做好新时期试验检测公司办公室行政事务管理工作

秦淑娴 中国葛洲坝集团第一工程有限公司

当今社会，工程项目建设领域中的试验检测行业发展迅速，对本领域公司内部管理提出了更高要求。当前形势下，试验检测公司必须立足行业发展实际，创新方式方法，全面优化提升办公室行政事务管理工作水平，推动公司高效发展。

一、研究背景

在试验检测公司内部组织体系中，办公室的关键地位不言而喻，是本公司综合管理的中枢机构，在保障公司高效稳定运转，促进内外部协调沟通等方面扮演着不可替代的重要作用。在工程试验检测领域宏观发展背景下，全面有效做好办公室行政事务管理，有助于强化公司内部分工，提升实践管理能力与效率，优化处理管理与服务的关系，为推进公司整体运营发展汇聚强大合力与动力。近年来，广大试验检测公司高度重视办公室职能的充分发挥，在行政事务管理规范制度建设、工作流程细化与工作成效评价等方面进行了卓有成效的研究与探索，使公司内部氛围环境更加和谐有序，开辟了行政事务管理工作新局面，实现了公司内部单位资源要素价值的最大化。尽管如此，在试验检测公司内外部条件下，当前办公室行政事务管理工作方法举措的针对性尚有较大提升空间，规划实施、方向指导与衔接沟通体系尚未全面构造形成，束缚着试验检测公司综合竞争力的提升，需要给予高度重视[1]。上述背景下，深入探讨办公室行政事务管理工作的新方法与新路径，具有极为深刻的现实意义。

二、办公室的职能及工作特点

（一）办公室的职能

1.综合管理职能

综合管理职能是试验检测公司办公室的首要职能。办公室处于公司总揽全局、沟通上下、联系内外的核心地位，是各类信息汇聚、联系与作用的重要结点。在日常行为中，办公室通过履行综合管理职能，实现对内外部各项信息的衔接与统筹，这关系到试验检测公司具体事务的落实。为了做好试验检测公司内部管理的“总出口”和“总进口”，办公室应按照特定路径与标准，对各类事项信息进行动态化管控，保障公司宏观层次的稳定运行。

2.内外协调职能

试验检测公司各项业务的开展离不开密切高效的内外协调与沟通，办公室应通过履行内外协调职能，使内部各部门能够在工作方向和工作步调上保持相对一致性，实现条块结合，密切各部门之间的潜在关联关系。内外协调职能的发挥需要试验检测公司办公室与政府主管部门、兄弟企业和其他相关单位之间保持良好协调沟通关系，为公司创造更高经济效益营造良好氛围。同时，办公室的内外协调职能还表现在管理服务方面，围绕公司战略大局，做好各方面保障、服务、组织与处理[2]。

3.参谋助手职能

在当前建筑工程试验检测领域中，影响试验检测公司发展的潜在因素多样化，如何对这些因素精准识别与控制，向来都是影响公司发展效益的关键所在，这就需要办公室充分发挥参谋助手职能作用，根据上级文件、内部会议、行业动态等状况，及时向公司决策层或领导层提出符合实际的发展意见与建议，形成可供公司正确决策的参考性依据，以辅助公司更具针对性地规避行业风险。

（二）办公室的工作特点

1.综合性

试验检测公司办公室的自身职能角色定位决定了其在实践中的鲜明特点。综合性是办公室日常工作的首要特点，这主要表现在其日常规范工作涉及面多、范围广、头绪多，内容相对具体而琐碎等方面。部分试验检测公司办公室还需协调开展人力资源管理、财务管理、业务管理等内容，只有充分发挥其综合性部门的优势，才能在繁杂的工作状态下实现内部高度统一，以更加高效的路径方法达成工作目标。

2.服务性

从试验检测公司内部体系的本质上而言，管理即是服务，即围绕公司核心战略需求与发展方向，按照既有原则、方法和程序等，为公司决策层、内部各部门、行业相关部门等做好综合服务，将公司意志方向作用于日常服务的方方面面。无论是从市场行情调研分析方面，还是在办文、办会、办事等方面，办公室的服务性特点均贯穿于每个人员岗位职责之中，需要始终不断强化服务意识，增强服务能力，推进服务目标任务落实，充分体现办公室办事水平和办事形象。

3.保密性

办公室是试验检测公司的“信息核心”，其日常工作中往往会涉及诸多类型的关键信息、重要文件、行业机密等，若不注重工作保密，则极易造成泄密事件发生，使公司在试验检测行业竞争中处于被动地位。办公室做好保密工作，既是试验检测公司办公室事务管理工作的必然要求，也是防范化解潜在风险的关键路径，必要情况下还应设立以办公室为主要核心的专责保密机构，对保密工作进行全面监督与指导[3]。

三、试验检测公司办公室行政事务管理现状及存在问题分析

（一）行政事务管理模式陈旧

办公室行政事务管理的特点与要求决定了其需要与时俱进，不断总结创新经验，对工作路径进行优化调整，并对相关管理模式进行充分论证研究。纵观当前办公室行政事务管理实际，普遍存在着规范化的制度规则缺失，延续传统行政事务管理模式，部门分工不清晰、职责不明确，缺少公司发展的战略性规划，公司治理结构难以全面辅助公司的发展壮大。在工程试验检测行业发展迅速的背景下，部分公司办公室行政事务管理模式明显偏离实际需求，管理模式匹配评价与公司业务管理等疲态倍显，整体实施效果有待提升，办公室行政事务管理模式与公司战略实施相背离。

（二）办公室行政事务管理的信息化投入不足

信息技术在办公室行政事务管理体系构造中的价值突出，是焕发办公室行政事务管理动能，激发办公室行政事务管理活力的必然载体。在当前信息化潮流下，试验检测公司同样应在办公室行政事务管理中积极引入基于信息化技术的智能化管理方法，以在信息化潮流中占据更加主动的地位。实践表明，部分试验检测公司对信息化技术方法的现实价值运用不足，对管理需求分析、事务优化等方面的约束与导向相对不足，办公室行政事务管理领域中的信息化建设水平滞后。也正是因此，办公室行政事务管理创新进程举步维艰，理应强化突出信息化建设的时代性。

（三）绩效管理作用与机制欠完善

绩效管理是调整优化试验检测公司行政事务管理方向的关键依据与参考。从当前办公室行政事务管理现状来看，部分试验检测公司绩效考核形式单一，难以为调整优化管理方案提供必要依据与参照。此外，所设置的绩效考核指标不全面、不客观，难以全面详细地对每项管理流程的阶段性成效进行准确评估与考核，绩效考核过程受人为主观意志的干扰痕迹明显，沿袭老套的“拿来”主义，绩效考核结果客观性降低，难以全面地体现行政事务管理的贡献度差异。

（四）办公室职能过于简化

在试验检测公司运行管理中，办公室行政事务管理部门始终扮演着不可替代的关键角色，其是制定行政事务管理规则体系，落实匹配优化目标任务的直接实施部门，其职能作用的发挥效果与办公室行政事务管理成效密切相关。在现代经济社会环境下，办公室行政事务管理的职能愈发丰富，但部分公司却漠视办公室行政事务管理的重要价值，不能够从战略层次提升办公室行政事务管理的价值地位，所赋予的职能相对简化，管理评价、奖惩激励、管理需求等存在一定短板，忽视他人劳动成果及工作价值，一定程度上阻碍着试验检测公司战略实施的视野范围[4]。

四、提升试验检测公司办公室行政事务管理效能的方法对策探讨

（一）建立健全办公室行政事务管理规则体系

在工程试验检测行业发展形势焕然一新的趋势下，从业公司应主动摒除固有办公室行政事务管理模式的束缚，以完善办公室行政事务管理的基本原则为导向，理顺办公室行政事务管理的基本流程，明确界定不同业务流程、不同部门机构等在办公室行政事务管理中的地位与作用，将相对分散的影响因素纳入统一集中管控，促进办公室行政事务管理工作朝着更高质量的方向前进，并以公司文化教育强化使命感。突出办公室行政事务管理规则体系的多样化特点，结合相关导向政策，正视自身不足与缺陷，紧跟时代发展脚步，以规则体系的方式将其基础性导向作用体现出来。为实现“人”的价值创造良好环境，实现互促共生，引导每一名公司员工均能够在各自工作职责范围内创造更多价值，在实现自我个人价值的同时，为公司创造更高经济效益。

（二）提升办公室行政事务管理的信息化水平，实现虚拟化管理

现代社会是信息化社会，信息化的管理理念已经深入嵌入到经济社会发展的方方面面，极大程度上改变着人们的思维习惯与行为方式，成为推动经济社会迈向更高发展层次的关键力量。对于办公室行政事务管理而言，同样应以更加宽广的视角审视信息化技术的关键优势价值，融入信息化思维促进办公室行政事务管理效果的提升。搭建基于信息化技术的办公室行政事务管理平台，探索实施相应的虚拟化管理模式，密切分析与把握办公室行政事务管理中的各类数据信息，实现办公室行政事务管理不同环节与模块的衔接一致。在基于信息化的虚拟管理环境下，试验检测公司可在多个业务模块、多个工作流程等之间实现行政事务数据信息的互联互享，并对办公室行政事务管理成效进行精准评价，促进传统化的行政事务管理向现代化行政事务管理方向转变，解决行政事务结构配置不合理问题。

（三）完善行政事务管理的激励体制机制

激励体系与方法的设定和运用，是现代办公室行政事务管理的核心部分，更是优化提升办公室行政事务管理实际效能的关键路径，只有结合试验检测公司自身实际，对办公室行政事务管理中的激励体制机制进行完善、调整与充实，才能从源头上发挥其现实作用。在实践领域，行政事务管理绩效体制具有鲜明的“指挥棒”作用，可促进行政事务价值要素的集中倾向，实现管理制度化和工作流程化，促进行政事务价值实现的最优化，控制关键环节，并通过实践检验工作流程的可行性。依托于完善的行政事务管理激励体制机制，使广大员工能够始终保持竞争意识、淘汰意识与责任意识，从而更好地完成自我任务，实现自我价值。在行政事务激励体制作用下，为员工提供充足可靠的精神鼓励与物质鼓励，以转作风增强服务意识，变被动服务为主动服务，促进多样化行政事务管理方式的融合运用。

（四）赋予办公室行政事务管理部门充足职能

在新形势下的办公室行政事务管理中，具体工作部门、工作人员的现实作用极为突出，因此应以试验检测公司战略的宏观导向为依托，为办公室行政事务管理赋予更多职能。通过提高地位、赋予职能、细化规则等方式，办公室行政事务管理可充分散发自我活力，转变自我角色，实现“管理者”向“服务者”“引导者”的方向转变，并通过政策性课题调研，形成建议性报告。突出办公室行政事务管理的服务职能，强化本部门人员的服务意识，避免自我高高在上，破解办公室行政事务管理难点问题。充分考虑实际情况，摆脱传统“人是创造经济价值的工具”等陈旧理念，注重营造良好的团队文化氛围，将办公室行政事务管理与广大员工置于平等地位，建立常态化人员培训制度，把行政事务管理理论转换为实践，做到职责履行与服务管理并重。

（五）实施高效的办公室行政事务管理流程控制

从以往实践来看，部分试验检测公司因办公室行政事务管理中的流程机制不健全，造成工作流程不良问题无限放大，以至于未能在办公室行政事务管理弊端在达到不可控之前将其予以消除。对此，试验检测公司应积极吸收以往办公室行政事务管理的经验教训，实施有针对性的办公室行政事务管理流程管控，选择最具代表性的流程控制指标，对本项工作实施中的各类影响因素进行动态化、连续性排查管控，及时准确识别办公室行政事务管理中的潜在干扰环节。融入差异化、等级化与立体化的工作流程管控思维，对不同类型的办公室行政事务管理流程进行分类处置，并细化工作流程等级，为及时补充高素质专业管理人员等提供依据与参考。在流程控制要求下，试验检测公司应形成阶段性工作流程评估报告，以更好地完成行政事务价值目标任务，应对新时期市场经济时代的挑战，实现公司可持续发展[5]。

五、结语

综上所述，受试验检测行业发展特点、公司结构等方面要素影响，当前其办公室行政事务管理实践中依旧存在诸多短板，不利于充分实现办公室各项职能。因此，相关人员应从自身公司实际出发，建立健全完善而系统的行政事务管理规则体系，融入信息化、精益化、现代化的管理理念，充分履职尽责，突破陈旧行政事务管理模式的束缚，为全面提升办公室的现实职能奠定基础，为促进试验检测公司实现高质量发展保驾护航。