论机场档案管理的现状

樊莉 资中县铁路和机场建设服务中心

档案管理是单位管理的重要组成部分，其对单位的发展有着深远的影响。档案所含有的丰富历史材料为单位后续工作的开展打下良好的基础，同时，也为后续工作的发展方向起到一定的引导作用，基于此，对档案进行管理是十分有必要的。这就要求单位必须充分了解档案管理现状，并采取必要手段有效提高档案管理水平。

一、机场档案管理工作内涵

档案管理指的是对档案信息和档案实体进行管理，并向档案利用者提供服务。因此，档案管理是一项具有服务性质的工作，虽然档案管理工作不能直接帮助单位获取收益，但是却能帮助单位创造财富，提升单位的经济效益[1]。通常情况下，档案管理工作包括资料收集、档案编辑、档案研究和档案利用。新时代背景下，档案管理工作必须与时俱进地进行完善和优化，因为，只有在这样的情况下，单位才能够得到稳定的发展。

经济条件快速发展背景下，机场建设愈来愈多，因此，机场档案管理显得尤为重要。机场档案可以有效记录机场内部的各方面数据，这为机场工作的开展提供了良好的借鉴作用。加强机场档案管理，不仅可以让机场具有良好的发展前景，而且能充分保证各项工作的快速开展。

二、做好机场档案管理的工作原则

（一）标准性原则

机场档案管理不是一个随意的工作，其具有一定的技术含量，因此，相关管理人员在开展相关工作时，应当遵守标准性原则。例如：管理人员在对档案进行管理时，会涉及管理、收集以及保管等工作，而只有为档案管理人员制定标准性原则，才能保证管理流程的规范性，保证管理工作的顺利开展。

（二）服务性原则

服务性原则是机场档案管理的重要原则，其指的通过对机场档案进行管理，档案应当能够充分发挥其价值，即为机场内部职能部门以及机场的相关领导提供决策依据。例如：机场单位部门在开展统计工作时，为了能够让数据根据有说服力，且数据更加完善，相关部门应当对机场档案进行查阅，了解以往数据。

（三）创新性原则

新时代背景下，信息技术发展十分迅速。因此，为能符合时代发展需求，档案管理工作必须进行升级和转变，以此来保证机场档案发挥出其应有的职能。这就要求档案管理部门应当与时俱进地升级、完善档案管理模式，实现机场档案管理工作流程简化、档案管理工作高效率。

（四）保密性原则

相比较于其他单位，机场档案管理的要求更高，即档案管理应当与时俱进，充分利用信息化技术，实现档案管理信息化。机场档案管理不仅包括纸质档案，其还包括电子档案，但无论是哪类档案，档案管理部门都应当做好保密工作，充分保证档案的安全性。对于纸质档案来说，资料在变成纸质档案后，内容和形式不会出现较大差别，因此，可以轻易地判断出哪个是原始档案，保密工作相对比较简单。此外，相关管理人员应当经常对档案进行检查，充分保证档案没有被外泄或丢失。对于电子档案来说，档案管理部门应当充分利用信息技术对电子档案进行加密，并且其密码应当经常进行更换，以此来充分保证档案的保密性和安全性。这能够有效避免因档案丢失或外泄而对机场造成的损失。

三、机场档案管理的现状

（一）单位领导对档案管理工作不重视

虽然档案在单位中的作用愈来愈重要，但部分单位领导仍没有引起对档案管理工作的重视[2]。其在档案管理方面并没有过多关注，这在一定程度上抑制了档案管理工作的顺利开展。部分机场单位领导认为，档案管理工作只是对档案进行管理和保存，不需要对档案进行开发和利用，这种落后且错误的思想导致机场档案职能不能得到充分发挥，同时，机场也不能够得到有效发展。领导是单位的指导者，是单位的管理者，因此，领导的态度会影响员工的态度以及行为。领导若是不能重视档案管理工作，那么相关员工也不会重视档案管理工作，随之而来的是员工在行为上的懈怠。这既不能让档案管理工作得到有效开展，也不利于机场的长期发展。

（二）档案管理信息化水平低

档案管理信息化水平低是我国大部分单位存在的主要问题，信息化时代，这是各个单位需要解决的首要问题之一[3]。信息化水平低意味着档案管理工作不能充分满足机场发展需求和社会要求，这极大地阻碍了机场发展，而且如果这种现状不能够得到有效改善，机场将会逐渐没落。此外，那管理工作信息化水平低也意味着档案管理工作不能得到快速开展，这既降低了工作效率，也导致档案职能不能充分发挥出来。

（三）档案管理人才较少

新时代背景下，人才是单位稳定发展的重要力量，同时也是提升单位核心竞争力的重要因素。对于档案管理来说，档案管理人才能够直接影响到档案管理水平。就我国目前部分单位来说，其在档案管理人才方面十分缺乏，导致档案管理工作不能得到有效开展，与此同时，部分机场的档案管理人员是兼职人员，其在交接工作时，会产生一定的疏忽，这既不利于档案的完整性，也不利于档案管理水平的提高。

（四）现代化进程推进缓慢

社会化进程快速发展背景下，档案管理已经进入了一个全新的时代，如今档案管理具有完善的信息化管理系统，而且很多机场也已经从纸质档案转变成电子档案，但信息化管理系统智能化程度有限，其部分职能还有待研发。例如，针对人事档案来说，人事档案信息管理系统只能针对相关员工的教育程度，专业方向以及年龄，制作简单的报表且具有一定的搜索功能，但在面对员工筛查工作时，信息化管理系统则稍显不足。基于此，还应当加强对档案管理的研究，促使档案管理工作向现代化方向发展。

四、机场档案管理工作的优化策略

（一）加强对档案管理工作的重视

加强机场单位领导对档案管理工作的重视，能够有效推动档案管理工作开展。基于此，应当强化单位领导对档案管理工作的认识，即加强宣传，促使领导能够真正认识到档案管理工作对机场单位发展的现实意义，从而使其能充分发挥自身职能，使档案管理工作可以得到有效的开展[4]。此外，相关管理人员也应当充分重视档案管理工作存在的意义，基于此，领导应当充分发挥自身引导作用和模范作用，保证管理人员能正确认识自身的管理工作，充分发挥档案管理在单位发展中的作用。

（二）提高档案管理信息化水平

提高档案管理信息化水平是优化档案管理工作的有效手段，是提高档案管理水平的有效途径，可以从以下4 个方面有效提高答案管理信息化水平。

1.构建完善的档案管理信息化技术平台。信息化技术平台是档案管理工作信息化的有效支撑，同时也是档案管理信息化的重要环节。基于此，机场应当根据本单位对档案管理工作的实际需求，从软件方面和硬件方面构建完善的信息化技术平台。从软件方面来说，档案管理信息化平台不仅需要满足日常的工作需求，包括收集、录入、编辑和保管等基本功能，同时还应当具有拓展专属功能的能力，比如，人力资源部门需要增加统计分析功能。与此同时，信息化平台与机场单位还应当具有横向对接关系，以人力资源为例，人力资源档案管理平台应当与毕业生档案工作平台进行有效对接，这不仅可以促使相关单位在第一时间获取毕业生的档案信息，而且还有效地确保了信息的及时性和完整性。从硬件方面来说，相关单位应当根据自身的实际需求以及实际发展特点打造具有独立功能的信息化档案管理工作室，并为其配置先进的服务器、计算机、扫描仪、复印机和办公室网络等。

2.做好双轨化管理工作。信息时代为能有效跟上时代步伐，机场单位在管理相关文件时，都会以电子形式进行保存，形成电子档案，但需要注意的是，并非所有档案都可以以电子形式进行保存。信息时代，依旧有少量信，需要用纸质档案进行保存。基于此，单位应当做好电子档案与纸质档案之间的双轨化管理。这就对单位提出了更高的要求，即单位不仅要注重电子档案的形成，同时也应当注重对传统纸质档案的收集，充分保证档案资料的及时性、全面性。此外，档案管理人员在收集纸质档案信息之后，应当及时、准确地将其转化为电子档案，这为单位日后的电子化管理打下了良好基础。

3.构建档案管理信息化制度。档案管理信息化制度的有效构建可以促使单位充分利用信息化技术档案资料进行自动化检测，并及时发现档案管理工作不完善的地方，并针对不完善的地方采取有效措施。与此同时，机场还应当根据本单位的实际发展情况，针对档案构建完善的工作标准，促使所有管理人员都能按照工作标准开展相关工作，比如，档案的保管期限、调阅以及销毁工作都需要有相对应的工作标准。除此之外，单位还应当构建完善的工作责权体系，即将工作职责以及工作责任落实到具体管理人员，促使管理人员在工作时可以谨小慎微，保证工作没有疏漏。与此同时，单位还可以制定考核指标，督促管理人员能够不断地进行学习，从而有效促使档案管理信息化水平能够得到明显提高。

4.充分利用信息化技术，对档案进行深入挖掘。单位需要明确一点，档案存在的意义不是记录，而是为单位日后发展提供良好依据。这就要求单位需要对档案进行深入挖掘，并对档案的相关资料进行充分利用，从而有效推动本单位发展。信息化时代，单位不仅可以借助信息化技术对档案信息进行深入挖掘，而且还能对档案信息进行全面且科学的分析。加强信息技术在档案管理工作中的应用，不仅可以将档案信息进行量化，促使相关人员对档案信息进行科学分析，而且还能提升管理人员的工作质量[5]。例如，在针对人力资源档案进行分析时，利用信息化技术，机场单位可以准确了解每位人才的知识技能以及工作能力，这不仅可以让单位快速获取优秀人才，而且还能有效实现社会人力资源的优化配置。

（三）培养档案管理人才

人才是单位可以长期稳定发展的重要保证，档案是反映单位真实发展状况并为单位发展和决策提供参考的重要依据。因此，单位若是想要得到可持续发展，那么必须加强对大案管理人才的培养。

1.机场领导的重视。机场领导一定要能够充分认识到档案管理人才的重要性，并从战略高度对档案管理人员进行培训，使其能够掌握更多的知识和技能，为档案管理工作提供更好服务。比如，机场可以为档案管理人员提供参加学术活动的机会，使其能够了解到先进的档案管理技术和档案管理理念。机场对档案管理人员进行再教育，不仅可以有效拓展其视野，而且还能完善其知识结构，使其具有创新思维，这位档案管理工作的展开提供了良好的基础。

2.构建新型人事管理体制。新型人事管理体制的构建能够为管理人员构建公平、公正、公开的良好竞争氛围，促使其能够不断完善自我，提高自身管理能力。因此，新型人事管理体制的构建，在一定程度上促进了优秀人才的产生。随着社会的不断进步，单位对管理人员的要求也应当愈来愈高，即每位管理人员都应当持证上岗，并且在正式入职之前都应当接受岗前培训。此外，机场还应当根据不同管理人员的不同学历以及不同素质，将其划分到更适合的岗位，使其能够明确自身发展方向和努力目标，这能够让管理人员在短期之内得到快速增长。

3.构建人才保护机制。为了能够留住更多具有高素养和高技能水平的人才。单位还应当构建完善的人才保护机制。即在日常工作中，单位要关心管理人员在工作时可能会遇到的问题，并帮助其进行有效解决，此外，单位还应当关注管理人员的学习状态和生活状态，尽自己最大努力帮助其解决后顾之忧。机场单位充分关心员工，不仅能够让员工感受到温暖，而且还能够让员工感受到单位对人才的尊重，这有利于人才留在单位，为机场的可持续发展贡献力量。

（四）提升档案管理现代化进程

为能快速且有效的推进档案管理现代化进程，单位必须坚定不移地努力推进管理工作，可以从以下四个方面推进档案管理工作现代化进程：1.完善档案管理工作平台，促使资料信息可以得到有效传播和利用。这不仅可以让信息传输能力得以应用，而且还能加快档案管理智能化步伐。与此同时，机场对自身的相关部门应当给予更大的查阅权限，使其能够根据相关工作需求，快速查阅所需要的资料。2.虚心学习。任何机场都应当具有虚心求教的精神，即应当向国内外发展的比较优秀的单位进行学习，了解其最新的档案管理方法，从而根据本单位自身的发展特点完善管理方法，推进档案管理现代化进程，此外，机场还应做好档案资料的备份工作，防止数据资料丢失而造成不可挽回的损失。3.制定详细工作细则，规范管理工作人员日常工作行为。档案对企业发展具有十分重要的意义，任何工作上的失误都有可能会让单位出现不可挽回的损失。基于此，单位必须制定细则，充分保证管理人员的工作流程以及认真程度，从而有效降低档案管理错误发生率。4.实现档案管理的动态化和科学化，从而充分保证档案数据可靠性、准确性和及时性，这充分地保证了审计工作和统计工作的顺利展开。

五、结语

档案与机场的发展存在十分密切的联系，基于此，强化档案管理能够有效促进机场可持续发展。基于此，机场必须充分认识到档案管理存在的不足，并采取有效措施，提高档案管理水平，从而充分促进机场快速发展。