企业数字化行政管理创新的应用场景与实践案例

苏毅兴

（广西外国语学院，广西 南宁 530222）

一、前言

“十四五”规划指出：“加快数字化建设，建设数字中国，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革[1]。”随着新一轮科技革命的演进，数字时代快速到来，数字经济对我国经济增长的拉动作用日益突出。作为市场经济主体之一的企业，数字化转型之路不可阻挡。从我国企业发展现状来看，行政管理环节存在的问题严重影响企业效能提升，也不利于企业走数字化发展之路。因此，企业应当借助数字化技术手段，对行政管理体系进行创新实践，从而找到科学的降本增效方式。企业行政管理的内涵十分丰富，因此，数字化技术的应用场景也比较多，相关实践会得出一些经验与思考。企业数字化行政管理创新的意义及实践是本文着重研究的内容，希望借此对企业行政管理创新进行的深入思考，为今后企业行政管理数字化发展提供借鉴帮助。

二、企业数字化行政管理创新的意义

（一）有助于解决现有行政管理弊端

从我国企业现有行政管理情况来看，主要存在行政管理体系不完善、行政管理效能低、行政管理人员能力不足等问题[2]，这取决于企业传统行政管理工作特点，也取决于企业的战略与发展愿景。数字化技术应用于企业行政管理工作后，能够解决一系列传统体系中存在的问题。传统行政管理体系过于依赖人力，使得企业负担较重，在企业实现数字化行政管理创新后，部分环节可实现自动化管理；传统行政管理更多依赖于行政人员的经验和判断，而数字化技术则可实现科学预测与决策；传统企业行政管理主要依靠OA等系统，存在功能性不强、缺乏人性化等特点，而数字化技术的应用能有效解决这些弊端。企业行政管理的数字化发展不是偶然现象，而是现代企业高质量发展的必选题。

（二）有助于提升行政管理效能

在企业数字化行政管理创新过程中，主要通过打造数字化平台帮助企业实现行政管理效能的提升。一方面，数字化平台能够有效提升行政管理效率。企业有些行政审批手续过于复杂，需要层层审批，导致管理效率低下。在数字化平台搭建后，相关审批环节虽然没有改变，但是线上审批的方式节约了人力和时间，效率大大提升。例如，在企业印章管理中，借助数字化平台可实现统一保管、流程在线、用印审批通过后即可通过用印机器加盖印章。另一方面，数字化平台可以实现企业各个部门之间高效协同。企业行政管理数字化转型之后，各个部门之间不再是信息孤岛，可以借助数字化平台实现信息共享，沟通效率不断提升，各个部门之间的协作也更加顺畅，从而对于企业行政管理效能的提升也具有重要意义。

（三）有助于实现企业降本增效目标

在全球经济复苏步伐放缓的大背景下，企业要想保生存，就需要通过设定具体的降本增效目标来追求高质量的发展。成本高、效率低已经成为现代企业健康发展的重要阻力，因此需要借助数字化技术实现企业创新发展。一方面，数字化行政管理有利于降低企业成本。企业行政管理涉及日常运营的方方面面，因此行政管理成本也是企业的重要支出，数字化技术的应用可以实现智能化成本管控，从而降低企业运营的整体成本。另一方面，数字化行政管理是实现增效目标的基础。数字化行政管理创新的推进，将企业复杂和繁琐的工作交给数字化平台解决，使得行政管理效能不断提升，因此有利于企业实现整体增效目标。

（四）有助于推动企业数字化转型

大数据、物联网、人工智能、虚拟现实等技术正在改变企业传统的发展模式，也在商业应用层面取得了颠覆式发展，数字经济时代的到来为企业发展带来了更多机遇与挑战。对于现代企业来说，数字化转型已经不是一道选择题，而是一道必选题，或者说是生存题，关系到企业的未来发展。企业数字化转型的重要影响因素包含成本极致优化、应对不确定性和市场变化，这是决定企业能否成功实现数字化转型的关键。而数字化行政管理创新的推进，将帮助企业有效管控成本，改善内部运营环境，提升企业核心竞争力，进而帮助企业应对复杂多变的市场环境。可以说，企业行政管理的数字化发展是企业实现数字化转型的基础，对企业数字化转型具有推动作用。

三、企业数字化行政管理创新的应用场景与实践案例

从企业实践来看，数字化行政管理场景具有多样化特征，制度管理、印章管理、后勤管理等多场景借助数字化技术均实现了创新。本文选取行政管理的五个重点环节，具体阐述数字化行政管理的创新实践。

（一）数字化制度管理

企业传统制度管理中存在制度不规范、管理困难等问题，数字化制度管理模式的推进不仅解决了相关问题，而且更加方便快捷。一是企业各项制度自动分类识别，查询起来更加方便。二是实现了制度在线发布与传达，提升了行政效率，也加快了制度的落实进程。三是实现了制度在线分析与评价，为制度的制定者和执行者均提供了便利，有利于规范制度体系的形成。

某企业使用了EBPM数字化制度管理平台，积极推进数字化行政管理创新实践。在制度编写环节，达成内容自动转化为制度要素、文件条款共享与协同等功能；在制度管理环节，达成制度在线发布与查看，同时通过设定不同角色权限对制度进行严格管控，保证制度安全性；在制度评价环节，通过动态评价对制度进行不断优化，提升制度有效性。该企业自搭建数字化制度管理平台后，有效解决了制度管理问题，制度管理体系也愈发完善。

（二）数字化采购管理

从现代企业采购管理现状来看，存在采购费用占比高、管理松散等问题。具体来看，一些企业采购管理缺乏完善流程，造成采购管理混乱；一些企业管理过程不透明，为采购管理增加难度；很多企业目前采购管理借助OA系统或者ERP系统完成，造成管理效率低下。由此可知，企业数字化采购管理系统应用是大势所趋。

某企业使用了行政数字化采购系统，体验颇佳。该系统拥有八大功能模块，不仅能够实现对采购需求、订单进行管理，还可以实现供应商、合同等方面的管理。该系统的主要特点有采购任务智能提醒，将采购任务置入系统日历即可实现；智能分析，通过自动核算采购金额的变化趋势，让企业管理人员清晰了解费用情况；支持B2B支付，实现了财务线上代付，解决了行政代付的难题。该企业在使用数字化采购系统后，采购费用支付更加合理化，行政管理也更加科学化。

（三）数字化固定资产管理

有效的固定资产管理是企业良性发展的前提，但是企业在固定资产管理方面还存在许多问题。一方面是账实不符，造成固定资产流失。对于大型企业来说，一名行政人员可能要管理上千个固定资产，盘点难度比较大，容易造成固定资产实际数量与账面数量不符的情况，这样极易造成企业损失。另一方面是固定资产管理混乱，造成闲置浪费。主要存在急用的商品找不到、常用物品没有库存的情况，这主要是由于固定资产登记、领用等方面存在薄弱环节。数字化固定资产管理系统则可以很好地解决这些问题。

某企业在实现固定资产的数字化管理后，行政管理效率大大提升。一是实现了固定资产自助登记和领用。员工自己通过小程序就可以完成登记和领用，并且系统设定了归还提醒功能。二是一物一码，实时查询。每一个固定资产上都贴上二维码标签，手机扫码即可获得资产详细信息。三是协同盘点，提高效率。实现了部门盘点和全员盘点，减少了行政人员工作量。通过对固定资产的数字化管理，该企业有效提升了固定资产的价值，同时对行政管理的数字化进程具有积极影响。

（四）数字化活动管理

企业相关活动安排是企业文化的体现，也是增强员工工作积极性的有效手段。在传统的行政管理模式下，行政人员有时对活动传达不到位，造成活动效果不佳；还存在员工参与度不高，导致“形式主义”等问题。这样就失去了企业活动的意义，甚至还会适得其反。因此，现代企业积极探索数字化活动管理十分必要。

某企业在引入数字化活动管理系统后，并取得了良好效果。通过在线通知、群内沟通的方式，将活动通知有效下发，并且沟通效率不断提升。同时，通过移动签到、多场景直播等方式，员工可以选择多种方式参与其中，从而提升了员工参与活动的主动性。此外，还实现了费用在线管理，更加便捷灵活的费用支付方式帮助活动顺利推进。借助数字化活动管理系统，该企业活动参与人数持续提高，有效激发了员工的积极性，同时践行了企业文化。这样的行政管理模式既人性化，又智能化，行政管理水平也得以提升。

（五）数字化会议管理

在传统的行政管理中，企业会议主要采用现场方式完成，会后行政人员需要整理会议纪要并归档相关资料。企业各个部门之间会因为会议室资源有限而产生“撞车”现象，各部门需要花费大量时间进行协调，降低了企业运营效率。另外，一些出差人员无法及时参加会议，影响会议精神的传达。而数字化会议管理帮助企业提升了行政效能。

某企业使用的数字化会议管理系统，具有多项功能：一是支持在线预订，将会议室资源进行合理利用，提高了企业各个部门之间的沟通效率；二是支持在线会议模式，员工可以随时随地参会，十分便利；三是支持无线投屏功能，会议效果更佳。该企业实现数字化会议管理后，会议不再是行政管理工作的难题，既优化了企业资源配置，也节约了人力资源成本。

四、企业数字化行政管理创新的思考

企业数字化行政管理创新的诸多实践获得了一定成效，不仅转变了传统行政管理模式，而且也提升了行政管理效能，由此引发了一些思考。

（一）数字化理念转变是基础

现代企业要获得良性发展，要想提升核心竞争力，则应向数字化发展迈进，而行政管理数字化则是第一步。一方面，企业高管要对数字化行政管理有充分认识。数字化行政管理不仅仅是数字化系统的应用，而是要建数字化规划贯穿于行政管理工作的始终，有的放矢，顺畅推进数字化行政管理创新过程[3]。同时，企业高管还应看到数字化转型过程中存在的机遇与挑战，全力保障行政管理效能提升。另一方面，构建正确的数字化发展理念，与时俱进。对于现代企业来说，数字化发展理念绝不能仅仅停留在理论层面，更重要的是将数字化理念落地、转化为实践的过程。依据时代特征与数字化技术的更迭，调整企业行政管理模式与目标，赋能企业高质量发展。

（二）数字化技术应用与融合是枢纽

数字化技术要与企业行政管理充分融合，才能实现最佳效果。一是从企业行政管理需求出发，加强数字化技术的应用与创新。企业在引进数字化技术时，不能脱离实际，相关技术要与企业需求相匹配，否则只会造成资源浪费。二是搭建完善的数字化行政管理平台。从企业行政管理现状、需求和目标出发，进行数字化行政管理平台开发，购买的第三方平台也应当进行调整优化，方可推进使用。数字化行政管理平台上线之前，要在企业内部做好培训和宣传工作，提升全员的配合度，以便更好地推进平台使用。三是注重业务与技术的融合。数字化技术应用后，组织边界和信息边界均被打破，数字化技术需要沉淀才能形成转化，只有与企业业务进行充分融合，才能发挥最大优势。

（三）行政管理多场景应用是根本

在企业数字化行政管理创新中，还应当注重数字化技术的多场景应用与融合。一方面，实现现有行政管理场景的充分运用。除了本文中提及的制度、采购、会议等场景的应用，数字化技术还可应用于企业行政管理中的用车管理、访客接待、证照管理等场景，借助多场景应用加快数字化技术的沉淀与融合，从而赋能企业行政管理数字化发展。另一方面，加强场景开发，推动行政管理数字化创新。数字化技术迭代速度十分快，这一过程也是技术下沉的过程，因此企业应以此为契机，注重数字化技术应用场景的开发，为行政管理工作提供全方位服务，助力企业行政管理水平的持续提升。这一过程也是企业不断创新的过程，也是未来发展的必然选择。

（四）行政人员数字化能力提升是关键

现代企业行政人员应当从三个方面提升数字化能力。一是数字环境适应能力。企业数字化行政管理平台正式上线之前，要组织行政人员进行培训，通过理论学习与模拟实践等方式，让行政人员适应数字化环境，完成理念与工作方式的转变。二是数字化行政管理系统操作能力。行政人员要充分熟悉数字化系统以及相关功能，在实际工作中才能更好地应用，借助数字化行政管理系统的优势，实现行政管理效能提升。三是抽象分析能力。这里不是说复杂的抽象分析能力，而是指行政人员要具备基础的数据采集、集成、分析和预测能力，这是企业数字化发展对行政人员提出的新要求，也是行政人员转型的重要方向。在具备了这些能力后，企业行政人员自身也会获得更好成长。

五、结论

企业行政管理效能的提升是企业降本增效的重要途径，也是企业实现数字化转型的基础。而企业数字化行政管理创新则是提升行政管理效能的有效手段，也是时代发展的必然趋势。通过数字化制度管理、数字化采购管理、数字化固定资产管理、数字化活动管理和数字化会议管理的实践，进一步证明了数字化行政管理创新的必要性。针对企业传统行政管理的弊端，以及数字化技术的应用，本文进行了一些思考：一是数字化理念转变是基础；二是数字化技术应用与融合是枢纽；三是行政管理多场景应用是根本；四是行政人员数字化能力提升是关键。随着数字化技术的深入应用和持续沉淀，相信一定能够在企业数字化转型中发挥重要作用。