冶金企业备件全寿命周期管理系统的构建与实施

北京首钢股份有限公司

一、冶金企业备件全寿命周期管理系统构建与实施背景

党的十九大和政府工作报告明确提出深化国有企业改革，培育具有全球竞争力的世界一流企业，在国家发展战略指引下，建立完整的数字化智能化备件管理系统是实现企业高质高效发展的必要保障。结合首钢股份经营发展阶段和备件管理主要矛盾，客观分析课题实施的背景。

（一）实现备件动态管控，提升管理水平的迫切需要

首钢股份备件申请由作业部点检员线下提报给备件专业员，备件专业员通过ERP系统进行申报，逐级审批通过后进行采购，由于备件计划的源头通过线下管理，备件需求人跟踪困难，造成入库的备件需求人无法跟踪，另外库存备件使用位置通过线下管理，且未建立标准、完整的设备树架构体系，造成库存备件的使用位置跟踪存在困难，点检员岗位变动后，库存备件的使用位置及需求岗位更是无法掌握与跟踪。备件从公司库房出库后进入机旁库，机旁库出库后进行上机、修复或调拨等，机旁管理系统属于独立的管理平台，仅实现收、发、存等功能，机旁入库管理与公司库存管理无关联，通过手动进行机旁入库操作，信息关联性差，备件出机旁库时，不记录上机位置，备件消耗无法动态跟踪。随着“中国制造2025”宏大计划的实施，企业推行数字化网络化智能化制造，提升企业备件管理水平，加强备件动态管控，一方面要加强备件计划管理，强化源头管控，实施集中采购，提高采购效率，实现采购降本最大化。另一方面需实施备件消耗去向跟踪管控，掌握备件消耗规律，优化储备策略，降低资金占用。

（二）实现备件全流程线上管理，提高循环利用的迫切需要

首钢股份备件修复时，旧件的出厂通过作业部线下操作，旧件由哪家供应商拉走，拉走哪些旧件、拉走多少件，均无法实现动态跟踪，拉走的旧件有修复价值时，作业部签订修复技术协议并提报修复计划，属于事后管理，对于无修复价值的备件，旧件是否返给了作业部，各级管理均无法进行跟踪，存在资产流失的隐患，备件修复中的甲供件通过线下交接给供应商，交接数量、交接时间、甲供件属于哪项修复项目，无法实现动态跟踪，修复中甲供件对应的旧件是否返给了作业部，无法实现精确跟踪。首钢股份备件下机线下管理，哪些备件下机、属于哪台设备的下机件、下机多少件均无法精准掌握，备件报废仅管理金额较大的备件，且属于线下管理，管理存在局限性，备件报废途径有交废钢、拍卖等去向，报废申请、报废件实物、报废件销售等环节均无法精确跟踪。首钢股份作为信息技术与制造技术深度融合的智能制造企业，备件管理全流程线上管控势在必行，一方面需强化备件修复管理，提升修复件实物管控能力，优化修复供应资源，扩大备件修复范围，不断降低设备运行成本。另一方面需建全备件报废线上管理流程，强化报废备件实物管控，提升备件报废管理水平。

（三）企业转型升级，持续降低设备运行成本的必然要求

首钢股份新品及修复件的申请计划、合同管理、到货管理、库存管理、结算管理等通过ERP平台实现，新品及修复件的寻源通过首钢电子商务平台或钢协平台实现。各子公司使用不同的机旁库管理平台，工程备件计划、备件上下机及备件报废通过线下管理。首钢股份备件库存资金占用偏高且库龄较长，库存结构极不合理且库存周转较慢。首钢股份将打造成具有世界影响力的优秀上市公司，统一采购管理平台，加快企业转型步伐，再次提升企业竞争优势，搭建集采购、存储、消耗为一体，且各环节紧密关联的备件管理平台，统一管理职能，共享优势供应资源，共享备件库存优化库存结构，不断提升采购管理水平，实现采购效益最优化。

鉴于以上背景，首钢股份公司2017年开始实施备件全寿命周期管理，利用信息化技术推进企业备件管理智能化，同时盘活备件管理数据资产，将其服务于企业生产和日常管理，不断提升备件精细化管理水平。

二、冶金企业备件全寿命周期管理系统的内涵和主要做法

首钢股份梳理自身备件管理流程，分析各管理环节的局限性，结合企业管理特色提出备件管理的新模式与新流程，搭建新的备件管理平台，以网络化、信息化、智能化和模块化为实施手段，以提高效率、缩短采购周期、强化备件实物管控、降低采购成本并有效控制备件储备为目的，开发备件采购、备件修复、机旁备件、备件报废等管理平台，梳理管理薄弱环节及采购风控管控点，系统化制定、修订管理制度，并建设与业务平台对应的数据分析系统，从而建立一个系统化、立体化、动态化的备件管控体系。通过备件采购、储存、修复及报废等业务环节，公司内部统一管理模式，提高了备件采购、修复效率，降低了采购成本，减少了备件储备，备件各管理环节紧密衔接，将静态、片面的线下管理上升到动态、全面的备件系统管理，强化了备件实物的管控，通过多平台、多方式信息推送或主动获取的方式，实现了备件全寿命周期管理的规范化、流程化、信息化与精细化，通过关键备件采购监管、延伸性价比采购及建全备件质量管理体系，不断提高备件品质降低设备运行成本，通过构建“三大评价体系”及健全备件管理制度，强化备件源头管控，减少不必要的采购，优化供应资源降低采购价格，加快库存周转，优化库存结构，降低备件储备，通过建设备件管理数据分析系统，实现了备件风险管控的预警预测，持续优化管理指标，建立了备件全寿命周期效益最大的管理模式，主要做法如下。

（一）新品备件统一采购管理，强化备件源头管控

1.实施扩充物料属性管理，强化备件源头与消耗管理

扩充物料属性管理即备件编码与设备编码建立对照关系，是备件全寿命周期管理的基础环节。作业部点检员根据设备12位码信息，选择相应的物料信息形成对照关系，经审核后进行发布。当对照关系为一对一（一条12位码对应一个物料代码），作业部备件专业员一级审核，当对照关系为一对多（一条12位码对应多个物料代码），作业部备件专业员进行一级审核，设备主管部门专业二级审核后进行发布，取消对照关系需要申请部门与设备主管部门共同确认。系统累计维护两码对照数据120万条以上。

2.新品备件统一采购，深化采购管理

首钢股份统一采购组织机构，备件集中采购管理，采购寻源管理与采购执行管理分别设置单独的岗位，每类备件的采购寻源与采购执行安排不同采购员管理，实现阳光采购，寻源管理中备件需求申请由作业部点检员提报，提报申请时备件编码与设备编码需建立对照关系，备件到货后进入机旁库通过整合跨区域多基地的资材备件、工程物资的采购业务，搭建企业统一的采购供应链平台体系，实现各业务实体采购管理效益最大化。系统包括物料管理、供应商管理、备件计划管理、采购寻源管理、采购执行管理、备件仓储管理、备件结算管理、质量异议管理等子模块，同时开发了供应商协同管理平台，建立采购、供应高效对接机制。系统共计优化34项采购流程、梳理50个关键风险点、维护物料信息40万条。

3.强化备件源头控制，提高备件计划命中率

加强计划审核，严格“四查”、核实重码情况，坚持“不买、少买、晚买”，充分利用现有库存。对不必要、有库存的计划进行核减删除。明确可调拨物资必需调拨的原则，优化调拨流程，加大各账套间库存备件调拨。坚持合同到交货期必须100%到货的原则，对不能履行按交货期交货的组织分析，提出改进措施，促进计划兑现率提高。坚持备材库存三个月上机原则，每月组织进入备材库三个月未耗用备件进行分析，减少浪费。采购员按叶类定期对库存情况进行分析，熟悉掌握本人分管叶类的物料的库存、备材库存、在途等情况。组织与库存不可使用备件进行梳理，对确不能上机的进行盘活处置。库存指标、请购指标分解到作业部，每月分析请购预算指标完成情况，结合到交货期不交货、备件及机旁库存完成情况、消耗等进行动态调整，从源头上减少不必要的采购。

（二）机旁管理延伸至备件上下机管理，强化备件消耗管理

1.备件机旁管理架构

机旁库的设置作为仓库的延伸，为现场方便取用、减少检修时间起到了积极作用，建立机旁物料的上机及报废履历，逐步积累跟踪物料一生管理和精细化管理的数据，实现现场存放的机旁物料实物收、发、存管理，机旁库管理的对象是已经算入成本的物料。根据物料领用、备件修复及其他类型入库信息完成机旁库入库，再根据入库信息形成机旁库存数据，对机旁进行出库及上下机管理，对待修复备件进行是否有修复价值的确认，作业部点检员对无修复价值备件进行报废申请，相关部门进行审批。入库操作由库管员依据新品备件采购系统发送待定位物料信息进行入库定位操作，允许特定条件的物料进行手工录入，库位分配由库管员对入库备件进行库位分配；出库操作由点检员提出出库申请，经作业部领导审批通过后，库管员进行出库确认。机旁入库、出库时备件编码与设备编码需建立对照关系，设备检修时机旁出库的备件需与检修项目挂接，机旁出库时对于无回收价值或熔损的备件进行标识，备件报废、修复均来自机旁库，备件修复中乙方供应备件对应的修复更换件需返回机旁库。

2.实施备件上下机管理，实现备件消耗精准跟踪

备件上下机管理是备件全寿命周管理的关键环节，为此机旁库管理延伸至备件的上下机管理。备件上机需选择12位设备码，并与检修工单关联，明确上机位置。上机去向设置上机有下机件、上机无下机件、熔损或无回收价值。选择上机有下机件，备件出库后形成待修待报废库存信息，旧件实物入机旁库后，以待修待报废的属性录入库存实物管理。上机位置未安装备件或与上机备件非同一物料时，选择上机无下机件，有旧件下机时以手动方式办理入库。上机选择熔损或无回收价值时，下机旧件不进行回收。

3.上下机循环品管理，实现循环品终身动态管控

上下机循环管理以使用者提出上机申请为业务起始点，经确认后物料从机旁库出库并形成机上信息，当物料下机时须由使用者根据机上情况提出下机申请，经确认后物料从机上回到机旁库中，如下机物料已达到报废标准，则直接进入报废信息中。

机旁备件管理系统，完善了机旁备件领用后续管理，跟踪上下机去向，对上机件加强成本溯源和下机件挂钩，从新品采购到报废形成机旁备件一生管理，将机旁备件与设备树挂钩，提高机旁备件精细化管理水平，减少现场人员疲于做台账的工作量，将传统的机旁收、发、存管理延伸到备件消耗与检修项目挂接，下机件出库与备件修复、备件报废衔接的机旁备件综合管理，循环品备件由传统的线下台账管理升级为动态管控与终身管理。

（三）备件修复全流程线上管理，强化修复件实物管控、持续降低采购成本

1.备件修复委托管理

备件修复委托管理包括备件修复申请管理与委托单发送供应商管理。备件修复申请的备件来自机旁库的待修待报废件，备件修复申请由作业部的点检员提报，备件编码与设备编码建立对照关系，提报备件修复申请时需初估修复费用，备件主管部门进行审批，区域、供应商费用控制保障了修复费用的有效控制，修复内容标准建设规范了修复申请。委托单发送供应商对接供应商协同平台，委托单信息以手机短信方式发送供应商，实现接单管理高效协同。

2.备件修复实施管理

备件修复实施管理包含实物交接、甲供件交接、送货申请管理、到货管理及抵库管理。作业部点检员录入实物交接信息，记录实物交接的批次、数量、时间等信息，形成修复件交接记录，甲供备件信息由机旁库出库信息给出，甲供件实物交接后，自动生成甲供件旧件下机机旁入库信息（但未激活），修复备件到货时，收到甲供件旧件后激活入机旁库待修待报废库存。供应商实施修复，作业部点检员发起送货申请，修复完工后供应商办理送货。合格的修复备件到货后办理入库，入库方式为带资金入库的进入公司库存，领用后入机旁库，不带资金入库的直接进机旁库，无修复价值的备件直接入机旁库。

3.备件修复循环管理

备件修复循环管理以提出备修委托为业务起始点，根据备修委托生成修复出库申请，申请经确认后物料从机旁库出库或从机上直接下机修复。当备件修复委托完工验收后形成修复入库申请，申请经确认后物料回到机旁库中，修复中要求返回的旧零件，旧件返给作业部，并办理机旁入库。

4.强化修复管理，持续降低采购成本

持续扩大修复范围，提高备件修复采购占比，对标行业先进，引入优质供应资源，优化供应商结构，增加周边基地及制造商供应比例，优化业务模式以量换价降低备件修复成本，强化备件修复质量，实施高质量供应。

备件修复管理是备件全寿命周期管理的重要环节，与新品备件分开管理，强化修复件实物管控，开发基于修复件动态跟踪的管理平台，通过与机旁库下机件相关联，形成闭环管理，实施按实计价、协议计价及费用总包三种业务模式，按实计价即按照实际修复内容进行修复定价，协议价即在一定时间段内按照已确定的价格进行修复定价，费用总包即在一定时间段内按照吨单价或总费用额度进行修复定价。作业部点检员提报修复申请时推荐修复供应商，对于不解体或检测无法确定修复项量的项目，修复件全部实物交接后进行寻源、签订合同，对于不出厂就能确定修复项量的项目，先进行寻源、签订合同，合同签订后进行修复件的实物交接，备件修复管理由事后管理转事前管理，各管理环节紧密关联，将修复件出厂由线下台账管理转线上动态管理，强化实物管控，实现修复各环节动态管控，将传统的纸版合同管理升级为电子印章合同管理，合同归档全部实现电子化，将采购员发票信息录入转由供应商完成，电子承兑线上传递，将单一的修复业务模式扩展为三种业务模式，依据修复物料的特点，采用不同的业务模式，以量换价不断降低修复价格，费用总包强化修复质量管控，不断提升供应商服务意识与服务能力。

（四）实施备件报废全流程线上管理，规范报废业务

1.备件判废管理

报废申请的备件来自机旁库的待修待报废件，申请由作业部的点检员发起报废申请，根据物料原值按照价值级别进行逐级审核确认，备件原值小于5万元，由申请部门进行确认，原值大于5万元小于100万元，由申请部门及备件主管部门主任进行审核，原值大于100万元，增加备件主管部门进行审核，审核通过后将报废清单发送报废回收系统。

2.报废备件处置管理

报废处置系统收到备件报废清单后，组织实物回收，回收单位取走报废件后，机旁库管理员在报废界面进行“确定”，报废件完成出库。旧件回收后，按物料类型分类搓堆，旧件回收单位选择供应商并实施拍卖，签订报废件销售合同，并组织报废件发货，按估量返作业部成本。

报废管理是备件全寿命周期管理的又一重要环节，通过全流程线上管理，规范了备件报废业务流程，将部分备件报废管理升级为所有下机入库件的报废管理，将备件报废线下台账管理转到线上管理，实现了报废件的动态跟踪，将报废备件销售资金入账财务延伸到返作业部成本，提高了作业部的积极性，推动备件报废管理有效实施。

（五）实施关键重要备件重点监管、延伸性价比采购，建全质量管理体系

1.强化关键重要备件管理

物料管理系统按照备件重要程度对物料代码进行标识，标识关键备件6268项、重要备件525项，纳入关键重要清单的备件，采购部门与作业部提前介入生产环节，索要生产过程、关键工序检测依据或赴生产现场质量监制、检查、验收等，从源头把住质量关口，减少质量异议的发生。

2.建全备件质量管理体系

仓储中心强化质量初检，验收不合格自动触发质量异议。

备件质量异议管理与设备系统联动，设备状态异常后，作业部与设备部在设备系统进行判定，故障原因为备件质量问题的，推送备件上下机时间、设备故障等信息至采购系统，形成质量异议。

以业务发生渠道为前端发起核心，以质量处理方案类型作为后端执行核心，全程数据不落地，实现了质量异议全流程贯通。调整优化了采购、送货、验收、报支、出库等5个采购系统流程，配合了设备系统状态管理需求，财务系统税务管理要求。将质量异议业务流、财务流、成本流、实物流并集整合，同源发起，关键节点全部自动触发，提升了管理水平，提高了工作效率。

3.延伸性价比采购，提升备件质量管控水平

延伸性价比采购管理，对重点关注的性价比采购物料进行标识，明确供应商范围，确保供应质量，根据生命周期与报价，综合年度采购性价比，确定中标供应商，同时跟踪备件上、下机时间。

（六）备件管理各模块高效联动，实施备件的全寿命周期管理

一体化备件管理系统通过机旁库与上下机管理联动，实现了备件的闭环管理，机旁库管理与备件修复管理联动，实现了修复备件的闭环管理，新品备件采购管理、机旁库管理、备件修复管理及备件报废管理联动，实现了备件的全寿命周期管理。通过备件采购、储备、修复、消耗、报废等管理环节的大数据分析，掌握台套设备备件的消耗规律，备件采购与修复周期，从而规划备件需求申报，合理安排备件储备，提高备件计划的命中率，降低备件库存资金占用，提高资金周转效率，同时强化了备件实物的管控能力，不断提升企业的备件与设备管理水平。

（七）备件全寿命周期管理体系与数字化系统深度融合，实现管理绩效提升

1.科学构建“三大”评价体系，以评价指标驱动备件全寿命周期管理体系高效运行

完善供应商评价体系，从备件质量、价格、交货期、响应及时性等方面综合评估，各基地评委统一时间在系统内上对供应商综合实力、产品质量、产品验收交付、协作响应、等方面进行多角度多分值评价，同时利用系统数据挖掘，主客观评分相结合，系统统计分值自动评定ABCD等级，避免人为干扰，努力做到公开透明阳光公正，推广供应商评价应用，招标付款等优先优质供应商。

建立作业部季度评价体系，从备件计划、库存管理、备件修复管理、备材库存管理、库存利旧利库及重点工作完成等六个方面，制定评价标准价及打分细则，以1600分为满分实施季度评价与发布。建立采购员评价体系，提升队伍管理水平，结合采购员分工建立备件寻源管理、修复管理、综合管理、采购执行及仓储管理的岗位的评价指标及考核办法，所打分值与绩效挂钩。

2.开发备件管理数据分析系统，发挥数据价值提升管理软实力

数据分析系统以“发挥数据价值，支撑营销管理能力提升”为目标，通过数据来贯穿备件管理业务流程，按照“ 统一平台、统一数据（来源）、统一代码、统一规则、统一分析体系”的总体原则，系统借鉴首钢近二十年数据仓库建设的经验，同时结合首钢的业务特点，实现了首钢备件管理业务的数据化，改变思维模式和工作习惯，建立崇尚数字说话、数据分析、数据决策、用数据进行管理的数字管理氛围，促进首钢股份备件管理业务软实力的提升。

组织开发专业报表108张，其中固定报表55张，通过大数据统计分析，多维度、多方位对备件需求单位、供应商、采购专业等备件管理工作进行评价分析。通过报表实现了备件业务全流程管理分析，实现了备件管理指标动态跟踪与分析，为备件指标优化、业务管理提供支撑。通过大数据分析管理中存在问题与差距，持续改进提升，强化廉政风险防控，建立了备件消耗管理数据模型，提高管理水平与工作效率。

（八）制订修订备件全流程管理制度

依据备件管理流程及业务环节管控，结合新开发的管理系统，制订修订备件计划管理、采购管理、修复管理、仓储管理等15项管理制度，指导备件业务开展，提高风险管控能力。修订备件采购管理制度，规范备件计划、采购寻源、备件仓储、备件质量等业务环节管理，保障备件供应，提高服务水平；制订备件修复管理办法，明确备件修复的业务范围，细化各部门职责与分工，确定备件修复业务类型，规范各业务环节审批流程，为提高备件修复业务管理提供制度支撑；制订不可使用备件竞拍销售管理办法，明确备件判废流程，细化相关部门职责范围，指导作业部备件报废业务、拍卖业务执行。依据新制度新流程，修订风控矩阵、风控手册，控制流程，梳理关键控制点34项。细化控制措施，从计划、寻源、执行、仓储、结算、后评估等多维度实施风险控制。

三、冶金企业备件全寿命周期管理系统的实施效果

（一）经济效益

首钢股份备件一体化管理运行后，2021年备件采购降本6406万元，实现备件联储1.58亿元，累计降低备件库存资金占用4.54亿元，备件协同采购对比历史累计节约资金2258万元。

1.强化备件计划源头管控，减少不必要采购

采购部门审批计划时严格“四查”，坚持“不买、少买、晚买”，充分利用现有库存，提高备件周转率。2021年上半年累计删除不合理计划1858万元。

2.实现了备件库存信息共享，充分利用了现有库存

通过共享备件库存，实施基地间备件调拨、技改工程利库及竞拍，有效盘活了备件库存。各基地提报备件计划时，查询其他单位库存，备件主管部门组织实物调拨，各基地间累计调拨备件1043.46万元；新的技改工程项目建设，充分利用现有库存备件，累计利旧利库备件994.65万元；通过竞拍盘活闲置资产，处理报废备件，累计销售回笼资金565.89万元。

3.优化了供应资源，采购成本不断降低

通过业务整合，共享优势供应商资源，有效降低备件采购成本。2021年上半年，通过优化渠道、加大直接与制造商签约比例，降低备件采购成本2756.64万元；工程设备及技改项目备件比预算多节资3544.77万元；通过引入新技术，开发新的备件修复项目，引入新的备件修复供应商资源，拓展备件修复模式，累计降低修复成本104.69万元。

4.扩大了联储规模，降低了备件库存

在跨基地备件管理上，按照设备装备相似度开展联合储备，目前实现备件联储767项、1.58亿元。备件库存资金占用有效降低，减轻公司财务压力，累计降低“两库”4.54亿元。

5.组织钢铁板块协同采购，发挥集团规模采购优势

通过统一物料系统架构，同时梳理首钢钢铁板块各单位或某几个单位的共用物料类型或备件品牌，组织备件协同采购。相继组织了测温元件、ABB品牌、小型阀门、轴承、西门子品牌等备件的协同招标，其中2021年项目中标金额3.63亿元，实现采购降本2258万元，降幅6.22%。协同采购充分发挥了集团整体规模采购优势，降低了备件采购价格，拓宽了采购渠道，为集团生产经营降低成本、保障备件供应做出了积极贡献。

（二）管理效益

1.形成了备件的全寿命周期管理模式

通过开发备件管理新模式与新流程，实现了备件管理各环节的可视化，新系统实现了备件的闭环管理，通过各管理环节联动，实现了备件全寿命周期管理的规范化、流程化、信息化与精细化，实现了备件单一采购保供向全寿命周期价值的转变，通过建设备件管理数据分析系统，实现了数据资源高效分析利用对备件管理的预警预测，是深化两化融合在冶金企业的直观体现，对相关行业的备件管理方式具有指导意义。

2.实现了首钢股份各基地间备件管理的深入融合

管理模式与管理平台统一，备件管理实现高效协同；编码体系统一，统一各基地物料架构体系，实施物料编码去重；供应资源统一，整合股份、京唐设备备件供应资源，集中寻源跨基地招标采购；人员机构统一，股份与京唐公司设备、备件采购、仓储统一管理，实现跨地域集中管理，充分发挥集中采购规模效应；制度标准统一，建立优化相关制度，并对各地执行标准进行了统一规范。

3.提高了企业的备件管理水平

新系统实现了首钢股份备件一体化管理，降低了设备的备件成本。新系统以网络化、信息化、智能化和模块化的技术手段，从备件采购、储运、修复及报废等多方面实现了首钢股份统一流程一体化的管理，提高了备件采购、修复效率，减少了备件储备，降低了采购成本，同时提高了企业的备件管理水平，是现代化制造企业备件管理的典范。

4.整合与优化了供应资源

首钢股份备件供应商共计1490家，基地共有供应商由240家提高到845家，共用比例56.71%。以经营方式进行划分，涵盖制造类供应商合计1123家，代理类供应商合计186家，独家代理类供应商合计31家，贸易类供应商150家，贸易商数量大幅减少。

（三）社会效益

备件全寿命周期管理属于首钢股份全面深化改革，提升管理创效的重要项目，该系统从根本上颠覆了原有的备件管理模式，备件修复管理、备件上下机管理与备件报废处置联动，实现了实物全流程动态跟踪，备件全寿命周期管理系统的构建，助推了首钢数字化转型，引领冶金企业备件精细化管理发展。

为解决冶金企业备件实物精细管理难度大的问题，提供首钢解决方案，增强首钢品牌影响力。随着科技技术高速发展及5G技术应用，冶金企业由自动化、信息化向智能化迈进，企业经营对备件管理提出了更高的要求，该系统的成功建设为冶金企业如何构建精细化的备件管理系统，提供了一种可借鉴的解决方案，对大型冶金企业备件管理具有示范引领作用，在相关行业里具有典型推广价值。