“放管服”背景下高职院校科研经费管理流程优化研究

陕西职业技术学院 廖婉玲

为充分调动高职院校科研人员参与科研项目的积极性，使其能够全身心地投入到科学研究中，高职院校财务部门应对科研经费管理流程进行优化，以此减少科研人员在科研经费报销等环节耗费过多的精力和时间，避免本末倒置。对此，笔者将从“放管服”的视角对高职院校科研经费管理流程进行探究，为高职院校科研经费管理流程的优化提供参考方向。

一、“放管服”改革

所谓“放管服”，通俗来讲就是通过简政放权来释放活力和动力，通过创新监管来维持公平和秩序，通过优化服务来提供便利，提高品质。而将“放管服”政策深入贯彻落实到高职院校科研领域则具体表现如下：

“放”作为改革的出发点，其目的在于通过缓解高职院校科研人员的经济负担，从而激发其科研动力。高职院校中科研经费的管理通常是以二级学院为主，科研部为辅。这便意味着高职院校经费管理工作需对具体的管理流程进行简化，适当扩大高职院校科研经费管理的自主权，为高职院校科技创新活动的开展提供良好的环境。

“管”则是“放”能够得以顺利实施的重要基础。“管”主要是强调高职科研经费管理流程的规范化，简而言之，便是对监管方法进行改进，对管理流程进行优化。加强对高职院校科研经费的全生命周期的监督和管理，通过强制性的手段来减少非法使用或者滥用科研经费等违法行为，切实有效地提高监管效率。其中，非法使用主要是指利用假合同、假发票等虚假手段来骗取科研经费以谋私利。而违规滥用则是指科研人员在使用科研经费时主要包括随意扩大科研经费的支出、私自调整科研经费预算，不严格按照相关制度进行采购行为等等。绝大多数违法违规的行为均可以通过落实科研经费在事前、事中、事后的全流程监管来有效避免。

“服”也是高职院校科研经费管理流程中不可或缺的保障程序。顾名思义，“服”是指在高职院校科研经费管理工作中要建立服务意识，并在此基础上对科研经费的管理方式加以革新，以此来提升管理质量。高职院校科研经费管理服务工作的主要目的是为了减少行政事务对科研人员所产生的束缚。比如，可以借助信息化手段对科研经费的报销流程进行优化，积极探索和推行二级院系财务秘书制度等等。其最终目的是让科研人员能专心于科研活动，而不是将大量的时间都耗费在处理行政事务上。综上所述，“放管服”改革为实现“放管服”这一政策目标，高职院校可通过对管理制度进行补充和修订、将管理权下放、对管理流程优化以及增强“服务意识”等改革措施，将“放管服”在理论层面上的政策内容转化为现实层面上的管理实效，从而有效解决高职院校科研经费管理流程中所遇到的实际问题，进一步推动高职院校的科技创新与发展。

二、“放管服”背景下高职院校科研经费管理流程优化策略

（一）往来税票标记，优化开票流程

高职院校科研经费开票流程可以从预开票据、核销预开票据等方面作为切入点进行优化。目前，大多高职院校科研经费管理工作的开票流程比较烦琐，对此，科研经费管理人员可结合高职院校科研经费管理的实际情况，在财务管理系统中增设票据管理的模块，以此来简化开票流程。具体要点如下：

首先，如果科研人员有开票需求，则可以在财务信息平台上填写申请开票的相关信息，利用信息平台实时地将开票信息发送至票据管理模块，经由专业的票据管理人员审核之后，票据管理模块内的开票信息将会再次同步更新到账务系统和开票系统内，此时开票系统便可结合科研人员的开票信息自动为其打印电子票据，再借助短信平台来通知科研人员对开具好的电子票据进行查收[1]。若科研人员需要纸质票据则也可到财务管理部门去申领与电子票据相一致的纸质票据。财务部门的账务系统也会同步生成预借税费凭证，同时，将往来核销号返传至票据管理模块。

其次，当科研人员查询到科研经费到账信息后，需在科研系统中对所申请的科研经费进行认领，在此之后，票据管理模块便会对科研项目名下是否存在未核销的预开票据进行核查，若未有预开票据则可进行经费审核入账。反之，若存在未核销的预开票据，则需先对科研人员的往来核销代码进行匹配对应。

最后，加入票据管理模块可以通过科研人员的往来核销号加强对高职院校科研经费的预收、预付款的有效管理。而票据管理人员也可通过定期对票据管理模块中的信息内容进行核查，及时地向科研人员人提醒核销超期借款，并对其票据预开申请加以限制。

综上所述，高职院校可通过优化开票流程的方式为科研人员针对科研经费开取票据提供便利，这里重点体现出“放管服”中的“服”——提高开票流程的服务质量水平。

（二）分清经费来源，差异化定制预算模板

由于高职院校科研经费的来源十分多样化，因此，针对不同的科研经费来源，高职院校管理人员可对其设置不同的预算模板。就目前而言，高职院校财务部门可以对预算模板的设置上进行改进和优化。例如，科研经费管理人员可在科研项目整体预算不发生变动的基础上，对科研项目中的预算项设计三种控制形式，分别为：不可支出、禁止超支、可浮动支出；将同类型的科研项目关联至同一个预算项；将差旅费、交通费等预算项进行合并等等。预算模板若设置得过于死板，则会阻碍科研活动的顺利开展，但若设置得过于宽松，则又难以对其进行合理监管。由此可见，提高预算目标的灵活性是优化经费管理流程中非常重要的一项内容。对此，高职院校财务部门可针对不同来源或者不同专业的科研经费，制定针对性的预算模板。

一方面，高职财务人员应该努力提升科研人员对科研经费预算的重视程度。根据相关调查统计我们可以得知，高职院校内的部分科研人员在编制科研预算时过于随意，以收定支，按照以往经验来申报此次科研项目的预算，缺乏对科研项目未来支出的合理预算。还有部分科研人员对科研项目的预算项不甚了解，因而盲目申报科研预算。在此境况下，科研人员在科研项目进展的过程中不可避免地会出现增加科研经费或频繁调整预算的情况。因此，在科研预算的编制过程中，财务部门应将经费认领、经费追加、预算调整以及预算项控制等内容向科研人员进行详细告知，并积极指导科研人员严格按照规定流程，同时，结合项目任务书向财务部门提交科研预算申请。

另一方面，在科研经费的预算审核环节，财务部门还应协同科研部门引入科研项目的合同管理，并将现有的预算模板向更加精细化的方向进行归类划分。所谓精细化预算模板，其主要是指高职院校财务部门联合科研部门总结和梳理科研项目的具体类别，并在此基础上所开发的精准化预算模板，以此来探索预算项的合并控制，提高科研经费预算审核的精准性。为实现这一优化目标，财务部门可以在现有的科研经费管理系统中加入合同管理的模块，科研人员可以直接在信息平台上上传科研项目的合同信息，此时合同管理模块将会自动将合同信息进行保存并等待科研经费管理人员进行审核。待科研经费认领申请通过审核之后，科研系统可进一步提取合同管理模块中的预算信息、执行期限等数据，并将其进行整合生成收入确认单，再将其推送至财务部门的财务系统中等待后续的入账处理。此外，合同管理模块还可应用在开票环节，将合同信息共享至开票系统中，可以有效简化开票时所需提供的合同流程，提高科研经费管理效率。

综上所述，高职院校可通过定制差异化预算模板的方式来显著提升科研人员所申请科研经费的针对性和精确性，这里重点体现出“放管服”中的“管”——加强科研经费管理力度。

（三）及时整合系统数据，设置智能凭证

在高职院校调研过程中我们可以发现，科研经费入账时间过长是科研人员一直以来反馈频率最高的问题。对此，财务部门可通过智能凭证的方式来有效地解决这一问题。当科研部门将收入确认单传输至财务部门时，财务人员可对其进行审核，并在审核完成后生成智能凭证。智能凭证在科研经费管理中的应用实质是将手工录入转化为自动生成，这样不仅显著提高了科研经费入账的效率，同时，也极大地降低了人工录入的出错率。打通科研活动的财务系统和科研系统，有利于实现数据信息的实时性交互。这样可以使得财务人员在入账时除了能看到经费入账信息、管理费等，还可以在系统里看到开票信息，因此，可以及时地确认预开发票是否核销[2]。除此之外，财务人员还可对科研系统与财务系统的数据信息加以整合，并通过信息平台将入账流程实时地推送给科研人员，进一步提升科研服务质量水平。

综上所述，高职院校可通过设置智能凭证的方式来有效缩短科研经费的审核时间，确保科研人员能够及时获取科研经费，这里重点体现出“放管服”中的“管”——提升科研经费管理效率。

（四）线上信息智能采集

随着高职院校科研经费体量的持续增加，科研经费的报销量也随之攀升，因此，高职院校财务部门的科研经费审核人员每日需要消耗大量的时间和精力在数发票、整理附件等基础性工作中。过多机械化的工作会在一定程度上减缓科研经费的报销速度，同时，审核人员也难以从繁重的科研经费的审核工作中脱离出来。近几年来，电子发票在各高职院校科研经费的管理工作中逐渐普及，而财务人员也以此为契机，积极探索和尝试将电子发票的验证模块加入网上预约报销系统中，并在实践应用过程中取得了良好的成效。为进一步对科研经费管理流程进行优化和改进，财务部门可在电子发票验证模块的基础上，进一步开发线上信息智能采集系统，以期能够大幅度提高科研经费的报销效率。

在开发线上信息智能采集系统时，财务部门需重点注意以下问题：

首先，报销人在填写预约报销单时，需将发票拍照上传至智能采集系统，该系统可使用OCR光学识别手段，对发票的抬头进行自动识别并验证发票真伪，同时，加计发票金额，提取开票单位名称、内容、单位税号、单位银行账号等相关信息[3]。

其次，线上信息智能采集系统的功能还可进一步扩展至对纸质材料的自动识别与存储，从而实现线上无纸化科研经费报销的目标。

最后，财务部门在开发线上信息智能采集系统的功能时，需对系统功能进行不断优化，积极解决电子发票验证功能在应用过程中所产生的验证失真、录入烦琐等问题，以减少科研经费管理的工作负担。

综上所述，高职院校可通过实施线上信息智能采集系统的方式来简化高职院校科研经费的报销流程，帮助科研人员减轻科研经费报销负担，这里重点体现出“放管服”中的“服”——提高报销流程的服务质量水平。

（五）引入电子审签系统

部分高职院校在实施网上预约科研经费报销时常常会出现以下问题：科研人员在向财务部门递交科研经费报销材料时会涉及很多需要审批环节负责人亲笔签字的环节，若因为疏忽而漏掉某个签字环节，就会导致科研经费报销材料最终审批不合格。针对该类问题，财务部门可以通过引进电子审签系统来加以解决。

电子审签系统既可以作为功能模块加入网上预约系统，同时，也可以以单独的系统与财务系统相连。科研人员在申请网上预约报销单并将需要进行审核的材料上传至信息平台之后，审核预约单会先通过电子审签系统推送至科研项目负责人，再根据不同的科研经费报销类别逐一推送到各职能部门的审批系统中，各环节的审批人员只需根据系统提示，将线上审批申请中预约报销单及相关证明材料进行审阅，并给予相应的审批意见，在审核无误后可加盖电子签章，代表该审核环节的审批工作已完成。而科研人员则可以在网上预约系统中随时查询科研经费的审批进程[4]。对于科研人员而言，电子审签系统可以有效帮助其解决因漏签而退单的问题。对于财务部门而言，电子审签系统也可以加快审批速度，提高报账效率。综上所述，高职院校可通过引入电子审签系统的方式来适当扩大高职院校科研经费管理的权利范围，以二级学院为主，科研部为辅，利用电子审签系统高效完成科研资金的申请审核，这里重点体现出“放管服”中的“放”——充分发挥简政放权的积极作用。

三、结论

在“放管服”的形势中，高职院校科研经费管理流程的优化已成必然趋势。在此态势下，高职院校科研经费管理人员需紧跟时代的步伐，积极探索科研经费管理流程的优化目标，以期能够为高职院校科研项目的建设与发展奠定添加助力。