档案科技助推档案管理现代化探讨

时圣彦

（山东省单县疾病预防控制中心，山东菏泽 274300）

1.档案管理现代化的内涵

1.1 数字化档案保存

档案现代化管理最为核心的内容在于数字化档案保存，在信息技术支持下应用档案信息平台能够将传统的纸质档案转变为数字化档案，并以电子的方式对档案进行保存。在数字化档案保存模式下便于后续对档案进行查阅与管理，为日后社会资源共享鉴定良好基础。第一，若想实现档案数字化保存需要对档案进行全面的梳理、完善档案目录、建立相应的数据库、制定明确的数字化档案资源录入标准与规范。第二，单位要建立具有专业性的档案信息平台，在健全完善的档案数据处理系统中存储、传输、共享档案资源实，现以信息化数字化为支持的档案资源管理模式。

1.2 科学化的档案保护

档案资源保护工作水平直接关系到企业信息的安全性，科学合理的档案保护机制能够确保单位档案资源的完整性与安全性。在计算机技术广泛应用的背景下要提高对电子档案资源的保护工作的重视，在具体实践过程中要应用现代化的载体，有效落实档案存储工作，如电子档案、声像档案等，要对承载档案信息的介质做好相应的保护工作，如光盘、硬盘、U盘等，针对不同载体要应用具有针对性的保存方式，避免受环境等因素影响对档案造成损失与破坏确保档案资源的完整性。

1.3 流程化的档案管理

在具体开展档案管理工作过程中需要考虑到2项工作内容，一是理论管理方式也就是档案管理的具体方式方法与理论指导；二是相应的技术手段也就是网络信息技术，只有将二者有机结合才能有效促进档案管理工作趋向现代化方向发展。现代化科学化的档案管理理论需要充分结合数字化档案保存，并对档案管理流程进行重新梳理，根据实际情况不断完善档案管理工作的具体操作流程建立，并不断优化现代化档案管理理论体系，从技术方面分析来看需要积极应用现代化管理技术与设备，以自动化程序化的方式推动档案现代化管理。

1.4 标准化的档案工作模式

在档案管理工作过程中无论是收集与保存相关资源，还是后期维护使用都需要企业制定一套系统完善的管理标准，为档案管理现代化方向发展奠定良好基础。单位要根据自身的实际情况与发展需求，并结合档案管理现代化的相关标准不断改进并优化工作模式，基于档案管理现代化发展目标对相关技术使用进行进一步规范，为档案现代化发展奠定良好基础，提供必要的依据，促进档案管理工作与现代化技术有些结合。

2.档案科技助推档案管理现代化的可行性

2.1 国家对档案科技发展的重视不断提高

自上世纪中期开始我国便认识到档案管理工作的重要性，改革开放后国家提出调整整顿总结提高的发展目标，指明了档案管理工作的未来发展方向。在相关指导与要求下档案管理工作的重要性也逐渐被人们所关注，为日后有效推广并实施档案管理工作奠定了良好基础。

2.2 专业管理机构的建立

随着国家档案局的成立我国在档案科学技术研究方面的投入也在不断加大，各地也陆续建立档案科技研究机构，为档案事业科学技术水平提高奠定了良好基础，为促进档案现代化管理实现提供了条件。随着发展的不断深入当前我国各地档案科技研究机构陆续兴建，并与各地工作单位建立了合作关系，推动了相关单位档案管理工作水平提高技术含量提升。

2.3 不断加强档案科技管理

近年来国家陆续出台相关政策，国家相关部门制定了相应的管理办法不断加大对档案科技工作的管理力度，这些管理办法的出台进一步推进了档案科学技术工作发展，有效发挥出了现代化档案管理工作的优势，使诸多行业在档案管理方面的工作水平与效率得以提升，使档案管理工作陆续朝向规范化科学化的方向发展。

3.现代化档案管理工作现状

3.1 管理制度有待优化

从当前我国现代化档案管理情况分析来看，不论实在对信息化档案管理的安全防范意识方面还是在具体实践工作方面都有待进一步优化。归其根本原因在于，大多数单位的档案管理人员在实际工作过程中都要要听从单位领导的安排与管理，难以有效地遵循法律法规制度中的规定，严格规范开展档案管理工作，并且在单位内部没有实施信息化档案管理中制定明确的法律法规。在这种落后陈旧的制度管理下，先进的档案技术在档案管理的过程中依旧存在不足之处，特别是大多数单位都没有完全遵循信息化档案管理规章制度，相关管理工作有待进一步规范。

3.2 执行能力有待提升

档案管理人员自身的职业素养与专业能力，直接影响到现代化档案工作质量与效率。但是从实际情况分析来看，单位在进行信息化档案管理与档案信息安全防范工作的过程中，缺乏对档案管理工作人员的相关规定与要求，在应用信息化技术开展档案管理工作的过程中经常表现出专业能力差，工作态度不积极的现象。有些单位中的高层领导者与管理者具备高水平的信息化档案管理安全意识，重视档案安全的防范工作，在实践工作中基层的档案管理人员常以应付了事的心理从事相关工作，在企业运营发展中产生的各种档案信息资料，难以做到面面俱到的分析与处理，造成了信息化档案管理风险上升。此外，通过对信息化档案管理企业的工作状况研究来看，绝大多数企业在档案管理问题上都存在流于表面的现象，档案管理人员在对档案进行信息化管理的过程中容易忽视档案内容的重要性。

3.3 安全风险较高

在计算机网络技术高速发展并广泛应用的背景下，在落实信息化档案管理的过程中，对档案资料的安全问题也有所重视，从目前情况分析来看，企业在信息化档案管理的过程中，主要依靠对信息档案进行逐层审批的方式，提升档案管理的安全性，在具体的审批实践中，要全面遵循相关的法律规定，确保信息化档案管理工作的合理性与科学性。但是依旧存在对信息化档案管理重视程度不高的企业，在进行信息化档案管理的过程中，经常会受到人为因素的影响，导致档案管理的安全性难以得到保障，有些企业自身的档案保密能力十分低下，提升了信息化档案管理的安全风险。有些企业在避免信息化档案管理安全风险时会降低对社会人员档案查询服务的提供效率，影响信息化档案管理的有序发展[1]。

4.档案科技助推档案管理现代化的相关策略

4.1 健全档案制度

为了让档案科技在现代化档案管理工作中发挥出更大的作用与价值，势必要建立健全档案管理制度，为档案管理工作现代化发展奠定良好基础。第一，改革并创新原有档案管理制度，针对现有机制存在的问题进行调整与变更。重要的是要改变陈旧落后的思想观念，要积极推行创新理论；第二，信息化档案管理要具备一定的流程与规模，在单位内部组织档案工作人员参与到相关培训与教育中，提升档案管理人员的信息技术操作水平，让档案管理人员在日常工作中能够灵活熟练的操作各种现代化技术与设备，将现代化档案管理工作落实到实践中，第三，要对引导档案管理人员具备不断学习、提升自身能力的意识，认清当前档案管理工作的发展趋势，在组织开展的各种培训活动中，高层的领导者与管理者要积极听取一线工作人员在日常档案管理工作中总结的经验与反应的问题，从而制定出切实有效的档案管理办法流程[2]。

4.2 建立档案管理平台

在实现档案现代化管理过程中需要建立数字化档案室，其功能作用不单纯是将纸质档案转变为数字化档案，而是借助数字化技术与设备实现对档案信息的数字化搜集与管理。以档案目录数据库与全文数据库为核心，在网络媒体的承载下将数字化档案信息呈现到虚拟化的档案系统中。在构建数字档案室的过程中需要诸多部门共同参与配合，制订相应的管理体制规范标准，提供信息化基础设施落实档案信息采集、归纳、数据录入与管理等诸多环节，档案工作模式的优化与创新有效落实现代化一体化管理工作体系。另外，需要应用数字化技术设备，为开展档案管理现代化奠定良好基础[3]。

4.3 加强现代化档案管理质量建设工作

先要加强数字化档案室的使用，为了发挥出数字化档案室的优势确保在单位运行发展过程中，全面应用数字化档案发挥出档案数据具备的智能化与集成化作用。在企业需要时及时提供相应的档案信息，需要加大对数字化档案是数据的检查与监督力度，根据相关规范标准及时对数据进行维护与管理确保档案内容能够及时更新，避免出现片面无效是真的档案数据信息。另外，针对存在较高价值对企业发展至关重要，但在短时间内难以转化为数字档案的传统纸质档案需要做好相关管理工作，将相关档案资料纳入到数字化档案室中，以实物管理的方式保管相关档案信息[4]。

4.4 提升责任意识

在当前档案管理工作过程中普遍存在的工作效率低、工作质量不理想、执行能力差等问题都是由于档案管理力度不足而导致的。因此，在档案管理过程中，为了进一步提高工作人员的责任意识，要引用绩效考核机制加大管理力度。通过奖罚分明的方式激励员工提升自身的工作能力与工作效率。另外，为了加大对信息化档案管理人员工作的监督力度，要通过健全的监督机制，提升信息化档案管理工作责任的清晰度，在档案管理工作人员中形成良性的工作竞争意识，调动员工的工作积极性。在应用信息技术实现并发展现代化档案管理工作的过程中，势必要重视做好档案信息安全工作，而责任意识是解决安全隐患问题的核心基础。提升档案工作人员的责任意识，能够让员工积极主动地完成自己的本职工作，从根本上保证自身的工作质量与工作效率，员工本身也可以从工作中找到乐趣[5]。

4.5 规范管理流程

为了应用现代化科技技术与方式高效有序开展档案管理工作，要制定规范的管理程序为档案工作顺利、科学、合理、规范开展提供依据，保证档案信息内容的全面性与真实性，并在单位运营的过程中提高档案利用质量与效率，为企业各项事业发展提供有价值的参考。要做好档案分析与分类工作，档案管理人员在对档案资料进行分类时，要根据材料信息的具体内容做好档案资料归档工作，并加强相关档案之间的关联性，按照档案的具体类型细致划分好具体的类别，确保在利用信息化软件进行档案检索时能够第一时间准确地搜索到档案内容，从而不仅能够节省档案查询者时间提升其工作效率，还能确保其不会在搜索时看到其他部门的保密档案，在无形中能够提升档案的安全性，避免发生档案泄密事件[6]。

4.6 加大档案管理工作的资金投入力度

在借助数字化技术落实档案管理现代化工作的过程中需要大量的资金支持，有关部门要认识到档案信息化管理工作的重要性及发展趋势应用信息化管理手段，及时应用数字化信息化管理模式改变传统的档案管理工作方式。在具体实践过程中需要加大对档案管理工作的投入力度在人才队伍基础设施，信息资源建设等诸多方面投入足够的资源。但在档案信息化建设过程中要提高对信息安全性的重视避免系统受到恶意攻击。一旦档案信息泄露则会造成严重的影响，需要在档案信息安全管理方面加大投入力度，进一步强化信息安全建设提高信息化档案管理工作的安全性，单位要让在计算机网络技术方面具备专业知识的人员通过设置防火墙、杀毒软件等一系列操作，加大对档案信息资源的保护力度。此外，要提高档案管理人员的安全意识，通过组织开展培训教育等工作，时任档案工作管理人员能够意识到自身工作的重要性并在后续工作过程中严格遵照相关规范与流程开展档案管理工作，避免由于人为因素造成档案都是或损毁等问题，在现代信息技术高速发展的时代背景下。各种存储介质陆续诞生，电子档案声像档案等通过U盘、光盘等各种载体形式逐渐成为当前档案信息化建设中的重要内容，相关工作人员要严格按照规范要求对档案数据进行定期备份，并对查阅使用档案的人员进行身份认证做好安全防范措施，避免发生档案资源流失遗失等问题，提高档案信息资源的完整性与真实性[7]。

5.结语

档案科技是促进档案管理现代化发展的有效动力，落实档案信息化建设也是档案管理工作的必然发展趋势有利于提高档案工作的质量与效率，要积极利用档案技术，促进我国档案管理工作现代化发展。