信息化时代下的医用耗材科学管理

李辉 福建医科大学附属第一医院设备与医用材料管理处 （福建 福州 350004）

内容提要： 在科技日新月异及医学高速发展的今天，医用耗材作为保障医学工作顺利开展的核心要件，也同样面临着新的机遇与挑战。文章着重阐述在信息化时代下，医用耗材如何进行科学管理的初步方案，探讨医用耗材管理委员会的设立及意义，并提出相关准入制度、分类管理模式和协同合作新平台，以期实现医院运行的良好循环，提供医用耗材的管理新思路。

对于医院的发展而言，医务工作者是核心骨干，是实施医学活动的中枢力量。而医用设备与耗材，便是活络相关业务的润滑剂。随着科学技术的不断革新，新兴的医用耗材也应运而生，逐步投入市场，但与此同时也涌现出了新的问题[1]。在瞬息万变的信息化时代，促使着各类医用耗材管理者重新反思医用耗材现代化管理方式，相关管理者应当制定医用耗材的信息化管理策略，寻求多方矛盾下的平衡点。

1.医用耗材信息化管理的必要性和基本思路

从本质上来说，医用耗材管理的最终目的是将医院效应进行最大化[2]。只有当供需达到相对稳定的状态时，才可以避免在时间、成本、效益上的恶性循环，例如过多的耗材积压导致不必要的浪费，或是库存不足的耗材与临床难以对接耽误治疗进程。在目前，医疗耗材管理中普遍存在的问题包括以下几个方面：首先，新技术、新疗法所需医用耗材在引入的过程中，其采购流程复杂、周期长，产品分类不清，科室新技术开展不能及时得到满足。同时，耗材引入过程中调研和汇报内容未形成标准化模板，导致决策困难。而在当前的运营模式下，耗材引入和后效管理机制尚不完善，“一管就死，一放就乱”，影响耗材的引入和后续管理。另一方面，同一材料可能存在不同名称，如企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）材料名、科室俗称、收费名称、医嘱名、医保名等，而管理人员在耗材种类多、数量大的情况下，依靠记忆，进行同一材料、不同名称间材料管理（出入库、发放、计费、执行医嘱）时，难免产生错漏。为了积极响应国家卫健委针对上述现状提出的指导性意见，紧扣公立医院精细化管理要求，医用耗材的管理应朝着规范化、精细化方向付出努力[3]。

从某种程度上看，医用耗材的管理工作，是提高医疗质量、降低医院运行成本的关键[4]。为保证医用耗材资源的合理配置，在信息化管理上参考学习了《医疗机构医用耗材管理办法（试行）》的相关思想，明确医用耗材管理委员会架构（图1）。管委会的组成，涵盖了医务部、设备管理部、护理、医保、信息中心、临床医学专家等。各部门协同合作，制定科学的管理制度和完善的监管体系。此外，相关制度建设将覆盖到医用耗材的采购、领取、使用等环节中，形成至上而下、贯穿耗材始终的信息化管理。只有这样，在健全的制度约束下，才能强化医院的运行和管理效率，实现医用耗材的全生命周期的管理[5]。

图1.医用耗材管理委员会架构

2.医用耗材的准入流程与耗材委员会制度

医用耗材的种类繁多，近年来的使用消耗也呈现上升的趋势。增强对医用耗材的遴选与准入考察，是保证耗材良好运作的基础与前提，也是满足医院战略发展的迫切需求[6]。《医疗机构医用耗材管理办法（试行）》中提到：建立医用耗材遴选制度，审核本机构科室或部门提出的新购入医用耗材、调整医用耗材、调整医用耗材品种或者供应企业等申请，制定本机构的医用耗材目录，统一标准化的医用耗材字典库。根据各医疗机构的实际情况，制定了符合院情的相关准入制度（图2），将SPD库（即医院院内物流系统）、临床科室和供应商三者有效串联，并打通分库房、临床、财务等部门的界限，形成活络的管理网状系统。

图2.医疗准入制度及流程

所谓供应加工配送（Supply Processing Distribution，SPD），是由医院医疗物资管理部门为主导、以物流信息技术为工具，通过合理使用社会资源，对全院医用耗材（耗材、试剂）在医院内的供应、加工、配送等院内物流的集中管理方法。服务方承担服务过程中涉及的信息系统、信息设备、物流及库房设施设备，提供专业的服务人员、管理人员，同时承担相关系统和设备的运维工作。从某种意义上来说，SPD就等同于服务，涵盖了从信息系统、设备投入、人员派遣，到运营维护和保供保质五个方面，又由院内耗材SPD系统、院外供应商SPD平台、智慧库房、第三方服务四个部分组成。通过构建SPD系统平台，将生产商数据系统、供应链协同系统、医院内耗材精细化管理系统三者有机串联，实现药监、海关、国税、ERP等多方面的有效交流，也促使医院耗材管理部门职能发生积极改变。

另一方面，试行亚专业小组评估签字制度，对所有经遴选待入的医用耗材产品进行论证评估，包括零采耗材、新增耗材和普通耗材。以零采耗材为例，相关的医用耗材经亚专业小组签字后，经科务会讨论确定零采耗材需求及资质证照合理性，而后由临床层面进行试用，收集反馈意见后，对反响较为良好的耗材提请医用耗材管理委员会转常规准入采购使用，最后进行敲定裁决。而对于新增耗材，包括常规及高值类耗材，召开医用耗材管理委员会会议，经临床使用科室现场陈述和答辩，由专家投票决议。具体细分，各部门各司其职，由临床科室提供耗材的临床使用信息，设备管理部协助完善基本信息，医保办协助完善医保收费审核情况，医务部协助合理性使用判定。

3.医用耗材的分类管理模式与后续监管

针对医用耗材管理过程，可以充分借助大数据技术及耗材扫码解读技术，来设计相应的耗材管理信息系统[7]。从框架上，耗材库房采用分类管理模式（图3），以物资总库和手术分库房牵头，分别面向临床医技科室库房和重点科室服务前移。这种“以一带多”“放射式管理”的总体模式，有利于耗材在各部门之间有理有序地进行流通。一般而言，耗材特点决定耗材管理模式，例如，对于手术室的分库房管理，根据其量小值高，应采取按需领用，寄销入库（预入库）的方式。而对于面向临床的二级库房，其量大值低，则采取基数管理，每日配送的策略。

图3.耗材库房的分类管理模式

除了合理的管理模式以外，科学有效的监督也是确保医院医用耗材管理的重要组成部分，重视耗材的使用效能评价及相关后续反馈跟进，对医用耗材实行生命周期的管理制度[8]。各类医用耗材按照“部位、功能、品种”分类，区分功能、区分形态学、区分技术。

首先，供应商在系统中录入授权、注册证、产品批号等证照信息，到期后系统及时提醒库房和采购人员，避免证照过期带来的安全隐患。依托HRP平台（图4），将医疗耗材的管理触角延伸到了从供应商到厂商、从医生到患者的全过程闭环管理。同时，医院多部门从准确性、一致性、辨识度建立四码合系统，使材料名、收费名、医嘱名、医保名四级对应，统一标准，做到记录准确清楚、各环节可追溯。全院低值耗材原则按照一周用量制定基数，达到补货点后自动生成补货需求，系统将需补货材料名称、补货量自动传递至一级库。建立基于PDA扫码的二级库房管理机制，由二级库自动出库至护理治疗组，系统里自动记录二级库实时数据，避免出库减账不及时，影响材料配送。可以说，二级库的参与，有利于耗材总库更加直观地查询相关耗材的使用信息[9]。最后，通过系统封闭式管理的发票审核系统，供应商线上自主审核，减少人工干预及反复核对，大幅提高审核效率，回款即时。对于异动的医用耗材，借助医院综合运营管理系统监管，由耗材委员会裁定。通过上述高质量的耗材管控，能够有效防范管理风险，降低运营成本[10]。

图4.国内首创的供应商协同业务平台（HRP）

通过对医用耗材信息化管理的重新梳理，可以对以往常面临的痛点进行有效解决。①字典库问题涉及医工、信息、物价、医保等多个部门，在有关制度的保障下，实现了字典库的统一。②利用标准的耗材分类方法，避免了以财务为依据的不规范不专业的问题，为后期的物资精细化管理奠定基础。③SPD系统可有效避免信息系统之间的孤岛现象，实现管理平台与院内HIS、HRP等系统的互联互通。④高值耗材采取集中管理，降低了追溯管理难度，减少了损耗，以全流程闭环管理体系应对循环。⑤申领、采购及库内管理、证照管理得到院外及院内的信息化平台支持，紧跟时代变迁。⑥使用耗材原厂条码唯一器械标识（Unique Device Identification，UDI）为管理统一行业语言，精准严谨。⑦新兴的管理模式及结算方式，大大降低了运营成本和不必要的浪费。从建设成效上看，信息化管理方式可以取得如下的建设成果。零库存、零资金，不承担耗材管理成本，提高经济效益；院内耗材目录统一，名称和编码统一，实现条理管控；院内物流服务专业迅速，保障耗材供应；减少医护人员工作量，转嫁非医工作量，活络医学工作环节；运营数据一目了然，监管范围达到“无死角”。

当然，实现信息化管理是一个复杂的系统工程，不仅仅只是一套软硬件系统的部署上线，还需要沟通、协调和解决各方面的问题，例如场地问题、数据统一问题、历史旧帐问题、科室行为习惯问题和财务结算问题，任重而道远。

总的来说，信息化时代为医用耗材管理带来了强劲挑战，但同时也孕育了巨大的机会。本文总结了本院在医用耗材科学管理方面的初步成功尝试。不难得出，医用耗材管理关乎患者的利益，也与医院的效益密切相关[11]。医用耗材管理系统在进行科学地规划后，可以进一步提高各部门之间的工作效率，提高医院决策准确度以及医用耗材资源的利用效率[12]。本院积极响应国家卫健委的指导方针，努力贯彻以人为本的医者仁心思想，通过各部门的协同合作策略、耗材的分类管理模式、严谨高效的准入制度、耗材全生命周期的持续追踪等信息化科学管理系统，为医院的高效运作保驾护航，也为同行的工作者们提供了新的思路。