基于大数据背景的财经类高校档案信息服务职能的优化

辛宏珍

山东财经大学，山东 济南 250014

一、大数据背景下财经类高校档案工作信息服务职能的内涵及主要内容

（一）内涵

高校档案工作通过收集、整理和保存的各类数据形成高校自有的档案数据库，围绕这些数据而展开的服务，包括教学、科研、学生档案管理、人事管理、后勤保障等服务，就是其信息服务职能。在大数据背景下，结合财经类高校自身发展的需求，信息服务职能的内涵和服务内容在不断扩大。例如在科研活动中，高校如何将研究与宏观与微观的经济活动相结合，如何契合企业对经营和管理的需求，如何将高校的科研成果推广到社会经济活动中，都是信息服务要解决的问题。再比如针对理论性较强的经济类学科的教学活动，高校档案服务要结合学科的教学目标，为理论教学提供大量的实践案例支持服务。

（二）主要内容

财经类高校传统的信息服务工作，主要以图书馆或档案馆提供的各类实物资料阅览、外借、复制、证明、检索、实物展览以及相关咨询服务，而在大数据背景下网络信息服务的职能正在变得愈加重要。

1.网络展示服务

在高校网页内容日趋繁杂的情况下，档案工作的网络展示既要内容充实，将职能介绍、信息分享以及联系方式等准确无误地展现给使用者，同时又要展示其独有的特色，与学校内涵相一致。

财经类高校的网络展示要及时跟进国内外经济发展形势，公布最新的国内国际政策。面对每天海量的信息资源，内容覆盖财经类高校所需要的政治、经济、文化、教育、管理等多个领域，要针对校内外不同用户的需求，借助爬虫技术、大数据算法等计算机技术为用户提供针对性更强的信息服务。例如，笔者所在高校里，教师、学生对“‘3060’双碳目标”“低碳经济”等信息的检索次数最多。因此，档案工作就要为他们提供更多的关于“低碳”的消息和研究成果，帮助教学和科研工作的开展。

2.网络信息检索服务

在大数据时代，信息的检索变得更为便捷，方便使用者更高效地获取所需资源。通常的工作流程包括用户访问、发送检索请求指令、数据库查询优化，显示查询结果。例如，某教师在本校的档案馆中申请查询自己的近五年的课题成果，可以通过时间、奖项、课题关键词、课题级别、完成人等多个条件进行检索，检索指令发送到数据库后，就会将大数据中所包含的全部相关信息展示给该教师。

不难知道，柱面坐标下三重积分的体积微元dv=rdrdθdz，因此可将一般形式的三重积分转化为柱面坐标下的三重积分，即：

3.融媒体服务

在互联网传播手段越来越多样化的今天，高校要加快传统媒体和新兴媒体融合发展，充分运用新技术新应用创新媒体传播方式，而且这不仅是高校宣传部门的工作，对于任何职能部门都可以使用。高校档案工作可在条件成熟时开通微博、微信公众号、头条号、抖音号、视频号等多个平台账户，对业务职能进行宣传，扩大影响力，同时可以打破工作的时间和空间限制。比如将信息等检索功能绑定在微信公众号上，方便用户通过手机、平板电脑等移动端进行访问。

二、大数据运用对信息服务职能的作用

（一）降低信息保管运维成本

高校档案资料是高校发展历史的见证，对高校文化的积累和传承有重要的支撑作用，具有不可忽视的珍藏价值，但是随着档案资料数量的与日增多，档案的保管运维成本随之增加，不但需要越来越多的存储空间进行保存，而且安全性也有所降低。部分纸质档案容易污染破损，还易发生火灾；部分影音资料受环境影响，有无法正常播放的风险，如果用传统方法解决这些问题就需要大量的人力和财力的投入。而大数据背景下，各类云平台的应用就可以很好地解决这一问题，使用数字化管理不仅能够存储海量的档案数据，实现合理的资源调配，同时还有利于档案工作人员进行各种分类，极大提高工作效率。［1］

（二）有利于信息资料检索

检索便捷网络信息服务的显著特征。传统档案资料利用率低的一个主要原因就是检索不方便，每次检索会消耗大量的人力和物力，检索后还要重新进行整理归档，效率非常低。尤其是在财经类高校中，大量的社会经济统计资料是以数字形式存在，利用大数据技术，不但可以对这类档案资料进行电子化存储和分类，每次检索只需要操作电脑就可以快速找到所需资料，而且还可根据自身的需要对这些数字资料进行个性化的二次整理和归纳，打破了信息使用的空间和时间限制，使得档案能为更多人所用，提高使用率。

（三）利于信息服务职能向专业化和规范化发展

国家对高等教育新一轮改革提出了“一流大学”建设的规划和要求，档案是高校的“资源中心”，信息服务职能要适应高校发展的要求，逐步走向专业化和规范化。大数据的应用可以促进档案工作走出传统理念束缚，向“综合服务型”和“咨询型”职能转变，按符合现代化高校档案管理的要求制定科学的管理规章制度，避免人为因素的干扰，选拔培养高素质档案工作人员和管理团队，作为“信息高地”为高校的未来发展夯实基础。

三、高校档案信息服务存在的主要问题

笔者通过对部分财经类高校师生的调研发现，随着互联网技术和大数据应用的普及，高校档案工作的信息服务职能工作在向便捷化、智能化、远程化的方向发展，但是与用户的需求仍有差距，还存在诸多问题。

（一）服务内容单一

信息服务单一是目前高校档案工作存在的普遍问题，几乎所有调研的高校都已经实现了传统和网络档案信息的检索和复印等基本服务，但是查询内容多数是限于学校内部资料，无法利用互联网上更海量的信息资源，难以满足学校里不同用户的需求。例如，越来越多的教师、学生根据科研项目的要求，需要在SSCI（Social Sciences Citation Index）收录的期刊上发表相关学术文章，但是部分高校还没有在该系统中申请账号，也不能提供已发表论文的检索证明，使得师生不得不到其他高校图书馆去检索。

此外，档案馆移动端的使用功能开发还无法像PC端那样齐全，使得档案的使用空间受到限制，部分信息的查询甚至还需要到图书馆、档案馆现场查阅才能实现，严重影响了使用效率。

（二）技术平台功能不足

通过调研笔者发现，高校档案工作使用的技术平台普遍存在各种各样的问题，这与平台所用的硬件设施及软件有直接关系。比如，有些学校档案馆还在使用十年前的计算机工作，不但运行速度慢，而且一些新的应用软件也无法安装，导致实际工作效率非常低，影响了工作人员的办公情绪，严重制约了信息服务水平的提高。此外，对于大数据存储至关重要的服务器也面临年久失修，需要更新换代的问题，不能发挥出大数据的优势；有部分高校选择使用网络上的各种云平台服务，包括存储、安全和计算等功能，但是从数据安全出发，仍然需要高校建立自有的服务器管理平台，保障全体师生、校友和各类经济数据的安全。

与硬件相匹配的各类软件也是调研中发现的突出问题，比如计算机操作系统、ERP系统等等都有一定的风险，这既与计算机硬件相关，同时也跟编写语言的通用性和可扩展性相关。

此外，档案保存的一些数据还没有在学校内部以及校外相关方之间实现互联互通，不能在实现大数据共享，出现了诸多“信息孤岛”，无法满足广大师生的需求，这就限定了信息服务职能的服务对象和服务内容，不能真正实现信息的最大化共享。

（三）社会服务性有待开发

笔者根据对校外使用者的调查发现，他们普遍对高校档案的内容以及使用方法不了解，偶尔使用时的体验满意度也较低。这与高校档案对社会的开放属性较低有密切关系。多数财经类高校档案馆的社会属性较低，一方面来自社会的各种校友信息、地方和行业经济数据等难以迅速传递到高校档案库，另一方面高校的数据和研究成果无法向社会迅速公开以及产生互动，使得信息的共享程度长期处于较低的水平。

四、高校档案信息服务职能的优化途径

高校档案工作要积极适应新形势下大数据环境的要求，通过完善管理制度、建立软硬件过硬的技术平台、加强人员培训等，来优化和提升整体的信息服务职能水平。

（一）完善电子档案管理制度

与实体档案管理相比，电子档案管理更加便捷和可视化，在大数据时代，档案信息都以电子形式存在，依托于计算机保存在各种网络平台中，其开放性、多样性及可重复使用性等特点决定了档案信息一定会存在不同程度的网络安全隐患，而且随着数据的不断增加，隐患也会越来越多。

在实施档案数字化的过程中，要通过建立相关的安全监管制度来确保档案信息的安全性。例如在档案收集过程中，建立信息准入制度，保证信息来源渠道的合法性和可靠性，避免可能带有木马、病毒的不安全信息进入数据库；再比如在资源开放环节中，要配置具有足够安全等级防护的管理系统和平台，设定信息使用权限，适于对外公开的信息，要及时在共享平台上发布，方便更多的社会人士使用；不适于公开的信息，可以有限度在校园局域网中发布，或者根据教学、科研、人事等工作要求按需定向公开。［2］

高校还要及时更新杀毒软件，减少信息泄露风险，同时建立安全预警制度、信息保密制度、舆情管理制度等，全方位保证高校信息资源的安全性。

（二）加强数字平台建设

要实现大数据，就必须要依据原始信息，从硬件和软件两方面构建基础的数据库。在进行高校档案数据库建设时，应当按照国际标准、国家的相关标准，将人力、物力以及财力等充分结合起来，购买相关的计算机和服务器设备，创建多个多媒体数据库、文件条目数据库以及全文数据库。

据报道，当前我国高校使用的数据库平台主要采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系统来进行编写，为我国高校内部实现数据的互联互通提供了技术支撑，但是受系统的差异性和安全性等方面限制，这几个系统还不能覆盖全部高校，也不能与社会上一些重要的资源数据库实现大数据共享的目标。［3］

今后，在构建基础数据库时，应当参照国际、国内相关标准，依据原始信息的状态，采用通用计算机语言，创建文件、多媒体等不同类型的数据库。各高校要在统一的要求下，提供人力、物力、财力支持，共同建立一个云平台，实现数据库云服务，保证系统的及时更新维护。

（三）加强人员培训

传统高校档案工作着重要求的是工作人员的责任心和统筹能力，劳动强度高但技术含量低，在大数据背景下，信息服务职能要求档案工作人员除了高度责任心之外，还要必须具备专业的计算机操作能力、统计分析能力、风险识别能力等。在日常工作中，高校要组织相关人员积极参加校内、校外组织的业务培训，包括政策培训、制度培训、技能培训等，鼓励工作人员多使用先进的互联网工具软件和管理理念，摆脱繁重的体力劳动，从数据“收集整理者”向“挖掘分析专家”的身份转变。

对于档案工作者来说，要始终保持与时俱进的理念，坚持不断学习，坚持科技为先，紧跟科技发展的步伐，努力掌握大数据、云计算以及统计分析等相关技术和技能，提高工作积极性，增强从事档案工作的荣誉感。

（四）增强信息服务的社会化属性

在大数据背景下，财经类高校档案的信息服务职能要向社会共享的目标转变，从服务学校逐步向服务社会、从服务国内向服务世界转变，不断满足社会大众的需求。高校要在现有档案资源的基础上，合理安排预算支出，注重数据的实用性和时效性，通过购买、合作共享等方式积极开发国内外档案资源。此外，高校要积极宣传自身的信息服务职能，提高社会影响力，通过知名度的提升反过来促进档案信息来源的渠道，实现共赢。

综上所述，信息服务职能是财经类高校档案工作的重要职能之一，在大数据时代，基于信息技术的发展，高校档案工作要以用户需求为核心，顺势而为、积极求变，升级和优化高校档案馆的信息服务职能，打造数字化、信息化、专业化、社会化的信息服务模式，使得财经类高校档案信息服务朝着更广的空间发展，为师生所用，为社会经济发展所用。