信息化建设背景下加强高校档案人才队伍建设研究

□ 文/周 彤 姜素兰 徐莹钰

近年来，随着数字中国建设不断取得新进展，档案管理工作都在向着数据化、标准化、精细化管理发展。2020 年新修订的《中华人民共和国档案法》中新增“档案信息化建设”的内容，首次明确了电子档案的法律效力，并且对电子档案管理、档案数字化以及推进电子档案管理信息系统、档案信息资源共享服务平台建设等都作出了规定[1]。同时，《“十四五”数字经济发展规划》提出“深入推进智慧教育”，档案工作的信息化建设成为高校数字化转型、智慧校园建设的重要组成部分。各高校档案部门都面临着档案信息化建设、数字化转型、“单轨制”管理、智慧化利用等方面的挑战。加强档案人才队伍建设，提升高校档案工作的质量，成为高校信息化转型发展过程中亟须解决的问题。

高校档案人才队伍建设存在的问题

第一，社会认知度低，档案从业人员认同感缺乏。档案工作由于地位特殊，作用独特，且难以产生直接的经济效益，社会各界普遍存在对档案工作不够重视的情况。也正由于社会重视程度不够，档案从业人员普遍存在自我认同感缺乏、职业前景黯淡等问题，种种原因造成了高校档案队伍难以吸引高素质人才加入的窘境。

第二，档案人员能力不足，队伍结构不合理。根据调查发现：目前档案行业普遍存在编制短缺、专业人才少、档案人员流动性大、上升渠道窄、人员老化、业务能力弱等问题[2]。在高校中也存在档案工作没有技术难度、档案管理工作仅仅是“将档案装进盒子里”的刻板印象，甚至将档案部门看作“养老场所”，配置的人员都是一些年纪偏大、知识结构落后的人员，导致档案部门人员类型单一、信息技术适应能力薄弱、工作效率低下。此外，一些高校档案部门普遍存在兼职档案人员的情况，这些兼职档案员多为其他部门人员兼任，不能全身心投入到档案工作当中；同时，多数兼职人员并未接受过专业的档案技能培训，只掌握收集、整理技能。

第三，档案学专业教育不到位，缺乏专业技能培训。目前，国内开设档案学专业的高校仅有33 所，且以本科教育为主，高层次档案人才培育较为缺乏。教学内容方面，多数院校一直开设传统的档案管理课程，部分专业课程的教学内容存在滞后的情况，且教学多以理论学习为主，学生的实践学习严重不足。此外，高校档案人员参加工作后，很少能有机会接受在职业务培训，使得档案人员难以获得专业技能知识学习的机会，影响了档案部门人员专业素质的提升。

信息化建设背景下档案工作的特点

档案信息化管理是指在信息化背景下，借助人工智能、大数据、云计算、物联网等现代信息技术，将纸质档案管理工作逐渐转化为电子档案管理方式，使档案管理工作更加便捷化、高效化。在档案信息化背景下，档案馆建设正朝着数字化、智能化、智慧化的方向发展，新技术的注入也使得高校档案工作较以往有很大不同。

第一，档案内容数据化。档案内容数字化有两层意义：一是传统档案的数字化，即“存量档案数字化”，是利用各类现代化技术将纸质档案做数字化处理，使其转变成数字化形式的档案；二是原生数字文件的档案化，即“增量档案电子化”，是高校档案部门与业务部门，如教务处、学生处、科研处、人事处等，密切配合，完成单套制接收、管理。

第二，档案管理智能化。信息化建设背景下，数字档案管理系统需要具备异构采集、协同工作、智能管理、数据巡检、证据溯源、安全保存等功能，持续维护电子档案的真实性、完整性、可靠性、安全性，保障电子档案的法律效力。

第三，档案利用智慧化。信息化建设背景下，高校档案工作的重点逐渐转向管理和利用，更多地采用内容挖掘、数据分析、可视化呈现等大数据技术，提供主动推送和智能化服务，快速、高效满足档案利用需求等。

第四，档案服务个性化。高校师生的个人档案信息，如录取信息、成绩单等，属于《中华人民共和国个人信息保护法》保护范围。档案内容数据化之后，高校档案部门可以通过数字档案管理系统为师生的档案信息利用需求提供个性化的一对一精准服务。

信息化建设背景下高校档案人员应具备的基本素质

第一，需要具备良好的政治素质。档案人员要积极担负起自己的使命：“为党管档、为国守史、为民服务”，在互联网信息飞速发展的今天，更需要高校档案人员具备良好的政治素养，在熟练掌握档案相关规定的同时，做好各方面档案工作，助力学校学科、专业、队伍建设工作。

第二，需要具备良好的档案专业素养。传统的档案工作模式下，档案人员根据档案业务流程“收集、整理、鉴定、装订、上架、入库、编制检索目录”即可完成工作，整体操作难度不大。信息化建设背景下，档案数字化转型、智能化管理已经成为档案工作的必然趋势。因此，高校档案人员不仅需要掌握扎实的档案学基础理论知识，而且也需要具备较强的档案综合业务能力，熟练掌握新环境下的档案业务流程，尤其是提升信息化建设背景下大量毕业生档案利用需求的效率和质量。

第三，要熟练掌握信息技术。人工智能、大数据、云计算、物联网等现代信息技术越来越多地应用在高校档案工作中，新技术的应用要求高校档案人员具备吸纳应用新知识、适应新系统的能力，从而适应档案电子化管理、智慧化利用的工作需求。

第四，要具有足够的创新和实践能力。优秀的档案人员应当具有提出问题、分析问题并解决问题的能力，要勇于开拓创新档案工作的服务和管理模式。高校档案人员要充分意识到档案工作的目的和价值，主动作为，充分开发利用档案资源，善于将档案信息转化为本校发展需要的信息，为师生提供优质服务。

信息化建设背景下加强高校档案人才队伍建设的举措

1.加强档案宣传工作，提升服务能力

第一，加强对档案工作的宣传。一方面，提升各部门工作人员对档案工作重要性的认识，从各方面扩大档案工作的影响力，提高档案工作的认同感；另一方面，提高高校各级领导对档案工作的重视和认可，从而为档案事业提供各方面的支持，吸引更多高素质人才投身于高校档案工作。

第二，切实发挥档案在党性教育中的现实作用。以高校档案馆为主体，探索和实践“档案文化”向“档案教育”的新路径。

第三，提升档案服务能力。随着高校校史馆的开放，各校的档案工作渐渐不再满足于被动地收藏保存，档案人要走到前台，开始主动服务，挖掘学科、专业、教师等的重要信息资源，开发体现学校特色的编研资料，宣传高校历史，弘扬育人精神，服务高校教育教学改革，并面向社会提供信息服务。

2.加强教育引导，提升专业素养

第一，完善档案学专业教育。高校在档案学专业的教学内容设置上，要紧跟时代的步伐，优化课程设置，增加“信息管理系统”“电子文件管理”“数据库系统开发”等课程。在教学定位上，根据各培养单位实际情况，适当增加档案学硕士、博士等高层次学科人才的设置。

第二，构建“档案实训基地”平台。积极发挥高校档案馆的枢纽作用，建设由档案主管部门主导，高校档案馆、教育部门与高校档案学专业等多方合作的“档案实训基地”平台，积极探索“校政企”联合培养的教学模式，为档案学专业学生提供实习场所，创造实践学习的机会，培养学生的动手实践能力。

第三，鼓励开展档案岗位培训和继续教育。鼓励开展岗位培训，加强档案信息化专业技能教育。一方面，缩短档案岗位入职人员的适应周期，快速提升专业技能；另一方面，有利于老员工对新档案知识的吸收和技术的掌握，有利于档案业务的精进，从而提升整个档案队伍的业务水平。与此同时，精细化的专业技能培训，能够帮助档案人员更好掌握档案业务的内在联系，使档案工作更加合理高效。

3.完善档案管理机制，激发团队活力

第一，完善人才引进机制，做到“精准引才”。一是从实际出发，对高校档案部门实际工作量进行评估与分析，明确实际人才需求，从而有针对性地引进人才，同时可以应对档案部门机构改革后遗留的编制短缺问题。二是在引进人才时要做好相关的审查工作，坚持以专业技能为导向，把思想品德、个人能力等都纳入评判的标准[3]，以公开招聘、竞争上岗的形式选拔人才，确保招录的是业务能力强、知识体系完善、德才兼备的专业人才。

第二，完善岗位监督考核机制，做到“合理晋升”。岗位上升渠道不通畅是阻碍档案行业发展的一个重要问题，对此，高校应当完善岗位监督考核机制，并将考核结果运用到岗位评聘工作中。在高校档案人才队伍建设过程中，完善岗位监督考核机制的第一步是建立完善的档案工作评价体系，对评价体系内的各项指标尽量做到量化、细致，便于在调整部门领导、调任干部时根据该评价体系优先考虑表现优秀的员工，让档案人员有努力晋升的“奔头”。该措施也有利于档案人员时刻反省自身，有针对性地提高自身的素质。

第三，完善岗位奖惩机制，做好“用心留才”。无论是任何行业，能够长久发展的关键就是具有严明的奖惩机制。因此，高校想要加强档案人才队伍建设，必须要制定有效可行的激励措施[4]。一是在政治上进行激励，做到“事业留人”，适应档案人员的职业发展需要，提拔优秀档案人才，为档案人员提供足够成长空间。二是在思想上进行激励，做到“感情留人”，关注档案人员的心理变化，经常沟通增进感情，为他们营造一种温暖、舒适、充满正能量的工作氛围。三是在生活上进行关怀，进一步出台相关保障政策和制度，切实解决档案人员的生活保障、身心健康等方面的实际问题，使其安心本职工作、尽快成长，做到“待遇留人”。四是在工作上给予激励，主动帮助档案人员克服工作中的难处，鼓励他们敢于尝试创新，充分调动档案人员的工作积极性，发挥他们的才能。五是需要建立明确的惩罚机制，对表现不积极、缺乏行动力的档案人员进行适当批评教育和经济处罚，从而提高档案人员的工作责任感和积极性。

信息化建设背景下，高校传统档案管理模式改革势在必行下，增强档案队伍建设才是促进档案行业蓬勃发展的基础。随着高校档案信息化建设的逐步推进、新技术与新设备的广泛应用，高校档案部门更加需要组建高素质档案人才队伍，为高校档案事业的发展注入新的活力和力量。