以工作态度比较散漫，工作动力不足。而且在这些老干部眼中，在经历了人生最辉煌的大起大落之后，反而认为档案管理是一种平庸工作。只是单位任命才不得不去从事档案管理工作，所以在他们眼中，档案管理是一件可有可无的工作。另外，除了在人员配备上的不合理之外，档案工作室还会启用很多临时工作人员，包括兼职人员或者是其他部门代劳人员，这些人员的背景多样化，使档案管理出现出混乱的情况，不能使档案工作得到系统化、科学化、合理化的管理，容易造成档案管理的混乱、瘫痪。严重的情况还会导致文件丢失、文件损毁等等情况。

（四）传统档案管理数字准确性不高

在传统模式的档案管理中，需要大量的人工成本，而且在纸质化的档案管理中，管理效率比较低，管理也很不方便，经常因为人工的失误或者人工管理的复杂性而带来档案管理的一些失误，不但耗费了大量的资源，而且也得不到很明显的效果提升。与此同时，很多人事档案管理者，虽然具备一定的管理经验与管理能力，但是并没有进行人事档案信息化的充分学习，对于信息化的先进手段与处理方法也没有去及时地掌握。纸质档案没有进行及时的电子化存储，导致人事档案数量比较繁多，在工作应用中遇到需要及时抽取或查阅的情况，不能够准确的实时提取和查阅。

（五）缺乏信息化的管理方式

传统的管理模式缺乏信息化技术的应用，多采用手动管理和纸质管理的方式，管理人员对这些纸质档案进行手动分类，手动记录，所以工作人员每天要面临大量而繁重的档案工作，这一方面降低了管理效率，另一方面造成了管理失误率的提高，所以急需要在事业单位的档案信息化管理过程中有所建树。单纯纸质化的文件管理并不能满足日益增长的档案管理需求，所以应该通过信息化的手段，对这些纸质档案进行录入、存储和传递，这对于档案管理技术和档案管理模式是一次严峻的挑战，但是却是势在必行的一种趋势。

三、事业单位档案管理工作中的解决措施

（一）提高事业单位对档案的认识程度

之所以要加强事业单位档案部门的使用效率，根本上是为了提高档案部门的重要性，把档案部门提到企业的战略发展之中，提到主要的战略地位之中。虽然档案管理工作不会创造出直接效益，但是它关系到事业单位的工作形象和工作效率，也关系到事业单位自身的价值体现，所以工作人员应该充分意识到档案管理工作的重要性，要明确档案部门不是事业单位发展的瓶颈和累赘，也不是可有可无的部门，而是事业单位发展的动力，能够为事业单位的发展推住助澜，能够记录事业单位发展的历程，还能够对人员进行立档归卷。人事档案的建立能够为个人的发展奠基，能够使人员对自己的职业能力和职业素养有一个综合审视，也能够使部门领导在对人员的管理、分配上达到有的放矢、有据可依的便利性，所以无论是从集体利益还是个人利益层面，事业单位档案管理都具有重要的战略地位，所以要提高认识，不断优化档案管理。首先，要加强集约化管理，防止档案分散、凌乱，使档案工作呈现系统性和完整性的特征，这样才能使事业单位的整个发展历程得到系统化、完整化的呈现。其次，要促使学员的档案意识提高，进行《档案法》的普及，及时利用关键阶段——例如世界读书日，进行文本阅读的教育，让全体人员都对档案建立和档案的管理工作重视起来，只有全员形成了综合而健全的档案意识，才能促使档案管理部门战略地位提高。

（二）建立统一的档案管理制度

首先，应该从档案管理制度上不断地变革，制度始终是事业单位行使工作的重要依据，也是流程化工作、科学化工作规范化工作的重要依据。在内部的管理机构设置过程中，同时需要注意档案管理部门工作的独立性，领导层要给予档案管理部门相应的权利，让其拥有独立的资源，独立的组织设计。另一方面，档案管理部门要加强在制度执行过程中的监督作用，围绕着档案管理为核心，打造一个科学、规范的档案管理体系。应该在现有基础上规范档案的管理流程，从初步资料审查到档案录入、档案存储、档案调阅、档案保密等等流程，提升档案管理信息化的有效性、标准性。其次要避免管理人员肆意挥霍自己的权利，任意查处人事档案资料。再者，对于现行的、优化后的档案管理制度，要进行严格监督，严格把控，要杜绝部分管理人员违法行为发生，做好工作人员的教育工作，强化管理人员的管理意识、安全意识和信息化意识，能够让相关人员严格遵守相关的法律法规，能够积极约束自己的行为，始终做到认真、严肃、积极、严谨的完成自己的相关工作。

（三）不断地建设和强化人才队伍

传统模式下，在配备相关的管理人员的时候，领导部门没有选择比较优秀的和负责任的重要员工来从事这个岗位的工作。如今，这种观念应该予以改变，在挑选员工的时候，领导应该注意选择能力出众、责任感较强的员工来进行档案管理。根据当前档案管理工作的现实需求，需要不断的建设和强化人才队伍的建设，档案管理部门需要引入优秀的专业人才，并且配备合理的培训资源和激励机制，让整体的档案管理人员工作水平、工作技能、工作素养得到进一步的优化和提升。与此同时，为了有效地提高档案管理人员的档案管理意识，需要在管理人员的思政建设上给予一定的策略。因为事业单位人事档案管理工作不仅关系到相关的知识和技能的应用，还关系到管理人员是否有职业道德，管理人员的道德和思想作风是否完善，这样才能做到档案资料管理的安全性、保密性，才能为档案管理的建设工作提供“人脑安全密码”，并保证这些珍贵的人事资料能够不外泄、不外卖。在整个档案管理人才队伍的建设过程中，对技术能力过硬和道德素养良好的档案管理人员，要予以嘉奖；对于重点岗位的关键技术人员和关键管理人员要给予充分的待遇提升，从福利和薪酬方面展开适当的调整。只有人才队伍经过充分的激励之后，他们才有动力深化工作节奏、调整工作步伐、优化工作内容。正是因为如此，事业单位的档案管理部门的领导者，应该着重档案管理人员的结构性优化，对于将要从事或已经从事档案管理的工作人员，要予以科学化的培训管理、正向的激励和相关的待遇提升。

（四）加强档案管理数字化和信息化

从初步资料审查到档案录入、档案存储、档案调阅、档案保密等等流程，提升档案管理数字化的有效性、标准性。数字化是传统档案管理向信息化档案管理迈进的一个基础性革命。它告别了传统的纸质文件管理方式，利用计算机进行档案的录入，把纸质文档全部转换为数字化的文档，所以在数字化的建设过程中，一定要配备专业的、细心的工作人员，保证档案录入工作的正确率。与此同时，要加紧实施信息化建设，使档案管理过程能够应用先进的科学技术手段，协助事业单位进行档案的开发和利用，来促进事业单位运转效率。在随时调取、查阅、整编管理档案工作中，能够实施高效的信息化管理技术手段，提高事业单位管理效率，使档案管理能够更好地为事业单位发展而奠定基础。

（五）掌握流动性管理方式

事业单位不仅需要注重档案管理水平的提升,还需要从工作基础上意识到对人员流动性管理的重要性。在进行人员调动时,需要按照管理制度对人员的工作进行合理的安排,让每个档案管理人员能够明确自身的工作内容。管理人员在离职或退休的时候,需要将自己手上的工作做好交接,保证档案管理工作的全面性,进而提高事业单位档案管理工作的高效性。

四、总结

现如今，国有企业和事业单位不断深化改革的背景下，全面优化档案馆管理工作，不但能够满足公众对于事业单位的档案服务要求，而且能够促进事业单位的管理性、政治性以及服务性的本质提升。所以，事业单位应该立足当下，建立长远的发展目标，以档案部门为发展背书，不断开启事业单位发展的新篇章。