不动产登记档案在房屋征收中的利用价值

平度市自然资源局蓼兰自然资源所 蒲荣集

一、档案管理中遇到的问题

（一）对档案管理工作不重视

不动产统一登记档案管理，是企业的基础和基层部门，企业对此部门的管理往往存在重视程度不足的问题，缺少严格的管理制度，管理态度散漫，这是档案管理工作中遇到的最为主要的问题。领导的重视度不足，对于档案管理部门的工作就不会投入足够的人力物力来发展该部门，这会再次导致档案管理部门的制度不完善。对于档案管理工作，领导和有关人员没有起到带头作用，同时对于有关法律法规也不重视，导致许多人员都对相关法律法规一知半解，但是档案管理部门所涉及的有关法律法规都是需要严肃认真执行且不可逾越的，其影响到一个企业的稳定发展。因此，档案管理过程中对于档案管理工作的不重视是重要问题，有关部门和领导要积极作为，加强重视。不动产统一登记档案管理是一项繁琐的工作，包括了对数据信息的整理、归纳、处理和检索等一系列工作，要高效率完成这项工作，必须采用一些高科技手段，如利用高科技技术辅助工作。要提高档案管理工作人员的工作效率，加快企业的发展速度，必须首先充分了解档案工作，然后积极利用信息化处理数据信息。由于受到传统档案管理工作的限制，工作人员认为文书档案管理工作没有什么技术性可言，仅仅是简单重复整理归纳资料工作，对档案工作的贡献较少，价值体现不足。这种传统观念严重影响着文书档案管理工作的发展，制约了档案管理工作的改革步伐。

（二）人员管理制度不完善

大部分档案管理人员稳定性不足，因是不属于该企业的档案人员，因此人员流动性较大，关于档案管理过程中的信息传递相比本职人员在企业部门要广泛得多，这就会加大基层人员信息泄露的可能性，对于档案的保管工作也带来了负面影响。由于档案管理人员的不稳定性，新任职的管理人员就需要重新整理基层人员的信息，并且会以自己的方式进行管理，这就使得信息丢失的风险增大。

（三）管理过程中存在的风险

（1）档案管理制度不完善增加风险。不动产登记档案工作仍然存在许多问题，部门之间档案业务衔接不好，档案的管理制度不够完善，管理人员不够重视并且缺乏相关的管理知识，在档案的管理和交接上流程不规范，存在安全隐患。与此同时，在档案管理方面缺乏监管程序，后期成立监管部门后也没有详细的规定，对安全管理人员缺乏约束，导致风险漏洞逐渐变大。（2）归档完整度低增加风险。档案收集归档在建档登记之前，如果不能完整地归档，会导致信息不全，对后续工作造成麻烦，存在很多安全隐患，这是因为缺乏有关收集资料的定向规定，收集人员不能全面收集归档。除此之外，归档范围大，登记档案的归档完整度自然较低，降低工作效率，造成资源浪费。（3）归档不及时增加风险。不动产登记大多涉及房产管理，由此衍生出非常多的业务，目前不动产登记人数越来越多，档案也越来越多，有限的工作人员无法高效及时地规整档案，各地普遍出现档案积压的现象。而档案保管成本低，保管条件差，档案办理大多是纸质凭证，长期积压容易导致档案信息损毁，甚至档案丢失也不易发现，这可能导致证件信息不全，影响很多业务的办理，严重的会造成私人信息泄露，造成麻烦。（4）业务系统转换和存量数据整合影响档案信息。在2016年设立了统一的官方平台，让大家办理不动产信息登记业务，各地区开始改变业务系统，将原有的数据整合转移到官方平台，但是由于之前的信息储存大多是纸质版信息，电子信息较少，在整合过程中难免发现信息丢失、损毁的情况，而电子信息在转换系统时可能会出现字段缺失等问题，安全风险大大增加，但是这都是改革过程中不可避免的。（5）管理人才缺失增加风险。目前看来，档案管理人员老龄化较为严重，他们对于互联网信息技术并不了解，跟不上政策的变化，缺乏专业的档案管理知识，没办法引进并应用先进的档案管理制度和技术。而大部分年轻人都在基层，在日常操办业务的过程中都按照管理员传统的模式进行整合登记，管理层专业人才的缺失增加了档案登记管理的风险。

二、房屋征收中不动产登记档案的应用

（一）房屋征收决定作出后应当办理不动产转移登记

征收决定作出后，开始进行房屋补偿然后拆除，该过程持续的时间视项目大小、难易程度，短则一年长则几年。目前，大多数登记机构的做法是：只要征收决定作出并送达登记部门，就把暂停办理的期限取消，改为长期有效，相应房屋不再办理各种登记手续。这种做法其实是欠妥的，根据《民法典》第229条，征收决定生效时发生物权变更或转让效力。房屋征收决定自作出并公告后生效，但由于此时房屋依然未拆除，所以房屋应办理转移登记到政府名下，而不是停办了之。停办不能改变权利主体，只有办理了相应的转移登记，才是依法发生了物权变更。另外，由于房屋征收时土地随之征收，被征收人的不动产应转移到征收人名下，尽管属于政府名下的土地使用权一般无需登记发证，因为土地使用权与土地所有权主体归于同一个，土地所有权依据《民法典》可以不登记。在房地登记分离时代，土地征收则办理注销登记，房屋征收则办理转移登记或停办一切登记，直到房屋拆除再办理注销登记。

（二）房屋拆除后应及时办理不动产注销登记

房屋及其土地随征收而转移到征收人名下，征收人对于征收范围内房屋是否已经全部拆除是最为清楚的，因此对于注销登记，最理想的申请方式是根据拆除进度及时申请注销登记，这样地块的权属情况现势性就比较强，但对于征收人来说做到这样的可能性不大，目前无法及时做到将征收范围内房屋全部拆除一并申请注销登记。虽然旧房已经拆除，新房已经建成，但仍未申请旧有房屋的注销登记，导致登记簿上仍记载有被征收人的房屋，影响其持有房屋信息的准确性。要解决此类信息不准确的问题，则当征收人不申请注销登记时，登记机构可以依法依职权注销，但登记机构难以很好地掌握征收地块的拆迁情况，需要其他相关部门及时反馈地块动态。由于征收范围内地块拆除房屋到后期进入土地一级市场对外出让还有一个储备阶段，往往进入储备土地范围，需要修复等前期开发，以备后期供应。根据《土地储备管理办法》，对于产权清晰、申请材料齐全的储备土地，可以办理土地登记。因此，取得土地的储备机构在申请土地使用权登记的同时可以申请注销房屋所有权。

三、不动产登记档案管理优化

（一）打通部门“信息孤岛”实现档案信息互通互认

为解决不动产登记档案信息共享存在的问题，真正实现不动产登记档案信息共享，互通互认，目前需要在不动产登记“一窗受理、集成服务”办事模式下，重新对不动产登记业务中涉及各部门的交易备案、契税完税、不动产登记的业务进行融合梳理，办理事项业务流程再造，办理窗口科学整合，采取“一审一核”制，按照“前台收件、后台录入（初审）、核定、登簿缮证”的流程办理业务。通过加强网络共享平台建设，打通部门信息共享壁垒，实行交易备案、契税完税、不动产登记在一个平台上统一收件，实现信息即时共享、推送和下载。同时，结合福建省出台的《电子文件归档与电子档案管理办法》，要求部门利用网络系统上生成的审批结果予以转换成电子证照，上传到平台系统自动分发到涉及业务的部门，部门收到信息后自行下载，无需申请人到窗口再次递交。所有的不动产登记档案信息材料部门之间要协同互认，群众、企业提交的一套材料由不动产登记中心保存，若其他部门确需纸质文件存档的，由部门工作人员自行到一体化平台上下载打印，系统将自动生成带防伪标志的电子档案，杜绝仍保留传统观念中“重藏轻用”的弊病，实现不动产登记档案信息共享的“数据化、信息化、科学化”，不但给管理部门的工作人员减轻工作量，也给办事群众、企业带来便捷。

（二）利用网络平台推行电子档案信息查询应用

过去群众、企业到政府部门办理事项时，按照政府部门告知的申报材料原件或复印件备齐后进入受理审查环节，有的证件未带齐或证件丢失，需到主管部门补办相关证件。尤其是不动产登记档案信息，比如群众到公安窗口办理落户时就必须提供房产证、结婚证等证件，给办理群众带来极大不便。为使群众、企业办事更便捷、更有效率、服务更优质，由政府部门牵头建成“政务信息一体化平台”，与政府审批系统对接，将政府部门日常办理的不动产权证生成电子证照，传送到政府信息一体化平台中的“可信”电子文件管理平台，通过建立电子文件归档的管理制度，对不动产登记部门办件结果形成的电子文件进行规范管理。这些电子文件不再以纸质形式归档和移交，尤其是通过全流程网上办理的审批服务事项办理结果，按照档案管理规定及时以电子形式，通过政务一体化平台中的电子档案管理系统移交并推广使用，这对建设全程电子化系统，在权限内实现线上信息查询和信息共享具有重要意义。待省级部门审批服务系统向县市政务服务机构开放端口、权限和共享数据时，就可直接与省网上办事大厅、省一体化协同办公平台对接，打通数据查询互认通道。

（三）提高数字化在不动产档案编号方面的应用水平

要加强对档案所在方位信息的研究，结合档案的位置状态特征，制定档案的详细排列方案，以便可以在明确档案最终状态信息的基础上，实现档案方位的精准查找，为档案号的规范编制及合理应用提供有利条件。要加强对老照片档案特殊性的关注，减少拆卸次数，凭借数字化技术的优势，对不动产档案的目录进行规范化信息收集，确保档案的卷号及流水号实现有效衔接，为不动产档案速度的提升创造有利条件，避免档案出现遗失问题。

（四）提高数字化技术在错误图像纠正方面的应用水平

在制定数字化技术的具体应用策略过程中，需要对错误图像对档案使用质量的不利影响加以总结，以便可以在制订图像扫描技术应用方案的过程中，实现对错误图像纠正措施的合理设计，确保图像的分辨率控制在合理区间，以便可以在扫描完成之后，有效提升错误图像的处理质量。要加强对图像数量特征的研究，并将图像连贯性作为主要关注的问题，使错误图像的识别方法可以具备足够的规范性。数字化技术的应用需要对纸质档案错误图像的纠正经验进行总结，根据不动产档案的应用需要，制定影像资料清晰度的控制策略，使档案的文字资料能够具备更好的完整性。要加强对数字化档案可读性的研究，尤其要对影响数字化档案清晰度的各方面因素进行分析，使不动产档案的文字与图像都可以得到精准认定，进而满足错误信息的纠正需求。

在社会快速发展的时代，一切都在进步，而不动产统一登记档案管理部门应加强措施，改进传统老旧的工作方法，创新管理方式，对档案管理不重视、档案管理部门制度不完善、档案管理部门设施配置低等问题，及时提出解决方法，借助加强管理制度、制定科学合理保存措施等多种方法，来提高档案管理部门的被重视程度，促进不动产统一登记档案管理工作的长远发展。