办公自动化环境下医院档案管理模式研究

朱玉 滕州市妇幼保健院

在医院档案中保存有大量珍贵的文件、图像、音频等资料，是医院开展教学、科研、医疗卫生服务工作的重要参考依据，档案管理工作实际取得的效果与医院管理服务能力及未来发展前景具有密切的关联性。办公自动化环境下，医院原有纸质档案需要使用现代信息技术转换为电子档案，还要实时收集最新数据，将档案信息及时归档，促使医院在制定管理决策时能够有据可循，更好地服务于广大患者，以改善医患关系，赢得观者的信赖。可以说，办公自动化时代的到来给医院档案管理模式革新创造了有利契机，运用数字化、信息化管理模式，深入挖掘并有效发挥档案信息的价值，会对医院健康发展起到积极的推动作用，加强相关研究已然迫在眉睫。

一、办公自动化对医院档案管理工作产生的影响

（一）提升医院档案管理的便捷性

以往档案管理工作中需要为纸质档案配备档案柜和档案室，纸质档案易于受到环境温湿度的影响，随着时间的推移纸张变黄，质地脆弱，发生损坏的现象屡见不鲜。且纸质档案占用空间不小，不易于查找，档案信息的利用率较为低下。办公自动化环境下，医院档案存储载体及管理工作方式的转变具有必然性，电子档案取代了纸质档案，运用现代化技术手段开展实践工作，提高了档案管理的便捷性，减轻了档案管理人员的劳动强度，使得档案信息真正得到精细化管理，其利用率显著上升[1]。

（二）提高医院档案管理工作效率

大数据时代下，伴随着医院的运营，每时每刻会产生海量的数据信息，有些数据信息的价值较低，真实性有待核实，单单凭借档案管理人员的业务能力很难迅速辨别出来。运用先进智能技术构建医院档案管理信息系统，在特定系统平台上实施对医院档案的科学细致管理，挖掘档案信息价值，拓宽档案信息利用范围，消除了主观因素引起的失误，提高了档案管理效率。此举符合办公自动化的要求，将在医院档案管理工作中掀起改革浪潮，真正给档案管理带来便捷和高效。

（三）有利于档案信息的共享

档案资料是医院的宝贵财富，将档案资料在医院各个科室予以共享，确保每个部门和科室都能充分利用档案信息做出科学可行的决策，还能查询档案信息的流向，分析档案信息是否得到合理使用，持续优化档案管理效能，这是办公自动化对医院档案管理信息系统功能提出的具体要求。运用档案管理信息系统及时收集新生成的数据信息并进行归档，加速档案信息的流转，构建共享型档案资源使用格局，有利于档案信息功能的展现，促使医院职能部门形成整体合力，共同为医院发展贡献力量。

（四）减小档案信息存储空间

运用档案管理信息系统对医院档案信息进行集约化、精细化管理，将档案信息保存在系统数据库及各类信息载体中，可大大提升档案信息安全性，减小存储空间，花费在档案管理工作上的时间、人力、资源都会明显减少，符合当前时代医院档案管理工作创新发展需求。办公自动化环境下，积极创建一体化归档存储条件，注重档案管理信息系统自主备份、异地存储功能的研发，强化对机房环境的管控，维护档案信息的安全性，推动医院档案管理工作的自动化、数字化发展[2]。

二、办公自动化环境下医院档案管理模式创新遇到的挑战

（一）对档案管理模式革新的重视不足

一般而言，医院档案管理工作本身具有较高难度，因为医院档案有着众多分类，按照不同类型划分时又会出现档案信息重合的情况，档案信息在医院各部门、各科室间的流转面临着难题，无法保证档案信息的利用率。虽然办公自动化时代的来临一定程度上推动了医院档案数字化、信息化建设，可是医院将绝大部分资金用于引入先进医疗仪器，花费于档案管理信息系统建设的资金和技术与实际需求相距甚远，构建的系统平台功能不够完善，难以起到对档案信息的保护作用。档案信息的收集、流转和利用方面暴露出了诸多不足，充分表明医院领导层对档案管理工作的重视程度有待提高。

（二）缺少相匹配的档案管理制度

现阶段，医院构建的档案管理工作制度普遍不够健全，难以在档案信息化建设中发挥指导和参考的作用，对档案管理人员的监督缺位，没有形成有力约束。关于档案管理信息系统的建设和运维管理是否严格按照计划方案落实，档案管理人员是否严格遵循医院规章制度开展岗位工作，缺少有效的制度措施，无法从根本上扭转医院部分职工对档案管理工作不重视、不参与的错误思想，医院档案管理的自动化、信息化迟迟未能全面实现。甚至有些医院职工的保密意识淡薄，将机密档案信息泄露了出去，无形中损害了医院形象和患者利益，制约了医院快速发展的脚步[3]。

（三）医院档案管理信息系统与办公系统之间缺乏有效对接

在建设医院档案管理信息系统时，与其他办公系统未能形成有效对接，加剧了信息孤岛问题，不利于医院决策的制定。主要原因在于系统构建期间遵循的标准不一致，数据信息的格式有所差异，很难在不同系统之间高效传输，给档案信息的利用造成了阻碍。办公自动化环境下，档案信息的传递速度和利用效率是检验医院档案信息化水平的重要指标，明确办公自动化的基本要求，以此为依据加强系统建设，确保医院内部各个管理系统衔接流畅，会对医院业务工作开展产生积极影响。在此情况下医院职工的工作热情更高，对患者基本信息的了解更加精准，能够为患者提供更为优质服务。

（四）系统运行面临的安全风险较高

网络环境下实施对医院档案的数字化管理，不可忽视的是信息安全问题。开放式的网络环境增加了电子档案遭到篡改的风险，不法分子通过入侵医院网络盗取、破坏、篡改档案信息，将患者信息售卖给违规机构，以获得高昂利益，给患者的人身和财产安全带来了巨大威胁。患者对医院的信任度下降，医患关系变得十分紧张，医院在社会公众心中的地位和形象受损，市场竞争力被削弱，发展步伐遭受桎梏。除此之外，医院职工的安全意识薄弱也加大了档案信息安全风险，医护人员及档案管理人员没有严格遵守保密制度，不自知地将档案信息外泄，危害了医院和患者的合法权益，医院档案安全管理工作亟待加强。

（五）档案管理人员综合素质较低

作为医院档案管理工作的主要负责人，在办公自动化环境下档案管理人员肩负的责任更重，必须具备先进的、丰富的档案管理知识和工作经验，能够灵活运用现代信息技术和大数据技术实施档案管理信息系统的建设和运维管理，标准规范的开展每个环节的操作，为医院档案管理工作的自动化、数字化发展贡献智慧和力量。然而部分医院档案管理人员的信息素质较低，对新思想、新技术的接受程度不高，不能熟练操作系统软件精准管理档案信息，档案信息的利用存在局限性。日常工作中档案管理人员所用的网络信息安全技术比较单一，无法对档案管理信息系统予以全方位的防护，医院档案信息安全遭遇极大的挑战[4]。

三、办公自动化环境下医院档案管理模式的优化对策

（一）转变传统管理观念，加强信息技术融合

医院档案管理工作包含有多个环节，每个环节都需要医院各个部门和科室协同起来，认真履行岗位职责，确保档案信息及时归档，能够高效流转和利用。办公自动化环境下，医院全体部门及职工必须充分重视档案管理工作，认识到此项工作并非某个特定职能部门独立完成，而是要由全体部门积极沟通，密切配合，才能获得较为理想的效果，最大化地展现出档案管理的价值功能。医院领导层首先要摆脱传统管理观念的束缚，利用各种渠道和平台广泛宣传办公自动化时代现代化信息技术应用于医院档案管理工作的必要性，扭转基层职工的思想，引导职工主动学习新型技术手段，实现档案管理工作质量控制的前移，提高归档效率及档案信息的准确度，防止低效、不实信息掺杂其中，增强档案管理实效[5]。

（二）建立健全的档案管理制度

纵观自动化办公模式在医院档案管理工作中得到青睐的关键原因可知，归档和流转的高效性及档案信息查阅的便捷性深受医院各个部门的认同，为了保证医院档案数字化管理工作的长效开展，健全的档案管理制度必不可少。医院档案管理制度要符合办公自动化要求，对档案形式、归档方式、归档时间、使用流程等进行明确表述，规定归档之前必须对档案信息进行审核，档案信息来源部门与档案管理部门共同完成此项任务，严把审核关口，防止不实信息流入；在线上对档案信息的使用者及用途进行审批，相关部门只能在权限范围内使用档案信息。引入奖惩和激励措施，调动医院全体职工参与档案管理工作的主观能动性，约束他们的行为，护卫医院档案信息的安全性，促进医院档案管理工作的规范有序开展。

（三）购置先进的硬件设施和系统软件

质量性能可靠的软硬件设施是保证档案管理信息系统安全稳定运行的根本，应从两个层面着重加以考量。一方面，系统构建之初要结合其功能需求选择合适的硬件设备，平时加强对硬件设备的检查和维护，迅速排除硬件设备引起的系统运行故障问题，定期升级计算机设备和服务器，更新硬件设备型号，给软件提供有力支撑。另一方面，与专业技术团队合作共同研发医院档案管理信息系统，基于医院办公自动化对档案管理工作提出的新标准，不断扩展系统软件功能，确保系统功能的实用性，使用的便利性，满足医院档案的个性化管理所需；与医院办公自动化系统相对接，促使各个部门和科室都能获得真实准确、时效性强的档案信息，为医院办公自动化的实现给予切实保障。

（四）构建长效安全保护机制

提高医院档案信息安全系数要从多个角度入手，涵盖系统、设备、环境等方面的管理，确保档案信息的安全性。首先，将防火墙、杀毒软件及其他网络信息安全技术相结合，构建全方位、立体化的安全防御机制，维护档案管理信息系统的运行安全，防止不法分子通过网络入侵和植入木马病毒窃取医院档案信息，还能快速辨别档案信息的真伪。其次，组建专业的档案数据库维护团队，定期对数据库进行技术检查与升级；将档案信息备份在多个信息载体上，以便在突发事件来临时能够及时恢复系统数据库。再次，做好对机房环境的监控工作，保持温湿度的恒定，给档案管理信息系统软硬件设施的稳定运行创造良好环境。最后，落实档案安全责任制，增强医院职工的档案安全意识，使之主动参加档案信息的保护工作。

（五）建设档案管理人才队伍

鉴于办公自动化环境下，医院档案管理工作变得越来越复杂，档案信息的价值越来越突出，因此必须加强档案管理人才的培养，依靠专业人才提高档案管理工作质量，深入挖潜档案信息价值。一是运用走出去、引进来的方式增加档案管理人才数量，安排档案管理人员走进兄弟单位学习先进的档案管理技能，对外招聘优秀的档案管理人才，为档案管理工作队伍补充新鲜血液，激发档案管理人员的创新意识。二是将档案管理人员的日常工作及培训和绩效考核相挂钩，检验档案管理人员的素质能力是否符合办公自动化条件下医院档案管理工作要求，调动档案管理人员的内在潜能，促使档案管理人员主动更新自身知识技能，提高信息技术应用能力，严格践行医院档案管理工作制度，将数字化管理落实到位[6]。

（六）完善档案管理标准，深入开发档案利用

通常情况下，医院档案管理工作包含有收集、整理、鉴定、编制、统计、保管、索引等多个环节，根据我国现行法律法规和医院办公自动化要求，制订档案管理的科学化标准，医院档案管理工作将得以稳步开展。严格把关归档材料的表述、手续、观点等，鉴别档案信息的真实性和价值，为后续档案信息的深入开发利用奠定基础。强化档案管理信息系统与公文流转系统的对接，可使档案管理成本下降，牢牢把握档案管理服务的主动权，服务渠道得以延伸。档案信息不仅仅能够为患者提供精准服务，而且在学术活动、突发性公共卫生活动、义诊活动、医疗文件汇编等工作中发挥奇效。分析利用医院档案信息应该有明确的方向和目标，需要医院档案管理人员能够重视挖掘档案信息价值，探索更多利用渠道，争取最大程度发挥医院档案的服务职能。

四、结语

新形势下，医院档案管理工作与信息技术有机结合，构建档案管理信息系统，与医院办公系统相对接，提高档案信息收集、流转和利用效率，给医院档案管理模式创新发展指明了新的方向。当务之急是要转变传统管理观念，建立健全的档案管理工作制度，购置质量性能可靠的软硬件设施，加强日常系统维护和安全管理，打造高素质的档案管理人才队伍，探索拓宽档案信息利用范围的途径，从而彰显医院的社会职能，增强医院的市场竞争力。