新的经济形势下档案工作中的问题及应对策略研究

北京京北职业技术学院 闫晓喧

一、新经济环境中档案工作现存问题

（一）档案管理认识不到位

结合各单位档案资料的管理情况，部分单位并未设立档案管理工作项目，仅由各部门成员自行存储档案，尚未创建档案资料的各项管理工作，各类档案的流转比例较低。部分单位开展档案工作时，存在管理方法不当、管理人员能力不足等问题，无法保证档案管理质量。数字经济环境下，纸质版文档管理方式表现出滞后性，需加强档案数字化处理，增加文档资料的数据交互性。

（二）档案管理流程无序

部分单位进行的档案管理工作，并未融合企业战略需求，存在管理无目标、档案存放无序等问题，增加了档案管理的混乱性。各部门进行档案管理工作时，各自设定管理方法，表现出档案管理方法的差异性，难以保障各部门档案资料的调用质量。在各部门档案分类、整编均有差异的情况下，各部门的信息交流会出现错漏问题，增加信息核对时间。比如，一部门的时间记录为“2020-10-01”，二部门的时间记录为“201001”，三部门时间记录为“1001-20”。三个部门均在表达“2020年10月1日”，表述格式存在一定差异性，会增加档案交流困难性。比如，二部门结合自身的档案时间记录方式，会将三部门的时间解读成“2010年1月20日”，演变成信息交流失误问题。新经济环境下，需加强各部门档案整编形式的一致性，有效规避档案交流混乱问题。知识经济视域下，错乱的编码方式不具有档案流转的高效性，应加强文档整编秩序，加强知识经济利用，构建全新的档案管理体系，提升文档整编质量。

（三）档案整编不规范

新经济环境下，各单位的档案整编缺失一定规范性，会增加素材整理、档案存放的混乱性。以某校人事档案为例，档案整编时包括：“基础资料”“工作经历”“学习经历”“研究成果”“教学特长”等。如果档案整编缺失标准，会降低档案素材的完整，形成档案缺漏问题。比如，研究成果项目的档案资料不完整、教学特长目录下未设档案资料等。人事工作年度考评时，表现出评语无新意、评价不具体等问题，难以完善人事档案，相应削弱了人事档案资料的参考性。智能经济环境中，需提升档案信息的完整性，减少信息不全、档案排序错乱等信息问题，积极提升档案信息服务价值。

（四）档案系统建设不全面

各部门进行的档案工作，表现出线上平台建设使用率不高、管理方法先进性不强等问题。多数单位在进行档案管理工作时，并未引进先进的管理平台，依然使用手工处理方式。部分单位采取档案文件打孔形式，相应改变了档案文本的存储形式，甚至会降低档案资料的完整性，形成档案资料新增的困难性，削弱了档案资料的可用性，难以保证重要档案信息的保密性。

（五）管理队伍尚需完善

新经济环境下，各单位需改善原有的档案工作体系，加强管理队伍建设。多数单位的档案工作人员，在档案人员年龄、知识能力等方面表现出用工结构的失衡性，无法保证各项档案工作的操作规范性，降低了档案队伍的平稳性。档案人员薪酬待遇较少，岗位工作主动性不强，间接削弱了档案工作的运转能力，亟需借助先进平台优化档案工作，建立全面的档案工作体系[1]。

二、新经济环境中档案工作的完善路径

（一）强化档案管理认识

新经济环境中，各单位需结合自身的信息资料情况，有序开展档案管理工作，明确档案工作的重要性，将档案设定成连接各项工作的关键素材，借助档案信息作用，提升各部门工作的运转能力。创建档案工作小组，选择档案能力优异的人才。采取专岗专用形式，合理划分档案类型，比如物资类、课程类、绩效类等。每1000份档案资料设定一名人员，综合开展档案工作，保证档案工作质量。

（二）有序梳理档案管理体系

依据档案工作的各个环节，梳理档案工作体系。以“采分编典流”为视角，逐一给出档案工作要求，增加档案管理体系的可行性。首先，创建档案信息库，关联各部门业务资料，保证档案采集的全面性。其次，采取系统推荐、人工确认的形式，增加档案分类与编码的准确性。再次，建立档案专用的存储室，保证档案存储质量，防止出现档案虫蛀、数据丢失等问题，维护存储室各项条件的平稳性。最后，建立信息索引模块，对各类档案添加关键词标签，便于档案资料调取。

（三）加强档案整编的规范性

从档案采集、资料分类、档案编号、信息典藏、资料流转各个环节，设定各部门一致的管理方法，减少信息解读失误问题。比如，各部门的时间记录工作，采取“xxxx年xx月xx日”的形式，防止出现日期格式偏差。档案采集主要利用各部门的工作系统，将重要的数据资料传输给档案平台，进行有效的档案采集。信息采集期间，结合新经济环境对档案的使用需求，创建各档案数据库的关联信息，增加各档案数据表的关联性。比如，人员id为主键，基础人事资料包括技术能力、工作经历等。在物资申领表中，添加员工id可显示员工姓名，点击id字段可获取员工的基础资料。

档案分类与编码时，依据企业拥有的档案信息类型，给予有效的分类方式，防止出现类别重复、类别不全等问题。比如，某建筑单位与高校联合，共同创建了档案系统，从水利、水电、亮化等方面，完善档案信息，提升校内案例信息接收的有效性，增强校企互动。可依据工程档案的具体类型，给出档案分类结果。各部门文档资料的分类编号应保持一致。比如，人事档案分类编码“姓名+员工部门号+员工编号”；工程档案的分类编码“工程名称+合同编号”。使用规范性分类编码形式，增加档案调取的便利性。档案存储时，可按照档案编号的顺序，逐一存储档案。将档案存储的货架编号、存储柜层数添加在档案系统的存储位置，便于锁定档案的具体位置，增加档案取用的便捷性。档案流转是各项档案工作的关键环节，加强档案信息利用，可有效展现档案信息的服务作用。使用档案平台对各部门人员设计档案调取、档案查看的权限，形成档案保护体系。设定规范的档案调取操作要求，比如，线上查看档案时间设定为3d，纸质版档案需登记调取人员的id信息、调取时间等资料，形成档案借阅记录。

（四）全面进行档案系统建设

1.系统建立

有效利用线上平台，开展线上档案工作，以此简化档案工作流程，增加档案工作便利性，顺应新经济环境的档案高效处理需求。例如，某科技单位创建了智能档案管理平台，利用RSS、AJAX等科技，从数据处理、信息传输、档案查询、信息统计等方面，逐一创建档案管理模块。数据处理单元可对档案资料进行前期处理，应对各类数据处理需求，创建新型数据结构，形成格式一致的档案数据。档案传输程序可进行档案管理与各部门的信息交流，保证档案交流的有序性。信息统计、数据分析等工作，是结合各类业务的信息需求，选择相应的信息处理算法，保证档案处理的有效性。

2.系统功能

（1）数据管理平台是保障档案工作质量、挖掘档案信息的基础条件。采集较多的档案资料，使用数据仓库进行资料整合，对数据进行关联性处理，提升档案信息的读取便利性，增强档案资料读取便捷性，以此保证档案信息处于高效共享状态。（2）数据分析。主要使用Python技术包，利 用Pandas、Sciipy等 科 技，对各类异构数据信息进行有效查询、完整存储。多维分析程序能够有效降低大量数据维数，高效整合数据资料，形成数据聚拢体系，进行数据切块、数据切片等处理，分析各类档案资料的内在关联，创建档案的相关阅读功能。经过数据分析后，对相似词汇的各类文档进行关联推荐。当专业教师查询“教学研究”相关档案资料时，展示检索的档案资料外，还向员工推荐相关文档。比如“教学案例”“先进教学思想”等，便于教师选择相关文档[2]。（3）数据挖掘。应对数据量较大的档案信息，有序开展智能分析，给出相应的数据挖掘处理，分析数据具有的内在价值，对原有数据进行清洗、去冗等处理，可视化展现数据处理结果。

（五）有效强化管理队伍

新经济环境下，应全面增强档案工作质量，有效提升档案队伍的建设效果。档案人员应具备较高的政治素质、专业的工作能力，形成终身学习理念，持续丰富自身知识技能，加强自身工作能力，以此保证档案工作质量。加强档案人员党性建设，引导档案人员完成保密法、档案法的各项学习任务，使其形成岗位责任意识。积极制定完整的档案管理体系，加强档案人员的法律思想建设，切实保障档案存储的安全性。以各部门工作联动为视角，制定档案交流方案，引导档案人员有序强化自身能力，保证档案技能的学习效果。档案人员可整理各部门的高频搜索词汇，合理分析各部门的档案需求，侧重开展重点档案工作的存储、调取工作。比如，高校档案工作人员发现：各专业学生每日搜索“思政”文件不少于10次。档案功能完善时，在学生端口处创建档案系统“思政”的专项链接，增加思政文档查阅的便利性。

三、使用RFID技术构建智能档案平台的具体方法

（一）RFID技术概述

RFID技术具有较强的信息读取功能，整合了信息编码、信息识别、信息通信等功能。RFID技术的有效利用，可对目标媒介进行有效读取，顺应数字经济的档案工作需求。RFID技术使用期间，可将RFID张贴于目标物表层，以特定格式进行标签读写，以此保障信息识别质量。读写设备可在特定范围内高效读取标签信息，对文档进行远程管理。

（二）RFID技术融合档案工作的用法

RFID技术表现出较强的技术应用能力，可有效采集各种类型的档案信息，保证档案存储位置信息反馈的准确性。如果有人借调纸质档案未进行借出登记，将档案带出存储室，RFID对档案状态进行识别后，会发出警报，辅助档案人员进行管理。此种档案管理方法，会简化档案工作流程，增强档案存储的安全性[3]。

（三）智能档案工作平台的创建思路

1.实体档案管理

RFID技术融合于档案工作中，顺应数字经济下档案工作各项需求。在存储室内添加RFID标签，建设成智能检测系统，对出入档案室的文档状态进行识别，档案出库应获得授权，档案入库识别后给出可存放的位置列表。

2.实体档案设计

使用RFID读写程序，完整存储各类档案内容，比如档案目录、档案名称、档案个数、档案存储位置等。使用无线网络有效传输档案存储的位置信息，将档案标签内容完整存储于服务器。档案人员可使用智能系统的自动盘点功能，有效获取档案数量，提升档案统计的全面性，无须逐一核对案卷。

3.高效档案存取

档案管理程序与主体数据进行有效连接，存储档案信息前，优先检索档案各项内容，比如档案名称、档案类别、档案存储位置等。将各类档案信息回传至管理平台，档案人员可读取各类档案的具体存储位置，提升调档有效性。使用智能档案平台，可准确获取各类档案资料的存放信息，增加档案定位的精准性。

4.智能管理

使用RFID技术用作信息交互媒介，有效存储档案各项信息，将其存放在档案袋表层，管理人员可利用无线设备，准确读取档案信息，高效读取标签内容，便于前台人员进行档案调取、档案数量统计各项工作。智能档案平台含有四个功能模块：档案安全防护分支单元、档案信息调取分支程序、档案存储位置信息管理分支模块、档案销毁处理分支程序。安全防护模块添加了档案监控、异常警报两个功能项目。档案存储位置管理程序可自动识别档案存储位置，识别存储位置的准确性。中心数据单元可从多个方面综合管理档案资料。终端管理设备含有读写程序、档案架各项管理程序。各类端口与数据单元处于有效连接状态。档案人员可运行终端程序，有序添加RFID标签信息[4]。

5.档案安全管理

（1）标签安全。RFID标签型号的合理选择，直接关联于档案运作的有序性。标签选型需综合考量档案信息存储的安全性、标签信息的存储数量。RFID标签是利用信息封装工艺，无需电池供电，从读卡设备传输电磁能量，可顺应信息读取对能量的具体要求。读写设备的辐射磁场应符合各项规范要求，利用薄膜进行标签保护。芯片内部添加了限幅保护线路，如果出现线路异常、磁场负荷超限等问题，均会保护芯片功能。如果芯片存在线圈异常问题，无法准确获取各项能量，RFID功能将会丧失，无法继续读取标签信息。（2）数据安全。为保证RFID技术的信息交互安全性，减少档案系统的资金投入量，需选择技术相对成熟的标签设备。比如，13.56MHz标签表现出较强的抗干扰能力，可进行5m内的数据读取与信息识别，使用RFID标签自主吸收磁场能量，补充标签能量，增加信息读取有效性。为此，RFID设备间距设计方面给予了充足的位置选择机会。只要间距控制在5m内，均可完成数据传输。比如，ICODE SLI-SY类型的射频标签，使用时间高达40年，可保障数据存储的完整性，用于图书浏览室、法律文书存储室等位置，保证各类档案标签信息读取的准确性。（3）消防安全。档案管理平台连接的电源，多数选择低压15V。为保证用电安全性，整个档案平台设计未添加高压电源。档案存储中心的局域网设备，将其与标签设备进行连接，可将读取信息回传至数据单元。档案室内部添加了射频天线，在信息传输期间表现为“低压高频”特点。此种线路设计不会形成电火花问题，可顺应消防要求。选用天线材料以阻燃性为主，借助磁场耦合形式，保证射频标签的能量传输质量，可有效回避导电事故，切实减少火灾事故。

6.智能档案系统运行

智能档案系统会依据前期设定的档案工作流程，逐一进行入库、盘点等处理。档案入库时，结合档案种类、存储要求、出版年份等各类信息，合理进行档案编目处理，将编目结果添加在RFID标签内，合理划分标签信息类别，补充条目信息，将存储数据回传给数据单元。智能入库处理流程为：添加标签、生成标签信息、上传档案资料。档案信息上传完成，使用档案查询功能，可查看完成入库的各类档案资料，可视化管理入库档案。档案盘点时，从智能档案系统给出盘点指令，RFID读写设备会逐一扫查对应的档案资料，保证数据扫查全面性，生成档案盘点报表。如果盘点报表与实际存储资料存在冲突，可给予信息校对处理[5]。

综上所述，新经济环境中，各行业均引入先进技术开展线上办公活动，形成较多类型、较大数据量的档案资料，需开展有效的档案管理工作，从档案整编、主题分类、文档编号、关键词索引等视角，逐一完善管理工作，切实提升档案管理的全面性，顺应新经济体系的各项工作要求。