如何提升行政事业单位人事档案管理规范化水平

罗鸿艳

（四川省内江市资中县双龙镇便民服务中心，四川 内江 641215）

引言

每个行政事业单位中都有完全不尽相同的岗位设立，在一个事业单位内部，每个人所在岗位以及在单位内所发挥的意义和作用都有所不同。因此，在行政事业单位中，需要根据招聘人员的个人特性进行对其所在岗位进行合理的调配，并且还需要对人员进行岗前及在职的培训，不断提升事业单位中人员的职业道德，这对于其工作的开展具有较大的助益。人事档案的管理对行政事业单位的内部管理来说非常重要，行政事业单位一般都会将自身需要的部门全部设立完备，保障单位内部工作的正常开展，在部门较多的情况下，行政事业单位的人员调配就变得更加复杂。对于行政事业单位的发展来说，只有通过对人事档案进行合理的管理与使用，才能合理地进行人员的调动。

一、行政事业单位人事档案规范化管理的意义

1.提升人事管理的工作质量

人事管理的工作离不开档案作为信息及数据的支持，在进行企业内部考勤检查、面试安排以及人员调岗等工作的时候，都需要对人力资源的档案进行仔细的查看，并且将相应的档案放置于相应的类目中。首先，人事档案的规范化管理让人事管理的工作有变得更加规范，在人力资源部门开展工作的过程中，员工的具体信息、培养情况以及在企业中的职位和参与的具体项目、上司对其的评价等，都需要通过人事档案进行有效的记录，在人员升职会是竞争某一资源、项目的时候，人事档案会成为参考标准之一。企业内部还是需要进行正常的运作，人事管理工作开展的时候需要以人事档案作为工作开展的必要核心，所有的工作情况都会在企业中每个人的人事档案上有所体现，因此，人事档案的规范化让人事管理变得具有公正性。

其次，切实提升工作的质量，在社会进步的同时，各行各业都推出了高效工作的概念，在事业单位对人员搭配和人力资源管理的时候同样需要做好高效地开展工作，在认识管理的岗前培训、岗位教育以及锻炼等诸多环节，在人事资料规范化管理以后，人事热播与你可以依照一定的工作流程和工作做需求完成人事管理的工作，减少了人事管理工作中出现工作错误的可能性。

2.反映行政事业单位的发展状况

人事的调动情况与行政事业单位的发展状况有一定程度的联系，即使不是处于行政事业单位之中，在普通的企业中也能够表现出工作人员基数越大，企业发展的越好，对于行政事业单位来说亦是如此，通过对人事档案的规范化管理，及时地了解准确的人力资源变动数据，通过对人事变动情况的分析来了解单位的发展。另外，从事业单位发展的角度上来说，人事档案的信息化、规范化发展也能够反映出行政事业单位的良好发展，对于单位本身来说，只有其自身在不断地走向规范化，其中一个部门才能受到整个单位发展的影响，建设更加规范化的认识管理制度，优化行政事业单位的人力资源管理，为行政事业单位体现更高的人力资源管理优势[1]。

3.便于人员的招聘和调配

3.1 人员明确分类

在规范化的人事档案管理过程中，人力资源管理部门对行政事业单位中的每一位员工的具体情况都有详细的记录，并且依照不同工作人员所在的部门不同，对资料进行了合理的分类。正是由于人事档案的规范化管理，现如今，所有进入行政辉夜单位中的工作人员，在正式入职之前就需要经过政审以及个人审查，所有的个人资料都会在单位资料库中进行备份，在后期开展岗位招聘的时候可以直接调去人事管理资料对以往的招聘标准进行查看，以其为参照制定更加合理的招聘要求。

3.2 对人员进行合理的调配

有了资料的支持，所有在行政事业中工作的工作人员在管理者的面前都可以有明确的特征记录，其通过观看完善的人事资料，可以了解到企业中大致的运行状况。根据不同人的自我评价、他人评价以及在项目中表现情况来了解人员的具体情况，具有更强的参考性，在进行人员调配的时候可以根据这些信息进行合理的调配，实现员工的岗位价值，也使各个岗位都能有效地完成工作。

二、目前行政单位人事档案管理中存在的问题

1.对规范化档案管理的重视程度不足

人事档案的管理与其他性质的工作不同，其并不能给行政事业单位带来及时的经济效益或是体现管理效果，实现人事档案的规范化管理，其好处都体现在今后工作的过程中。但是由于其作用做不到及时体现，导致不少行政事业单位的管理人员对人事档案的管理缺乏重视，在工作中将更多的工作精力放在一些具有经济效益或是政治推动意义的工程项目中，事档案的管理在行政事业单位中逐渐被边缘化，没有经过规范化、有效化的管理，也难以发挥人事档案的切实作用，对于人事档案的管理来说，是徘徊在得不到重视、难以发挥作用之间的恶性循环[2]。

2.管理体系不够健全

管理体系的建设是为了给予人事档案管理人员一定的工作准则，但是由于人事档案的管理本就得不到相应的重视，在管理体系上自然也出现了不健全的问题。首先，人事档案管理制度建设不完善，没有在制度中明确的说明人事档案管理人员在工作中的禁区，甚至在工作制度中没有说明出现工作错误的时候应该采取的处罚办法，这会导致发生工作错误的时候难以合理地制定处罚措施。

其次，人事档案管理的工作内容划分不清晰，在档案管理的过程中，包括考勤的登记、整理、人员调配的考核、岗位招聘要求的制定等多项工作内容，工作内容没有依照人力资源部门的工作人员特性进行准确的划分，出现了部分复杂工作无人去做以及出现工作错误以后无法追责到个人的情况。

再次，人事档案管理流程制定不明晰，目前，大部分行政事业单位中的人力资源管理人员都是依照自身的工作喜好开展公祖内容，对人事档案的管理和处理顺序也是由主观意识引导。实际上，在岗位职责划分清楚以后，不同的岗位应该在什么环节开展工作都应该有明确的规则，制定明晰的工作流程，提高认识档案管理的工作完成度。

3.信息化管理水平较低

随着我国科学技术的不断发展，信息化技术在大众的生活与工作中也得到较为深入的应用，在行政事业单位人事档案管理工作开展的过程中，也可以应用信息化技术对工作的形式进行合理的创新。但是，现如今在大部分的行政事业单位中都呈现出信息化管理水平较低的状况，造成这一现象的原因如下所示。

第一，资金不足，信息化管理需要建设相应的信息化设备，比如，计算机、打印机、扫描仪等，没有充足的租金购买信息化的设备，导致部分行政事业单位人力资源部门的档案管理工作无法进行信息化的改革[3]。

第二，档案管理人员的信息化水平较低，在设备完善以后，还需要人事档案管理人员能够熟练使用信息化设备，对线上登记系统和录入系统有较高的应用程度，才能在实际工作的过程中充分应用信息化的设备开展工作。但是，大部分的档案管理人员自身对信息化技术并没有了解，甚至有部分管理人员都是由事业单位内即将退休的工作人员担任，其年纪较大，对新事物接受程度较低、学习能力较弱，很难发挥信息化设备建设的作用。

三、提升行政事业单位人事档案管理规范化水平的策略

1.提高对人事档案管理的重视程度

行为是思想的体现，要实现人事档案管理的规范化，就需要提高对人事档案管理的重视程度，是从思维上意识到这项工作的重要性，才能对这项工作的改革做出深入思考，让工作现象发生较大程度的转变。

首先，从行政事业单位内的领导人员角度上来说，领导人员对行政事业单位内的所有工作进行统筹的规划和安排，对于基层的工作人员以及各部门的管理人员来说，其工作的方向都是由领导人员做出指引，因此，思想的转变需要从领导做起。作为行政事业单位的领导人员，其需要与其他单位进行交流，对一些发展良好的单位进行学习，在一些发展好的单位中有许多规范化管理人事档案的单位，领导人员可以对这一行为进行深入了解和观察，再结合自身单位情况进行策略的细微调整应用。

其次，从基层的人事档案管理人员的角度上来说，基层管理人员的工作开展完全依照单位领导人和部门领导人的工作知道开展，因此，要基层的管理人员提高对人事档案管理规范化的重视程度，就需要领导在下达工作任务的时候充分考虑到基层工作人员的实际工作行为，将理念与工作内容进行有机的结合，并且要对基层管理人员的工作成果进行检查，让其意识到这是一项非常重要的工作。

2.建设完善的人事档案管理体系

2.1 建设完善的人事档案管理制度

制度的建设是工作开展的基本准则，在正确工作制度的指引下，工作人员充分了解到人事档案管理工作的禁区，能够清楚地明白有哪些行为是在工作中不能做的行为，减少工作中出现的问题，提高认识档案管理工作的完成度。除此之外，在完善的制度中，还需要对工作错误进行明确的处罚规定，不同的工作错误行为会带来的后果不尽相同，根据后果的严重性制处罚方式，今后在由员工出现工作错误的时候也不会出现对处罚不满意的心理[4]。

2.2 明晰各个岗位的工作职责

在人事档案管理的过程中，不仅仅需要管理人员对相应的档案内容进行登记和记录，还有人力资源管理部门对事业单位的人员调度情况、人员招聘情况的具体记录。人事档案管理的工作没有进行集中分配，导致工作内容出现了部分档案内容无人记录、登记的情况，需要明晰各个岗位的具体工作职责，不同的岗位登记的内容不尽相同，做到所有内容完全分配，在出现工作错误的时候也能够准确地进行追责。

2.3 明确人事档案管理的工作流程

相关的领导者和管理人员应该对人事档案管理工作进行准确的分析，在分析之后了解其工作的意义和目的，在不耽误工作进度和额工作效率的情况下，将人事档案管理的每一项工作的完成顺序进行明确，给所有参与人事档案管理的工作人员一定的参考意义，尽可能地减少工作错误。

3.推动人事档案管理的信息化建设

信息化是所有行业改革的共同目标在，在行政事业单位人事档案管理的时候，要切实做到推动人事档案管理的信息化建设，可以从以下几个方向入手。

3.1 建设完善的信息化档案管理设备

在有相应设备的支持下，信息化的管理工作才能开展，信息化的档案管理设备中最主要的就是先进的计算机，除此之外，还需要准备一些软件设备，比如，人事档案系统，线上的档案系统是对人事档案资料保存的信息化形式，通过系统的输入与保存，实现以信息化的方法保存人事档案，在系统中，可以通过对档案中的所有信息进行比对了解。

3.2 建设网络安全管理方式

网络技术与信息化技术在带来便捷的同时也带来了更大的安全隐患，在网络技术的支持下，黑客可以通过用病毒攻击行政事业单位的内部人事档案系统来获得相应的人事资料或是破坏人事资料，在这种情况下，行政事业单位中的人事档案资料安全性便失去了保障。因此，需要建设坚固的防火墙，预防有黑客或是不法分子对系统的攻击。并且行政事业单位中的网络安全防护人员还需要对信息系统进行定期的查验和防火墙加固，确保人事档案系统的安全性[5]。

4.建设优质的人事档案管理队伍

人事档案的规范化管理需要有优质的人事档案队伍，管理队伍的质量也直接决定了人事档案管理的质量，因此，行政事业单位需要不断提升人事档案管理人员的综合素养。首先，需要提升人事档案管理人员的招聘要求，需要其具备档案管理的专业知识，还需要有信息化工作的经验。其次，要对人事档案管理队伍中的所有人开展定期的专业培训，培训内容包括人事调动的准则、人事招聘工作落实的途径、对人员的管理办法等，这些都可以帮助人事档案管理工作的开展，提高人力资源部门员工的综合素养。

结语

综上所述，行政事业单位中人事档案的管理工作中，其规范化的管理可以有效提升人事档案管理工作的工作质量和工作效率，更加科学地对人员进行调配。但是，当下在诸多行政事业单位中，对人事档案的管理都存在着一些问题，这些问题的存在严重影响了人事档案管理的效果，需要引起行政事业单位中管理人员及人事档案管理人员的高度重视和深入思考，根据单位内的具体情况，制定并落实有效的改革策略，让人事管理工作能够更加规范化的开展，在行政事业单位中形成人尽其才的状态，提高人事管理工作的质量。